导图社区 分类整理
分类整理:会搜索还不够? 教你记录、整理、分类、归纳! 化繁为简的:信息、知识、生活管理方式!
编辑于2019-04-28 14:34:09分类整理:会搜索还不够? 教你记录、整理、分类、归纳! 化繁为简的: 信息、知识、生活管理方式! 整理心法 大热书籍《断舍离》
收藏误区:只屯不用,久积成病!如何医治只屯不用的信息病?
一删: 定期清理, 把囤积没用的收藏信息删除
二转: 把这个信息、资源和人脉转化为自己可以理解的语言,比如贴个标签、加一句自己的感悟和注释、把删减后的优质内容整合到一起 (把这些信息和自己当下的生活关联起来)
三存: 对于以后可能会反复看的,或可能会重新引用的,都要进行分类保存。列明相关信息,自己留下的任何内容都应当是精挑细选,自己有些印象的
从手机到电脑,如何让信息同步,不再失联!
方法:使用同一个账号登录,在电脑端安装客户端,登录网页,下载app,及时同步更新所有信息,确保所有终端、任何情况下都能看到同样内容
课堂作业:结合按搜索的信息、资源等性质分类和信息流,搭建随时可用可取的文件体系。请使用X-mind之类的工具,将自己的文件夹体系做成清晰简洁的思维导图。
分类方式一: 按照性质去对主题的文件进行区分
000待处理
010
020
030
100工作
110讲师的分类分享:在行咨询
按照学员咨询顺序和学员姓名命名文件夹
110.01学员A
110.02学员B
110.03学员C
通常我们不是通过一层层打开文件夹找到文件,而是通过搜索找到,用这种逻辑和数字方式去命名,文件夹最多2-3级,不要更多了,这种分类方式已经将信息流的处理过程涵盖在其中了,第一类000就是收集箱或者待处理的文件,就是我们从网上搜索到的海量信息,第二类100-N00是我们正在进行中或者正在处理的文件,第三类Z就是已经完成的或者归档的
通常我们不是通过一层层打开文件夹找到文件,而是通过搜索找到,用这种逻辑和数字方式去命名,文件夹最多2-3级,不要更多了,这种分类方式已经将信息流的处理过程涵盖在其中了,第一类000就是收集箱或者待处理的文件,就是我们从网上搜索到的海量信息,第二类100-N00是我们正在进行中或者正在处理的文件,第三类Z就是已经完成的或者归档的
120讲师的分类分享:唯库的搜索系列课
120.01第一课
思维导图
word文档
PPT文档
音频
图片
按照每节课命名文件夹,进进去之后可以看到每节课的思维导图,word格式的逐字稿,ppt格式的课件/音频/图片等
120.02第二课
120.03第三课
通常我们不是通过一层层打开文件夹找到文件,而是通过搜索找到,用这种逻辑和数字方式去命名,文件夹最多2-3级,不要更多了,这种分类方式已经将信息流的处理过程涵盖在其中了,第一类000就是收集箱或者待处理的文件,就是我们从网上搜索到的海量信息,第二类100-N00是我们正在进行中或者正在处理的文件,第三类Z就是已经完成的或者归档的
130讲师的分类分享:项目NOS
140讲师的分类分享:项目LDS
150工作资料
160专业领域知识库
200学习
210搜索技能学习
220英语学习
300生活
310宝宝的成长记
320生活经验
400兴趣
410电影
420文学
430音乐
Z归档
通常我们不是通过一层层打开文件夹找到文件,而是通过搜索找到,用这种逻辑和数字方式去命名,文件夹最多2-3级,不要更多了,这种分类方式已经将信息流的处理过程涵盖在其中了,第一类000就是收集箱或者待处理的文件,就是我们从网上搜索到的海量信息,第二类100-N00是我们正在进行中或者正在处理的文件,第三类Z就是已经完成的或者归档的
分类方式二: 按照工作流对文件进行区分
待处理文件
正在处理文件
已归档的文件
文案拓展:不清楚自己的文件夹关系,记不住自己每个文件夹逻辑的迭代,通过更新思维导图来可视化,不用自己去记忆,对照思维导图进行管理!
科研工作者如何阅读处理海量论文
excel表格+word文档+Mendeley软件(管理专业信息)+Endnote+ZOTERO(海量信息管理软件)
信息如何记录
全能扫描王:将纸质文件转化为pdf形式 便于我们将纸质文件统一存放于电脑 云盘 手机中统一管理
第一步:纸质文件拍摄
第二步:文件自动清晰化
第三步:文件转化图片保存
第四步:图片存档收纳
扫描宝app:最大特色是可以把纸质的文档转化为pdf文档,并且可以保存到我们最终的信息衣柜--印象笔记里,全能扫描王不具备这个功能
应用延伸:看书时做的笔记,刷题时遇到的题库当中典型的题目,其他纸媒上有用的信息,都可以用扫描宝把它们扫描成pdf形式,另存到印象笔记当中,根据实际情况分类,并打上标签
生活中很多琐碎重要的信息也可以通过印象笔记保存下来
重要地点的地图信息
日程
交通路线
旅行前的检查清单
统一存放在印象笔记的一个文件夹中,方便翻阅
一招搞定人脉管理
问题1:纸质名片容易损坏和遗失 问题2:人脉关系复杂,团队介绍认识了一大堆人,却弄不清关键对接的人是谁 问题3:名片夹经常忘记携带,带了也占地方
微信小程序中搜索神器:JobPlus+
此款神器好处就是可以扫描纸质名片,建立电子的名片夹和创建分享自己的电子名片,温馨提示:1.不是每张名片都需要做详细的记录,可以根据交谈的时间和未来是否还有联系进行重要性评估,相对重要的名片做尽量详细的记录,比如说日期,地点,场合,介绍人,对方的特征等等 2.手机号或者工作邮箱可能会随着工作更换或停止使用,所以重要的人脉要储存到私人手机,私人邮箱,或者是可以联系到对方的中间人的联系方式
纸质名片用完了,此款程序还可以当场制作电子名片
活学活用:可以用扫描宝结合印象笔记去管理名片,将多张名片放在A4纸上,用扫描宝或者全能扫描王进行扫描,如果是用的扫描宝,就可以存到印象笔记中,做好标签分类,比如供应商,客户,同行,兴趣组,还可以加一组标签,已聊,待聊,不聊,或其他便签分类,比如通过哪个朋友/哪个群/哪个展会认识的等.
