导图社区 行政管理学（第六版）- 第十五章 办公室管理与后勤管理
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第十五章 办公室管理与后勤管理
1. 办公室工作的性质与任务 ★★
办公室工作的性质
（1）政策性
办公室作为行政机关、行政领导的综合管理机构，是各级行政机关和领导贯彻、执行国家政策和法令，以及制定政策的重要部门。它在政策和法令的贯彻、执行过程中起辅助性作用，在政策制定过程中有协调功能。
（2）协调性
办公室的工作与仅负责某一方面工作的职能部门不同，其要协助领导者协调其他各职能部门的工作，协助领导者对各职能部门的工作进行监督和检查，并协助领导者办理涉及全局的任务或事务。
办公室工作的基本任务
（1）日常性工作
办公室日常性工作又称程序化服务工作，最基本的要求就是确保日常服务的规范性，这主要有八大项内容：
①公文处理；
②会议工作；
③信息处理；
④机关事务管理；
⑤印章管理；
⑥文书档案工作；
⑦信访工作；
⑧机要保密工作。
（2）综合协调工作
事务性协调的具体工作要靠办公室承担，通过协调落实领导意图。办公室的综合协调工作涉及的主要是工作任务、管理事务和领导关系的协调。办公室工作人员应该努力做到以下三点：
①要确定协调的高度。
协调工作要站在政治领导的立场去思考和筹划。
②明确协调的思路。
协调的关键在联系，办公室要加强与同级党组织、与上级行政组织、与基层的联系、内部的联系。
③要讲究协调的艺术。
办公室既要善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，又要考虑到各种复杂因素，照顾到方方面面；既要善于抓大事，抓关键环节，突出工作重点，又要意识到“细节决定成败”，注意工作的细微处；既不能随意附和、不讲原则，又不能颐指气使、以势压人，应坚持原则，讲究方法，注意分寸。
（3）辅助决策工作
辅助决策就是充当领导的参谋助手，搞好参谋服务工作是办公室的首要任务。 办公室一要围绕中心，把握大局，做到参之有道； 二要把握领导意图，做到谋之有方； 三要抓好调查研究，注重信息处理，做到言之及时。 具体而言，办公室辅助决策的工作包含四个方面的主要内容：
①信息准备。
办公室所提供的信息，所反映的情况，是否全面、准确，将直接影响领导者决策的决心和成败。
②提供方案。
在掌握情况、收集信息后，办公室应提出或协同有关职能部门提出决策方案，供领导机关、领导者决策时参考、选择。
③承担决策事务。
在领导机关或领导者的决策确定以后，办公室应履行自己的职责，迅速地将领导的指示或决定记录、整理，并通过发布文件或召开会议等方式公布决策。
④实施督察服务。
办公室的督查具有较强的服务性质，它不仅要在自身督查中体现服务功能，也要为领导督查或其他行政部门的督查提供服务。
2. 办公室管理的科学化和现代化 ★★★
办公室管理的科学化
（1）规范化。包括：
①公文撰写规范化；
②公文处理规范化；
③会议安排规范化；
④接待工作规范化；
⑤办事程序规范化。
（2）制度化。包括：
①岗位责任制。
②公文处理办法。
③会议制度。
④接待制度。
办公自动化
（1）办公自动化系统
①构成
a．事务型OA系统。
其功能在于办公室工作的自动化，直接面对的是办公人员。
b．信息管理型OA系统。
它是整体性办公系统与综合性数据库紧密结合的一体化办公信息处理系统。
c．决策支持型OA系统。
它建立于信息管理OA系统基础上，使用由综合数据库所提供的信息。
②功能
办公自动化系统有功能齐全的特点，其基本功能有七个方面：文字/文件处理、图形/图像处理、声音处理、信息查询、网络通信、决策支持和行政管理功能等。
（2）办公自动化对办公室管理的要求
办公自动化的实施，对机关办公室管理的要求主要有三个方面：
①人员素质；
②管理手段；
③管理媒体。
3. 后勤管理的重要意义与主要内容 ★★★
释义
行政机关的后勤管理又称机关事务管理，是指机关内部为保证本机关工作顺利进行，对包括物资、财务、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理，其重要意义与主要内容如下：
后勤管理的意义
（1）后勤工作是其他部门工作的基本条件
政府行政离不开财、物的供给与配置，没有后勤服务，各部门难以进行正常的工作。
