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《文书工作与档案管理》思维导图
这是一篇有关《文书工作与档案管理》的思维导图，主编：杨雯 高萍 教育科学出版社 ，内容详实，结构清晰，逻辑严密，非常值得学习
编辑于2021-06-14 21:23:34- 档案管理
- 文书工作
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文书工作与档案管理
一、文书工作与档案管理工作
文书与档案
认识文书
文书的含义
指机关团体，企事业单位，社会组织和个人在社会活动中为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。
是文字材料；具有应用性；具有很强的目的性和针对性；有特定的作者和特定的格式
文书的性质和作用
文书的性质
现实执行性；政治性；信息性
文书的作用
领导和指导作用；规范行为的作用；传播信息和宣传作用；公务联系作用；凭证记载作用
认识档案
档案的含义
是指过去和现在的国家机构，社会组织及个人从事政治，军事，经济，科学技术，医学，文化，宗教等活动时，直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。
是在社会活动中形成的；是由文书及信息有条件转化而来的；是原始记录。
档案的性质
原始记录性；利用的价值性；科学文化性
档案的作用
延伸人类记忆的作用；存史存知的作用；传播知识、信息的作用；处理现实事务的考察作用
文书与档案的关系
联系
两者记录和反映人们社会实践活动的功能相同；两者在内容和格式上完全一致；两者在时间上具有承接性
区别
两者涵盖的对象不完全相同；两者的性质和作用不同；两者存在和发挥效用的时间不同
文书工作与档案管理工作
文书工作
文书工作的含义
指公文的拟制、办理和管理所经过的程序和所办理的手续。
文书工作的内容和任务
基本任务：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学的组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全的进行公文运转，完全妥善的保管公文，正确的发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
三大环节：公文的拟制，公文的办理和公文的管理
文书工作的性质
政治性；机密性；有序性；务实性；规范性；时限性
档案管理工作
档案管理工作的含义
广义
指一切与档案有关的工作活动，包括档案事业管理、档案教育、科研及档案法规等
狭义
指档案室和档案馆所从事的档案业务工作
档案管理工作的任务和内容
基本任务
①坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；②科学的管理档案，大力开发档案信息资源；③逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。
基本内容
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等（检索、编研）六（八）项工作
档案管理工作的性质
管理性；服务性；政治性；
文书工作与档案管理工作的关系
联系
工作对象相同；某些工作环节相同；互相影响，互相补充。
区别
两者的工作任务不同；两者的具体工作内容不同；两者的服务对象不同；两者的工作目的不同
二、文书的拟制
公文的种类
公文种类多划分
公文种类划分的意义
维护机关工作的有序进行；保证公文及时、迅速处理；保证公文处理正确和有效；准确把握不同公文的写作规律；
公文种类划分的标准
从公文的来源划分
对外公文
收进公文
内部公文
从行文关系上划分
上行文
下行文
平行文
从公文的保密性质和阅读范围划分
私密公文
普通公文
公布公文
从公文的制发机关和作用划分
法规公文
法律文件
执令文件
行政法规
行政公文
党的公文
从公文的适用范围来划分
通用公文
专用公文
技术公文
从公文的性质来划分
规范性
如，章程、条列、决定、办法等
指挥性
实行领导和指导功能等
报请性
汇报工作、反映情况、请求批准等
知照性
通知事项、通报情况、联系工作等
记录性
记录工作情况与活动等
公文种类及名称的使用
公文种类名称
各类机关或单位日常使用的公文，按照公文的性质和用途可分为若干种，为每种公文所规定的固定名称，即公文种类的名称（文种的名称），简称文种
文种的作用
概括地标明公文的性质，制发目的和要求，便于收文机关进行文书处理。
文种的确定方法
根据发文机关的职权；考虑发文机关与收文机关之间的工作关系；看发文的具体目的与要求。
文种的使用原则
必须按照统一的规定，不可随便定名，随意乱用。
通用公文
决议；决定；命令；公报；公告；通告；意见；通知；通报；报告；请示；批复；议案；函；纪要
专用文书、杂体文书
司法文书
人事文书
会计文书
信访文书
礼仪类文书信函类文书
文书的形成
撰写公文的基本原则和要求
基本原则
实事求是原则；精简的原则；高效的原则
要求
符合党和国家的路线，方针政策和法律法规；符合上级机关的有关指示；同现行有关公文相衔接；完整准确地体现发文机关的意图；全面准确地反映客观实际情况；提出的政策、措施切实可行；表述准确严密；文字精确简练；文种使用恰当；公文结构和格式规范。
撰写公文的步骤和方法
①明确发文主旨；②收集有关资料，进行调查研究；③拟出提纲，安排结构；④落笔起草，拟写正文；⑤反复检查，认真修改
行文制度
行文关系
概念
指行文机关与受文机关之间的公文来往关系
种类
隶属关系
行政上下级关系
业务上下级关系
非隶属关系
相同级别关系
不相隶属关系
行文方式
逐级行文、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文
行文规则
①行文要考虑必要性、时效性、针对性和可操作性；②行文要尊重机关组织之间的隶属关系；③行文要尊重组织职权；④行文要明确发文权限；⑤同级社会组织可以联合发文。
文书的格式和稿本
文书的文体
文体及文书文体的含义
文体的含义
文体，也叫语体，是指为适应不同的交际需要而逐步形成的相对稳定的语文体式，即文章的体裁或样式、体制，是文本构成的规格和模式，是一种独特的文化现象。
文书文体的含义
文书的文体是为适应行政管理工作的需要而形成的语文体式，它是一种兼有记叙、说明、议论三种表达方式特点的应用文体。
文体的种类
政论文体；科学文体；文艺语体；公文文体
现行党政机关公文的文体特征
公文的表达方式
叙述；说明；议论；
公文的语言特点
准确；简明；庄重；得体
文书的格式
文书格式概述
文书格式的含义
