第二章 会议旅游

这是一篇关于第二章 会议旅游的思维导图，主要内容包括：会议及会议旅游概述，会议旅游的策划，会议旅游的管理。会议旅游是人们由于会议的原因离开自己的长住地前往会议举办地的旅行和短暂逗留活动，以及这一活动引起的各种现象和关系的总和。

第二章 会议旅游

• 会议及会议旅游概述
  • 第一节、会议旅游概述
    • 一、会议的内涵 （一）概念：围绕特定目的开展的、以口头 交流为主要方式、组织有序的 群体性活动。 （二）类别 分类标准 类别 地域范围和影响力 国际、全国、地区、本地 会议本身性质 营利性和非营利性 举办者性质 协会、公司、政府、公会、政治团体宗教等组织 行业 医学、科学、教育、农业、环境
    • 国际会议的评定标准 根据ICCA（国际大会及会议协会 ）和UIA(国际协会联合会)的评定标准,轮流在各国举行的固定性会议，参加人数必须在50人以上。 营利性会议：行业培训会、营销高峰论坛、企业战 略研讨会等。 非盈利会议：政府工作会议、公司内部会议、协会会议等。
    • 知识链接：英文8种会议的表达方式 1．集会(Meeting)：含义最为广泛，是各种会议的总称。 2．大会(Assembly)：一个协会、俱乐部、组织或公司的正式全体集会。 3．会议(Conference)：多数的conference是以study为目的，通常包括告知或传达某些特别研究的发现并希望与会者有主动的贡献。 4．会议(Congress)：在某种专业、文化、宗教或其他领域方面的定期会议。Congress通常会有一特定主题(Subject)来讨论。而报告者及讨论者均为其领域的成员或相关的协作团体人士。 5．会议(Convention)：同一公司、社团、财团、政党等立法、社会、经济团体为其本身组织的特定目的，或为了提供某些特别情况的资讯及商讨政策，使与会者同意并建立共识而对其成员召开的会议。 6．会议(Colloquium)：以研讨为目的的非正式会议，通常是学术或研究方面的人针对有共同兴趣的主题来相互交换意见，所以视需要及方便而不定期举行。进行方式为由一位以上Speaker先就某一主题报告，再讨论问题。 7．演讲(Lecture)：教育性的演讲，通常仅由一位专家来报告，且报告后不一定接受观众的发问。 8．座谈(Panel discussion)：由一位Moderator来主持，一小群专家为座谈小组成员(Panelist)针对专门课题提出其观点再进行座谈。有时仅限panel自行讨论，有时也以开放形式和与会者相互讨论。
  • 二、会议旅游的内涵
    • （一）会议旅游的概念及发展现状 1、会议旅游的概念 会议旅游是人们由于会议的原因离开自己的长住地前往会议举办地的旅行和短暂逗留活动，以及这一活动引起的各种现象和关系的总和。 消费档次、费用远远高于普通观光。 随着社会的发展现在一个国家或者城市召开国际会议 的数量已经成为该国或城市发展水平的标志之一。
    • 2、会议旅游的发展现状 世界上国际会议旅游产业发达的国家多位于欧美等地。 二十世纪九十年代以来，世界最大的国际会议主办国——美国，长期占据这一市场的领先地位，其航空客运量的22.4％和饭店客人的33.8％均来自国际会议旅游。在法国巴黎，每年接待的国际会议有400多个，连续多年居世界各大国际性城市之首，这些国际会议每年给这个城市带来近40亿法郎的收入。 被称为亚洲会议产业“大哥大”的香港，每年举办的大型会议、展览活动都在1300项以上。 我国接待国际会议次数排序在世界上位于30多名，在亚太地区也位居前10名之后，这显然与我国现有的资源和条件极不相称。
    • （二）会议旅游的构成要素 主体---会议旅游者 客体---会议旅游资源 中介体---会议旅游业 1、会议旅游者——与吃住行、游购娱等活动相关 （1）会议旅游者组成 ① 与会者 会议的代表、参加会议者,是最主要的组成部分。 分为会员代表、一般代表和贵宾。  2.与会者的陪同人员 跟随和陪护会议代表参加会议并协助会议代表完成的与会事务的人员。如会议代表秘书、助理和保安人员。  3.会议附属活动的参与者 为扩大会议影响，配合会议的内容而举行的 活动,如新闻发布会、展览活动、商品交易和文 艺演出等。 前来参加这些活动的旅游者，如新闻发布会的 记者、参观者、进行交易活动的客商、文艺表演 人员。
