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文书与档案管理
文书学与档案管理的主要内容知识点，内容包括：文书概述、文书处理、文书整理归档、档案与档案工作、档案收集与整理、档案鉴定、档案保管与统计、档案利用服务、现代载体档案管理。各部分内容又由学习目标、模拟情景、任务驱动、任务分解、任务解析、任务实训、知识梳理、分析思考、目标检测和阅读材料构成。
编辑于2021-05-02 11:01:09- 考试大纲
- 文书与档案管理
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文书学
文书
文书概述
理解文书，文件，公文的概念辨析
文书概念=文件概念：社会组织或个人在各项活动中形成的具有特定效用的凭证性信息记录
公文的概念：社会组织或其领导人在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录
掌握公文的概念与特点
公文的概念：社会组织或其领导人在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录
公文的特点
由法定作者制发
具有法定权威性和现行效用（本质）
公文具有规范体式和特定处理方式
理解公文的种类和作用
(1) 公文的种类
(1) 物质载体角度
1. 纸质文件（使用最普遍）
2. 光感介质文件
3. 电子文件
4. 磁介质文件
(2) 办理时限角度
2.1. 特急件
2.2. 急件
2.3. 平件
(3) 内容性质角度
3.1. 规范类文件
3.2. 领导指导类文件
3.3. 报请类文件
3.4. 知照类文件
3.5. 契约类文件
3.6. 会议文件
(4) 涉密角度
4.1. 密件
4.1.1. 绝密文件
4.1.2. 秘密文件
4.1.3. 机密文件
4.2. 平件 （非涉密）
4.2.1. 内部文件
4.2.2. 限国内公开文件
4.2.3. 对外公布文件
4.2.4. 开放性文件
(5) 文件处理方式
5.1. 阅件
5.2. 办件
(6) 机关收授公文角度
6.1. 收文
6.2. 发文
(7) 行文方向角度
7.1. 上行文
7.2. 下行文
7.3. 平行文
(8) 文件形成和使用范围私人文书
8.1. 公务文书
(2) 公文的作用
2.1. 领导指导作用
2.2. 行为规范作用
2.3. 宣传教育作用
2.4. 公务联系作用
2.5. 凭证依据作用
文书稿本
了解草稿，不同文字本的含义
草稿的含义
草稿又称草案，送审稿，征求意见稿，初稿，不属于正式文件，不具备现行效用（现实执行效用）
定稿
又称原稿，是善印正本的依据，经领导人审阅签发或会议讨论通过的最后完成稿，不经同意，不得在做任何修改
正本
根据定稿善印，用于向外发出的正式文本，具有法定效力
副本
正本的复份式复制本，供抄送传阅，归档备查用
其他三种方式文本
试行本 暂行本
行驶期内具有法定效力
修订本
自修订本发布之日，原行本即时失效
不同文字稿本具有同等的效用
掌握定稿，正本，副本的概念
公文格式规范
掌握公文用纸幅面尺寸及版面要求
采用A4型纸
版面尺寸
210mm*297mm
天头（上白边）37mm+-1mm
订口（左白边）28mm+-1mm
版心尺寸156mm*225mm
一般每面排22行，每行28个字
掌握公文印制要求
子主题
掌握公文版头，主体，版记部分的要素及其概念，作用，编写要求，标识方法
公文首页红色分隔线以上的部分统称版头 红色分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上统称主体 公文末页首条分隔线（不含）以下，末页分割线以上的部分统称版记
版头要素