就是文书的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式
公文格式的种类
文面格式
内容格式
公文的格式范畴
公文的介质
公文的载体
公文数据的表现形式
包括文字、符号、数字、图表、图像等
公文格式标准化
公文格式标准化的含义
广义
是指按照一定的公文格式规范标准，制作和印发公文
狭义
指国家党政机关公文，采取法定性的规范格式，并严格贯彻执行
公文格式标准化沿革
新版的适用范围更广
新版的引用标准更多
新版用纸的主要技术指标、幅面尺寸要求更高
新版的字体和字号更细
新版的格式要素应用更科学
公文格式标准化的作用
公文格式标准化体现了公文的权威性、有效性，有利于公文的贯彻执行，保证公文效力的发挥
保证和方便了公文的处理，有利于提高工作效率
是形式发展的需要，有利于运用现代化手段管理公文、印制公文，实现办公自动化
党政机关公文标准化格式及其要求
文书的稿本
文书稿本的概念及名称
文书稿本的概念
是指同一份文件在撰稿、修改、审核、印制过程中根据文书处理的需要所形成的在形式、文字表述及作用上有所不同的文稿和文本
文书稿本的名称
第一类，从稿本的性质和作用上来称呼
主要是揭示稿本的性质、内容及作用
第二类，从稿本的制作方式上来称呼
主要是揭示稿本在形式、制作方式及材料上的不同和外形特点。
文书的文稿
含义
文稿，是指一篇文章的初稿或尚未最后确定的稿件。文书的文稿，是指公文形成前期所产生的文字材料
草稿（草案）
是公文的原始稿件，法规文件的草稿又叫草案
广义
主要包括讨论稿、修改稿、送审稿、草案、修正案等
狭义
主要指作者初拟的文稿
定稿
定稿是文件的标准稿，他是经过修改审阅后由机关负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，作为缮印发出用的正本的标准和依据
文书的文本
正本
副本
试行本
暂行本
修订本
各种文字版本
三、文书的办理
文书的处理
发文处理
发文处理的含义
一是指行文过程，即把本机关执法的公文发出去，他与收受外机关发来的公文相对应。
二是发出之文，即本机关根据来文新制发的公文或根据实际情况而制发的公文总称，它与收文相对应
发文处理部门
总收发和部门收发
外收发与内收发
办公室专人收发
发文处理程序
复核
审批手续是否完整
内容是否准确齐全
文种选择是否正确
格式是否统一、规范
登记
内收发的《内发文登记薄》
内收发对外收发的《送文登记薄》
外收发的《外发文登记薄》
印制
忠实原稿，确保质量
注重排版，符合标准
建立制度，确保时效
正确用印，符合规定
核发
清点份数
书写封面
填写回执单
装封
加封
传递
收文处理
收文处理的含义
一是行文过程，即把外机关或外单位发过来的公文收下，它同向外机关或外单位发出的公文相对应
二是收进之文，即外单位或外机关寄送来的公文，它同发文相对应
收文处理部门
收文处理程序
签收；登记；初审；承办；传阅；催办；答复
文书整理归档的意义、原则和范围
文书整理归档的意义
文书整理归档的含义
含义：是指将处理完毕的具有一定参考利用价值的、应档案保存的文件材料，按照他们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程
①整理归档的文件是必须办理完毕的；②是必须具有一定的参考利用价值的；③归档前文书必须系统科学的整理
文书整理归档的意义
国家档案制度的要求；查考、利用、保管的需要；档案工作的基础
文书整理归档工作的改革
以“件”取代“卷”
以“案盒”取代“案卷”
文书整理归档的原则
①按照文件形成的自然规律
②保持文件之间的有机联系
③照顾文件的保存价值
④便于保管和利用
文书整理归档的范围
文书整理归档的时间
是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向机关档案室移交的时间
文书整理归档的方法和步骤
文书整理归档的方法
本单位文件材料归档和不归档范围编制
熟悉与本单位有关的国家和上级机关文件关于文件材料归档和不归档范围的规定
编制本单位文件材料归档和不归档范围的方法和要求
本单位文书档案保管期限表的编制
熟悉国际和上级机关与本单位有关的文书档案保管期限表
文书档案保管期限表的结构
条款
条款是一组类型相同的文件材料的名称或标题，一般应指出，具体的作者问题和文种
保管期限
期限定为永久和定期两种
顺序号
档案保管期限表的所有条款系统排列后，必须在各条款之前统一编顺序号，以固定条款的位置和作为鉴定文件材料和档案时引用条款的代号
附注
是在条款之后对条款及其保管期限所作出的必要的注解和说明
说明
应当指出，档案保管期限表的适用范围、制定档案保管期限表的依据、保管期限的方法以及其他应当说明的是事项
本单位档案保管期限表的编制方法和要求
①本单位必须贯彻执行国家和上级机关的各种档案保管期限表。
②根据与本机关有关的国家和上级机关的档案保管期限表，结合本机关文件材料的归档范围，撰写本机关档案保管期限表的条款及其保管期限
③排列条款和编条款号
④撰写本机关文书档案保管期限表的文稿将文稿送文书部门和业务部门广泛征求意见并进行修改，经同级档案行政管理部门审查同意后执行
本单位文件材料分类方案目的编辑
文件分类
①年度分类法
②保管期限分类法
③机构分类法
类别的顺序
属类的设置
④问题分类法
文件复式分类法
年度-机构-保管期限分类法
保管期限-年度-机构分类法
机构-年度-保管期限分类法
年度-问题-保管期限分类法
保管期限-年度-问题分类法
问题-年度-保管期限分类法
编制文件分类方案类目
分类方案类目的构成
类
即对本机关文件材料划分出来的类别，分类方案类目的类别应当跟全宗内档案分类方案的类别一致
目
即条目，也叫条款，是在各类或属性之下拟制的预计在新一年可能形成的若干文件的总称
号
即类（包括属性）和条目的编号
分类方案类目得作用
平时收集、鉴定、分类整理、组合文件材料进行文件整理归档的工具，相当于查找归卷文件材料的检索工具
编制归卷类目的方法、要求
①设类
②拟写条目
③编号
④编号的方法
大流水编号法
指对类（属性）和条款分别从头到尾连续不断的编顺序号
小流水编号法
指对不同类目里的属性和不同属类的条目，分别从1号开始编顺序号
文书整理归档的步骤
收集
含义
就是根据有关规定，通过一定的方式和手续回收清缴现存于组织各部门或个人手中的文件材料的工作，他是确保归档文件整理工作质量的前提条件和物质基础。
文件材料收集的方法、措施
①随时接收各部门（各承办人）退回的应当归档的文件材料
②主动收集应归档的文件材料
把好公文用印关
加盖退回文件的戳记
收集文件材料的要求
①加强宣传，使机关全体人员重视并支持文件材料的收集工作
宣传贯彻《档案法》等文件
