顶级项目经理和PMO是如何开好项目会议的？

项目会议，解决项目问题一个经常使用的方式，一次有效的项目会议会很好的帮助解决项目中实际问题，而如果项目会议只是流于形式，缺少准备，或者议而不决，决而不行，就会白白浪费时间和精力，本文列有会议五有、五 不、四框架，让你把控整个项目会议，做到有准备、有纪律、有检查、不务虚、不跑题、识别存在问题、提出改进措施充分发挥会议的作用。

顶级项目经理和PMO是如何开好项目会议的？

1. 五有

有准备

提前发布议题与相关材料,使与会成员充分理解议题并做好思考。会议更高效。

有主题

确定1-2个中心主题或具体问题进行讨论,避免空谈与离题,实现深入探讨。

有纪律

控制会议时间与发言顺序,执行会议纪要,确保决策得到落实。此举体现顶级项目经理的组织协调能力。

有程序

按问题提出-讨论-形成共识-决定-分配任务的程序进行,而非杂乱无序,体现对会议的管控与引导。

有检查

项目经理和PMO要在会后检讨会议效果，并不断改进优化,确保后续会议更高效与切实。此举体现顶级项目经理的持续改进意识。

2. 五不

不务虚

避免空泛理论探讨,聚焦实际问题与切实可行的解决方案。不在会上进行政治避让。

不跑题

严格控制会议议题与时间,及时将讨论引回中心主题,避免走入歧途。

不讨论细节

聚焦关键议题与重要决策,具体细节交由后续相关人员解决。

不抱怨诉苦

树立积极互动精神,不相互责怪指责,着眼问题解决。

不搞一言堂

不由个人主导或操控全局。鼓励不同意见表达,在充分讨论的基础上成高质量共识。

3. 四框架

好的方面

在会议开始时，可以先列举一些好的方面，以增强团队成员的信心和合作意愿。

存在的问题

接下来，可以列举存在的问题，并让团队成员进行讨论和分析。

提出改进措施

对于存在的问题，需要提出具休的改进措施和解决方案，并让团队成员共同商讨。

布置下一步工作

会议结束时，需要确定下一步的工作和目标，以便做好后续的工作安排和实施计划。

4. 从容开会主导

1.我发现

近期团队出现了什么样的问题

项目经理在会前要发现实际工作中存在的问题与不足,并将其作为会议讨论的议题,这可以确保会议针对实际,达到解决问题的目的。例如:“我发现项目计划执行中存在资源冲突的情况,建议在本次会议中进行评估和调整。”

2.我认为

不改正会造成什么样的后果

在会议讨论中,项目经理要据实际情况提出自己的看法与意见,并进行分析论证,这可以为会议决策提供比较全面与专业的参考。例如:“我认为如果再推迟一个月的项目截止日期,将导致下一个版本的计划无法按期实施。”

3.我建议

采取什么样的标准化流程去改

项目经理要在会议中提出具体的建议方案,特别是在存在分歧或难以选择的情况下,根据专业知识与项目需求提出可选方案供讨论。例如:“我建议采取增加人力的方式完成这个月的工作任务,同时推迟部分不紧急的任务到下月,以确保项目进度不受影响。”

4.我希望

就现在碰到的问题，大家能执行到位

项目经理可以在会议结束时表达自己对后续工作的期望,这可以在一定程度上督促负责人并确保会议决策得到很好的执行。例如:“我希望项目执行组能够严格按照会议决定的资源调整方案来实施管理,并在下次总结会上报告具体执行情况与效果。”

5. 气场训练4法

1.正视别人的眼睛

敢于正视别人的眼睛，不飘忽不躲闪，适当放慢说话的速度，提高音量，不要结巴扭捏。

在会议中与他人进行交流时要敢于正视对方的眼睛,不要故意躲闪或转移视线,这表现出自信与真诚。同时要适当放慢言语速度,提高说话声音,避免过于温和,体现出从容不迫与果断。

