一图说明WBS，甘特图，项目计划

高效项目管理的三大核心工具：WBS、甘特图和项目计划！ 【项目计划】是项目运作的总蓝图，明确目标、时间表、预算和风险管理，指导团队实施 【WBS】通过任务分解确保可衡量性，遵循层级化原则将复杂工作拆解为可执行单元； 【甘特图】直观展示进度与依赖关系，需优化时间轴和资源分配以应对挑战。 三者结合形成完整管控体系，适用于研发及各类项目场景。

WBS/甘特图/项目计划

• WBS
  • WBS基础
    • 定义
      • 工作分解结构 (Work Breakdown Structure, WBS)
      • WBS是一种层次化的树状结构，将项目的主要可交付成果和项目工作细分为更小、更易于管理的部分。每个分支代表一个组成部分，直到达到最小可管理单位为止。
    • 分解说明
      • Work(工作）
        • 可以产生有形结果的工作任务
      • Breakdown（分解）
        • 分解是一种逐步细分和分类的树结构
      • Structure（结构）
        • 按照一定的模式组织各部分
      • WBS分解步骤
        • 项目→任务→工作→日常活动
    • 样例
      • 假设你有一棵大树，树干代表整个项目，树枝代表项目的大块工作，树叶代表具体的小任务。每一层都比上一层更详细，直到最下面的叶子是最小的任务，这些任务加起来就是整个项目。
  • 创建WBS（工作分解结构）的过程
    • 所属知识领域：范围管理
    • 所在过程组：规划过程组
    • 关键输入清单
      • 项目管理计划（范围管理计划）
      • 项目文件（范围说明书、需求文件）
      • 组织过程资产（模板、历史数据等）
      • 事业环境因素
    • 工具与技术
      • 专家判断
        • 利用专家的专业知识和经验，对项目中的复杂问题或关键环节进行分析和判断，为项目决策提供依据。
      • 分解
        • 将项目逐步细分和分类，按照一定的逻辑关系和层次结构进行划分，直到达到可管理和可操作的详细程度。常见的分解方法包括按项目的阶段分解、按产品的组成部分分解、按项目的功能分解等。
    • 输出
      • 范围基准
      • 项目文件更新(假设日志、需求文档)
  • WBS的作用
    • 确定项目范围
      • 明确和准确说明项目的范
      • 有助于清晰地定义和组织项目的全部工作，确保没有遗漏任何重要的部分。
    • 项目工作管理
      • 分配项目工作
        • 为各独立单元分派人员，规定这些人员的相应职责
      • 成本估算
        • 通过细分工作包，可以更准确地估计每个部分的成本。
    • 预估项目成本
      • 针对各独立单元，进行时间、费用和资源需求量的估算，以提高项目进度、成本和资源估算的准确性。
      • 为项目进度、成本、质量、安全和费用控制等奠定共同基础，从而有效把控项目进度。
      • 确定项目进度测量和控制的基准，明确工作内容及其顺序，以便更好地管理和推进项目。
    • 转换项目价值
      • 将项目工作与项目的财务账目联系起来，建立两者的关联。
      • 成本估算与监控
        • 成本估算 ：
          • 明确每个工作包或任务的成本估算，确定项目成本基准。
        • 成本监控 ：在项目执行过程中监控成本使用情况，确保项目在预算范围内进行。
      • 财务决策支持
        • 预算调整 ：
          • 为项目的财务决策提供依据，如评估是否需要追加资金或调整预算分配。
        • 资源分配 ：
          • 合理分配资源，优化项目成本结构。
      • 项目完成后分析
        • 成本核算 ：
          • 进行成本核算，确定项目实际成本。
        • 收益分析 ：
          • 分析项目收益，评估项目是否实现预期财务目标。
        • 经验总结 ：
          • 总结经验教训，为未来项目决策提供改进建议。
  • WBS分解原则
    • 100%原则
      • 100%覆盖项目的可交付物，每一层分解的子任务也要100%盖它的父级任务范围
      • “100%原则”是指每个任务或工作包的分解必须覆盖其父级的全部范围，要确保任务分解的完整性和全面性。
    • 元素互斥
      • WBS结构各个中元素是相互独立的子任务，它们之间不存在依赖关系。
    • 围绕产出
      • 在列举WBS工作包时，要按照期望的产出物计划，而不能只是规划行动事件
    • 工作包粒度
      • 可交付、可分配、责任到人
  • 分解方式
    • 按产品的物理结构分解
      • 这种分解方式是将产品按照其物理结构的不同部分进行分解，例如汽车产品可以分解为车身、发动机、底盘、电气系统等，从而确定每个物理部分对应的项目任务和工作内容。
    • 按产品或项目的功能分解