做好档案管理的基础工作主动为机关工作服务
②按照归档范围把文件材料收集齐全完整
③及时主动地收集文件材料，做到三勤（“脑勤、手勤、腿勤”）
鉴定
即根据本单位的文件，《文件材料归档与归档范围和文书档案保管期限表》对文件有无价值、价值大小作出准确的判断
装订
含义
指采用符合档案保护要求的装订材料将归档文件以“件”为单位固定在一起
规定文件的整理单位
正本与不同稿本
正文与附件
文件处理单与文件
原件与复制件
转发件与被转发件
报表、名册、图册等
来文与复文
修整文件
除去易锈蚀的金属物
修婊破损文件
复制字迹模糊或易褪变的文件
折叠超大纸张
装订文件
对每“件”文件的构成成分排序
对齐文件
选择装订方式和用品进行装订
分类
就是分析文件的来源、时间、内容和形式等方面的异同，依据方案类目，将文件归入按年度、保管期限、组织机构或问题划分出来的相应的类
排列
指在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件的先后顺序
排列归档文件的事由原则
指将同一事由的相关文件排列在一起的原则
事由，指一件具体的事、一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等
排列归档文件的方法
同一事由内归档文件的排列
不同事由间归档文件的排列
①按照不同事由形成时间的先后顺序排列
②按照不同事由的重要程度排列
③按照事由具有的共同属性分别集中排列
按责任者或承办部门分别集中排列
按不同小问题分别集中排列
编号
指将归档文件在全宗中的位置以归档章的形式在归档文件上标识为符号
归档文件的编号项目及填写方法
全宗号
年度
保管期限
件号
室编件号
馆编件号
加盖归档章
归档文件的编号项目及填写方法
全宗号
年度
保管期限
件号
室编件号
馆编件号
编目
归档文件目录与格式
归档文件目录的项目
件号、责任者、文号、题目、日期、页数和备注
归档文件目录的格式
包括目录头表、目录表格形式、各目录中的位置等项目在
归档文件目录册
归档文件目录应当单独装订成册
归档文件目录封面的格式
有全宗机构、年度、保管期限、机构（问题）
归档文件目录的填写要求
件号
件号填写室编件号
责任者
指制发文件的组织和个人，即文件的发文机关或署名者
文号
填写文号应照实抄录，机关代字、年度、
题名
即文件标题
日期
指文件的成文日期
页数
页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对
备注
备注栏用于填写需要补充说明的归档文件的情况，包括秘技、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况
装盒
将归档文件装入档案盒
档案盒的格式
档案盒是归档文件的装具，也是反映盒内归档文件存址的载体
档案盒的规格
长为310mm、宽为220mm，厚度可以为20mm、30mm、40mm
档案盒的封面
封面只标明全宗名称，下加双横线
档案盒的盒脊项目
盒脊项目应包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号
档案盒的制成材料
采用无酸纸制作
归档文件装入档案盒的要求
按照分类将不同类别的归档文件，分别装入不同的档案盒
严格按照件号的先后顺序将归档文件装入档案盒
根据类内归档文件的厚度选择厚度适宜的档案盒
填写档案盒封面和盒脊
填写档案盒封面
档案盒封面的全宗名称（立档单位名称）应当使用全称或规范化简称，下加双横线
填写档案盒的盒脊栏目
全宗号
全宗号栏按同级档案馆给定的的全宗号填写
年度
年度栏填写盒内文件的形成年度
保管期限
填写盒内文件所属的保管期限
机构（问题）
填写盒内文件所属的分类方案中相应的机构或问题的类名
起止件号
盒号
指档案盒的排列顺序好，其在档案移交进馆时按照馆要求编制
填写备考条
用于对盒内归档文件进行必要的注释说明
归档
归档要求
是指文书处理部门或业务部门向档案部门移交的归档文件应符合文书归档的质量要求
①整理归档的文件齐全完整、归档文件材料种类、份数及每页文件的页数均应齐全完整
②对归档的文件应进行科学的分类、排列、编号、编目、装盒
③每份文件按“件”装订，装订要牢固，入库档案盒要规范统一
④已破损的文件应予裱糊、修整、字迹模糊或易褪变的文件要予复制，规格大于A4的纸张要进行折叠
⑤整理归档文件所使用的书写材料、纸张 装订材料等应符合档案保护技术的要求，档案盒应采用无酸卷和我，填写封面盒盒脊时一律使用碳素墨水和蓝黑墨水，字迹要求工整
⑥应编制“归档文件目录”，并编制成册、编制封面，目录中的所有项目填写规范
⑦文件类别层次分明、保管期限划分准确、文件排列有序
⑧盒内备考表的栏目填写完整
归档手续
向档案部门移交档案时，双方要办理具体移交手续。双方应根据移交目录详细请点，经过认真核对并确认无误后，即可履行签字手续
不归档文件的销毁
文件材料销毁的概念
是指将没有归档和存查价值的文件材料和资料经过价值鉴定和主管领导人批准进行定期销毁
文件材料销毁的范围
属于不归档范围的文件材料
属于归档范围的立卷归档之后剩余的重份文件和复制文件，其中包括了除了留下用于编制文件汇编等用途的份数之外的多余的文件材料
上级机关授权阅后可销毁的文件材料
没有存查价值的材料
文件材料销毁的时间
一般在做完案卷归档工作之后销毁文件材料
文件材料销毁的意义
定期销毁没有存查价值的文件材料，可以腾出或节省文件柜、文件盒，消除无用信息的干扰，提高办公效率，有利于保守秘密
销毁文件材料的方法、要求
①清理鉴定
②登记造册
③审核批准
④销毁
⑤签字存档
四、档案的收藏与鉴定
档案收集工作的内容和要求
档案收集工作的内容
含义
就是按照党和国家的规定，通过专门的接受制度和征集，把分散在社会的有价值的档案集中到各有关单位档案室或各级档案馆的工作
对本机关需要归档的档案的接收
对那些未及时归档的档案的补充收集
对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收
对中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案的接收和征集
档案收集工作的要求
保证归档和入馆档案的齐全完整
保证档案的准确性和系统性
①严格执行档案归档制度
积极推行入馆（室）档案的标准化
保证全宗和全宗群的相对完整性
机关档案室的收集工作
严格按照归档制度要求对文件材料进行归档
归档范围
一般而言，凡是反映本机关组织工作生产活动，具有考察利用价值的文件材料，均属于归档范围
归档时间
是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
归档的质量要求
根据有关文件规定，机关档案室一般情况下，不接收未经系统整理的零散的文件材料。
