监理概论--第九章建设工程监理文件资料管理

监理概论--第九章建设工程监理文件资料管理（第一节 监理基本表式及主要文件资料 第二节监理文件资料管理职责和要求）。

第九章 建设工程监理文件资料管理

• 第一节 建设工程监理基本表式及主要文件资料
  • 一、工程监理基本表式及其应用说明
    • （一）基本表式
      • 根据《建设工程监理规范》GB/T50319—2013， 工程监理基本表式分为三大类， 即：A类表一一工程监理单位用表（共8个）； B类表一一施工单位报审、报验用表（共14个）； C类表一一通用表（共3个）
      • 1.工程监理单位用表（A类表）
        • （1）总监理工程师任命书（表A.0.1）
          • 建设工程监理合同签订后，工程监理单位法定代表人要通过《总监理工程师任命书》委派有类似工程监理经验的监理工程师担任总监理工程师。 《总监理工程师任命书》需要由工程监理单位法定代表人签字，并加盖单位公章。
        • （2）工程开工令（表A.0.2）。
          • 建设单位对施工单位报送的《工程开工报审表》（表B.0.2）签署同意开工意见后，总监理工程师应签发《工程开工令》。 《工程开工令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 《工程开工令》中应明确具体开工日期，并作为施工单位计算工期的起始日期。
        • （3）监理通知单（表A.0.3）
          • 《监理通知单》是项目监理机构在日常监理工作中常用的指令性文件。 项目监理机构在建设工程监理合同约定的权限范围内，针对施工单位出现的各种问题所发出的指令、提出的要求等，除另有规定外，均应采用《监理通知单》。监理工程师现场发出的口头指令及要求，也应采用《监理通知单》予以确认。
          • 施工单位有下列行为时，项目监理机构应签发《监理通知单》：
            • 1）施工不符合设计要求、工程建设标准、合同约定； 2）使用不合格的工程材料、构配件和设备； 3）施工存在质量问题或采用不适当的施工工艺，或施工不当造成工程质量不合格； 4）实际进度严重滞后于计划进度且影响合同工期； 5）未按专项施工方案施工； 6）存在安全事故隐患； 7）工程质量、造价、进度等方面的其他违法违规行为。
          • 《监理通知单》应由总监理工程师或专业监理工程师签发，对于一般问题可由专业监理工程师签发，对于重大问题应由总监理工程师或经其同意后签发。
        • （4）监理报告（表A.0.4）
          • 当项目监理机构发现对工程存在安全事故隐患签发《监理通知单》、《工程暂停令》而施工单位拒不整改或不停止施工时，项目监理机构应及时向有关主管部门报送《监理报告》。项目监理机构报送《监理报告》时，应附相应《监理通知单》或《工程暂停令》等证明监理人员履行安全生产管理职责的相关文件资料。
        • （5）工程暂停令（表A.0.5）。
          • 建设工程施工过程中出现《建设工程监理规范》GB/T50319—2013规定的停工情形时，总监理工程师应签发《工程暂停令》。 《工程暂停令》中应注明工程暂停的原因、部位和范围、停工期间应进行的工作等。 《工程暂停令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。
        • （6）旁站记录（表A.0.6）。
          • 项目监理机构对工程关键部位或关键工序的施工质量进行现场跟踪监督时，需要填写《旁站记录》。 “关键部位、关键工序的施工情况”应记录所旁站部位（工序）的施工作业内容、主要施工机械、材料、人员和完成的工程数量等内容及监理人员检查旁站部位施工质量的情况； “发现的问题及处理情况”应说明旁站所发现的问题及其采取的处置措施。
        • （7）工程复工令（表A.0.7）。
          • 当暂停施工的原因消失、具备复工条件时，施工单位提出复工申请的，建设单位对施工单位报送的《工程复工报审表》（表B.0.3）上签署同意复工意见后，总监理工程师应签发《工程复工令》；或者工程具备复工条件而施工单位未提出复工申请的，总监理工程师应根据工程实际情况直接签发《工程复工令》指令施工单位复工。 《工程复工令》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 【开工、停工、复工】签字盖章
        • （8）工程款支付证书（表A.0.8）。
          • 项目监理机构收到经建设单位签署同意支付工程款意见的《工程款支付报审表》（表 B.0.11）后，总监理工程师应向施工单位签发《工程款支付证书》，同时抄报建设单位。 《工程款支付证书》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 【开工、停工、复工】＋【付款】签字盖章
      • 2.施工单位报审、报验用表（B类表）
        • （1）施工组织设计或（专项）施工方案报审表（表B.0.1）。
