会计信息系统——销售和收款的核算与管理

销售系统的基本知识，包括需求分析、流程分析、结构设计和基础设置，适合会计信息系统中的销售和收款系统的管理与运用，适合期末复习缕清逻辑，适合上机实操前了解系统运作的底层财务逻辑。

销售和收款核算与管理

• 销售与收款核算和管理需求分析
  • 销售与收款核算与管理概述
    • 企业大部分销售活动表现为赊销
    • 企业只有以销售为龙头灵活组织生产，才能有强大的生命力
    • 多数企业销售活动包括两方面
      • 由企业向买方转让产品或提供服务，将生产出的产品发送给购货单位
      • 企业通过销售活动获取收入，将产品转化为货币资金或应收账款，促成资金运动持续健康运转；企业的销售收入用于补偿为生产产品而消耗的生产资料、人力资源成本等，形成企业利润，确保企业生存和发展
  • 销售与收款业务流程分析 （手工）
    • 销售报价
    • 销售订单签订
      • 销售部门请信用审核部审核
    • 分发销货通知单
      • 销售部门将经过批准的多联式销货通知单及其他销售交易资料分送仓储发运和财务等部门
    • 发货
      • 仓储发运部门发货，并把发运汇总资料专送财务部门开单
    • 开具发票
    • 财务部门确认收入
    • 财务部门结账成本
    • 仓库登记库存登记账
      • 仓储部门的事情
    • 办理和记录销货退回业务
      • 若有退货的话，要开具红字销售发票
    • 坏账管理
  • 销售与收款核算和管理的特点
    • 业务繁杂，数据量大
    • 销售活动参与者众多，数据的实时性要求高
    • 业务处理复杂，可靠性要求高
      • 销售方式
        • 普通销售，委托代销，直运销售，分期收款等
      • 结算方式
        • 现金，支票，汇票，托收承付
      • …很多复杂情况
    • 核算与管理并重
• IT环境下销售与收款子系统的流程分析
  • 销售与收款子系统的目标
    • 规范销售流程，全面收集销售信息
    • 实行动态管理，有效控制销售—发货—收款等环节
      • 销售发票的数量应该决定发货数量
      • 销售发票与收款信息直接决定企业应收账款的状况
      • 实行信用管理，防范经营风险
        • 评价客户偿债能力，要不要给赊销，赊销多少额度
      • 多角度销售和收款分析，提供销售觉得职称信息
      • 与其他会计子系统集成使用
  • 销售与收款流程分析
    • 销售环节数据流程描述
      • 客户基本资料的输入（建立客户档案）
      • 销售管理流程起点 （两个，根据企业管理要求和业务特点来选择）
        • 销售报价单
        • 销售订单或销售发票
      • 在系统中录入报价单，并提交给客户
      • 企业和客户针对报价单进行交易谈判，谈妥了签署销售订单
        • 除了需要人工录入的销售订单外，还有一部分订单信息是通过网上销售自动获取的
      • 根据企业管理需要，可以在销售订单环节进行信用和价格检查
      • 企业发货并办理结算手续
      • 再次对销售发票进行信用和价格检查 （因为销售订单和销售发票的处理存在时间差）
      • 系统根据审核后的销售发票自动生成记账凭证，并将凭证转入总账子系统
    • 收款环节数据流程描述
      • 若是提前收到款项
        • 在收款单登记收款信息，款项类型为预收款
      • 若是在销售活动发生后收到
        • 参照销售发票生成收款单
      • 系统根据审核后的收款单自动生成记账凭证，并将凭证转入总账子系统
        • 对于采用非赊销交易的销售业务，只需在销售发票环节或收款环节生成一次记账凭证
      • 录入收款单数据…
      • 将销售发票文件和收款单文件进行核销结算，确认每张销售发票的对应收款情况
      • 计提坏账等，并将生成的凭证转入总账
    • IT和手工的差别
      • IT环境下实现数据的高度共享和及时传递
      • IT环境下保证数据一致性和工作高效性
      • 实现对销售—发货—收款等环节的有效控制
      • IT环境下加强了统计，、管理、分析能力
• 销售和收款子系统总体结构设计
  • 也可分为两个子系统