（2）后勤管理是提高行政效率的重要条件
①物质资源的配置是否合理，是各职能部门工作条件是否得到基本满足的前提；
②各项物质资源是否得到有效维护和充分利用，直接关系行政成本的大小，以及物资投入有效性的充分与否；
③办公设备是否能及时更新或补给，影响行政手段的提升与增强。
因此，行政效率的提高，行政成本的降低，必须重视后勤管理，应以后勤管理的优化作为提高行政效率的重要条件。
（3）后勤管理是维护职工利益的需要
后勤管理除提供工作保障外，还担负干部职工的服务供给的职责，这与干部职工的基本生活保障、医疗卫生保健等工作相关，这些又涉及干部职工的切身利益。因此，后勤管理又是职工的利益性管理，其管理体现了干部职工的利益，以及这些利益是否得到合理维护。
（4）后勤管理改革具有重大的现实意义
后勤工作的出路，在于社会化。实现后勤工作社会化，是当前后勤工作改革的方向。许多后勤工作的尝试与改革，对改进与提高后勤总务工作管理水平，以及提高机关的整个管理水平，都有着重大的现实意义。
后勤管理的主要内容
（1）物资管理，包括：
①日常管理；
②使用与维护保养管理；
③检查与检修管理；
④物资设备的改造与更新。
（2）财务管理，是指对行政事业经费进行领拨、使用、管理和监督的一系列活动。
行政机关、事业单位的财务管理，包括财务计划、会计核算、财务管理、财务监督和审计等五个方面的内容。
（3）生活后勤管理，包括：
①房产管理；
②食堂管理；
③环境管理。
（4）服务后勤管理，包括：
①车辆管理；
②水电管理；
③医疗卫生管理。
（5）接待工作管理，是指行政机关后勤管理部门对来机关办事的人员提供生活方面的接待服务，包括对内、外宾的接待服务，机关招待所的接待服务和会议接待服务等内容。
4. 后勤管理体制改革
后勤管理体制改革的必要性 ★
（1）适应社会主义市场经济体制的要求
①后勤资源配置市场化。
机关后勤所需的物资资源基本上不再由国家计划包揽。如果机关后勤不通过改革自身管理体制以适应社会主义市场经济的要求，机关后勤服务规模、保障能力的扩大与增强受经济成本的制约则难以实现。
②经济利益的市场化。
机关后勤管理应在市场化条件下，体现服务人员劳动的商品性或等价性，而这种体现必须通过管理体制的改革才可实现。
③管理方式的市场化。
后勤管理体制应适应管理方式的变化，从体制改革上更进一步促进后勤工作与市场经济接轨，在市场竞争中增强机关后勤的活力。
（2）符合行政体制的发展
①机构精简。
从管理体制上解决后勤人员分流、安置问题，实际上是国家行政机构精简在后勤管理体制上的直接体现，是行政体制改革在后勤领域的延伸。
②职能转变。
行政管理职能的转变形象地反映在“小政府、大服务”的原则上，同时，行政机关的服务必须面向社会，少搞自身服务。
③高效行政的要求。
高效行政是行政体制改革的重要目标，减少行政成本是高效行政的基本要求。机构臃肿、人员超编是造成行政成本过高的一般因素，而机关后勤部门与社会服务行业二者间服务职能的重叠和服务能力的互碍，则是造成行政高成本低效率的特殊因素。
（3）满足后勤发展的需要
机关后勤管理体制改革的动力，不仅来自经济体制与行政体制的发展，亦来自机关后勤的发展。机关后勤管理体制的改革，就其自身发展的动力来看，就是为了满足为各项行政活动提供有力保障的需要。
后勤管理体制改革的内容
（1）规范后勤行政管理职能。
（2）进一步明确机关服务中心的性质和任务。
（3）建立和完善结算制度。
（4）加强机关服务中心的资产与财务管理。
（5）转换机关服务中心管理机制。
（6）打破界限、推动联合。
后勤管理体制改革的目的
（1）实现机关后勤服务社会化
①条件：
社会主义市场经济体制的建立是最根本的条件。
②标志：
a．市场交换方式取代供给制模式；
b．资产所有多元化；
c．经营方式多样化；
d．职工收入分配市场化。
（2）实现后勤行政管理职能与服务职能相分离
①意义：
a．有利于行政机构的改革；
b．有利于后勤服务单位提高活力
c．有利于对后勤服务实行行业性规范管理。
②要求：
a．理顺关系；
b．循序渐进；
c．宗旨不变；
d．合理分流。
（3）实现后勤管理科学化
①作用：
a．是后勤服务社会化的必要条件；
b．是后勤事业发展的重要保证；
c．是后勤劳动市场化的有效保障。
a．按客观规律办事；
b．总结与借鉴；
c．提高后勤管理队伍的素质，包括管理干部的素质和后勤工人的素质。