          • 施工单位编制的施工组织设计、施工方案、专项施工方案经其技术负责人审查后，需要连同《施工组织设计或（专项）施工方案报审表》一起报送项目监理机构。 先由专业监理工程师审查后，再由总监理工程师审核签署意见。 《施工组织设计或（专项）施工方案报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。对于超过一定规模的危险性较大的分部分项工程专项施工方案，还需要报送建设单位审批。 【A开工、停工、复工、付款】＋【B组织设计报审】签字盖章
        • （2）工程开工报审表（表B.0.2）
          • 单位工程具备开工条件时，施工单位需要向项目监理机构报送《工程开工报审表》
          • 同时具备下列条件时，由总监理工程师签署审查意见，并报建设单位批准后，总监理工程师方可签发《工程开工令》： 1）设计交底和图纸会审已完成； 2）施工组织设计已由总监理工程师签认； 3）施工单位现场质量、安全生产管理体系已建立，管理及施工人员已到位，施工机械具备使用条件，主要工程材料已落实； 4）进场道路及水、电、通信等已满足开工要求。
          • 《工程开工报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 【A开工、停工、复工、付款】＋【B组织设计报审、开工报审】签字盖章
        • （3）工程复工报审表（表B.0.3）
          • 当暂停施工的原因消失、具备复工条件时，施工单位提出复工申请的，应向项目监理机构报送《工程复工报审表》及有关资料。 总监理工程师应及时签署审查意见，并报建设单位批准后签发《工程复工令》。 《工程复工报审表》不需总监盖章，但需要总监签字； 《工程复工令》需要总监签字盖章。
        • （4）分包单位资格报审表（表B.0.4）。
          • 施工单位按施工合同约定选择分包单位时，需要向项目监理机构报送《分包单位资格报审表》及相关证明材料。 专业监理工程师对《分包单位资格报审表》提出审查意见后，由总监理工程师审核签认。
        • （5）施工控制测量成果报验表（表B.0.5）。
          • 施工单位完成施工控制测量并自检合格后，需要向项目监理机构报送《施工控制测量成果报验表》及施工控制测量依据和成果表。 专业监理工程师审查合格后予以签认。
        • （6）工程材料、构配件、设备报审表（表B.0.6）
          • 施工单位在对工程材料、构配件、设备自检合格后，应向项目监理机构报送《工程材料、构配件、设备报审表》及清单、质量证明材料和自检报告。 专业监理工程师审查合格后予以签认。
        • （7）___________报验、报审表（表B.0.7）。
          • 该表主要用于隐蔽工程、检验批、分项工程的报验，也可用于为施工单位提供服务的试验室的报审。专业监理工程师审查合格后予以签认。
        • （8）分部工程报验表（表B.0.8）。
          • 分部工程所包含的分项工程全部自检合格后，施工单位应向项目监理机构报送《分部工程报验表》及分部工程质量控制资料。 专业监理工程师验收的基础上，由总监理工程师签署验收意见。
        • （9）监理通知回复单（表B.0.9）。
          • 施工单位收到《监理通知单》（表A.0.3）并按要求进行整改、自查合格后，应向项目监理机构报送《监理通知回复单》回复整改情况，并附相关资料。 项目监理机构收到施工单位报送的《监理通知回复单》后，一般可由原发出《监理通知单》的专业监理工程师进行核查，认可整改结果后予以签认。 重大问题可由总监理工程师进行核查签认。
        • （10）单位工程竣工验收报审表（表B.0.10）。
          • 单位（子单位）工程完成后，施工单位自检符合竣工验收条件后，应向项目监理机构报送《单位工程竣工验收报审表》及相关附件，申请竣工验收。 总监理工程师在收到《单位工程竣工验收报审表》及相关附件后，应组织专业监理工程师进行审查并进行预验收，合格后签署预验收意见。 《单位工程竣工验收报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 【A开工、停工、复工、付款】＋【B报审：组织设计、开工、竣工验收】签字盖章
        • （11）工程款支付报审表（表B.0.11）。
          • 该表适用于施工单位工程预付款、工程进度款、竣工结算款等的支付申请。 项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可由总监理工程师签发《工程款支付证书》。 【A开工、停工、复工、付款】＋【B报审：组织设计、开工、竣工验收、支付】签字盖章
        • （12）施工进度计划报审表（表B.0.12）。
          • 该表适用于施工总进度计划、阶段性施工进度计划的报审。 施工进度计划在专业监理工程师审查的基础上，由总监理工程师审核签认。
        • （13）费用索赔报审表（表B.0.13）。
