导图社区 大型线下主题活动完整流程
流程共6个步骤：1、前期确认。2、文案策划。3、招商与推广。4、活动准备。5、活动现场。6、活动后的一些行动。
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【大型线下主题活动】完整流程
1.前期确认
活动主题
贴近行业，发展趋势，大话题讨论等
顺口，易记，四字为佳
活动规模
参会人数
会议时长：1天？2天？
活动时间
工作日
排除周一（工作例会多），周五（参会人数容易早退）
非工作日
不建议选，参会人员少
论坛形式
嘉宾演讲
用户参与
赞助商参展
活动定位
参会人员层次
甲乙方公司
职位限制
参会标准
收费/.定价
免费参会
活动目标
影响力
满意度
成本预计
活动场
40%
搭建供应商
30%
物料费用
15%
答谢费用
10%
其他费用
5%
以下各种工作时间进度表
2.文案策划
环节设定
开场致辞
嘉宾演讲/圆桌讨论
根据会议时间/演讲时间长短，确认嘉宾数量
嘉宾演讲话题拟定
茶歇（可拉赞助）
专门茶歇时间
持续供应，不限时间
行业颁奖
评选行业奖项，可卖奖项获利
游戏环节
增加赞助曝光
增加赞助与参会人员互动
增加活动趣味性，提高参会用户体验
大会卖点
赞助商
可划分级别;钻石，黄金，白银
相应权益文案
联合主办
活动冠名
推广合作
活动福利吸引参会人员
嘉宾大咖
知识学习
现场社交
参会礼物
最终确认
3.招商与推广
销售卖点
赞助招商
赞助商权益
转化销售话术
收集赞助商信息
售出展台
邀请人员
演讲嘉宾
确认拟邀嘉宾：具有行业影响力的大咖，或者知名企业高管。
获取嘉宾联系：各种展会活动，朋友介绍，网络查找
邀请需资源撬动：中间人介绍，邮件，电话，拜访等。
邮件发送正式专属邀请函
确认参会嘉宾行程，演讲话题+PPt
是否负责嘉宾差旅费，是否赠送嘉宾礼品
主持人
控场能力强，诙谐幽默
报道媒体
参会人员
潜在赞助商
为下次活动做铺垫
宣传招生
渠道合作
推广活动，共同招生
活动启动
宣传视频，注意设计周期
收费活动
组团报名优惠或者免费
朋友圈转发增加曝光，集赞送票或礼品
社群转发送礼送票
嘉宾引爆
嘉宾分批发布，行业大咖拉动报名
福利吸引
确认主办方奖品，赞助方奖品
日程确认
4.活动准备
活动筛选
场地档次
五星级酒店/高端会议中心
设备环境
场地大小，确认展台数量，与销售确认
周围交通
交通路线图
搭建服务商
多家比价
沟通融洽
可让搭建供应商出现场布置方案，游戏环节可调整
现场确认
现场布置
主办方，酒店，搭建供应商三方一起
上下楼通道，设置引导牌
搜索新玩法
电源/网络
物料采买
物料清单
由各处相关人确认，提前给到要求
会刊资料
会前5天确认即可，收集赞助商资料
采买标准
参考上面
5.活动现场
人员分工安排时间表
搭建彩排
物料到位
搬运清点
搭建进行
需要足够长的时间
物料确实及时补充
预演彩排
流程，检查设备
细节注意
主会场，ppt，音乐音响
现场工作
签到处
签到通道
普通展会
VIP嘉宾
赞助展商
接待引导
内场
总控
注意会场座位
会场温度调节
灯光明暗反馈
接待嘉宾
嘉宾接送，礼物答谢
礼仪
控台
控制音乐音响，大屏幕的内容
拍照录像
展台
满足赞助商需要
外场
现场维护
机动人员
酒店对接人
搭建供应商对接人
6.活动后
二次宣传
新闻稿
特邀媒体
自身媒体
视频宣传
活动直播
直播回放
照片
在线云相片
引导发朋友圈，增加活动曝光
感谢信
其他重要人员
满意度调查
复盘
曝光量
报名人数与实际参会
文章，视频，照片曝光数量
工作内容
优点
不足
个人感受