  • 数据编码设计
    • 商品编码设计
      • 销售围绕商品这个中心展开
      • 商品编码在整个系统设计中要。做到统一，存货子系统、成本子系统等也是要用到商品编码的
      • 采用群码（即层次码）的方式编制
      • 库存商品的编码设计属于存货编码设计范围，如果企业启用了存货核算与管理子系统，那么编码初始化工作应该在存货子系统完成
    • 客户编码设计
      • 应收账款的数据处理围绕客户这个中心审计
      • 每个企业的具体编码方式必须根据其客户群体特征和企业管理需要而定
      • 客户数量少的企业，可以看情况压缩编码长度和编码层级
  • 数据文件设计
    • 客户档案文件
      • 客户档案文件是客户信息的唯一入口
      • 可以采用一年一个文件方式，以客户编码为索引关键字建立索引文件
    • 销售订单文件
      • 这是整个流程的核心和基础文件
      • 同一订单可以记录多种商品的销售信息，可以将销售订单文件拆分为两个文件
        • 一个文件用于保存销售订单的固定信息，处于单据的上半部分的表头位置
        • 另一个文件用于保存销售订单的变动信息，处于单据的下班部分表头位置，一条记录存储一种商品，多条记录可以存储同一订单中的多种商品，称为订单的变动信息文件
        • 节省空间，避免重复存储 都有订单编号
      • 固定信息文件以“订单编号”建立顺序文件，变动信息以“订单编号+存货编码”建立顺序文件
      • 采用一年一个销售订单文件的存储方式
      • 根据核算和管理需要可增减相应的字段项目
    • 销售发票文件
      • 销售业务的数据处理环节是以销售发票开始的，大部分原始信息源于销售发票
      • 与销售订单文件类似，课拆分为固定信息和变动信息
      • 固定信息文件以“销售发票号”建立顺序文件，变动信息我呢就以“销售发票号+存货编码”建立顺序文件，两个文件以“销售发票号”进行链接
      • 一年一个文件的方式
      • 根据核算和管理需要可增减相应的字段项目
    • 收款单文件
      • 款项有应收款、预收款、其他费用等
      • 一年一个文件的方式
      • 可根据核算和管理需要增减相对应的字段项目
  • 功能结构设计
    • 基础设置
      • 会计信息系统的各子系统都讲使用相同的基本档案
    • 销售与收款管理
    • 一体化策略
      • 将销售与收款业务的信息转换为会计信息，并以记账凭证形式传递给总账子系统
      • 自动转账
        • 定义凭证规则（即凭证模块）
        • 生成记账凭证
    • 管理分析
      • 销售分析
      • 收款与应收分析
      • …
• 销售与收款子系统的基础设置
  • 在进行系统基础设置前，应该对手工的一些基础数据进行规范
  • 客户档案设置
    • 在客户进行档案设置前，必须先设置客户分类档案的地区分类档案
    • 基本信息
      • 税号、开户行、银行账号等信息必须有，否则后续不能开票
    • 联系信息
    • 信用信息
      • 价格折扣率
      • 价格级别
      • 信用等级
        • 企业自己给评的
      • 信用额度
      • 客户付款条件
      • 最近发票日期
      • 最近发票金额
      • 最近收款日期
      • 最近收款金额
      • 应收账款
        • 期初应收账款余额+本期应收账款-本期收回账款
      • 每笔销售和收款业务发生时，系统动态更新客户档案信息
    • 其他信息
  • 付款条件设置
    • 付款条件决定客户在某段时间内付款所能获取的现金折扣，每笔销售业务的最后付款期限
    • 付款条件设置与付款子系统共享
  • 结算方式设置
    • 结算方式用于收款环节，也用于转账处理
  • 期初余额设置
  • 存货设置
    • 这部分设置通常在存货核算与管理子系统进行
  • 销售部门和销售人员设置
  • 往来账龄区间设置
    • 账期内区间设置
    • 逾期账龄区间设置
  • 其他基础设置
    • 税种、税率定义
    • 开户银行及账户的初始设置
    • 转账规则的定义