项目集相关方参与

这是一篇关于项目集相关方参与的思维导图，主要内容包括：概述，项目集相关方沟通，项目集相关方参与，项目集相关方参与规划，项目集相关方分析，项目集相关方识别。

项目集相关方参与

• 概述
  • 定义
    • 识别和分析相关方需求、管理期望和沟通，以促进相关方支持的绩效领域
  • 相关方组成
    • 能够影响项目、项目集或项目组合的决策、活动或结果的个人、小组或组织
    • 会受到、或自认为会受到项目、项目集或项目组合的决策、活动或结果影响的个人、小组或组织
  • 为什么是相关方参与而不是管理？
    • 与项目集资源不同，不是所有的相关方都可以直接管理，但他们的期望是可以管理的
    • 很多情况下，外部相关方的影响力比项目集经理、项目集团队，甚至项目集发起人都大
    • 鉴于平衡相关方的利益对现实项目集效益可能产生的影响，或者相关方利益存在内在冲突的性质，平衡这些利益非常重要
    • 当在组织结构上没有从属关系时，人们更倾向于抵制直接管理，因此大多数项目集管理关注的是相关方参与，而非相关方管理
  • 相关方参与的主要内容
    • 通常被表述为相关方与项目集领导及团队之间的直接和间接沟通
    • 相关方可以参与目标设定、质量分析审查或其他项目集活动
    • 目标谈判、对期望效益的协议、对资源的承诺，以及在整个项目集过程中的持续支持
  • 目的：获取并维持项目集相关方对项目集目标、效益和成果的认同
  • 模糊性和不确定性事项目集的共同特征，项目经理理解和管理广大相关方所需要的努力程度取决于环境的复杂性
  • 相关方映射是确保成功的期望管理和反过来向组织交付商业效益的关键步骤
  • 项目集经理的职责：对一只的相关方投入足够的时间和精力，以确保所有的观点都得到考虑和解决
  • 项目经理集与相关方的互动方式
    • 通过评估他们对项目集的态度和兴趣，以及他们对变更的接受程度，促进相关方参与
    • 在项目集活动中纳入相关方，针对他们的需求、兴趣、要求、期望和需要进行沟通，根据他们对变更的接受程度以及选定的组织变更管理策略的速度何博规模来进行沟通
    • 针对项目集背景以及对项目集关系的理解，监督相关方的反馈
    • 对项目集货在项目集组件的相关组织结构的背景下所需的培训计划提供支持
  • 对项目集经理的要求
    • 项目集经理应作为组织变革的拥护者，了解各相关方的冬季，后者可能尝试改变项目集的进程或者故意破坏项目集，从而组织项目集实现一项或多项预期效益或成果
    • 项目集经理需要弥合组织当前的状态与期望的未来之间的差距，为此，项目集经理应该了解当前状态，以及项目集及其效益将如何推动组织转变到未来的状态。因此，项目集经理应该熟悉组织变更管理
    • 能够利用轻有力的领导技巧为项目集团队制定明确的相关方参与目标，已解决项目集带来的变更问题
  • 相关方参与目标
    • 使相关方参与评估其对变更的接受程度
    • 规划变更
    • 提供项目集资源和支持变更
    • 促进或协商实现变更的方法
    • 获取和评估相关方对项目进展的反馈
• 项目集相关方识别
  • 目的：在相关方登记册中系统地识别所有重要相关方
  • 相关方登记册
    • 列出相关方，并进行相应分类，分类依据为他们与项目集的关系、他们对项目集成果的影响力、他们对项目集的支持程度，以及项目集经理认为可能影响相关方的认识和项目集成果的其他特征和属性
    • 相关方等级册的建立和维护应该是项目集团队成员已于参考，以便他们在报告、分配项目集交付成果以及进行沟通时使用
    • 相关方登记册可能包含政治和法律的敏感信息，应设置访问权限，确保其得到保护
      • 可分级管理，给团队看团队通讯录或团队人员清单，相关方登记册由项目集经理使用就可以了
    • 可使用头脑风暴技术识别相关方
  • 重要相关方包括
    • 项目集发起人
    • 项目集指导委员会
    • 项目组合经理、项目集经理、项目经理
    • 项目集团队成员
    • 出资组织
    • 执行组织
    • 项目集管理办公室
    • 客户及潜在客户
    • 供应商
    • 监管机构
    • 受影响的个人或组织
    • 其他群体
• 项目集相关方分析
  • 在相关方登记册中列入所有重要相关方后，项目集经理应对其进行分类并着手分析。分类将突出不同相关方的需求、期望或影响的差异
  • 相关方分析模型
    • 相关方示意图
      • 用于直观地表示所有相关方当前和期望的支持和影响之间的关系
      • 可示意图可使团队考虑相关方的兴趣、影响、参与度、相互依赖关系和支持水平，在如何及何时让相关方参与方面做出明智的决定
    • 权力/兴趣矩阵
      • 它根据相关方的权限级别（权力）和他们对项目集成果的关注度（兴趣）对相关方进行分组
        • 权力高、兴趣高-密切管理
        • 权力高、兴趣低-保持满意
        • 权力低、兴趣低-监督
        • 权力低、兴趣高-保持关注
• 项目集相关方参与规划
  • 规定了项目集相关方在整个项目集持续期间将如何参与
  • 通过考虑组织战略计划、项目集章程和项目集商业论证，分析相关方登记册和相关方示意图，从而了解项目集将要运行的环境
  • 应关注
    • 相关方对组织文化和变革的接受态度
    • 相关方对项目集及其发起人的态度
    • 适合相关方具体参与的相关阶段
    • 相关方对项目集效益交付的期望
    • 相关方对项目集效益的支持或反对程度
    • 相关方影响项目集成果的能力
  • 相关方参与计划
    • 是项目集相关方参与规划工作的成果
    • 该计划定义了衡量相关方参与活动的绩效指标
      • 这些衡量指标包括参加会议和其他沟通渠道的措施，主动或被动支持或反对的程度
      • 也可以努力去量化达成预定目标的有效性
• 项目集相关方参与
  • 项目集经理的职责
    • 确保所有的相关方都能充分、适当地参与其中
    • 识别相关方，映射他们的利益，并规划相关方参与
    • 应当经常参考和评估相关方登记册、相关方映射图和相关方的参与计划，并根据需要进行更新
  • 为了帮助相关方简历对项目效益交付的共同的高层级期望，项目集经理应向相关方提供项目集章程和商业论证中包含的适当信息，其中可附上执行概要，以总结风险、依赖关系和效益的细节
  • 相关方参与的主要测量指标：为实现项目集的目标和效益所做的积极贡献、相关方参与，以及与项目集团队的沟通频率或次数
    • 项目集经理应努力确保与相关方的所有交互都得到充分记录，包括会议邀请、出席人数、会议记录和行动事项
    • 项目集经理定期审查相关方测量指标，已确定由于相关方缺乏参与所造成的潜在风险
    • 通过对参与趋势进行分析，并进行根本原因分析，以确定和解决相关方那个不参与的问题
• 项目集相关方沟通
  • 沟通是项目及相关方参与的核心
  • 项目集经理应积极促进相关方参与，尤其关注那些权利和影响大的重要相关方
  • 某些相关方天生对项目集很好奇，并经常提出问题，应该捕捉这些问题并发布答案，使多个相关方从中获益
  • 要为制定决策的相关方提供足够多的信息，以便使他们能够在正确的时间做出正确的决策，推动项目集向前发展