公文份号，密级和保密期限，紧急程度，发文机关标志，发文字号，签发人
主体要素
公文标题，主送机关，正文，附件说明，发文机关署名，成文日期，印章，特殊情况说明
版记要素
抄送印发机关和印发日期
掌握公文中表格的标识方法
采用a4纸型表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一侧，双页码表头在切口一侧
了解公文中计量单位，标点符号，和数字用法
计量单位
GB3100
GB3101
GB3102
标点符号
GB/715834
数字用法
GB/715835
了解“信函式”公文格式，命令（令）格式，纪要格式要素及其标识规则
子主题
文书工作
文书工作的任务和作用
理解文书工作的基本含义
适应机构开展各类活动的需要，围绕文件的生成，接受运转，处理直至办毕处置等一系列活动
了解文书工作的任务包括收文办理， 发文拟制和办理，公文管理及办毕公文处置
文书工作的任务
遵循文件工作的规矩，运用科学系统的方式，对 提升文件工作以及其相关的行政管理活动，业务活动的 质量与效率，为各项管理工作提供优质高效的服务
发文处理
草拟 审核 签发 复核 登记印制 核发 用印 登记 发出或公布
收文处理
签收 登记 初审 拟办 批办 承办 传阅 催办 答复
文件处理过程中的管理活动
登记 加工 催办 查办
办毕公文的处置
文件的整理归档 清退 暂存 销毁
理解文书工作的助手，纽带和积累作用
助手作用
在社会组织中文书工作是党政领导和职能部门不可缺少的助手 领导的意图和措施离不开文件部门提供的信息保障
纽带作用
任何一个社会组织都不能孤立的存在和发展，都要同其他组织发生各种各样的关系， 传达上级意图，汇报下级情况，沟通平级机关，都离不开有效的文件工作
积累作用
文件工作的开展过程也是历史知识财富的积累过程，为今后留下宝贵的文件档案能够在现人类社会活动的历史面貌
文书工作的组织
掌握传统环境中文书工作机构设置的三种类型
(1) 设置文件工作的各种专门机构（大中型机构）
(2) 设置综合办公机构负责文件工作（小型机构）
(3) 综合办公机构和各种文件专门机构混合设置（大中型机构）
了解现代办公环境中文书工作机构的设置的新变化
(1) 文件工作的职责不断丰富和深化
(2) 文件工作由集中式向分散式转变
(3) 文件工作的技术性要求越来越高
(4) 文件工作的管理对象由单纯的文件管理向信息管理，知识管理转变
掌握文书工作的组织形式的含义，种类， 不同组织形式的特点和适用范围
1. 文书工作组织形式的含义
1.1. 在社会组织内部围绕文件工作的活动，各部门之间的分工方式
2. 文书工作的种类
2.1. 集中式
2.1.1. 特点
2.1.1.1. 文件工作的集中性，整体性强
2.1.1.2. 机关对文件有较强的控制力
2.1.1.3. 灵活性差
2.1.2. 适用范围
2.1.2.1. 规模不大，职能简单，工作量不多，驻地集中的中小型机关的基层单位
2.1.2.2. 职能单一，机构层次少且不稳定，职能分工不明确的大中型机构
2.2. 分散式
2.2.1. 特点
2.2.1.1. 有较强的分散性和灵活性
2.2.1.2. 文件周转快
2.2.1.3. 机关对文件的掌握控制能力相对较弱
2.2.2. 适用范围
2.2.2.1. 规模较大，且职能部门高度分工明确，职能单一的单位
2.2.2.2. 各职能部门办公驻地分散的机构
2.3. 复合式
2.3.1. 特点
2.3.1.1. 兼有集中分散两种类型的特点
2.3.2. 适用范围
2.3.2.1. 办公地点不集中的机关
2.3.2.2. 有若干规模较大的业务机构（外事，信访）等机关
2.3.2.3. 文件数量在各职能部门分布严重不均衡的机关
了解文书工作在全国和机关内的组织领导
全国范围
中共中央办公厅
国务院办公室
机关