          • 施工单位索赔工程费用时，需要向项目监理机构报送《费用索赔报审表》。 项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可作为支付索赔费用的依据。 《费用索赔报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 【A开工、停工、复工、付款】＋【B报审：组织设计、开工、竣工验收、支付、费用索赔】签字盖章
        • （14）工程临时或最终延期报审表（表B.0.14）。
          • 施工单位申请工程延期时，需要向项目监理机构报送《工程临时或最终延期报审表》。项目监理机构对施工单位的申请事项进行审核并签署意见，经建设单位批准后方可延长合同工期。 《工程临时或最终延期报审表》需要由总监理工程师签字，并加盖执业印章。 【A开工、停工、复工、付款】＋【B报审：组织设计、开工、竣工验收、支付、费用索赔、工程延期】签字盖章
      • 3.通用表（C类表）
        • （1）工作联系单（C.0.1）。
          • 该表用于项目监理机构与工程建设有关方（包括建设、施工、监理、勘察、设计等单位和上级主管部门）之间的日常工作联系。 有权签发《工作联系单》的负责人有：建设单位现场代表、施工单位项目经理、工程监理单位项目总监理工程师、设计单位本工程设计负责人及工程项目其他参建单位的相关负责人等。【各参建方的项目负责人】
        • （2）工程变更单（C.0.2）。
          • 施工单位、建设单位、工程监理单位提出工程变更时，应填写《工程变更单》，由建设单位、设计单位、监理单位和施工单位共同签认。
        • （3）索赔意向通知书（C.0.3）。
          • 施工过程中发生索赔事件后，受影响的单位依据法律法规和合同约定，向对方单位声明或告知索赔意向时，需要在合同约定的时间内报送《索赔意向通知书》。
    • （二）基本表式应用说明
      • 2.由总监理工程师签字并加盖执业印章的表式
        • 下列表式应由总监理工程师签字并加盖执业印章： （1）A.0.2工程开工令； （2）A.0.5工程暂停令； （3）A.0.7工程复工令； （4）A.0.8工程款支付证书； 【A开工、停工、复工、付款】＋【B报审：组织设计、开工、竣工验收、支付、费用索赔、工程延期】签字盖章 （5）B.0.1施工组织设计或（专项）施工方案报审表； （6）B.0.2工程开工报审表； （7）B.0.10单位工程竣工验收报审表； 【该表，总监签字盖章，不需甲方同意】 （8）B.0.11工程款支付报审表； （9）B.0.13费用索赔报审表； （10）B.0.14工程临时或最终延期报审表。 【A开工、停工、复工、付款】＋【B报审：组织设计、开工、竣工验收、支付、费用索赔、工程延期】签字盖章
      • 3.需要建设单位审批同意的表式
        • 下列表式需要建设单位审批同意： （1）B.0.1施工组织设计或（专项）施工方案报审表（仅对超过一定规模的危险性较大的分部分项工程专项施工方案）； （2）B.0.2工程开工报审表； （3）B.0.3工程复工报审表； 【该表，总监签字不盖章，但需要甲方同意】 （4）B.0.11工程款支付报审表； （5）B.0.13费用索赔报审表； （6）B.0.14工程临时或最终延期报审表。 【B报审组织设计、开工、复工、支付、费用索赔、工程延期】比总监签字盖章的报审表少一项《单位工程竣工验收报审表》，但增加一项《工程复工报审表》 。
      • 4.需要工程监理单位法定代表人签字并加盖工程监理单位公章的表式
        • 只有“A.0.1总监理工程师任命书”需要由工程监理单位法定代表人签字，并加盖工程监理单位公章。
      • 5.需要由施工项目经理签字并加盖施工单位公章的表式
        • “B.0.2工程开工报审表”、“B.0.10单位工程竣工验收报审表” 必须由项目经理签字并加盖施工单位公章。 【开工、竣工】施工单位盖章
  • 二、工程监理主要文件资料及其编制要求
    • （一）建设工程监理主要文件资料
      • 建设工程监理主要文件资料包括： （1）勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件； （2）监理规划、监理实施细则； （3）设计交底和图纸会审会议纪要； （4）施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料； （5）分包单位资格报审会议纪要； （6）施工控制测量成果报验文件资料； （7）总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料； （8）工程材料、构配件、设备报验文件资料； （9）见证取样和平行检验文件资料； （10）工程质量检验报验资料及工程有关验收资料； （11）工程变更、费用索赔及工程延期文件资料； （12）工程计量、工程款支付文件资料； （13）监理通知单、工作联系单与监理报告； （14）第一次工地会议，监理例会、专题会议等会议纪要； （15）监理月报、监理日志、旁站记录； （16）工程质量或安全生产事故处理文件资料； （17）工程质量评估报告及竣工验收文件资料； （18）监理工作总结。 除上述监理文件资料外，在设备采购和设备监造中还会形成监理文件资料。
    • （二）建设工程监理文件资料编制要求