      • （2）会议旅游者的目的
        • 工作目的 参加会议、采访报道会议、 商务活动。 求知目的 交流、体验特色技术、文化。 人际和声望目的 交友、获得尊重、追求个人或公司成就。
      • 客体--- 2、会议旅游资源 吸引会议旅游者前往会议举办地的各种因素的总和。 会议资源+旅游资源 1）会议资源 并非是固有的旅游资源。 会议是会议旅游产生的前提。 会议的吸引力是会议旅游者产生的原因。 会议因素的旅游吸引力取决于： 会议的性质、规模、等级和知名度 会议的特色 会议内容的效用 会议主办者和组织者的权威性 计划与会的知名人物
        • （2）举办地旅游资源 除了会议因素之外的会议举办地的各类旅游资源。 会议举办地的旅游资源不是会议旅游者产生的原因，处于从属地位，但能大大增强潜在 会议旅游者的旅游动机，促使其做出旅游的决定。
      • 中介体 3、会议旅游相关企业 （1）会议旅游特征企业 从事会议的策划、组织、协调、安排以及招徕和接待会议旅游者的专业公司。 主要有会议公司、会议中心、目的地管理公司。 是重要的会议旅游市场运作的主体。 （2）会议旅游服务企业 为会议旅游者提供服务，但会议旅游者不是其主要市场对象的企业。 （3）会议旅游管理机构和行业组织 专门负责会议旅游行政事务的政府职能部门。 会议局、旅游局下的会议旅游二级部门。 对各类的会议旅游企业的经营活动起着重要的支持作用。
    • （三） 会议旅游的类别及特点
      • 1、类别 （1）公司类会议旅游：一家企业或多家同行业、同类型及行业相关的企业的举办的会议旅游活动。 （2）协会类会议旅游：具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成的社团组织的会议旅游活动。
      • 2、特点 （1）公司类会议旅游 1）注重地理位置,对酒店类型和会议设施要求高 是否适合公司的业务和需要，时间、交通费用和便捷程度是主要因素。 比较倾向的酒店为：商务酒店和度假酒店。 2）旅游地点选择具有重复性 对会址的选择主要考虑设施条件、服务质量、交通便利程度。 如果上次会议的举办地和接待企业的服务令其满意，一般不考虑另换地点。 3）与会人数少，具有可预测性 公司类会议由会议举办者所掌握，往往带有指令性和强制性色彩，因此公司类会 议旅游者人数都能预测。 4）逗留时间较短 很多限制在1-2天之内，个别为3-5天。
        • （2）协会类会议旅游特点 1）形式多样，效益明显 主要有年度大会、地区性年会、专门会议、研讨会等多种形式。 2）旅游时间周期性强 协会会议旅游最为集中的是10月、9月、6月、5月和4月。 3）与会人数多，难以预测 协会类旅游者都是自愿参加，参加人数难以提前确定。 4）逗留时间相对较长 80%逗留3天以上，一般为3-5天或更长时间。 5）会议旅游者自主性强 协会类会议旅游者对是否出游有完全的选择权。 6）旅游地点选择变换性强 需要经常更换会议举办地以保持对会员的吸引力。 一般不会连续在同一地点举行。
  • 三、会议旅游的发展趋势 会议旅游活动向全球化发展 会议旅游业的国际竞争日趋激烈 会议旅游价格敏感度增高 与会者年轻化，女性与会者增多 会议旅游举办地逐渐转向中小城市 会议旅游与展览、奖励旅游相融合 会议旅游的技术含量日益增加 会议旅游业内部合作趋势加强 体验经济驱动跨界融合
• 会议旅游的策划
  • （一）策划程序
    • 1、信息的收集和分析 了解会议举办者、与会者、市场需求。 2、确定目标 在信息的基础上确定主要目标及次要的辅助目标。 3、开展项目策划 报纸、书刊、杂志，集思广益 4、反复论证形成行动方案并制定预算 分析可行性，将策划与安排的步骤和时间明确化 5、撰写企划书 简明、清晰的操作指南