本机关秘书长
办公室（厅）主任
文书工作的发展趋势
理解文书工作的发展趋势是什么
标准化
现代化
文件档案一体化
理解文书工作的标准化的含义，动因，原理，启示
(1) 标准化的含义
1.1. 指对文件工作中反复使用的概念，循环往复的处理程序，以及其他规律性的管理活动，通过制定实施标准以获得文件工作的最佳效能的活动过程
(2) 标准化的动因
2.1. 是前提和基础
2.2. 是实现文件工作科学管理的重要手段
2.3. 是提高文件工作的质量及效率的内在要求
(3) 标准化的原理
3.1. 简化
3.2. 统一
3.3. 协调
3.4. 优化
(4) 标准化的启示
4.1. 明确文件工作的发展方向，建立文件工作的标准体系
4.2. 应积极借取外国先进标准
理解文书工作现代化的相关要素
1. 管理机制现代化
2. 技术设备现代化
3. 人员素质现代化
理解文书档案管理一体化的含义及其必要性
(1) 文件档案一体化的含义
1.1. 指基于文件的生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作统筹规划，科学管理，使之系统化，规范化，以期发挥各自及整体的最大效能，从而提高各类机构管理效能，确保从机关现行文件直到馆藏档案管理的高效和优化。
(2) 文件档案一体化的必要性
2.1. 文书工作与档案工作的内在联系要求实行文件档案一体化
2.2. 有效管理电子文件的前提是实现文件档案一体化
文书工作的基本规则
文书工作的基本原则
了解实事求是原则的基本要求及其在文书工作中的应用
了解准确规范原则的基本要求及其在文书工作中的应用
了解精简高效原则的基本要求及其在文书工作中的应用
了解安全保密原则的基本要求及其在文书工作中的应用
行文要则
掌握行文关系的四种类型
隶属关系
国务院
河北省人民政府
石家庄市人民政府
业务指导关系
教育部
河北省教育厅
石家庄市教育局
平行关系
河北省交通厅
办公厅
教育厅
不相隶属关系
国务院办公厅
军委办公厅
理解三种行文方向的含义， 不同的行文关系决定了相应的行文方向
(1) 上行文
1.1. 下级对上级行文
(2) 下行文
2.1. 上级对下级行文
(3) 平行文
3.1. 两个不相隶属机关之间的行文如，涵
掌握行文方式的种类及其使用范围 并能够选择正确的行文方式
1. 下行文
1.1. 逐级行文
1.1.1. 文件逐级下达或只向下一级下达如省到市
1.2. 多级行文
1.2.1. 同时将一个文件下放给若干下级如
1.2.1.1. 省
1.2.1.1.1. 市
1.2.1.1.2. 乡
1.2.1.1.3. 镇
1.3. 直达基层
1.3.1. 直接将文件下达给基层组织和人民群众如国务院到人民群众
2. 上行文
2.1. 逐级行文
2.1.1. 文件逐级上报，只送直属上司如市到省
2.2. 多级行文
2.2.1. 向直属上级机关行文时，同时报送更高一级上级机关如
2.2.1.1. 市
2.2.1.1.1. 省
2.2.1.1.2. 国务院
2.3. 越级行文
2.3.1. 在特殊必要情况下，越过上级机关向更高级别机关行文
3. 平行文
3.1. 不涉及隶属关系，不受级别限制
掌握行文规则的主要内容，能够正确选择行文方式 主送与抄送，正确使用联合行文的方式
1. 行文规则的主要内容
1.1. 按照行文关系确立行文方向
1.2. 根据行文方向选则行文方式
1.3. 正确选择主送与抄送机关
1.4. 坚持党政分开原则
1.5. 联合行文应是同级机关，并在行文前协商一致
1.6. 严格控制文件数量，简化行文手续
2. 正确选择行文方式
2.1. 逐级行文
2.1.1. 有直接隶属关系或业务指导关系机关之间采用
2.2. 多级行文
2.2.1. 为使文件能够快速传递到若干上级机关或下级机关时采用
