导图社区 凭证电子存档管理
这是一篇关于凭证电子存档管理的思维导图，主要内容包括：背景、目标、收益，归档方案，业务分析，业务需求。
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凭证电子存档管理
背景、目标、收益
背景
随着信息技术的发展，国家及地方有关会计档案管理的法律法规不断更新和完善，鼓励和支持会计资料以电子形式保存，企业响应国家要求，推动无纸化办公且为提高管理效率，降低管理成本，凭证查询、管理更加智能化自动化，搭建电子会计档案系统
目标
建立完善、合法合规的电子会计档案系统，保证凭证信息的完整性与安全性。 每月记账完成后可方便快捷对当月的各类会计凭证进行归档，形成电子会计凭证。 可方便快捷查找各类会计凭证。 归档的会计凭证不可篡改，且设置访问权限
收益
节省空间，环保节能：纸质文件的存储需要大量的物理空间且需要大量纸张，而电子化归档可以将这些信息存储在服务器或者云端，大大减少了对实际办公空间的需求，也符合绿色办公理念。 提高效率：通过数字化，员工可以通过搜索功能快速找到所需的信息，无需翻阅大量纸质文件。这提高了工作效率，减少了处理时间和成本，支持远程查阅提高灵活性 易于管理：凭证电子化管理更加系统化、规范化，同时也便于进行定期审查和更新。 安全性增强：电子档案可以通过设置访问权限来保护敏感信息，防止未经授权的访问。此外，数据备份和灾难恢复计划也可以确保即使发生意外情况，关键业务信息也不会丢失。 长期保存：相比于容易损坏或褪色的纸质文件，数字文件可以更容易地被长久保存，并且不会因为时间流逝而影响其质量
业务需求
付款类
员工报销
需要归档的文件：报销申请单、发票（纸质、电子）、付款电子回单、JDE凭证信息、行程单、住宿费水单
采购类（对公）付款
费用类采购（软件、第三方合作伙伴、人天项目）
需要归档的文件：付款申请单、发票（纸质、电子）、付款回单、JDE凭证信息，采购合同、人天结算单（人天采购项目需要）
固定资产类采购（设备设施类）
需要归档的文件：付款申请单、发票（纸质、电子）、付款回单、固定资产卡片信息（确认是否有）、JDE凭证信息、线下收货签字文档（梁总提的）
工资
HR工资附件、JDE凭证
收款类
项目/运维合同收款
需要归档的文件：收款开票申请、发票（开具给客户的发票，一般都是电子的）、收款电子回单、JDE凭证信息
框架合同按人天收款
需归档文件：收款开票申请、发票、人天确认单、收款电子回单、JDE凭证信息
其他
固定资产折旧等
JDE凭证信息。需归档凭证信息
日常总账凭证
eg.银行手续费凭证，需归档凭证信息及电子回单
结转凭证
eg.结转成本、收入类凭证 需归档凭证信息
目前JDE凭证是一个月打印一次
目前销售合同的归档和凭证的归档是分开的，在凭证归档时不需要销售合同信息
业务分析
付款申请单（报销+对公付款）
TW中业务申请单
存储系统：TW系统 存储数据内容： 1）文件（需要自动生成PDF并存储） 2）结构化数据表,包含单据基本信息+申请单文件存储地址+发票基本信息
付款电子回单
TW从银企直连中获取电子回单
存储系统：TW系统 存储数据内容： 1）文件 2）结构化数据表：回单基本信息（银行流水）+文件存储地址 3）银行流水中业务记录号应该和报销单可以关联
线下签字等说明性文档、行程单、住宿水单、人天结算单、采购合同
填写付款类申请时上传
存储系统：TW 存储数据内容： 1）文件 2）报销申请单中记录文件地址和文件名
原始纸质单据还需线下归档存储
JDE凭证
付款类：通过TW传输JDE生成凭证，凭证中记录业务流程号（可考虑将相关文件地址记录在凭证附件中，会有文件多处存储的问题，后续推文件至易稻壳相对容易） 工资类：手工在JDE录入凭证
按月一次性打印，目前是多个凭证在一个PDF文件中，后续需要按凭证号/批号进行拆分及存储，且可记录文件位置，需确认技术可行性
工资附件：HR提供EXCEL版本数据，财务作为附件上传至JDE，有单据、文件名、文件位置信息
收款开票申请
存储系统：TW系统 存储数据内容： 1）文件（需要自动生成PDF并存储，需确认技术可行性） 2）结构化数据表,包含单据基本信息+申请单文件存储地址+发票基本信息
发票
应该是通过金税开具的，是否开具后可直接传输存储至TW？需确认
存储系统：TW系统 存储数据内容： 1）文件 2）结构化数据表,包含发票基本信息+文件存储地址，或在申请单中记录
收款电子回单
目前是手工从网银中获取并打印，未来可考虑的两种方式：1、通过银企接口获取(如何关联需确认) 2、维持目前获取方式，将文件传输至TW中存储
存储系统：TW系统 存储数据内容： 1）文件 2）结构化数据表,回单基本信息+文件存储地址，或在申请单中记录
线下签字等说明性文档（人天确认单）
收款完成后通过TW传输JDE生成凭证（待确认，猜测），凭证中记录业务流程号
手工在JDE中录入凭证信息，如需归档相关附件手工上传，有单据、文件名、文件位置信息
归档方案
JDE月结过账完成后进行凭证归档(过账且凭证已打印存储)
易稻壳按照公司、年度、期间创建好根目录，还是JDE存储文件时无根目录自行创建？JDE是否可将相关文件搬到易稻壳指定目录下并创建文件夹，需确认
JDE自身凭证
在根目录下按照凭证号/批号创建文件夹（文件夹名称为凭证号/批号），将打印的凭证信息及相关附件写入此文件夹（需技术确认可行性）
由TW传输生成的JDE凭证
在根目录下按照凭证号/批号+业务流程号创建文件夹(文件夹名称为凭证号/批号-业务流程号)，根据关联关系获取TW中的文件（发票、附件、回单等）如在生成凭证时可同步传输文件地址至JDE，则也可从JDE凭证附件中获取文件，将打印的凭证及相关文件写入此文件夹
添加文件夹时需增加文件夹属性,eg.凭证摘要信息、年度期间信息、单据类型信息等，便于后续查询，技术方式，具体实现方式待确认（增加TXT文件或者易稻壳本身支持？）
易稻壳
支持结构化搜索： 1、可通过凭证号、批号、流程号搜索对应文件 2、可通过凭证摘要信息查询对应文件 3、可通过发票号、文件名等信息查询对应文件 需确认可行性
支持结构化展现： 1、导出打印时可处理某一个文件 2、可按凭证号将文件夹内文件输出到一个PDF 3、可按月或按年打印导出文件 需确认可行性
传输是否全面检查
1、文件夹创建是否全部成功：汇总JDE凭证号/批号个数，汇总易稻壳中指定目录下的文件夹个数，检查是否一致 2、文件创建是否全部成功：汇总JDE凭证号/批号对应的文件个数，汇总易稻壳指定目录下文件个数，检查是否一致 3、每个凭证中文件创建是否全部成功：按JDE凭证号/批号汇总文件个数及具体文件名 4、如果传输不全面时如何再次重传？目前没有思路，待沟通
核对报表样例