  • （二）策划内容
    • 1、选择会议举办地 7点要求： （1）区位条件优越 （2）交通环境便利
    • 2、确定会议要素
      • （1）会议名称 时间/届次+地点+会议举办者+范围+与会者身份+会议功能 例如：第11届 上海市 市长 国际 企业家 咨询会议 北京2023年第十九届世界大城市首脑会议 （2）时间选定 3、选择会议酒店及设施（1）会议酒店 一般的会议都会选择会议、会展中心,饭店,大专院校的会议场所 其中，对于饭店的考察可以从以下几种类型出发:
    • 3、选择会议酒店及设施
      • （1）会议酒店 一般的会议都会选择会议、会展中心,饭店,大专院校的会议场所 其中，对于饭店的考察可以从以下几种类型出发: a、商务型酒店 b、度假型酒店 c、都 市 酒 店 d、机 场 酒 店
        • 商务型酒店：在地理位置、酒店设施、服务项目、价格等方面都以商务为出发点,处在比较繁华的地段，相关商务设施配备齐全，如网络宽带，传真机。 适用于公司类会议。
        • 度假型酒店---主要是为宾客旅游，休假，开会，疗养等提供食宿及娱活动的一种饭店类型，此类饭店一 般都建在风景优美的地方，客房舒适，拥有室内或露天宴会厅与面面积较大的会议厅，休闲娱乐设施全。 适用于奖励性质的会议。
        • 都市酒店---处于城市中心，交通便利，与购物休闲中心距离近；酒店内除有面积及风格不同的会议厅外，还设有餐厅、酒吧、宴会厅等休闲场所。特别适用于协会类旅游。
        • 机场酒店----是为适应大型国际机场过境游客(transitguest)的需要而设的，有普通酒店的综合服务设施。在机场离城市、商业中心远的城市，这类酒店之作用也就越大。适用于国际会议或者国内会议，如果会议只持续1-2天，它更是最佳选择之一。
      • （2）会议设施 会议厅的7种布局 标准会议桌 U型布局 小组布局 叠加排列 人字布局 传统教室布局 视听室布局
        • 标准会议厅---适用于政府型会议
        • U型布局---与会者可以获得阅读和书写的平面，还可以方便地看到主持者和视觉媒介,可以将资料快速发放到与会者手中。 适用于公司会议。
        • 叠加排列---根据到会者人数布置桌椅，方便其他与会者则进行观察和旁听 。 适合协会类会议及学术类会
        • 人字布局----适用于与会者人数较多（30人或 更多）需要借助视频设施的会议。 适合各类会议
        • 小组布局---可以增进与会者相互间的互动与交流。适用于一些大型协会。
        • 传统教室布局---适用于一些培训类议。
        • 视听室布局---整个要借助多媒体设备完成的会议。 适用于公司类会议及学术类会议
        • 音响系统 投影和屏幕 灯光 麦克风 桌面麦克风 ----供小组成员或主席台使用。 颈挂式麦克风----供发言人需要在会议室内来回走动使用。 固定麦克风 ----方便听众向主席台或发言人提问。 聚光灯 柔光灯 探照灯 聚光灯用于突出照明讲台、标志或特殊区域——奖励性质会议旅游、销售类会议旅 游服务中探照灯类似泛光灯，也是为特殊区域提供照明。
    • 3、选定社交服务——文娱活动，宴会活动、小型餐会(会议休息时的茶点会 ) 自助餐会：是目前国际上所通行的一种非正式的西式宴会，在大型的商务会议活动中尤为多见。 通常，它大多选择在主办单位所拥有的大型餐厅、露天花园之内进行。 宴 会：是正式的社交活动。一般安排在会议结束的当晚，时间一般以一个半小时为宜。 宴会（西餐）的菜肴包括：冷菜、汤、热菜。 鸡尾酒会：大多安排在会议开始之前或之后，在会议大厅外的空间。 是西方国家比较传统的一个社交节目。 举办的时间一般是下午5点到晚上7点。
    • 4、配套旅游产品 观光旅游产品（自然风光、名胜古迹、城市风光） 度假旅游产品（海滨、温泉、乡村） 专项旅游产品（文化、商务、工业、科考、户外拓展）
