合同管理

合同管理系统知识，合同审核是对企业合同的法律审查，是从法律方面为企业签定合同进行把关，是企业签定合同之前的必经程序。

合同审核

• 主体
  • 权利能力
  • 履约能力
    • 【证照资质】乙方须具备履行本合同约定供货义务所需的合法有效证照：包括但不限于《营业执照》、《开户许可证》以及履行本合同所需的相关经营登记、许可、备案、注册、授权、政府部门批文等文件，以上证照及文件有变更或过期的，乙方应提前书面告知甲方，并在变更完成后7个工作日内向甲方重新提供变更后的相关证照及文件，因乙方未能及时提供变更后证照等相关资料所引起的一切法律责任及产生的所有损失，由乙方承担。
    • 【正当所有】乙方保证其对所供应给甲方销售的商品拥有合法经营权及自主处分权。乙方须向甲方提供真实、合法、有效的线下、线上销售授权书以及关于供应的商品来源的合法性证明、商品品质的合格证明文件，乙方需对其所提供的所有证明文件的真实性及合法性负责。
  • 适格主体
• 物
  • 质量
    • 【标准】按该货物所适用的国家标准(强制性或推荐性标准)、行业标准、地方标准、生产企业标准执行，并以其中最高的标准为准。虽有上述标准，但双方对质量有特殊或更高要求的，应按特殊或更高要求执行，无特别要求的，按上述标准执行。质量应同时符合乙方所提供的产品说明书或相关说明文档中所列明的标准
    • 【仅对外观验收】甲方收货时一般只作外观包装完整性检查及数量核对，甲方对货物外观、数量、产地、包装核查无误，并不视为甲方对货物质量予以认可。如收货后甲方发现商品质量不符合约定，甲方有权根据实际情形对质量问题产品作出部分或整批次或全部（包括货架和库存的所有商品）换货或退货的决定，因此发生的任何商品检验费用和/或更换费用或退货运费等一切相关费用全部由乙方承担。
• 债
• 商业条款
• 其他条款
  • 争议解决
    • 仲裁
      • 甲乙双方如发生争议，任何一方可向广州仲裁委员会依其仲裁规则在广州申请仲裁
    • 法院
      • 因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，由合同各方协商解决，也可由有关部门调解。协商或调解不成的，应向甲方所在地有管辖权的人民法院起诉。
  • 违约责任
    • 若一方不履行本协议约定义务，或者履行本协议约定义务不符合约定的，给其他方造成损失的，过错方应赔偿非过错方因此受到的损失；包括但不限于实际损失、预期损失和要求对方赔偿损失而支付的律师费、诉讼费和差旅费等。
    • 【量化违约金额】若一方不履行本协议约定义务，或者履行本协议约定义务不符合约定的，违约方应向守约方支付**万元作为违约金，违约金不足以赔偿守约方因此受到的损失的（包括但不限于实际损失、预期损失和要求对方赔偿损失而支付的律师费、诉讼费和差旅费等），守约方有权向违约方请求赔偿。
    • 【违约费用范围】如任一方违约，违约方应承担守约方为维权而支出的包括但不限于律师费、诉讼费、保全费、担保费、差旅费、鉴定费等维权费用。
  • 保密条款
    • 【多方】各方同意对本协议相关的所有事项(包括但不限于目标公司的各项情况、本协议涉及的商业秘密等)承担保密责任，未经对方书面同意，不得以任何方式向任何其他方泄露，但依法律、法规规定向有关部门披露或为本协议的目的向各自委托的中介机构进行披露的除外。无论本协议因何原因解除或终止，本条款持续有效。
    • 【单方】乙方保证对在讨论、签订、履行本合同过程中所获悉的属于甲方及甲方关联方的且无法自公开渠道获取的文件及资料(包括但不限于商业秘密、公司计划、运营活动、财务信息、技术信息、经营信息及其他商业秘密) 予以保密。未经甲方同意乙方不得超出本合同约定的目的和范围使用该商业秘密，不得向任何第三方泄露该商业秘密的全部或部分内容。上述保密义务，在本合同终止或解除之后仍需履行。
  • 地址
    • 各方同意除非事先以书面通知更改，所有通知及函件均应送达至本协议首页载明之通讯地址，且各方均同意本协议首页列明之通讯地址为司法送达地址。