      • 《建设工程监理规范》GB/T50319—2013明确规定了监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、监理工作总结及工程质量评估报告等监理文件资料的编制内容和要求。
      • 1.监理例会会议纪要
        • 监理例会是履约各方沟通情况、交流信息、研究解决合同履行中存在的各方面问题的主要协调方式。
        • 会议纪要由项目监理机构根据会议记录整理，主要内容包括：
          • （1）会议地点及时间； （2）会议主持人； （3）与会人员姓名、单位、职务； （4）会议主要内容、决议事项及其负责落实单位、负责人和时限要求； 【这才是核心内容】 （5）其他事项。
        • 对于监理例会上意见不一致的重大问题，应将各方的主要观点，特别是相互对立的意见记入“其他事项”中。会议纪要的内容应真实准确，简明扼要，经总监理工程师审阅，与会各方代表会签，发至有关各方并应有签收手续。
      • 2.监理日志
        • 监理日志是项目监理机构在实施建设工程监理过程中，每日对建设工程监理工作及施工进展情况所做的记录，由总监理工程师根据工程实际情况指定专业监理工程师负责记录。 每天填写的监理日志内容必须真实、力求详细，主要反映监理工作情况。如涉及具体文件资料，应注明相应文件资料的出处和编号。
        • 监理日志的主要内容包括：
          • （1）天气和施工环境情况。 （2）当日施工进展情况： 1）记录当日工程施工部位、施工内容、施工班组及作业人数； 2）记录当日工程材料、构配件和设备进场情况，并记录其名称、规格、数量、所用部位以及产品出场合格证、材质检验等情况； 3）记录当日施工现场安全生产状况、安全防护及措施等情况。 （3）当日监理工作情况，包括旁站、巡视、见证取样、平行检验等情况。 （4）当日存在的问题及处理情况。 （5）其他有关事项。 【天气＋施工进展＋监理工作＋问题】
      • 3.监理月报
        • 监理月报是项目监理机构每月向建设单位和本监理单位提交的建设工程监理工作及建设工程实施情况等分析总结报告。 监理月报由总监理工程师组织编写、签认后报送建设单位和本监理单位。
        • 监理月报应包括以下主要内容：
          • （1）本月工程实施情况； （2）本月监理工作情况； （3）本月工程实施的主要问题分析及处理情况； （4）下月监理工作重点。 日志：【天气＋施工进展＋监理工作＋问题】 月报：【施工进展＋监理工作＋问题＋下月】
      • 4.工程质量评估报告
        • （1）工程质量评估报告编制的基本要求
          • 2）工程竣工预验收合格后，由总监理工程师组织专业监理工程师编制工程质量评估报告，编制完成后，由项目总监理工程师及监理单位技术负责人审核签认并加盖监理单位公章后报建设单位。工程质量评估报告应在正式竣工验收前提交给建设单位。
        • （2）工程质量评估报告的主要内容
          • 1）工程概况； 2）工程参建单位； 3）工程质量验收情况； 4）工程质量事故及其处理情况； 5）竣工资料审查情况； 6）工程质量评估结论。 【概况＋参建单位＋质量验收＋质量事故＋资料＋评估结论】
      • 5.监理工作总结
        • 当监理工作结束时，项目监理机构应进行监理工作总结。监理工作总结由总监理工程师组织专业监理工程师编写，编写完成后的监理工作总结经总监理工程师签字，并加盖项目监理机构印章后报送监理单位和建设单位。 【与《工程质量评估报告》提交时间不同】 《工程质量评估报告》报——建设单位 《监理工作总结》报——建设单位和监理单位
        • 监理工作总结应包括以下内容：
          • （1）工程概况。 （2）项目监理机构。监理过程中如有变动情况，应予以说明。 （3）建设工程监理合同履行情况。 （4）监理工作成效。 （5）监理工作中发现的问题及其处理情况。 （6）说明与建议。 【概况＋监理机构＋合同履行＋工作成效＋问题＋说明建议】 工程质量评估报告： 【概况＋参建单位＋质量验收＋质量事故＋资料＋评估结论】
• 第二节 建设工程监理文件资料管理职责和要求
  • 一、管理职责
    • 建设工程监理文件资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收标准、建设工程监理规范等为依据填写，并随工程进度及时收集、整理，认真书写，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一格式，特殊要求需增加的表格应统一归类，按要求归档。
    • 项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：
      • （1）应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。 （2）应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。 （3）应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。 （4）应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
