高项第十章-项目沟通管理和干系人管理 思维导图

这是一篇关于高项第十章-项目沟通管理和干系人管理的思维导图。从项目沟通的基础、干系人管理的工具等方面分别概述。

第十章-项目沟通管理和干系人管理

• 10.1项目沟通管理基础
  • 沟通模型的关键要素
    • 编码
      • 把思想或想法转化为他人能理解的语言
    • 信息&反馈信息
      • 编码过程所得到的结果
    • 媒介
      • 用来传递信息的方法
    • 噪声
      • 干扰信息传输和理解的一切因素(如距离、新技术、缺乏背景信息等)
    • 解码
      • 把信息还原成有意义的思想或想法
  • 基本沟通模型的5个基本状态
    • 已发送
    • 已收到
    • 已理解
    • 已认可
    • 已转化为积极的行动
  • 沟通渠道
    • 个人
      • 通过个人沟通渠道，两个或更多的人直接互相交流，他们可以面对面、通过电话、甚至通过邮件交流。个人传播渠道中有一种现象称为口头传播影响，在许多产品领域都行之有效
    • 非个人
      • 它包括主要媒体、氛围和活动。主要媒体包括报刊媒体、广播媒体、展示媒体。氛围是特别设计的环境 ，建立并加强买主购买某一产品的倾向。活动是安排好的事件，向目标受众传达信息
  • 组织中的沟通渠道
    • 正式渠道
    • 非正式渠道
• 10.2项目沟通管理过程
  • 规划沟通管理
    • 沟通管理计划
      • 通用术语表
      • 干系人沟通需求
      • 需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度
      • 发布信息的原因
      • 发布信息及告知收悉或做出回应的时限和频率
      • 负责沟通相关信息的人员
      • 负责授权保密信息发布的人员
      • 将要接收信息的个人或小组
      • 传递信息的技术或方法
      • 10.为沟通活动分配的资源，包括时间和预算
      • 11.问题升级程序，用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径
      • 12.随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法
      • 13.项目信息流向图、工作流程（兼有授权程序）、报告清单、会议计划等
      • 14.沟通制约因素，通常来自于特定的法律法规、技术要求和组织政策
      • 15.关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件信息等的指南和模板
      • 16.对项目所用网站和项目管理软件的使用说明
    • 定义
      • 根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程。
  • 管理沟通
    • 定义
      • 根据沟通管理计划,生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。
  • 控制沟通
    • 定义
      • 在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。
• 10.3项目沟通管理的技术工具
  • 会议
  • 沟通需求分析
    • 沟通渠道数量=n*（n-1）/2；n=干系人数量
  • 沟通技术
  • 沟通方法
    • 交互式
      • 会议、电话、即时通信等
    • 推式
      • 信件、邮件、备忘、日志等
        • 推销
    • 拉式
      • 知识库、在线课程等
        • 用活动吸引人，适用受众多的情况
  • 报告绩效
    • 报告绩效是指收集和发布绩效信息，包括状况报告、进展测量结果及预测结果
    • 报告包括
      • 对过去绩效的分析
      • 项目预测分析，包括时间与成本
      • 风险和问题的当前状态
      • 本报告期完成的工作
      • 下个报告期需要完成的工作
      • 本报告期被批准的变更的汇总
      • 需要审查和讨论的其他相关信息
• 10.4项目干系人管理基础
  • 赢得更多人的支持，从而能够确保项目取得成功
  • 内容
    • 干系人分析
    • 沟通管理
    • 问题管理
• 10.5项目干系人管理过程
  • 识别干系人
    • 干系人登记册
      • 包括基本信息、评估信息、干系人分类
    • 定义
      • 识别能影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织，以及被项目、活动或者结果影响的个人、群体或者组织，并分析和记录他们的相关信息的过程。这些信息包括他们的利益、参与度、互相依赖、影响力及对项目成功的潜在影响
  • 规划干系人管理
    • 干系人管理计划
      • 关键干系人的所需参与程度和当前参与程度
      • 干系人变更的范围和影响
      • 干系人之间相互关系和潜在关系
      • 项目现阶段的干系人沟通需求
      • 需要分发给干系人的信息
      • 分发相关信息的理由，以及可能产生的影响
      • 向干系人发送信息的频率和时限
      • 更新和优化干系人管理计划的方法
    • 定义
      • 基于干系人的需求、利益及对项目成功的潜在影响的分析，制定合适的管理策略，以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程
  • 管理干系人参与
    • 包括以下活动
      • 调动干系人适时参与项目，以获得或确认他们对项目成功的持续承诺
      • 通过协商和沟通管理干系人的期望，确保项目目标实现
      • 处理尚未成为问题的干系人关注点，预测干系人未来可能提出的问题
      • 澄清和解决已经识别出的问题
    • 定义
      • 在整个项目生命周期中，与干系人进行沟通和协作，以满足他的需求与期望，解决实际出现的问题，并促进干系人合理参与项目活动的过程
  • 控制干系人参与
    • 定义
      • 是全面监督项目干系人之间的关系:调整策略和计划，以调动干系人参与的过程
• 10.6项目干系人管理的技术工具
  • 干系人分析
    • 在项目的不同阶段应该对干系人施加不同的影响
    • 步骤
      • 识别干系人及其相关信息
      • 分析干系人可能的影响并把他们分类和排序
      • 评估干系人对不同情况可能做出的反应，以便制定相应策略对他们施加正面影响
  • 干系人分类模型
    • 权力/利益方格
      • 客户项目经理和领导-重点管理
    • 权力/影响方格
    • 影响/作用方格
    • 凸显模型
      • 根据干系人的权力、紧迫程度和合法性对干系人进行分类