常务秘书室办会导图

这是一张关于常务秘书室办会导图的思维导图，详细描述了筹办会议、会议现场管理以及会后工作的流程和注意事项。

常务秘书室办会导图

• 筹办会议
  • 提请市政府办公室主要负责领导、市政府分管办公室领导、市政府主要领导履行会议审批。
• 会议筹备
  • 一、议题征集
    • 1.市政府常务会议需履行常务会议议题审批，需要提报单位召开会议研究、征求相关部门意见、征求提报单位主要负责人意见、征求各位市政府领导意见、市司法局合法性审核、分管市政府领导意见。
    • 2.其他会议议题不需要履行审批手续，要求提报单位主要负责人、分管市政府领导把关。
    • 3.所有上会议题均需于会前两个工作日内定稿报常务秘书室，并由常务秘书室、市政府办公室分管领导、市政府办公室主要领导、市政府分管办公室领导审核把关。
  • 二、下达通知
    • 1.通过办公群下达会议通知以及会议纪律，并视会议安排提前提示汇报人合理控制发言时间。
    • 2.按照各部门负责同志参会情况制成参会名单、座次图，要求请假同志按要求提交请假单。
    • 3.通知市政府办公室综合一科、市政府督查室负责通知参会，市政府常务会议需通知市政府办公室各位副主任参会，中央、省委省政府举办的视频会议需通知市政府办公室政务公开办参会。
    • 4.每次会议需通知电网公司确保会场供电，如使用好信云视频会议，需通知联通公司派遣专业人员到会场保持网络供应，视会议情况邀请记者报道。
    • 5. 使用好信云视频需提前一个工作日在县（区）工作群、行政会吧下发会议通知、线上会议纪律，提前提醒参会部门指派专人服务线上会场。
  • 三、会前准备
    • 1.摆放参会人员名牌。
    • 2.摆放各位市政府领导会议用品，给市长准备表并对准与麦克时间，对表格类的材料扩印成A3，给市长准备会序、参会人员名单、请假报告，市政府常务会议需给市长准备合法性审核单，给所有的圆桌上领导准备笔盒，为市政府秘书长、市政府办公室主任准备纸质会序、参会人员名单，为主任准备全套纸质材料，视会议是否需要使用屏幕，为圆桌上领导和主任准备激光笔。
    • 3.会议材料如涉密，需要汇报部门双面印刷胶订提前一个工作日送常务秘书室。非涉密材料提前一个小时上传平板并下载。
    • 4.会前需提前一个小时测试手持麦克风、逐一测试圆桌上麦克是否正常，视频会议需测试圆桌上麦克视频反馈是否正常。如需使用投屏，需要求参会部门提前两个小时到会场测试投屏材料是否播放正常。
    • 5.会议前一个小时需检查空调温度，夏季确保空调保持16度最大风，春秋季确保空调25度最小风，冬季提前一个小时开窗通风。
    • 6.会前需提前一个小时给市长摆放主持词或讲话提纲。
    • 7.使用好信云视频会议应提前半个小时测试视频信号，参会部门、县（区）视频和音频质量，并调整参会人员视频位次。
    • 8.会前安排专人对参会人员进行签到，请参会人员将手机交入信号屏蔽柜，并提醒各位参会领导将手机对应放到柜中。要求各部门提前10分钟到达会场，按照指示落座。
    • 9.会前需以市政府主要领导进入会场时间为准，打铃提醒即将开会，如市长提前到达，引导市长进入休息室休息，如市长直接进入会场，则以会议实际开始时间打铃。
• 会议现场管理
  • 一、会中服务
    • 1.在发言人开始和结束发言时协助关闭麦克。
    • 2.引导下一议题发言人及时等候发言。
    • 3.提醒会务每30分钟加一次水，提醒会务进场调整空调温度。
    • 4.使用好信云视频会议，将下一议题线上参会人员列入线上等候室，并提醒可能发言的参会人员做好发言准备。
  • 二、维持会场纪律
    • 随时关注主会场、视频分会场纪律，出现异响、参会人员打瞌睡、交头接耳、玩手机、智能手表（手环）、视频分会场卡顿、麦克风电流音及时提醒、调试。
• 会后工作
  • 会后对会场服务工作做好复盘，并对出现问题做好备案。