信息如何整理
案例1:电脑死机,文件/文章/论文/报告受损,怎么办?
案例2:我和团队成员异地创业,想同步团队发展,指导彼此近况,如何有效分享文件项目?
如何分步骤的整理我们的文件夹体系,第一步是用思维导图,梳理自己的知识体系,第二部是在电脑或者云盘中建立相应的文件夹,第三步,我们要迭代,永远要迭代
以前积累的大量的历史收藏和文件夹如何整理:建立一个“历史欠债”的文件夹,整整为零,比如说以周为单位,一点一点把它消灭掉,整理的过程遵循一删,二转,三存的法则,涉及到有价值的要存储起来。大脑存储量有限,所以我们需要用到印象笔记,坚果云,谷歌硬盘等协同办公软件。对于最核心和害怕丢失的软件,务必在这些软件上做一个备份。
谷歌硬盘功能全面强大,但是国内用不了。
案例3:从事微信营销的你,有一款商品卖很好,有很多良好反馈,你的老板想把这些信息一次性展示出来,这时已经快下班,如果实现用五分钟时间来高质量的完成这项可能要加班两小时的工作?
使用拼图神器:Picsew:有三项基本功能
长拼图
可以智能的识别多张截图的重复部分,无缝合并成一张长图,但仅仅适用于拼接屏幕快照
竖向拼接
横向拼接
软件X-mind:核心功能:梳理概念逻辑、各文件、文件夹逻辑关系可视化。 建议每隔一段时间重新画一张脑图,并与之前一张脑图做个对比,这样可以明显发现自己认知是否升级或者一成不变。而且通过做一张简单的思维脑图,你就不用靠大脑去记忆你未来的文件夹体系,你完全可以交给工具来记忆,你需要的时候,查看即可。
推荐神器:坚果云:整理分享文档!本地同步,增量同步,版本恢复,链接分享,协同办公。
信息如何归纳
核心理念:简 精简之后,通过一本印象笔记,掌控全局!
推荐方法:遇到喜欢的内容,可以复制到印象笔记之类的软件中,保存下来,掐头去尾,只留下最重要的信息,同时给文章起一个自己能够理解的标题,如果有几篇同类型的文章,也可以把关键段落凑在一起,印象笔记里面可以建立笔记本和笔记本组,搜索方式和前面介绍的搜索指令大体上是一致的,选工具,就如同选配偶,没有完美的,只要符合自己的核心诉求,坚持用好核心功能就好.
印象笔记还能通过剪藏的功能,帮你一键收藏来自网页、微信的信息,强烈建议最终剪藏的是你精挑细选,看懂了并且觉得很有用,但是当时又没有办法全部消化的知识,或者以后还有可能会有些场合需要引用到的知识,这些内容可以选择留下来,因为这些才是最有价值的,等你完全理解和消化了文章的观点,变成了自己的东西的时候,留或不留就不重要了,因为自己已经会了,可以删掉
印象笔记可以收纳的不仅仅是文字,还可以实现生活的方方面面的安排,比如收纳名片,交通路线,日程安排,旅行前的检查清单,读书笔记等方面的应用
案例4:和同事聚餐,期间碰撞出很重要的灵感和信息,但是手头没有纸笔,不能让很有价值的灵感白白跑掉怎么办?
用印象笔记随手勾勒灵感或者简答语音输入或者把突然的灵感用一些关键词记录下来,当突然遇到好的参考对象,还可以拍照记录下来,统一放在“灵感”的文件夹中
案例5:读硕士和读博士期间,各科目的作业要求,评分标准,提交时间都不同,可统一放入印象笔记中,同时设置提醒
操作:把老师给的作业要求,评分标准等相关文档扫描到印象笔记,顺便在里面设置“通知我”的时间安排,就可以让你的学业有条不紊的推进了
所有的文档,图片,信息都可以通过扫描、整理和收纳到印象笔记里
平时生活中与某人进行了超级受益的对话或访谈
看了朋友推荐书目的感想
学习了某个网上的视频
参加了讲座或者活动
别人在专业领域被人挑战质疑时对我的启发等等
都可以用印象笔记记录下来,方法:扫描,插入,敲字,录音,设置提醒等