      • 即根据项目所要实现的功能模块或业务流程进行分解，例如软件开发项目可以按照功能模块如用户管理、订单管理、支付功能等进行分解。
    • 按实施过程分解
      • 按项目的实施阶段或流程进行分解，如项目可以分为需求分析、设计、开发、测试、部署、维护等阶段，每个阶段再进一步分解为具体任务。
    • 按项目的地域分布分解
      • 对于跨地区或跨国的项目，可以根据项目所涉及的地理区域进行分解，例如将房地产项目分解为不同地块或不同区域的建筑工作，以便于管理和协调。
    • 按项目的可交付成果或目标分解
      • 根据项目的目标或需要产生的可交付成果进行分解，例如将建设一座大桥的项目分解为基础工程、桥墩工程、桥面工程、附属设施工程等。又如软件产品分解为需求文档、设计文档、代码、测试报告等，每个可交付成果对应具体的工作任务。
    • 按部门分解
      • 按组织内的不同部门来分解项目工作，例如将项目分解为市场部门、研发部门、生产部门、销售部门等各自负责的任务。
    • 按职能分解
      • 按项目中不同的职能领域进行分解，如项目可以分解为技术职能、管理职能、财务职能、人力资源职能等，每个职能领域再进一步分解为具体任务。
    • 按业务流程分解
      • 按项目的业务流程或操作流程进行分解，例如将一个生产制造项目分解为原材料采购、生产计划、生产工艺、质量控制、产品包装等流程相关的任务。
    • 综合分解方式
      • 实际项目中，通常会采用多种分解方式的组合来构建WBS。例如，先按阶段分解项目，然后在每个阶段内再按功能或可交付成果进行分解等，以确保WBS能够全面、准确地涵盖项目的全部工作内容。
  • IT项目WBS分解具体步骤
    • 提出需求
      • 获取用户提出需求时的初始需求文件
    • 需求确认
      • 组织所有项目参与人员召开会议，讨论并确认需求，明确所有主要项目工作，并确定项目工作分解的方式。
    • 分解项目
      • 如果有现有的模板，应尽量利用。
    • Sitemap制作
      • 绘制WBS的层次结构图（如站点地图）
    • 制作详细WBS
      • 分配负责人员或组织单位将项目细分，详细到可以对该工作包进行估算（成本和历时）。安排进度，制定预算，分配责任人员或组织单位
    • WBS审查
      • 验证WBS中各个分解元素的准确性和合理性
    • WBS版本确认
      • 建立一个编号系统，用于标识和管理WBS的各个版本
    • WBS更新
      • 随着项目计划活动的执行，持续更新WBS
  • 项目工作的基础，明确谁做什么事
• 甘特图
  • 甘特图基础
    • 定义
      • Gantt Chart
      • 项目管理工具
        • 甘特图是一种条形图，用于展示项目的时间线，包括任务的开始和结束日期、持续时间以及任务之间的依赖关系，承担任务的人员分配。它以图形化的方式显示了项目的进度安排。
      • 显示项目进度
        • 甘特图帮助团队看清楚项目的时间安排，知道每个任务是什么时候做的，以及整个项目大概要多久完成。
      • 样例
        • 你有一个大的日程表，上面画了很多横条。每个横条代表一个任务，横条的长度表示这个任务需要多长时间来完成。横条的位置告诉你这个任务什么时候开始，什么时候结束。如果两个任务之间有连接线，那说明这两个任务是有先后顺序的，比如一个任务必须先完成，另一个才能开始。
      • 用途
        • 时间管理
          • 帮助团队成员了解任务何时开始和结束，以及整个项目的预期完成时间。
        • 资源分配
          • 通过查看哪些时间段的工作量较大，可以更好地规划资源。
          • 通过任务分配，可对未来人力和工作量进行有效估算，以应对项目变更
        • 进度跟踪
          • 项目执行过程中，可以通过更新甘特图来监控项目的实际进展与计划之间的差异。
    • 组成元素
      • 时间轴
        • 项目目开始日期
        • 项日结束日期
      • 任务条
        • 任务名称
        • 持续时间
      • 依赖关系
        • 任务先后顺序
        • 任务间的链接
      • 人员分配
  • 创建甘特图步骤
    • 确定项目范围
      • 列出所有任务
      • 定义任务间关系
    • 估算任务持续时间
      • 基于经验
      • 使用专家判断
    • 安排任务顺序
      • 确定依赖性
      • 优化任务流程
    • 分配资源
      • 人力资源
      • 物理资源
    • 绘制甘特图
      • 使用软件工具
        • Microsoft Project
        • Excel
        • MindMaster
        • 在线甘特图工具
      • 手动绘制
        • 纸笔