指导和协助文书部门对档案归档
机关档案室应制定本机关的立卷归档制度，文件材料，归档范围，档案保管期限表及档案分类方案，印发给各部门和领导人
注重档案的平时收集工作
随时接收和主动收集档案相结合
加强对“账外”归档文件材料的收集
帐外文件通常是指未经文书部门登记，在收发登记薄上无帐可查的文件
明确分工，针对性地开展收集工作
档案馆的收集工作
档案馆收集的范围
①中央一级档案馆主要收集永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案，以及具有全国意义的，需要由中央保管的革命历史档案和旧政权档案，有关历史档案和党中央与国务院决定接收的档案
②省（自治区、直辖市）级档案馆主要收集本级各机关、团体及所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，以及具有全国或全省意义的历史档案和资料
③直辖市（州、盟）和县级档案馆主要收集同级各机关、团体及其所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案，以及有关的历史资料与县委和县政府决定接受的档案。
④中央和地方各级的各种专门的、专业性的档案馆，分别接收、征集、保管具有全国或地方意义的与本馆对口的机关的专门档案及资料
馆藏档案的收集要求
现行机关的档案
撤销机关的档案
历史档案
档案的鉴定工作
档案鉴定工作原则
全面的原则
全面分析文件的特点
在判断档案价值时，要把档案的作者、来源、内容、时间、文本、外形、载体的各方面结合起来分析
全面把握档案间的联系
组织在工作活动中形成的各种文件之间具有密切的联系，因此在鉴定档案时，要将有关的文件材料联系起来分析，然后判断其是否具有价值。
全面预测档案对社会的利用需要
档案不仅对本组织有用，而且对社会也有重要的价值
历史唯物观原则
档案是历史真实的记录，因此，在鉴定档案价值时不能离开当时的历史记录，要结合社会现实及未来的需要考察及价值
发展的原则
社会的档案的利用价值是随着社会的发展不断变化的
效益原则
档案价值的鉴定要社会效益和经济效益并重
档案鉴定方法
档案鉴定程序
归档程序
期限鉴定
复审鉴定
档案鉴定的方法
优点
有利于准确的判断文件是否具有保存价值
能够知道文件的具体内容和载体的质量，得出质量鉴定的结论
有利于做出限制限制使用的决定或解除秘级的确定结论
缺点
档案数量多，鉴定工作量很大
鉴定工作任务重，会影响后续工作的开展
档案鉴定的步骤
初步鉴定
集体鉴定
档案销毁工作
编制销毁清册
编写立档单位和全宗简要说明
撰写鉴定工作报告
报批
剔除、销毁档案
档案销毁善后工作
注销
变更
调整档案
整理鉴定工作文件
五、档案的整理与保管
档案的整理工作
档案整理工作的内容
全宗的划分和排列，全宗内分类，按“件”整理档案文件（文书立卷），案盒排列与编目（案卷排列与编目）
档案整理工作的原则
尊重与维护档案的本质特性，保持文件之间的历史联系
本质属性
原始记录性，表明档案来源于曾经的现实工作，是对现实工作的忠实记录
历史的联系性主要体现
档案文件的来源、内容、时间、形式
充分尊重和利用原有的整理结果
在原有整理结果基本可用的情况下，基本维持其原有秩序状态不动
若某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整
原有基础很混乱，无法有效管理，可重新整理，但重新整理时，亦应尽可能保留或利用原有基础中的可取之处
便于保管和利用
认识全宗
全宗的含义
是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的基本分类和管理单位
按形成全宗的单位和全宗内容的性质
分为机关组织全宗和人物全宗
按全宗的范围和构成方式
分为独立全宗、 联合全宗、汇集全宗和档案汇集
全宗是一个有机联系的整体
全宗是在一定历史活动中形成的
全宗是以一定的社会单位为基础而构成的
确认与区分全宗
确认全宗
组织全宗的构成条件
可独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文
设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划
设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权
个人全宗的构成条件
对社会有突出贡献或重要影响的个人
以个人名义从事社会活动的名人
其档案较为系统完整的保存下来
区分全宗
一般是指对容易引起混乱或歧义的较为复杂的全宗界限问题的具体处理
全宗的补充形式
联合全宗
两个或两个以上全宗的联合体
汇集全宗
将若干独立全宗人为汇集成一个以全宗形式存在的单位的补充形式，所汇集的全宗，必须是档案数量极少，各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗
档案汇集
由若干全宗所属不明或其属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式
划分全宗群
全宗群是由若干具有某种联系的全宗组成的群体
全宗的编号和排列
全宗编号的要求与方法
要求
唯一性
系统性
方便实用
方法
大流水编号法
体系分类编号法
分类流水编号法
全宗排列的要求与方法
要求
应体现简便、实用、便于管理的原则要求
方法
一般按全宗进馆顺序排列即可
全宗内档案的分类方法
全宗内档案分类的基本要求
考虑全宗内档案的实际情况并方便管理
反映全宗内档案的客观情况并维护档案的历史本来面貌
具有逻辑性并便于管理和操作
全宗内档案常用分类方法
年度分类法
含义
就是按照档案文件形成的自然年度或专业年度进行分类，每一年度的档案文件为一个类别
优点
简便易行
符合档案形成的特点和规律，能够反映立档单位逐年工作特点，并能保持档案文件之间的历史联系
适合文书整理归档工作的制度
便于查找利用
需要注意的问题
文件有多个时间特征，一般以文件签发日期（或落款日期）为准
跨年度形成的文件，都应归入办结年度
几份文件作为一件时“件”的日期
实行专业年度的文件
档案文件上没有具体时间的情况
组织机构（问题）分类法
组织机构分类法
含义
就是按照立档单位的内部组织结构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构就是一个具体的类别
优点
能够较好的保持文件来源方面的联系，符合全宗档案形成的特点和规律，并能反映出立档单位内部各组织机构对工作职责和状况
需要注意的问题
类别的顺序如何排列的问题
档案文件如何归类的问题
问题分类法
含义