2.3. 越级行文
2.3.1. 一般情况下禁止越级行文
2.3.1.1. 情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失
2.3.1.2. 上级领导交办并指定越级上报的具体事项
2.3.1.3. 需要直接询问，答复，联系的具体事项
2.3.1.4. 虽多次请示直属上级机关，但问题长期未能解决，或直属上级有争议而该问题又急需解决
2.3.1.5. 揭发检举控告直属上级机关
2.3.2. 注意：由于情况特殊而必须越级行文时，一般应抄送被越过机关
2.4. 抄送与主送
2.4.1. 主送
2.4.1.1. 除了普发快件外，通常一份文件只能送一个主送机关，除领导直接交办的事项外，不应将文件直接送领导者个人
2.4.2. 抄送
2.4.2.1. 应送确需了解相关情况或需要其予以协作的有关机关作为抄送对象，不得任意扩大抄送范围
2.4.3. 可抄
2.4.3.1. 向下级机关的重要发文，应同时抄送给直接上级机关
2.4.3.2. 受双重领导的机关，想其中一个上级主送公文时，应抄送另一个上级机关
2.4.3.3. 公文内涉有有关机关的职权范围需要予以配合，可向该机抄送
2.4.4. 不可抄
2.4.4.1. 请示不得在上报同时抄送下级机关
2.4.4.2. 接收抄送文件的机关，不得向其他机关转抄转送
2.4.4.3. 凡与办理文件无关的机关一律不得抄送
2.5. 联合行文
2.5.1. 同级机关
2.5.1.1. 应在行文前协商一致
2.6. 可行文
2.6.1. 同级政府之间
2.6.1.1. 石家庄市政府到唐山市政府
2.6.2. 政府各部门之间
2.6.2.1. 石家庄市教育局到石家庄市公安局
2.6.3. 上级政府部门与下级政府之间
2.6.3.1. 河北省教育厅到石家庄市人民政府
2.6.4. 政府及其部门与同级党委军队机关及其部门之间
2.6.5. 政府部门与同级人民团体和行使职能事业单位企业之间
公文处理流程
公文处理程序的特点
了解公文处理程序的含义
是根据公文的制发，办理，和管理的规律，对文件工作中的一系列操作环节，工作步骤，有序组合，合理安排
了解公文处理程序的内容
收文处理
发文处理
办毕处理
了解公文处理程序的特点
规律性
有序性
双轨制
非线性
发文拟制与办理
掌握发文拟制与办理的基本流程
起草，审核，签发，复核，核对，善印，用印，登记，发出或公布
掌握公文起草，审核，签发，复核，注发，印制，用印（签署） 发文登记，核发等环节的含义，内容，要求，和做法
(1) 起草
1.1. 起草的含义
1.1.1. 按照构思或写作提纲撰写公文草稿的活动
1.2. 起草的要求
1.2.1. 撰写者应站在发文机关的立场从发定作者角度起草文稿
1.2.2. 按照构思写作提纲撰写文稿
1.3. 注意事项
1.3.1. 体现领导意图，依法制文
1.3.2. 反应现实工作需要和实际情况
1.3.3. 符合公文写作要求的规范
1.3.4. 树立时间观念，及时成文
(2) 审核
2.1. 审核的含义
2.1.1. 又被称为核稿，指由机构综合办公部门，对文稿质量进行全面系统的检查修正活动
2.2. 审核的要求
2.2.1. 明确是否有发文必要
2.2.2. 确定文稿内容是否符合要求
2.2.3. 核查文稿文面是否符合规范
2.2.4. 检查文稿是否符合行文规则
(3) 签发
3.1. 签发的含义
3.1.1. 签发是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注发出意见的行为活动
3.2. 签发的作用
3.2.1. 再次全面核查文稿
3.2.2. 正式赋予文件法定效用
3.2.3. 为印制正式文本提供依据
3.3. 签到的种类
3.3.1. 正签