合同管理

• why
  • 1. 合规经营与风险防范
    • 合同是企业经营活动的法律基石，有效的合同管理确保企业各项交易符合法律法规要求，避免因合同违法导致的法律纠纷和经济损失。
    • 通过严谨的合同审查、风险评估与控制，能够提前识别并规避合同中的潜在风险，如违约风险、知识产权风险、税务风险等，保护企业的合法权益不受侵犯。
  • 2. 经济效益最大化
    • 通过精细管理合同条款，尤其是价格、支付、交付、质量、违约责任等关键条款，有助于企业优化资源配置，控制成本，提高资金使用效率，实现经济效益的最大化。
    • 对合同履行过程的监控和绩效评价，能够及时发现并解决履行中的问题，避免延误、浪费和损失，确保项目按期完成，实现预期收益。
  • 3. 商业关系稳定
    • 明确、公平的合同条款有助于建立和维护企业与合作伙伴之间长期稳定的商业关系。良好的合同管理能确保各方清楚知晓权利与义务，减少误解与冲突，促进合作项目的顺利进行。
    • 在发生争议时，完善的合同记录和管理流程有助于快速、公正地解决纠纷，避免关系恶化和信誉受损。
  • 4. 内部管理规范化
    • 合同管理为企业内部管理提供了统一的规范和标准，确保各部门、各层级在处理合同事务时遵循一致的程序和要求，提升管理效率。
    • 通过合同台账、信息化管理系统等工具，可以实现合同信息的集中存储、快速查询和有效共享，增强企业内部的信息透明度和协同作业能力。
  • 5. 战略目标实现
    • 合同管理与企业战略紧密关联，通过合同管理可以确保企业战略目标在具体交易和项目中得以落实。例如，通过合同条款设计，可以推动技术创新、市场开拓、品牌建设等战略举措的有效执行。
    • 高效的合同管理有助于企业灵活应对市场变化，通过适时调整合同条款或重新谈判，适应新的商业环境和竞争态势。
  • 6. 合规与审计需求
    • 符合法律法规要求的合同管理是企业满足监管机构合规要求的基础，有助于顺利通过各类外部审计和检查，避免因合同管理不善导致的行政处罚或法律诉讼。
    • 完备的合同档案也是应对潜在法律诉讼时的重要证据材料，有利于企业在纠纷解决中占据有利地位。
• what
  • 合同管理是指在合同生命周期内，对合同的签订、履行、变更、终止以及归档等全过程进行的一系列组织、协调、监督和控制活动。其目的是确保合同的有效性、合法性，降低法律风险，保护企业利益，并支持企业战略目标的实现
    • 1. 合同的前期准备
      • a. 合同策划
        • 根据业务需求和战略目标，确定合同类型、形式、期限、关键条款等要素。
        • 制定合同管理计划。
      • b. 合同谈判
        • 与合同相对方就合同内容进行磋商，达成共识。
        • 确保合同条款符合双方利益。
      • c. 合同起草
        • 依据谈判结果和法律规定，撰写清晰、准确、完整的合同文本。
        • 确保其具备法律效力。
      • d. 合同审查
        • 对合同文本进行法律审查。
        • 确保其合法性、合规性、完备性。
        • 识别并修正潜在风险点。
    • 2. 合同的签订与生效
      • a. 合同审批
        • 按照企业内部权限划分，对合同进行逐级审核。
        • 确保其符合公司政策、预算及风险承受能力。
      • b. 合同签署
        • 遵循法定或约定的签署程序。
        • 确保合同经适当授权的代表签字或盖章。
      • c. 合同备案
        • 根据法律法规或企业内部规定，进行合同登记、公证、报批、备案等手续。
      • d. 合同生效
        • 确认合同满足所有生效条件（如交付定金、取得许可等）。
        • 正式开始履行。
    • 3. 合同的执行与监控
      • a. 合同履行
        • 按照合同约定履行义务，如提供商品或服务、支付款项、办理产权转移等。
      • b. 合同跟踪
        • 监控合同履行进度。
        • 确保各方按时、按质、按量完成合同义务。
      • c. 合同变更与补充
        • 对合同执行过程中出现的变更需求进行评估、谈判和书面确认。
        • 必要时修订合同条款或签订补充协议。
      • d. 纠纷处理
        • 及时识别并解决合同履行过程中的争议。
        • 通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式化解矛盾。