  • 二、管理要求
    • 建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程， 包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。
    • （一）建设工程监理文件资料收文与登记 在监理文件资料有追溯性要求的情况下，应注意核查所填内容是否可追溯。
    • （二）建设工程监理文件资料传阅与登记 建设工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。
    • （三）建设工程监理文件资料发文与登记 建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。若为紧急处理的文件，应在文件资料首页标注“急件”字样。 所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。
    • （四）建设工程监理文件资料分类存放 建设工程监理文件资料经收文、发文、登记和传阅工作程序后，必须进行科学的分类后进行存放。建设工程监理文件资料的分类应根据工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及工程质量验收程序等，并结合项目监理机构自身的业务工作开展情况进行，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。
    • （五）建设工程监理文件资料组卷归档
      • 2.建设工程监理文件资料组卷方法及要求
        • （1）组卷原则及方法
          • 1）组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用； 2）一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷； 3）监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
        • （2）组卷要求
          • 1）案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm；电子文件立卷时，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系； 2）案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件应保持原状。
        • （3）卷内文件排列
          • 卷内文件按表的类别和顺序排列。电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。 1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
      • 3.建设工程监理文件资料归档范围和保管期限
        • （1）归档范围。
          • 分为必须归档保存和选择性归档保存两类。
        • （2）保管期限。
          • 工程档案保管期限分为永久保管、长期保管和短期保管。 永久保管是指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去； 长期保管是指工程档案保存到该工程被彻底拆除； 短期保管是指工程档案保存10年以下。 保管期限的长短应根据卷内文件的保存价值确定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。
    • （六）建设工程监理文件资料验收与移交
      • 2.移交
        • （1）列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案（监理文件资料）。 （2）停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。 （3）对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。 （4）工程监理单位应根据城建档案管理机构要求，对归档文件完整、准确、移交情况和案卷质量进行审查，审查合格后方可向建设单位移交。 （5）工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。 （6）工程监理单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接。 （7）建设单位向城建档案管理部门移交工程档案（监理文件资料），应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。 （8）项目监理机构需向本单位归档的文件，应按国家有关规定和《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014要求立卷归档。