3.3.1.1. 指签发人在自身法定职权范围内签发文件
3.3.2. 代签
3.3.2.1. 指根据授权代他人签发文件
3.3.3. 核签
3.3.3.1. 又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要文件
3.3.4. 会签
3.3.4.1. 指两个或两个以上机关单位行文时，由各机关领导人共同签到的文件。（必须在会商一致的前提下进行）
3.4. 签到的要求
3.4.1. 正确选用签发类型，明确签发责任
3.4.2. 坚持先核稿后签发
3.4.3. 保证签发的合法性和有效性，签发时要写明签发意见，签发人姓名，签发日期
3.4.4. 规范签发意见的位置
(4) 复核/校对
4.1. 复核的含义
4.1.1. 指由秘书部们在制定文件正本之前，对文件定稿及其生成过程再次进行核查，审核，是签发后的又一个质量把关环节
4.2. 复核的要求
4.2.1. 检查审核签发手续是否完备
4.2.2. 检查文件管理信息是否正确
4.2.3. 检查附件材料是否齐全
4.2.4. 检查格式是否统一规范
收文办理
掌握收文办理的基本流程
接收 登记 审核 分发 拟办 批办 承办 传阅 催办 答复
掌握公文签发，登记，初审，分发，拟办，批办，承办 传阅，注办等环节的含义，内容要求和做法
(1) 签发
1.1. 签发的含义
1.1.1. 子主题
1.2. 签发的内容要求
1.3. 签发的做法
(2) 登记
2.1. 登记的含义
2.1.1. 指文件工作人员对收到的文件内容信息，收文日期等进行分门别类登录在案的活动
2.2. 登记的内容和要求
2.2.1. 主要登记收文日期，来文机关，文件标题，密级，份数及附件，承办部门及承办人员等
(3) 初审
3.1. 审核的含义
3.1.1. 按照有关规定和规范对收文进行检查核实的活动
3.2. 审核的内容
3.2.1. 对上级机关，平级或不相隶属机关的来文，主要检查来文是否属于本机关职权范围内应办理的文件
3.2.2. 对下级机关上报的需要办理的文件，除审核来文是否需要本机关办理之外。还应对是否符合行文规则，是否符合国家法律法规，等方面进行审核，不符合规定或规范的，经收文单位办公厅（室）负责人同意后，可以退回呈报单位并说明退回原因和理由以便来文机关知晓问题所在。
(4) 分发
4.1. 分发的含义
4.1.1. 分发又称分流，既按照机构内部业务分工和来文的内容与要求，将其分送到各主管部门予以办理的活动
4.2. 分发的工作要求
4.2.1. 分门别类处理
4.2.2. 预先建立文件分发系统
4.2.3. 不同来源不同内容的收文应采用不同内容的分流处理方法
(5) 拟办
5.1. 拟办的含义
5.1.1. 指由综合办公部门或业务部门的负责人及有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋性活动。
5.2. 拟办的要求
5.2.1. 对拟办人员的素质要求
5.2.1.1. 拟办人员应具备较高的理论水平，能运用相关知识分析问题，研究问题，站在全局的高度，提出高质量的拟办意见
5.2.1.2. 深入了解有关党的方针政策，路线，以及国家相应的法律法规，为拟办工作奠定良好的政治基础，
5.2.1.3. 熟悉本机关组织机构的构成，领导人的分管范围，各部门的业务范围以及本单位与相关单位的业务关系等，所提拟办意见应有具体的针对性，切合实际
5.2.2. 对拟办活动的要求
5.2.2.1. 详细的阅读来文，准确把握公文的内容，性质和发文机关的具体意图和行文目的
5.2.2.2. 掌握有关的方针政策及有关规定，必要时查阅有关公文资料。
5.2.3. 拟办意见的撰写要求
5.2.3.1. 拟办意见应当明确具体，简明扼要，具有可操作性，具体问题具体分析，针对不同情况提出不同意见