    • 4. 合同的后期管理与终结
      • a. 合同评估与总结
        • 定期或在合同重要节点进行履行情况评估。
        • 总结经验教训，为后续合同管理提供参考。
      • b. 合同续签或终止
        • 根据合同约定和实际情况，决定是否续签合同或启动终止程序。
      • c. 合同档案管理
        • 妥善保管合同文本、相关附件、往来函件、履行记录等文件。
        • 形成完整的合同档案。
      • d. 合同结算与清理
        • 进行财务结算，确认债权债务关系。
        • 处理尾款、保证金、质保金等事项。
        • 清理合同关系。
    • 附加内容
      • 信息化工具应用：运用合同管理系统进行合同数据的录入、存储、检索、分析。
      • 管理制度与流程：建立和完善合同管理制度、流程、岗位职责、培训机制，实现合同管理的标准化、流程化和专业化。
• how
  • 第一步：确立合同管理制度与流程
    • 1. 制定合同管理制度
      • 根据公司业务特点、法律法规要求及行业最佳实践，编写《合同管理制度》。
      • 包括内容：合同分类、审批权限、签署流程、履行监控、变更管理、争议解决、档案管理、保密规定等。
    • 2. 设计合同管理流程
      • 绘制流程图，明确各环节：
        • 合同发起、审批、签订、履行、变更、终止、档案管理。
        • 步骤、责任人、时间节点、文档要求。
    • 3. 设立岗位职责
      • 明确法务部门、业务部门、财务部门等在合同管理中的角色与职责分工。
      • 确保全员参与和有效协作。
    • 4. 建立培训机制
      • 定期对员工进行合同管理知识与技能的培训。
      • 确保了解制度、熟悉流程、掌握必备技能。
  • 第二步：选择和部署合同管理工具
    • 1. 评估需求
      • 考虑因素：公司规模、业务复杂度、信息化程度。
      • 功能需求：合同模板库、在线审批、电子签署、履行跟踪、智能提醒、数据分析等。
    • 2. 选型与采购
      • 市场调研、比较不同供应商提供的合同管理软件。
      • 考虑因素：稳定性、易用性、安全性、售后服务。
    • 3. 系统部署与集成
      • 与IT部门合作，完成安装、配置、用户权限分配。
      • 如有必要，与ERP、CRM、OA等系统进行数据对接。
  • 第三步：实施合同全生命周期管理
    • 1. 合同立项与审批
      • 填写合同基本信息、交易背景、风险评估，提交审批流程。
      • 各级审批人依据权限审核，确保政策合规、风险可控。
    • 2. 合同起草与审查
      • 使用模板或定制条款，确保内容准确、合规。
      • 法务部门法律审查，提出修改意见并跟踪落实。
    • 3. 合同签订
      • 采用电子签署或纸质签署，确保符合法律要求。
      • 签署后，将正式合同归档至系统。
    • 4. 合同履行与监控
      • 设置关键节点提醒，跟踪履行进度。
      • 对异常情况预警，协调处理问题。
    • 5. 合同变更与终止
      • 评估变更需求，按流程申请、审批、记录变更内容。
      • 出现终止条件时，按规定流程办理终止手续。
    • 6. 合同档案管理
      • 建立电子化合同台账，保存合同及相关附件、往来函件、履行记录等。
      • 确保安全存储、便捷检索、合规销毁。
  • 第四步：持续优化与改进
    • 1. 定期评估
      • 设定周期性评估机制。
      • 关注关键指标：合同履行率、纠纷发生率、管理效率等。
    • 2. 问题反馈与整改
      • 收集员工问题与建议，及时调整制度、流程或系统设置。
      • 消除管理瓶颈。
    • 3. 法规更新与培训
      • 关注法律法规变化，更新合同模板和审查要点。
      • 定期组织培训，确保员工了解最新法规要求。
    • 4. 技术升级与创新
      • 随技术发展，引入人工智能、大数据等技术。
      • 提升合同管理智能化水平，如智能风险识别、自动履行追踪、预测性分析等。

法律风险

• 合同订立过程中的法律风险控制
  • 一、要约的法律风险
    • （一）将要约误认为要约邀请
    • 二）要约内容不当
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