一流工作者都在用的待办清单思维导图

这是一个关于一流工作者都在用的待办清单的思维导图，将待办清单相关的各类要点进行了全面且细致的梳理，结构清晰、逻辑连贯，便于读者快速获取关键信息。涵盖了待办清单使用过程中可能遇到的问题及根源分析，列举了十个最受欢迎的代办清单系统，详细介绍了如何打造完美的待办清单，包括具体的步骤和要点；还阐述了如何维持一个有效运作的代办清单系统，以及如何将日程表融入代办清单中。此外，模板还探讨了让代办清单有效的决定性思维，帮助读者从理念层面更好地理解和运用待办清单。无论是初入职场的新人，想要快速适应工作节奏，合理安排任务；还是经验丰富的职场达人，希望进一步优化自己的工作流程，确保各项任务按时高质量完成，这张思维导图都能提供极具价值的参考。同时，对于学生群体、自由职业者等需要合理规划日常事务的人群，也具有很高的实用性。借助万兴脑图强大的可视化呈现能力，这张一流工作者都在用的待办清单思维导图将复杂的待办清单管理知识和技巧以直观易懂的方式展示，助力读者轻松掌握高效工作的方法，提升生活和工作的质量与效率。强烈推荐使用。

一流工作者都在用的待办清单

• 问题
  • 41%待办事项没有完成
• 根源
  • 任务管理系统有问题
  • 最常见无法完成清单的8个原因
    • 1.误解清单-目标
      • 突出重要事情，把你注意力集中在正确的工作上，是确保你完成正确的事情的工具，并且防止你被比较不紧急的事情干扰。
    • 2.忽略截止日期
      • 设定截止日期激励我们采取行动，完成任务。
    • 3.清单太长时间
      • 把所有事情都列在清单上。没有进行分类，并根据情境、优先顺序、紧迫性列入不同清单中，然后被当做每天用来提醒需要做什么事的工具。随着新任务的加入越来越长。这是一种很糟糕的任务管理方式。
    • 4.太便宜了
      • 清单上花3分钟能完成的事项被列在需要花三周才能完成事项旁边。优先顺序高的任务却被排在优先顺序低的任务旁边，被无限期放置，还可能发现许多不相关的事项。更容易分心，破坏管理时间的能力。
      • 当我们有越多选择，就会导致我们在选择之间做决定的能力越弱，也会使我们的焦虑越多。
    • 5.你给自己太多选择了
      • 选择有存量，当我们要做决定时，这个存量会在一天中很快被用完。所有简单复杂的决定都需要付出代价，就是决策疲劳。清单选择太多，会恶化这个问题。
    • 6.没有为每项任务加上情境
      • 会变成记录越来越多，没有解决问题的单子
    • 7.任务定义过于广泛
      • 实际是由许多任务组成的，定一个狭义的任务。当专案没有被拆解成各个部分时专案会伪装成任务，这么一来，你会因为每个代办事项都不确定，很难判断专案何时完成。
    • 8.你的任务没有与特定目标连结
      • 我们的目标会激励我们采取行动，导致我们会把不重要的写在待办清单上。你必须把代办清单中的每项任务跟特定的目标连结起来，了解每个事项必须完成的原因。
• 十个最受欢迎的代办清单系统
  • 你可以从不同的系统中整合你最喜爱的功能，打造一个适合你的系统。
  • 1.大量、全包式清单
    • 这种虽然有好多缺点，但是是你打造一个有效清单迈出的重要一步。只是缺少对他们重要性、优先顺序、情境以及其他要素来进行管理。 这样的清单。很容易让你把简单的、优先级第一的任务排在前面，因为这些任务只需花很少时间就能完成，价值高的事情并没有被解决。这种方式受欢迎，是因为人们在任务管理方面缺乏训练。
  • 2.任务+开始时间+截止时间
  • 3总工作清单+每日工作清单
    • 总清单不写顺序，只把想到了写上。每日清单是安排今日要做的。你永远完成不了你的总清单
    • 每天晚上查看你总清单，移到第二天工作清单。宝贵的时间可能浪费到不重要的事情上。
  • 3.3+2策略
    • 三项大型任务加两项小型任务
    • 大事项1~2小时，小事项30分钟。限制了你代办清单数量。优点为每项任务分配时间。不会选择困难。没有提高每个代办事项的情境。没提到每项任务的来源。他们从哪来说会被确定？是从工作清单中挑出来，还是每天激情想出来？还缺乏弹性
  • 4.1-3-5法则
    • 上一个法则的延伸版。你可以选择一项大型任务，三项中型任务以及五项小型任务在一天当中完成。优点重点突出。缺点，缺乏情境。没有提到每天选择九项任务的总清单。这种方法不能让你使用批次处理工作清单。
  • 5.专案型系统
    • 这种系统必须根据专案与其相关任务分类管理的待办事项。你会有多个清单，每个专案一个清单。任务属性的情境是这个系统与生俱来的。点是能全面概览你进行的多项专案。缺点关于你。如何分配你的一天，他没有提到太多的架构。
  • 6.3-MIT方法
    • 选择三个最优先的任务
      • 具备明确规则和更少选择的结构化系统可能对你更有帮助
  • 8.看板方法
    • 可视化，便利贴移动到待办清单、执行、完成三个地方，让你一眼看到现在正在做的事，已经完成的和需要做的事。方便排列。可以用几个颜色的便利贴分类，分优先级
  • 9.矩阵系统
    • 四象限
  • 10.搞定事情