5.2.3.1.1. 对上级来文的拟办应指明办理，贯彻落实的部门或具体人员，并提出具体要求，如“拟请某某局研究落实”
5.2.3.1.2. 对下级机关或平行不相隶属机关来文拟办，需要明确指定负责承办文件的业务部门或业务人员以及注明办理时限，如“拟请某某处某某同志负责办理，在某月某日前办复”
5.2.3.1.3. 子主题
(6) 批办
(7) 承办
(8) 传阅
(9) 注办
收发文管理
掌握催办的含义，范围，方式，要求
(1) 催办的含义
1.1. 指对文件工作处理过程中，实施督促与检查的活动。事业单位组织依照国家有关法律法规和规章向社会公开发布公文信息的活动
(2) 催办的范围
2.1. 上级领导或本机关领导交办的事项或需要办复的文件
2.2. 同级或其他不相隶属机关要求答复或办理的事项，如要求批准涵，合同协议书，等要求答复与处理的重要来信来访事项
2.3. 下级机关的请示，会议决议中需要办理落实的重要事项
2.4. 其他组织交代的需要办理的各种事项，如人大代表的议案和政协委员的提案，重要事故，事件，人物等专案的处理
(3) 催办的方式
3.1. 对象
3.1.1. 对外
3.1.2. 对内
3.2. 手段
3.2.1. 文字
3.2.2. 登门
3.2.3. 会议
3.2.4. 通信
3.3. 文件紧急和重要程度
3.3.1. 跟踪催办
3.3.2. 重点催办
3.3.3. 定期催办
(4) 催办的要求
4.1. 选择适当的方式
4.2. 选择适当的时间
4.3. 做好催办登记
理解查办的含义，查办与催办的区别 了解查办的程序和要求
(1) 查办的含义
1.1. 对重要文件的实际内容全面落实，办理，核查，督促，控制的活动
(2) 查办的程序
2.1. 立案，明确核查对象
2.2. 实施督察
2.3. 反馈情况
2.4. 注结
(3) 查办的要求
3.1. 大事要事一定查办，不可走过场
3.2. 要求负责督查的机构人员必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归属点
3.3. 查办中要十分注重时间顺序和排列
(4) 催办和查办的区别
4.1. 工作内容不同
4.2. 工作方法不同
了解公布的含义，范围和方法
公布的含义
指政府，企业以及其他社会服务部门事业单位，等组织，依照国家有关法律法规和规章向社会公开发布公文信息的活动
公布的范围
行政法规，规章和规范性文件
国民经济和社会发展的统计信息
国民经济和社会发展规划，专项规划，区域规划以及相关政策
政府集中采购项目的目录，标准及实施情况
行政允可的事项，依据，条件数量，程序，期限，等全部材料目录及办理情况
重大建设项目的批准和实施情况
扶贫，教育，医疗，社会保障，促进就业，等方面的政策，措施，及实施情况
突发公共事件的应急预案，预警信息以及对应情况
环境保护，公共卫生，安全生产，食品药品，产品质量，的监督检查情况
公布的方法
通过新闻媒体发布公文
授权专门机构发布公文
通过网络直接向社会公布
了解公文信息加工的含义，要求和方法
公文信息加工的含义
既文秘人员对收到的文件材料进行筛选分类，编辑加工，提取有效信息的活动
公文信息加工的要求
准确，适时，适量，适用
公文信息加工的方法
分类加工
比较加工
综合加工
办毕公文的处置
办毕文件的去与留
了解办毕文件与办毕文件处置的含义
办毕文件的含义
已经完成了文件处理程序的公文
办毕文件处置
指根据办毕文件的不同内容或不同价值，对其分门别类，剔除无用文件，对具有保存价值的文件进行有序化的整理活动
理解文件整理归档的含义， 掌握文件整理归档的基本原则， 掌握归档制度的内容
文件整理归档的含义
指文件人员对已经办理完毕具有考察利用价值的文件材料，按一定原则和方法，组成具有有机联系的组合体的过程