又称是由分类法，即按照档案内容所说明的问题进行分类，每一个问题为一个类别
需要注意的事项
所设类别应尽可能反应立档单位的基本职能活动
类目的设置要合乎逻辑，概念要明确，层次要清楚。
归类应有规可循
编文号的正式文件和未编文号的文件材料，应按问题分类
文件与电报应按问题合并分类
保管期限分类法
就是根据划定的不同保管期限对档案文件进行分类。
复试分类法及应用
年度-保管期限-组织机构分类法
保管期限-年度-问题分类法
档案分类方法的编制
档案分类方案的作用
为具体划分档案提供标准和依据
可以提高分类工作的质量和效率
编制档案分类方案的要求
要科学、合理
每一级的分类方法要前后统一
要简单、明了，易于操作
个人全宗内档案的分类
含义
又称人物全宗，是某一著名人物或著名家族所形成的档案有机整体
生平记传材料
创作材料
公务活动材料
个人书信
经济材料
亲属材料
评价材料
音像材料
其它
档案的排架与编目
案卷排列与编目
案卷排列
含义
就是按照固定全宗内案卷之间的排放顺序
①按内容-时间顺序排列
②按保管期限-重要程度排列
③人事档案等专门档案可按人名姓氏笔画或拼音字母等逻辑顺序排列
案卷编号
含义
就是给每个案卷编写一个固定的号码
方法
分编法（适用于数量较大的全宗档案）
按全宗内所分类别、年度或不同保管期限分别便利从1号卷开始的后号序
统编法（适用于数量较小的全宗档案）
无论其分类与否，一个全宗的全部案卷只能编立一个从1号卷开始的统一号序
案盒排列与编号
归档文件的排列与编号
排列方法
同一事由的归档文件，可按时间先后顺序排列
不同事由的归档文件
①按事由形成时间（办结时间）的先后顺序排列
②按事由的重要程度排列
③按事由具有的共同属性分别集中排列
编号方法
归档文件应依分类方案和排列顺逐件编号编号
案盒排列与编号
案盒排列方法
按保管期限-时间先后顺序排列
按保管期限-重要程度排列
案盒编号方法
含义：就是给每一个案盒编一个固定的号码
分为两种方式：统编；分编
案卷目录
含义：是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册
案卷目录的作用
是档案实体秩序的真实记录和书面反应工具，对于了解、控制馆（室）藏档案，固定档案实体秩序具有重要作用
是一种基本的检索工具，还可以作为编制其他专门检查性检索工具的基础
是档案记录工作的一种具体形式，可以作为对档案进行统计检查、清点的基础依据
案卷目录的编制方法
必须以全宗的单位进行编制，并忠实反映全宗档案的实体秩序状况
案卷目录的形式、结构与内容
均为书本式，加硬质封皮，装订在左侧或上侧；目录主表采用表格式
封面和扉页
内容有：全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位等项目
目次
即目录所在分类目的索引，专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录
序言或说明
对目录结构、编制方法、立档单位、全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字
简称对照表
案卷目录表
备考表
用于总结性的记录案卷目录及其所包括案件的基本情况
编制档号
档号的结构
全宗号
即每个全宗的编号
案卷目录号
即每本目录的编号
案卷号
即每个案卷的编号
页号或件号
档号的编写要求
要完整成套
各层次号码不能重复
档案的保管工作
档案保管工作的基本任务
含义：是对已整理好，并已存入库房及其框架中的档案进行的日常维护、保护性的管理工作
加强档案保管工作的迫切性
档案保管工作的任务
防治档案的破坏
延长档案的寿命
维护档案的安全
档案保管工作的基本要求
以防为主、防治结合
加强重点、照顾一般
立足长运、保证当前
档案保管的物质条件
档案库房
是指存放档案的建筑物
①库房必须专用
②库房必须坚固
③不能建在低洼处
④远离火源
⑤门窗封闭性能良好
资料库
档案装具
指存放档案的档案箱、档案柜、档案架
案盒
技术设备
指具有“固定资产”性质的机械、仪器、仪表、器具等设备
消耗品
是指易耗低值物品
档案库房的日常管理
档案库房管理制度和“八防”措施
档案库房管理制度
①非本馆人员未经允许，不得进入库房
②严禁将易燃易爆物品带入库房，库房内不得吸烟
③库房内不得存放食品和杂物，定期打扫卫生，注意保持库房清洁
④每日记载库房内温，并灵活运用通风、去湿、密闭措施，调节温湿度，使温湿度符合规定的标准、要求湿度
档案保管“八防”措施
防火
防水
防潮
防盗
防霉
防虫
防尘
防光
库房的温度湿度控制
适宜的温湿度
温度：14～24 ℃ 相对湿度45%～60%
控制和调节温湿度的方法
对库房进行严格封闭
使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备
通风
其他措施
档案库房编号与装具排列
档案库房与装具均需统一编号，而且装具在库房中的排列应井然有序
档案存放位置索引和档案代卷卡
档案存放位置索引
含义：为便于了解档案存放情况和迅速取放档案，可用索引的形式将档案存放情况反映出来
形式
以全宗为单位编制的档案存放位置索引，表明某一全宗的档案具体存放的位置
以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引，用来指出某一库房及装具中所存放的档案
档案代理卡
全宗卷（盒）
是由在管理某一全宗的过程中所形成的管理记录性材料组成的专门案卷（盒）
主要内容
在收集环节所产生的材料； 在整理环节所产生的材料； 在档案鉴定环节所产生的材料； 在保管环节所产生； 在统计登记和提供利用过程中产生的材料
档案保护与修复
含义：是指对已损坏或有不利于永久保存因素的档案材料进行处理，以恢复期原来的面貌，提高其耐久性，包括去污、去酸、加固、档案字迹的显示与恢复等项
修复原则
①修复中采用的各种材料方法，对档案制成材料不能有损害，要有利于延长档案寿命
②保存档案原貌
③使用修复方法事先要经过试验，确有把握后，才能着手修复工作
④档案修复是一项细致而复杂的工作，要求修复人员有高度的责任心和一丝不苟的工作态度，技术上应精益求精
制定修复方案
应包括：档案制成材料的性质、损坏状况与原因、修复方法与步骤、使用的材料及处理过程中的要求等主要内容
修复方法
去污
去酸
含水溶液去算法
有机溶液去酸法
气相去酸法
加固
用高分子材料黏合或附加在档案文件上使纸张强度增加，字迹得到保护的方法
方法：溶液喷涂加固法；固体薄膜加固法；中国传统修表技术是运用较为普遍的加固方法
字迹显示与恢复
化学显示法 物理显示法
六、档案的统计、检索和利用
档案的统计工作
档案统计工作的内容和任务
内容
是指以与档案工作有关的大量现象为对象，以表册数字为形式来揭示档案和档案工作中各种情况及发展规律的工作
