导图社区 如何提高会议效率
这是一篇关于如何提高会议效率的思维导图,展开会议时坚持:议必决、决必行、行必果。会议的关键点一定是解决问题,不管大会小会,会议一定要有主持人,主持人想尽一切办法让会议有一个结果。
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如何 提高 会议 效率
基本要求
原则
议必决、决必行、行必果。
目的
提升沟通和协作效率
团队交换信息、现场沟通协调,推动工作
通过跟进、细化,发现问题,改进工作,推动月度、年度目标实现
集体探讨某个方案,并就解决方案达成共识。
议程
上周行动、计划目标的完成情况;
过程中好的方面及存在的问题需改进的地方;
本周新的行动计划和目标、责任人;
结果
会议要有结果,会上制定的行动计划如何落实、目标和评价标准是什么?
责任人是谁?完成日期是何时?资源保障是什么?
谁来检查?怎么奖惩最后的结果?
会议的关键点
一定是解决问题!
而绝对不是讨论问题!
开始和结束时间
发言的时间和顺序
达成共识的时间
行动方案确认的时间
建议列问题清单
控场能力强的主持人
不管大会小会,大事小事都要有主持人
那谁是主持人?
一般来说是解决问题的负责人
按照既定的模版和话术轮流主持
想尽一切办法让这个会议有结果
控场与沟通技巧
个人充分做好相关资料收集,了解各参会人员实际情况
认真听参会人员发言,提炼发言结构和关键词
与发言人简要沟通互动,总结复述发言人的观点
每次会议要强目的性
因为要解决问题,所以不谈个人观点;
更不能谈问题,就是谈问题解决方案,以及方案的优缺点
针对不同的议题和会议,可以用六鼎思考帽去分析
策略
提高会议成果
解决问题、提供决策结果
失效模式分析
会议众多
会议时间长
没有达到最终结果/目的
降低会议成本
减少会议次数、减少会议时间、减少非关键参会人员需求
效率改善方案
会议召开的原因确认
定义会议需求的层别,识别哪些会议是必须的,筛选出非必要需求
会议前准备
标准化会议模板
定义会议核心内容
定义会议议程,待解决什么问题,明确会议边界
会议时间
紧急性
时间短
范围小
重要性
时间长
范围大
定义会议整体输出要求
识别并确定会议关系人
大会定小事,小会定大事
强相关人
监督人
责任人
弱相关人
知情人
会议场地的确认
场地大小
参会人数/层次
场地设施
会议需求
会议资料的收集/与释放
Why参加
How解决
Who处理
待沟通问题
决策需求
会议先期内容的消化与理解
重点问题提前沟通
会议中控制
主持人的控场能力
时间控制
长短
内容纠偏
主旨/目的
参会者的积极响应
决策
独裁式(一人拍板)
多人投票
会议后的输出
会议输出的时间
会议输出的内容
记录的标准化
失效原因分析
1
沟通的渠道单一化,绝大部分时间/问题都需要应用会议进行沟通解决
2
主持人:准备不充分
会议主题
会议议程
会议关系人识别
会议内容约束边界
会前释放资料的收集/释放
问题初步沟通
会议主方向的定格不足
参会者:准备不充分
未提前了解待沟通问题,会议成为问题说明会
3
决策方法不足
没有决策流程/方法/技术
决策人不足/过多
需要拍板的人没在场
不需要拍板的人过多提供决策