文件整理归档的基本原则
(1) 遵循公文自然形成规律，保持公文之间的有机联系
(2) 保障归档文件的齐全完整，便于保管和利用
(3) 保证文件在内容和形式上齐全完整
(4) 需要根据公文不同的保存价值，规划文件的保管期限，按照不同的保管期限，高效经济的保管文件，为日后查找利用奠定良好的基础
归档制度的内容
1. 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作，国家建设和历史研究，具有利用价值的文件材料
2. 机关工作活动中形成的，在维护国家集体和公民权益等方面，具有凭证价值的文件材料
3. 本机关需要贯彻执行的上级机关，同级机关，的文件材料，下级机关报送的重要文件材料
4. 其他对本机关工作具有参考价值的材料
机关文书档案的保管期限为永久和定期两种，定期一般分为三十年，十年
了解文件销毁的含义，要求和方法
文件销毁的含义
指经鉴定确认已不具备存留价值的公文材料，采取妥善方法予以删除信息，或毁灭记载公文信息的载体
文件销毁的方法
销毁文件时应至少有两个人监销，直至文件确以彻底销毁，未经审查批准，任何部门或个人均不得私自销毁公文
纸质文件销毁方式
可以采用销毁机具进行销毁，送造纸厂制作纸浆，用火焚毁等处理方式
电子文件销毁方式
永久删除
理解文件清退的含义， 掌握清退的范围和方法
文件清退的含义
指按照有关规定或要求，将办结文件退还原发文机关或指定机关
文件清退的范围
1. 绝密级文件
2. 指定期限清退的文件，
3. 限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文件
4. 需要清退呢会议文件
5. 调离岗位的工作人员在原职位保存的文件
6. 供本机关内部领导传阅的文件
7. 发文机关明确要求退还的文件材料
8. 有重大错漏情况或被明令撤销的文件等等
文件清退的方法
(1) 填写《文件清退单（表》注明清退文件的基本情况
(2) 按照发文要求清退文件，如来文已经写明清退要求，则直接按要求退回，对未注明清退要求，但属于不宜在收文机关久存的重要文件材料，收文机关文秘部门应及时主动与文件制发机关联系，按制发机关意见处理
(3) 需要清理的会议文件（征求意见稿，讨论稿，）由会务组负责通知持件人清退
(4) 清退人，接收人应履行交接手续，双方均在《文件清退单》上签注姓名和日期，以示对清退工作负责
了解文件暂存的含义和要求
文件暂存的含义
文件的暂存指，既不应归档或清退，又暂时不宜销毁的文件，暂时留存一定时间以备查用，在做处置，部分文件暂时留存保管，便于机关日常工作中的查阅参考。
文件暂存的要求
暂存文件应由各机关的文件处理部门统一，集中保管，便于机关日常工作中的查阅参考。重要的常用暂存文件可以根据文件的整理原则与方法进行有序化，编制简便的文件检索目录，以便于日常的查找利用
案卷级整理方法
掌握案卷的概念
掌握常用分类方法的种类和应用，复式分类法的选用
理解分类方案的基本结构和编制方法
掌握组卷的六个特征
掌握文件组卷的步骤：排列卷内文件，编页号，填写卷内文件目录 填写备考表，拟写案卷题名，填写案卷封面，装订，案卷排列和编目 掌握每个环节的基本要求和操作方法
文件级整理方法
理解“件”的构成 掌握“件”内文件的排列方法
掌握《归档文件整理规则》推荐的分类方法及其应用
掌握类内文件排列的顺序
理解档号编制的原则， 掌握档号的基本结构和编制要求
掌握归档文件目录的基本项目和编写方法
掌握纸质归档文件的修整，装订，编页，装盒和排架的方法
了解归档电子文件的整理要求
双套制归档
理解“双套制”归档的含义
了解“双套制”归档的必要性
了解“双套制”归档的要求
浮动主题
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