    • 写总清单，分类各自的清单中，每周回顾一次。有很多事情与目标无关，没有筛选。聚焦下一步行动而不是专案，没有将任务高价值与低价值典型区分。
• 如何打造完美的待办清单？
  • 步骤一,区隔当前任务与未来任务
    • 当前清单-这个清单上的带班任务必须在每天结束之前完成。
      • 把注意力放在今天，一天的体验激励、鼓舞的感觉。
    • 未来清单-未来某个时刻需要你关注的所有事项。工作期间不会使用这个清单。每天结束时才参考，他已建立隔一天的代办清单。
  • 步骤二，根据预期成果定义任务
    • 做某件事情唯一的原因是做了这件事是否能让你距离现某个特定目标越来越近。
    • 完成你的每日待办清单最简单的方法是为每个事项赋予一个原因。把原因写在旁边。在任务旁边写下这个目标或期望的结果，如果你知道为什么要这么做，你就更有可能完成这件事。把进行任务的理由留在脑海里是不够的，必须写下来。这样才能把理由具体化。写下来会比在脑海里游荡更真实。你会发现当你把任务与具体结果结合时，你会更觉得有必要完成他们。
  • 步骤三，把专案拆解成多项单独的任务
    • 完成任何专案的唯一方法是将专案拆解成几个小部分。许多待办事项一天结束时还未完成，因为他们是专案而非事项。他们的范围太大了，让人吃不消，导致我们拖延。如果我们不愿意投入时间把专案分拆成更小，更容易管理的事项，拖延会日复一日的上演。
      • 这个我深有感触，我但凡开始行动，我给自己把这件事拆解成几个步骤，一步一步的去完成，这样我去做的时候就没有那么高的起点。按照我的步骤来完成，效率很高，而且我很专注，我觉得没有那么难也很快。
    • 重点是要区分专案与事项，保持你的清单限于可执行的任务，而不是专案。
  • 步骤四，为每项任务设定截止日期。
    • 截止日期不是不能更改的。它可以根据任务的优先顺序，紧迫性而进行改变。
    • 日期也不需要，一定很精确。8月中，不用一定写8月14日。
    • 技巧
      • 1.确保每个截止日期都是能够实现的
      • 2.为每个截止日期提出一个理由。协商理由，而不是随意定的。这样动力就会更大，更有紧迫性。
      • 3.给自己更少的时间。帕金森定律:当你有多少时间可以完成工作，你就会延伸你的工作来填满可用的时间。
  • 步骤五，把当前任务数量限制在七项
    • 这七项里面应该是至少需要15分钟才能完成的。
    • 2分钟就处理好的。叫微型任务。建议使用批次处理清单。这类任务不应该出现在你的七项任务清单中。
  • 步骤六，依据专案、类型或地点来管理任务
    • 为这三个分别建立独立的清单
  • 步骤七，删去清单上不必要的任务
  • 步骤八，估计完成每项任务的时间
    • 帕金森定律
  • 步骤九，主动式动词引导每项任务
    • 动词摆在你的代办事项前，你就会愿意。去做这些事情。正确的动词会激励你执行。
  • 步骤十，留意哪些任务需要其他资源的投入？
• 如何维持一个有效运作的代办清单系统？
  • 1.把微型任务列在批次处理清单
    • 批次处理清单的目的是把所有微型任务整理在一起。微型任务是10分钟以内可以完成的事项，这种做法是为了将他们整批放在一起，然后在一段时间内处理他们。你每天零零散散处理他们时他们可能会成为让你分心的事。打断你的工作流程，破坏你的动力，扼杀你的创造力。
  • 2.对挫败感保持警觉
    • 家务批次处理，邮件批次处理。
  • 3.根据情境定义你的代办清单
  • 4.进行每周回顾
    • 有机会评估、排序、调整
    • 把脑海里的任务写到清单里，文件归类整理，留意重要的任务
    • 建立下周每日待办清单
  • 5.更新你的目标清单
    • 把任务与目标连结起来
    • 每月进行回顾，重新评估目标
  • 6.避免陷入方法论的困境中
    • 你的的待办清单系统是用来支援你的，不能让他拖延你的生产力。发现更好的方法要及时调整，没有完美的方法。基本要素对就行。找到了最适合自己的方法。
  • 7.建立且遵循适合你的系统
  • 8.持之以恒
• 如何将你的日程表融入代办清单中？
  • 日程表说明了你可用的时间
  • 方法
    • 第一，在每天结束审时，查看隔天的日程表。确定你何时要开会，参加电话会议或者其他占用你的时间。
    • 第二，预估你能够分配多少时间来处理待办事项。
    • 第三，建立隔天的待办清单，你应该清楚的了解每一项任务会需要花费多少时间来完成？
    • 第四，把你的一天当成一连串的30分钟时间段。一个小时会议需要两个时间段，两个小时电话会议需要四个时间段。把这些时间从你的日程表上排除。
    • 第五，还没被排除的时间段，安排时间处理你的待办事项。
• 何为完成清单？你应该建立一个完成清单吗？
• 让代办清单有效的决定性思维
  • 你的代办清单应该是用来补足你的工作流程的。符合你做事的方式。应该是对你有用的方式。你的任务清单目标包含总任务清单和每日清单。并不是确保你完成的所有事。是确保你把有限的时间、注意力，集中在重要的事上
  • 代办清单最大的优点是能把你脑海里所有事情拿出来写在纸上，或者是软体上。可以让你根据情境，日期，地点等进行分类。把重要的工作摆在前面。次要的事项没有被遗忘。