      • 总结——针对不同会议的社交及旅游产品 展示性质会议——参观与展品相关工艺、流程或特色示范区 加入宴会、自助餐等活动 专业会议 ——参观考察相关企业等 加入宴会、鸡尾酒会等活动 学术会议 ——考察当地与相关议题有关的区域 加入鸡尾酒会、自助餐等活动
    • 5、进行整体营销
      • 1）营销内容
        • 环境---会议地点的环境、旅游资源 服务---会议的规格、服务档次 内容---议题、会议出席者情况 交通---交通服务的项目和规格 旅游---观光项目及餐饮的安排 价格---会议及配套产品 营销要达到的目的 提升会议知名度 扩大会议品质认知度 创造会议品牌 提升会议品牌忠诚度
      • （2）会议前营销要考虑以下因素
        • 考虑的主要因素 特点 会议对象→会议受众 会议的受众就是与会人员，举办会议首先要考虑会 议受众的目标和意愿，以便通过会议来实现这些目标，并满足大多数会议受众的意愿。 会议宣传→明确主题 组织召开记者招待会或进行媒体宣传等，强调会议的主题和重要性，到达会议城市后的诸多好处等。 会议推广→材料邮寄 举办方案要考虑的问题包括：邮寄数量、邮寄对象、邮寄时间、邮寄规定、与会者的材料和信息、邮寄成本、邮寄反馈率、邮寄方式。 会议推广→会议广告 举办方往往要通过媒体和网页做一些广告宣传，应考虑是否聘请专业的广告代理，在何种媒体上做广告、广告的形式、初步预算、效果如何等。 会议公关→会议媒体 通过媒体进行公关活动不仅仅是要吸引与会者，而且还要在公众和与会者心中树立会议主办方和会议举办城市的形象。
      • （2）营销方式
        • 电子传播媒体 互联网、电视、广播 印刷传播媒体 户外传播媒体 海报、旗帜、灯箱广告、车体、气球 杂志、广告传单
• 会议旅游的管理
  • （一）、会前会议旅游活动及其管理
    • 1、活动内容 在会议旅游中，会前的会议旅游活动具体为： 会前的会议旅游活动 策划与宣传 了解会议基本信息 会址的考察及预订 预订酒店 预定交通 服务事宜 会议考察活动安排 宣传事宜的安排
    • 2、管理重点——落实情况
      • （1）服务事宜 落实细节：会前接待服务、会议室 两种途径：酒店 专业的会议策划人员完成
      • 会议室选定 首先，会议室与会议室之间要有一定的间隔距离，这样可以保证会议流畅有序，否则容易互相影响。 第二，会议室的设计风格要与分会主题不冲突。 第三，各会议室最好安装了固定的视听设备，这样可以减少现场安装和调试的时间和人力。 第四，如果与会者要参加多个会议，那么相临分会的会议室距离不能太远。
    • 2、会议考察事宜落实细节： 旅游事宜 会中考察事宜 是否与会议相关 两种途径：委托旅行社 与合作单位协商
  • （二）会中的会议旅游活动及其管理——管理重点：接待、服务
    • 1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。 欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌。 2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料。 会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 4、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人。 5、会议考察（旅游）：线路行程、用车、导游。 6、会议服务：开闭幕式、会议代表合影留念、为代表提供文秘 及相关服务。
  • （三）会终的会议旅游活动及其管理——管理重点：旅游服务
    • 1、会后参观、旅游考察活动 此为会议旅游活动的主要部分，此时参会人员成为特殊旅游团体，提供旅行团体的所有旅游服务。 2、返程票务、送客服务 ——旅游票务、旅游交通 3、会议纪念品定制分发 除有会议专门纪念品外，常常伴有旅游商品的赠送服务。 会议纪念品的物质载体即为旅游商品。