按工作对象来划分
一方面是对档案实体及管理状况的统计
一方面是对档案事业组织与管理状况的统计
体系分为四级
①全国档案工作基本情况统计，由国家档案局组织进行，国家统计局监督指导
②专业系统档案工作基本情况统计，由专业主管机关组织进行
③地方档案工作基本情况统计，由地方档案行政管理机关组织进行
④档案馆（室）档案工作情况的统计，由各档案馆（室）自行组织
档案统计工作的意义和要求
意义
可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据
要求
科学性 准确性
档案统计工作的步骤
统计调查
统计报表
是下级档案行政管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，它是档案统计中最基本的、最经常的一种形式
专门调查
是按专门的目的，临时组织起来的调查，它是统计报表的一种补充形式
应遵循的基本原则
以实事求是的态度来收集真实可靠的材料，对不同的对象应该采取不同的调查形式和方法； 各种形式、方法合理的结合，遵守观察的同时性和定期性
统计资料的归纳整理
经过统计调查所获得的资料，只是大量个别、零散的原始资料，必须进行整理，才能使之条理化、系统化
档案室的登记和统计
卷内（文件）目录
可以用它来登记和统计卷内单份文件的数量和卷内文件的页数
案卷目录
用来登记和统计案卷的数量
总登记薄
用来登记档案收进、移出的变化情况和实存数量的登记、统计的形式
注意事项
①“案卷收入”中的“目录中数量”与“实收数量”多数情况是一致的
②“案卷移出”，在下列情况才填写：向档案馆移交；经鉴定确定销毁；案卷遭到损坏和遗失，不能继续使用，此项目要根据证明文件或材料才可登记填写
③“目录中现有数量”一项为总结部分，应以目录为单位登记案卷收入减去移出后的实际数量，是档案室已编目录档案整理的总和，是各级统计表的基础数字
档案馆的登记和统计
收进登记表
是对档案馆所收进的档案进行的最初的统计
全宗名册
是用于逐个登记档案馆所保存的全宗的名册，是档案馆固定全宗号顺序和统计数量的工具
全宗单
是档案馆为掌握每个全宗档案的全面情况而设立的综合性登记工具，具体反映每个全宗档案的全面情况，是统计全宗情况的原始材料
构成部分：全宗的一般介绍；未编目档案和已编目档案
案卷目录登记表
是档案馆统计各全宗内目录的数量和固定案卷的基本内容，具有一定的机密性
全宗卡片
是档案馆向档案事业管理部门报送的反映馆藏状况和全宗分布情况的一种登记形式
主要项目：卡片名称；全宗名称及变化情况；立档单位的情况及主要职能；全宗初次入关日期；档案数量及统计日期
档案利用效果登记表
含义：是由档案利用者对利用档案所获取的经济效益和社会效益所进行的一种登记形式
登记内容
一般有利用者、被利用档案的档号、档案用于何种工作及其作用概述、对利用效果评估等
档案事业基本情况统计年报
含义
是下级档案管理机关和档案馆，按照统一的规定向上级机关以表的形式表述档案和档案工作的专门文书
统计情况主要有
档案管理构成、人员基本情况； 档案工作情况、档案馆基本情况； 档案专业教育基本情况和档案馆建设情况
档案的检索工作
档案检索工具的含义和内容
含义
是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作
存储阶段的主要内容
著录标引
组织检索工具
就是将著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入电子计算机，建立机读文档及数据库
查找阶段的主要内容
确定查找内容
就是对利用者的检索要求进行分析，并把分析的结果借助检索语言转换成规范化的检索标识
查找操作
就是档案工作人员采用各种手段，根据检索标识或计算机检索表达式，从各种检索工具中找出利用者所需档案的过程
档案著录和标引
档案著录工作
含义：是指档案馆在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程
主要有
著录项目
题名和责任者项
文本项
密级和保管期限项
时间项
载体形态项
丛编项
附注项
标准符号和有关记载事项
提要项
排检和编号项
标识符号
著录项目标识符
著录内容标识符
著录格式
著录项目在条目中的有序排列及统一表达，即形成了规范的档案著录格式
著录详简级次、著录用文字和著录来源
著录详建次级是指著录时对档案著录项目的取舍程度，可分为必要项目和选择项目
著录所用的文字必须规范化
档案著录来源是指被著录档案的本身
档案标引工作
档案标引工作的含义
是指对文件案卷进行主题分析，将分析结果用一定的检索标识记录下来，作为存储和检索的依据，这一处理过程称为标引
标引的步骤和方法
主要包括主题分析和概念转转换两个方面，具体地说就是检索语言充分、准确、简明地表达出档案中所记述的主要内容
档案检索工具
档案检索工具的种类
按体例分为目录、索引、指南
目录是将所著录的条目按照一定的次序编排而成的检索工具
索引是将档案的某一部分特征及其出处著录出来，并按照一定次序编排而成的检索工具
指南是指以文章的形式综合介绍档案情况的检索工具
按载体形式分为书本式、卡片式、缩微式和机读式
书本式检索工具是将著录的条目按一定顺序排列并装订成册的检索工具
卡片式检索工具是将一个条目著录在一张卡片上，再将卡片按一定顺序排列而成的检索工具
缩微式检索工具是以胶片为载体，用缩微摄影方式制作的检索工具
按检索工具的功能划分，可分为馆藏性、查找性、介绍性
馆藏性检索工具是反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具，如全引目录
查找性检索工具是指专门为各种查找而编制的检索工具
介绍性检索工具用于介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具
常用检索工具的编制方法
案卷目录
依档案整理顺序组织起来，揭示一个全宗内某一部分档案内容和成分的一种检索工具
卷内文件目录汇集
又称“全引汇编”，是将全宗或全宗某一部分案卷文件目录汇编而成的检索工具
分类目录
是将文件或档案的内容和形式特征著录在卡片上，打破全宗界限和全宗内分类体系，按照逻辑体系分类排列的一种检索工具
主题目录
用规范化的词或词组揭示文件或案卷的主题内容，并将这些主题词按字顺排列而形成的一种检索工具
专题目录
系统地揭示档案馆（室）内有关某一专门题目的档案内容和成分的一种检索工具
人名索引
是揭示档案中所涉及的人物，并指明其出处的一种检索工具
是将档案的文号和档号相对应，按文号检索档案的检索工具
全宗指南
是以文章叙述的形式介绍和揭示某一个全宗档案的内容、成分及其意义的一种检索工具
档案馆（室）指南
