时间管理工具

主要的几种时间管理工具，可以帮助规划时间管理，包括：四象限法、甘特图、GTD、番茄工作法。其中四象限法与甘特图法应用更为普遍。

时间管理

• 四象限法
  • 含义
    • 把事情按照紧急程度、重要程度进行划分，并依此进行事情的处理。
  • 四象限划分
    • 1、重要且紧急
      • 此类事情具有时间的紧迫性和影响的重要性，无法回避也不能拖延，必须首先解决。如应对客户、重大项目谈判等
    • 2、紧急但不重要
      • 此象限具有很大的欺骗性，认为紧急的事情显的很重要，如无谓的电话、麻将三缺一等
    • 3、既不重要也不紧急
      • 此象限大多数hi琐碎杂事，如看电视、阅读小说、聊天
    • 4、重要但不紧急
      • 此类事情不具有时间上的紧迫性，但却有重大影响，如个人知识/素质的提升
  • 策略
    • 四象限关系
      • 1、优先解决第一象限
      • 2、区分第一、二象限
      • 3、投资第四象限
      • 4、放弃第三象限
    • 处理方式
      • 1、马上做
        • 如果你总是有紧急且又重要的事情，说明你在时间管理上出现了问题，须设法减少它
      • 2、计划做
        • 尽可能的把时间华仔重要但不紧急（第四象限）的事情上，这样才能减少第一象限的工作量
      • 3、授权做
        • 对于紧急但不重要的事情，应学会授权，让别人去做
      • 4、减少做
        • 不中国要也不紧急的事情尽量少做
  • 图示
• 甘特图
  • 含义
    • 以图示的方式，通过活动列表和时间刻度表示出任何特定项目的活动顺序和持续时间
  • 方法
    • 1、横轴表示时间
    • 2、纵轴表示项目
    • 3、线条表示整个期间内计划和实际活动完成情况
  • 图示
• GTD
  • 把需要的事情处理好
    • 收集
      • 收集所有值得你注意的事项和事务
        • 把任何需要跟踪或者记住或者做的事情记在“inbox”里（inbox可以是纸张、邮件、app等），每星期所有的inbox都应该被至少清空一次
          • 注意：强调地是无遗漏的全面收集；而不仅仅是把“准备做的事”记入，而是记入一切待处理的信息
    • 整理
      • 弄清楚它的含义和内容
        • 处理inbox
          • 针对第一步在inbox中收集好的清单中事项，决定处理该事项的时间、地点、具体执行人、后续事项、截止时间、工具等细节内容
            • 两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做
    • 组织
      • 归类、处理
        • 主要包括项目计划、时间安排及日程、等待反馈
    • 参与
      • 简单地做
    • 回顾
      • 定期回顾总结，确保所有的项目和行动都能按时完成
• 番茄工作法
  • 含义
    • 将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事情；直到番茄始终想起，短暂休息5分钟，然后开始下一个番茄。
  • 原则
    • 1、一个番茄时间不可分割，不存在半个的番茄时间
    • 2、一个番茄时间内如果做与任务无关的事情，则番茄时间作废
    • 3、永远不要在非工作时间内使用“番茄工作法”
    • 4、不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较
    • 5、番茄数量不可能决定任务最终的成败
    • 6、必须有一份适合自己的作息时间表
  • 流程
    • 1、规划当天任务数量，并逐项列出
    • 2、设定番茄闹钟，时间为25分钟
    • 3、开始第一项任务，知道闹钟响起
    • 4、停止工作，并在列表中该项任务后画X
    • 5、休息3-5min
    • 6、开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到任务完成，并在列表中将该任务划掉
    • 7、每4个番茄时钟，休息25分钟
  • 注意
    • 1、番茄时钟期间，其他事情打扰，如非得马上去做，则停止此阶段番茄时钟（宣告作废）
    • 2、番茄时钟期间，其他事情打扰，如不是非得马上去做，则可在列表中该项任务后标记一个逗号（表示打扰），并将此事记在另一个列表里，继续完成此番茄时钟
• 其他
  • 1、计划清单表格
    • 将当天希望做的事情全部列举，之后利用二八原则进行优化删减
  • 2、新四象限法
    • 与四象限法类似，将内容替换并按顺序处理：执行计划>随机之事>制定计划>发呆
  • 3、打卡记录表格
    • 制定目标，完成的打“√”，未完成打“X”
  • 4、九宫格日记表
    • 将每天分为8个板块，根据自己的计划和目标进行书写和标记，如愿望、人际、工作、创意等
  • 5、吞“青蛙”日记表
    • 从计划清单里确定三只当天的“青蛙”，无论如何都要完成它
  • 6、34枚金币时间管理法
    • 将一天清醒的17H以每0.5H为单位（共34份），以不同的颜色加以标记
      • 黄色：高效工作时间
      • 橙色：强迫工作时间
      • 绿色：休息时间
      • 蓝色：尽情娱乐时间
      • 红色：拖延时间
• 四象限法与甘特图法应用更为普遍