        • 白板
  • 甘特图的优化
    • 调整任务时间
      • 缩短关键路径
      • 平衡资源分配
    • 监控项目进度
      • 定期更新甘特图
      • 对比计划与实际
    • 沟背通与协作
      • 团队成员更新
      • 利益相关者报告
  • 甘特图的挑战与解决方案
    • 应对变化
      • 灵活调整计划
      • 管理变更请求
    • 处理复杂性
      • 分解复杂任务
      • 使用子甘特图
    • 技术限制
      • 选择合适工具
      • 培训团队成员
  • 项目的时间表，明确任务的里程碑
• 项目计划
  • 项目计划定义
    • Project Plan
    • 项目计划是一份全面且综合的文档，涵盖了项目的范围、时间表、预算、质量标准以及风险管理等各个关键要素。它作为指导项目实施的蓝图，为项目的顺利推进提供了清晰的方向和明确的框架，确保项目能够按时交付、符合质量要求并在预算范围内成功完成。
    • • 指导实施：为项目团队提供了一个详细的行动计划，包括如何执行、监控和控制项目。
      • 沟通工具：作为与利益相关者沟通的重要工具，确保所有相关人员都对项目的进展有共同的理解。
      • 变更管理：当项目发生变化时，项目计划需要相应地进行调整，以保持其相关性和有效性。
  • 主要用途
    • 指导实施
      • 项目计划为项目团队提供了一个详细的行动计划，涵盖了从项目启动到收尾的各个阶段。它明确了项目的关键任务、时间表和责任人，使团队成员清楚了解自己的职责和工作流程。通过项目计划，团队可以有效地执行项目任务，监控项目的进度，并在必要时采取纠正措施以确保项目按计划推进。
      • 关键要素
        • 任务执行：
          • 详细列出项目所需执行的各项任务，包括任务的先后顺序和依赖关系。
        • 监控机制：
          • 设定关键绩效指标（KPIs）和里程碑，用于定期检查项目进度和质量。
        • 控制措施：
          • 提供应对偏差的策略，如调整资源分配、优化流程或重新规划进度。
    • 沟通工具
      • 项目计划是项目团队与利益相关者之间沟通的重要桥梁。它确保所有相关人员对项目的范围、目标、进度和预期成果有一致的理解。通过定期更新和分享项目计划，可以增强团队协作，及时解决问题，并保持利益相关者对项目的信心和支持。
      • 关键要素
        • 信息共享：
          • 通过项目计划，向利益相关者传达项目的最新状态和进展情况。
        • 共同理解：
          • 确保所有参与者对项目的期望和目标保持一致，减少误解和冲突。
        • 决策支持：
          • 为管理层和关键决策者提供必要的信息，以便他们做出明智的决策。
    • 变更管理
      • 在项目的生命周期中，变化是不可避免的。项目计划需要灵活适应这些变化，以保持其相关性和有效性。通过变更管理，项目团队可以评估变更的影响，调整计划，并确保项目仍能按时、按质完成。
      • 关键要素
        • 变更识别：
          • 及时识别项目中的变更需求，如范围变更、时间调整或资源变动。
        • 影响分析：
          • 评估变更对项目进度、成本和质量的潜在影响。
        • 调整计划：
          • 根据变更的影响，修订项目计划，确保项目继续朝着目标前进。
    • 资源管理
      • 项目计划有助于合理分配和管理项目资源。它明确了项目所需的资源类型、数量和使用时间，从而优化资源利用，避免资源浪费或过度分配。
      • 关键要素
        • 资源分配：
          • 确定每个任务所需的资源，并合理分配给项目团队成员。
        • 资源优化：
          • 通过调整资源分配，提高资源使用效率，确保资源的可用性和及时性。
    • 决策支持
      • 项目计划为管理层和项目团队提供了决策支持。通过分析项目数据和进度，可以做出更准确的预测和决策，确保项目顺利进行。
      • 关键要素
        • 数据分析：
          • 收集和分析项目数据，提供决策依据。
        • 预测能力：
          • 基于项目计划和实际进展，预测未来趋势和潜在问题。
    • 风险管理
      • 项目计划还包括风险管理的内容，帮助识别潜在风险，并制定相应的应对策略。这有助于降低项目失败的可能性，提高项目成功的几率。
      • 关键要素
        • 风险识别：
          • 识别项目中可能出现的风险因素。
        • 风险应对：
          • 制定风险应对计划，包括风险规避、减轻、转移和接受策略。
  • 主要内容
    • 项目的目标
      • 明确要做什么
    • 项目预算
      • 明确需要多少钱
    • 任务分解（WBS）
      • 明确项目怎么做