它是以文章叙述为形式全面概要的介绍档案馆所藏全部档案情况的一种检索工具
档案计算机检索
档案计算机检索的特点
检索速度快
检索效果好
对计算机的软硬件依赖性强
档案计算机检索的流程
输入
存储
检索
档案计算机检索的设备
计算机检索结构的设计要求
系统先进合理
系统结构规范化、标准化
系统功能完备
档案的利用工作
档案利用工作的含义
是档案部门通过介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过一定的方式方法，直接为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务
档案利用工作的地位
利用工作代表整个档案工作的成果直接为各行各业传播信息、供应文献和咨询服务，体现了档案工作的方向和作用
利用服务工作在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对档案工作具有一定的检验和推动作用。
档案利用工作的形成与要求
①明确服务方向，坚定服务思想，树立良好的服务态度。
②加强各项基础工作
③研究利用工作的特点和规律，了解利用效果
④扩大利用范围、服务社会、服务公民
⑤正确处理利用和保密的关系
档案提供利用服务的方式
提供阅览服务
档案外借服务
档案复制服务
展览服务
制发档案证明
档案咨询服务
七、特殊档案的管理与利用
人事档案的管理
人事档案的收集和鉴别
人事档案的含义
是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反应个人经历、德才表现，以个人为单位归档保存以备考察的历史记录材料
人事档案的构成
履历材料
自传及属于自传性质的材料
鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料
学历、学位、学绩、培训和转业技术情况的材料
政审材料
加入党团的材料
奖励（包括科技和业务奖励）材料
干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调遣审批表，定级和解决待遇的审批材料
其他可供组织参考有保存价值的材料
人事档案的收集与鉴别
收集途径
人事部门
纪检部门
业务部门
收集方法
①建立、健全人事档案收集制度、索要制度、检查核对制度、移交制度、补充制度
②根据中心工作，集中收集人事档案
③疏通收集渠道
④跟踪收集
鉴定甄别
鉴别内容
判定文件是否属于人事档案
判定是否属于同一对象
判定是否处理完毕
判断材料是否真实、准确
审核文件是否手续完备
核查归档按文件质量
是否具有保存价值
剔除材料的处理
转出
退回
留存
销毁
人事档案的整理
分类
人事部档案
入职职工档案
招聘档案
培训档案
薪资福利档案
人事规章制度
其它文件资料
人事档案分类细目
入职职工档案分类
工人档案
履历材料
自传材料
鉴定、考核、考察材料
评定岗位技能和学历材料
政审材料
参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
奖励材料
处分材料
招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资等材料
其它可供参考的材料
干部档案
招聘档案分类
招聘档案
招聘渠道信息资料
以往招聘情况
试用人员资料
人才储备（未录用人员）
离职人员资料
招聘应用资料
招聘需求统计
内部人员需求情况
同行业人才情况资料
临时工作人员材料
岗位调整
培训档案分类
已培训
待培训
委托培训
培训材料收集
薪资档案分类
薪资制度、条例、实施细则及其它薪资规定档案
薪资发放记录
福利档案
人事规章制度档案
待审批规章制度、计划、条例
业以实施规章制度、计划、条例
人事内部资料
类内文件的排列
按文件形成时间顺序排列
按文件内容所揭示的问题顺序排列
按文件材料内容的主次关系顺序排列
技术要求
人事档案可分为正本和副本
技术加工
①对存在破损情况的档案进行修补
②对规格不符合要求的档案进行裁剪、折叠或托表，使档案外观规范，便于保管
编制卷内目录
打孔与装订
书写卷名
检查验收
人事档案的利用
符合“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则
查阅人事档案
借出人事档案
人事档案用户
个人不得查阅或借用本人和直系亲属的档案
用户复制
会计档案的管理
会计档案概述
会计档案的概念
是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，包括书面形式的会计资料及储存会计资料的软盘、硬盘，计算机设备、光盘等
会计档案的作用
①会计档案是国家档案的重要组成部分，通过对社会中各个组织单位的会计档案进行研究，国家可以准确地了解到经济发展的状态，可以为国家制定未来的经济计划提供很好的参考
②是各组织单位的重要档案，它是对一个组织单位经济活动的记录和反应，它可以反映出该组织单位的业务发展，经济收益等情况
③会计档案可以对各个组织单位进行经济监督，监督各组织单位是否做到遵守财经纪律，考察是否有经济方面的违法犯罪行为出现，进而起到保护国家或社会公共财产的作用
会计档案的特点
多量性
专业性
程序性
客观性
会计档案的收集
含义
按照国家有关法律、法规和制度的要求，将具有一定保存价值的会计档案整理立卷，定期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动
会计档案整理
会计档案的分类
会计年度-会计文件文种-保管期限分类法
会计年度-保管期限-组织机构分类法
会计年度-会计类型-文种-保管期限分类法
会计档案的立卷
会计凭证的立卷方法
会计账薄的立卷方法
会计报表的立卷方法
会计档案的排列
年度-会计文种-保管期限排列法
年度-保管期限-组织机构分类法
年度-会计类型分类排列法
会计文件或会计记录形式分类排列法
会计档案案卷目录的编制
案会计档案类型，每个类型编一本
按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计文件四大类汇编一本目录
按保管保管期限降级排列编一本目录
会计档案归档
归档案范围
会计凭证
会计账薄
会计报表
其它会计核算资料
归档时间
是指会计人员或者会计机构，应当向本单位档案部门移交整理好的会计档案的时间
归档要求
①每年形成的会计档案都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册
②归档的会计文件应齐全完整，保持文件之间的有机联系，原则上应保持原卷册的装疯并签章完整
③需要拆封并且重新整理的会计档案，档案机构应当会同会计机构和经办人共同拆封整理，以分清责任