2.用坚定的语言

脑子先想，嘴巴再说，少说不坚定的语言，比如：也许、可能、应该等等。

在会议发言或交流中,要考虑清楚再开口,避免使用“也许”、“可能”、“应该”等不够坚定的词语。要言简意赅地表达清晰观点，展现出决断与权威。

3.用坚定的动作

动作要鉴定:告别小碎步，动作放缓，抬头挺胸，走路带风。

在会议现场要迈开大步,走路要从容不迫。站立或发言时要抬头挺胸,双手要放松自然。避免过快的小步走动或显得笨拙急躁的手势,这体现自信从容。

4.有效的情绪管理

管理好自己的情绪，遇事不慌张。

作为项目负责人,在会议中要学会管理情绪,遇到问题或突发事件不要轻易着急或慌乱。要保持稳重冷静的状态来指导会议进程与决策方向,这展现出临危不惊的定力。

6. 项目经理和PMO开好会的20条实用建议

1. 定期评估会议：不是所有会议都是必要的，所以要定期评估哪些会议是有价值的，哪些会议可以取消或修改。

2. 提前进行准备：主持人需要提前进行准备，例如确定议程、名单、会议目标和开会的时间。

3. 参与和沉默：要求所有参加会议的人都需要参与，不能一直沉默不语。

4. 避免堆砌：不要在会议中使用过多的PPT或数据，以至于沉闷无聊让参会者失去参与的热情。

5. 多确认：在最后的几分钟内，要求会议的主持人多次确认达成的共识，以确保在真正实践时没有任何误解。

6. 钻研细节：在项目中成功的关键是细节，所以在会议中需要钻研细节，确保项目中每个环节都被考虑到。

7. 内部处理：如果有些问题在会议中被发现，需要在会议室内就进行处理，而不要留到会议结束后才去处理。

8. 及时做出承诺：根据会议的结果，要求会议参与者及时做出承诺，确保项目能够按时完成。

9. 及时记录，会议不易被忘：确保会议的内容可以记录下来，并且传递给所有参与者。

10. 及时深化探讨：如果项目团队中出现了一些关键性议题，需要在会议中进行深入探讨，以便充分评估和解决这些问题。

11. 提出开会的结论性提问：在会议开始前发给与会者一个或几个开放性但有指导性的问题,这有助于聚焦讨论方向和达成有建设性的结论。

12. 分享类比案例：在讨论某个议题时,举出1-2个类比的案例加以分析,这可以提供一个参考框架,有助于在现有方案中发现不足与改进点。

13. 利用思维导图进行脑力激荡：遇到棘手问题时,可以组织与会者利用思维导图的方式进行自由发散思考,这有助于发现创新点子与新的联想。

14. 鼓励撕裂性提问：提出一些对当前方案或共识提出强烈质疑甚至挑战的提问,这可以推动与会者进行更深入的思考与辩证分析。

15. 采用多元化投票达成共识：在选择问题上采用多种投票工具如点赞、打分等形式投票,这可以更全面地整合不同意见与角度。

16. 进行角色互换进行思考：组织与会者对立场互换进行讨论,这有助于从多个侧面思考问题,达到舍我其谁的目的。

17. 鼓励举出反面例子：在讨论某个方案或方法时,要求与会者举出在其他项目或场景下该方案失败或收效甚微的例子,以推动更全面与深层的思考。

18. 给予足够的沉默时间：在提出关键性问题后给予10-30秒的沉默时间,让与会者有机会进行个人思考,这可以达到集思广益的目的,形成更高质量的讨论与共识。

19. 进行中场总结：作为主持人,定期在会议进行中进行总结归纳与提炼要点,确认大家对已讨论内容的理解与重点关注度,以确保后续讨论的针对性。

20. 会后私下采访与会者：会后挑选部分与会者私下进行采访,获取他们对会议质量、讨论充分性以及决定科学性的真实看法,这有助于后续会议的改进。