      • 明确谁来做
    • 时间安排（甘特图）
      • 明确什么时候做
    • 质量要求
      • 明确项目所需达到的质量标准和规范
    • 风险管理
      • 明确出现问题怎么解决
  • 项目计划基本结构
    • 项目背景
      • 外部环境分析
      • 内部环境分析
      • 优势分析
      • 保证可行性
    • 项目概述
      • 项目名称
      • 完成日期
      • 业务需求 / 难题
      • 项目的工作任务
      • 项目消耗资源
    • 项目目标
      • 范围目标
      • 成本目标
      • 进度目标
      • 质量目标
    • 相关人员
      • 项目发起人
      • 项目经理
      • 项目小组成员
      • 客户代表
      • 采购负责人
      • 其他利益相关者
    • 项目计划书
      • 项目范围说明书
      • 关键的成功因素
      • 成本 / 效益分析
      • 项目成本估算
      • WBS工作分解结构
      • 质量计划
    • 风险情况
      • 进度风险
        • 详细 WBS 进度计划跟进
        • 阶段重新估算时间
      • 技术风险
        • 新技术学习
        • 安全性及可用性
      • 质量风险
        • 充分挖掘客户需求
        • 对关键内容阶段审查
      • 研发
  • 项目的总指挥，指挥项目的运作
• 汇总对比
  • 核心概念
    • WBS
      • 是对项目范围的分解，把项目分解成可管理工作单元，项目计划的基础，明确工作职责，提高效率，方便任务分配和监控，项目管理者和团队成员进行任务规划的工具。
    • 甘特图
      • 以图形方式展示项目进度，用条形图显示任务及时间跨度，进度监控重要工具，用于直观呈现项目进度，便于发现进度偏差并调整，项目团队成员和管理者用于进度监控的手段。
    • 项目计划
      • 是为实现项目目标制定的行动方案和时间表集合，涵盖多方面内容，贯穿项目始终，是项目团队开展工作的依据，核心文件，对项目整体进行规划和指导。
  • 表现形式
    • WBS
      • 树形结构，将项目分解为工作包，展示工作分解结构。
    • 甘特图
      • 图表形式，横轴时间、纵轴任务，直观展示任务进度。
    • 项目计划
      • 文档形式，包含项目背景、目标、范围等多方面信息。
  • 主要内容
    • WBS
      • 各工作单元的具体内容、负责人、时间要求、交付成果等。
    • 甘特图
      • 任务的开始时间、结束时间、持续时间、依赖关系。
    • 项目计划
      • 项目背景、目标、范围、进度安排、资源需求、风险管理、沟通计划等。
  • 功能
    • 项目计划
      • 提供整体指导和规划，协调资源，确保项目按计划进行。
    • WBS
      • 清晰界定项目工作范围，为任务分配和进度安排提供基础。
    • 甘特图
      • 直观呈现项目进度，便于发现进度偏差并调整。
  • 作用
    • WBS
      • 项目计划的基础，明确工作职责，提高效率，方便任务分配和监控。
    • 甘特图
      • 进度监控重要工具，用于调整任务时间安排，优化进度。
    • 项目计划
      • 核心文件，贯穿项目生命周期，为决策提供依据，指导和监控项目。
  • 制定时间
    • 项目计划
      • 通常在项目启动初期制定，随着项目进展可能会调整。
    • WBS
      • 在项目规划阶段制定，后续可根据实际情况细化。
    • 甘特图
      • 可在项目计划和 WBS 确定后制定，也可根据项目进展动态调整。
  • 更新频率
    • 项目计划
      • 根据项目重大变化或阶段节点进行更新。
    • WBS
      • 当项目范围、任务变更时更新。
    • 甘特图
      • 随着任务进度的变化频繁更新。
  • 关注重点
    • 项目计划
      • 整体项目的目标达成、资源分配、风险管控等。
    • WBS
      • 任务的分解和明确工作范围。
    • 甘特图
      • 任务的时间安排和进度跟踪。
  • 适用对象
    • 项目计划
      • 项目团队全员、项目相关方、管理层等。
    • WBS
      • 项目管理者、团队成员进行任务规划。
    • 甘特图
      • 项目团队成员、管理者用于进度监控。
  • 可衡量性
    • 项目计划
      • 通过设定明确的目标、指标和里程碑来衡量项目整体进展。
    • WBS
      • 通过完成各个工作单元的情况来衡量项目范围的覆盖程度。
    • 甘特图
      • 通过任务的完成百分比、时间进度与计划的对比来衡量进度。