④纸质会计文件、电算化会计文件都应该建立备份，并贴上封签妥善保管
⑤对会计档案应当科学管理、存放有序、方便查找
归档（移交）手续
集体的移交手续
档案室管理人员应根据会计档案移交清册，详细轻清点案卷，经认真核对无误后，交接双方应在会计档案移交清册上履行签字手续，交接双方各存一份
会计档案移交的其它情况
①单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在办理手续前形成的会计档案，由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管
②单位分立后，企业存续的会计档案由存续一方统一保管，其他方可查询、复制与其业务相关的会计档案
③单位业务移交其他单位，所涉及的会计档案由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接方保管
④单位合并后原单位解散货，或者一方存续其他地方解散的，单位的会计档案由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位人员存续，其会计档案仍由原各单位保管
⑤建设单位在项目建设中形成的会计档案，应在办理竣工决算后移交项目接收单位
会计档案的鉴定、销毁
鉴定的含义：就是对已达到保管期限的会计档案，按照有关原则、规定进行清理、甄别，判定他们是否还有保存价值的一项工作
销毁的含义：就是指鉴定后，对不需要的会计档案，按一定的程序进行处理的一项工作
会计档案的利用
个人查证
数据编研
基础数据汇编
重要数据汇编
阶段性资金活动分析表
历年经济效益曲线图
检索工具
声像档案的管理
声像档案概述
声像档案的概念
是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的以磁性感光材料为载体，以影像、声音为记录方式的历史记录
声像档案的渊源
公元前3500年人类发明了记录信息的符号和语言
声像档案的特点
真实；生动
声像档案的作用
①工作考察，主要是借鉴以往经验
②调查取证，主要是公检法、纪检、审计等部门办理案件
③宣传教育
④各种研究，可用于考证历史学术讨论等
声像档案工作程序
收集—归档—整理—保管—利用
声像档案的归档范围
声像档案的归档要求
照片档案的管理
照片档案的含义
照片档案的分类
传统照片档案管理的基本原则
照片与底片应分别整理和存放
照片与文字说明要一同整理和存放
作为档案保管的底片应力求原底片、原件
底片的分类与排列底片的分类
黑白底片和彩色低片
原版底片和翻版底片
硬底片和软底片
照片档案的整理
数码照片档案的管理
数码照片档案的结构
数码照片的收集
数码照片形成后的处理
录音录像档案的管理
录音录像档案的概念
是指本单位各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家社会和单位有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录
录音录像档案的结构
一般有录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）及其文字说明两部分组成
录音录像档案的整理
分类、编号
保管期限
文字说明的编写
编制格式
案卷要求
光盘档案的管理
光盘档案的概念
是指利用激光进行图像、声音信息，写入和读出的具有参考、凭证、艺术价值并归档保存的一种圆盘形记录载体
光盘档案的种类
按信息存取的方式分类
分为只读型光盘、追记型光盘、可重写型光盘
按输入信息的特点分类
分为音频光盘、视频光盘和数据光盘
光盘档案的构成
由原版母盘、金属膜版、标准光盘及文字说明材料等构成
光盘档案的特点
信息存储密度高
存储成本低
与计算机连机能力强
具有显示多种信息的能力且影像还原效果好
运用范围广
记录不易为人工识读；信息受光盘限制；存在误码率问题；标准化问题
光盘档案的收藏
收集对象
大量产生光盘档案的广播电台、 电视台、音像出版社、影视制作中心及其他党政机关、群众团体、企事业单位和个人
收集内容
能反映立档单位主要职能活动和工作成果，以及记录本单位本地区重大活动，主要事务，自然灾害，民族风光等方面的光盘档案
收集原则
光盘型档案的整理
分类
编目
光盘型档案的保护
光盘型档案的利用
作为其他类型档案的外存设备，对其他类型档案进行信息存储，检索、拷贝和复制的介质
通过一定的技术手段和利用方式向外界输出档案信息，提供光盘档案为社会各项事业服务
电子文件的管理
电子文件的含义
是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并在可通信网络上传送的文件
电子文件的特点
电子文件载体的非直读性
电子文件信息的易更改性
电子文件的信息与载体之间的可分离性
电子文件的信息共享性
电子文件对设备的依赖性
电子文件的种类
文本文件
命令文件
图像文件
数据文件
图形文件
影像文件
声音文件
多媒体文件
电子文件的收集与积累
电子文件收集、积累的要求
电子文件的日常管理
建立文件夹
有序排列
按时间分类
按内容分类
按文件格式分类
登记
拷贝另存
即时归档
电子文件的归档
归档要求
①归档电子文件必须真实有效
②归档电子文件必须完整，准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤
③归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能顺利读出
④归档电子文件必须在经过演示和检测及一定的整理和编辑后，划分保管期限，保证其内容与文本正本相一致和利用的方便
⑤禁止重复归档、杜绝信息垃圾，对归档的电子文件做备份，一份封存，一份提供利用
⑥文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等
归档模式
双套制，即把电子文件和相应的纸质档案一同归档，电子档案和纸质档案做有机对应，相互建立准确可行的标识关系
归档范围
应参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据
归档时间
逻辑归档可在文件处理完毕后随时进行； 物理归档应按照纸质文件的规定日期完成
归档程序和方法
逻辑归档
是指在计算机网络上进行的、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程
物理归档
是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，然后将其向档案部门移交的过程
移交、验收
检验
移交手续