管理者必备的七个管理工具

管理者必备的七个管理工具：SWOT分析法、PDCA循环规则、6W2H法、SMART原则、时间管理四象限、WBS任务分解法、二八原则。

管理者必备的七个管理工具

• SWOT分析法
  • 帮你清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势和劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义
  • SWOT
    • Strengths：优势
    • Weaknesses：劣势
    • 内部视角（自己）
    • Opportunities：机会
    • Threats：威胁
    • 外部视角（环境）
  • 好处
    • 认清自己的能力、资源长短优劣状况
    • 认清环境、趋势的利弊与危机
    • 防范可能存在的潜在风险与威胁
• PDCA循环规则
  • 每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生
  • PDCA
    • Plan：制定目标与计划
      • 计划管理阶段，有收集资料、找出问题、找出主要问题、制定计划措施四个步骤。
      • 计划着重说明目的、措施、执行部门、何时执行及何时完成等
    • Do：任务展开，组织实施
      • 有一个步骤，即按计划下达任务，按要求实施
    • Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查
      • 有一个步骤，及检查结果，找出成功经验和失败的教训
    • Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划
      • 有两个步骤，即巩固措施，制定标准，形成规章制度，找出遗留问题，转入下一个循环
  • 好处
    • 每一项工作，都是一个pdca循环，一个闭环，有始有终
    • 并且进入下一循环，在日积月累的精进与改善中，实现本质的飞跃
    • 人生就是一个螺旋上升的PDCA循环
• 6W2H法
  • 做任何工作都应该从6w2H来思考，这有助于我们的思想的条理化，杜绝盲目性，我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间
  • 6W2H
    • What：工作的内容和达成的目标是什么？
    • Why：做这项工作的原因是什么？可不可以不做？有没有替代方案？
    • Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人
    • When：在什么时间、什么时间段进行工作？什么时机最适宜？
    • Where：工作发生的地点
    • Which：哪一种方法或途径
    • How：用什么方法进行？怎么做？如何提高效率？如何实施？方法是什么？
    • How much
      • 需要多少成本？做到什么程度？数量如何？质量如何？要花多少时间或资源？
  • 好处
    • 有助于思路条理化，杜绝盲目性
• SMART原则
  • 人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现
  • SMART
    • Specific 具体的
      • 例如：绩效考核或者目标要切中特定的工作指标，不能笼统
    • Measurable 可测量的
      • 例如：绩效指标或目标计划是数量化或者行为化的
      • 验证这些指标的数据或者信息是可以获得的
    • Attainable 可达到的
      • 绩效指标或者目标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标
    • Relevant 相关的
      • 实实在在的，可以证明和观察的
      • 专注于相关领域，无关领域砍掉
    • Time based 有时限的
      • 注重完成指标的特定期限
  • 好处
    • 让目标、计划清晰化
• 时间管理四象限
  • 在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序。对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处于被动之中
  • 四个象限
    • A、重要且紧急
      • 紧急状况、迫切的问题、限期完成的工作、你不做其他人也不能做
        • 第一优先
    • B、重要不紧急
      • 准备工作、预防措施、价值观的澄清、计划、人际关系的建立、真正的再创造、增进自己的能力
        • 如果短期不做就会变成A
    • C、紧急不重要
      • 造成干扰的事、电话、信件、报告、会议、许多迫在眉睫的急事、符合别人期望的事
        • 授权别人做
    • D、不重要不紧急
      • 忙碌琐碎的事、广告函件、电话、逃避性活动、等待时间
        • 学会合理拒绝、懂得专注于聚焦
    • 优先顺序=重要性*紧迫性
  • 好处
    • 永远重要的事情第一
    • 做事顺序：A>B>C>D
    • 分清事情的轻重缓急
• WBS任务分解法
  • 将任务分解成较小的、更易于管理的组件的过程
  • WBS分解
    • 目标--任务--工作--活动
  • WBS分解的原则
    • 将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；
    • 每个任务原则上要求分解到不能再细分为止
  • WBS分解的方法
    • 至上而下与至下而上的充分沟通
    • 一对一个别交流
    • 小组讨论
  • WBS分解的标准
    • 分解后的活动结构清晰
    • 逻辑上形成有一个大的活动
    • 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点
    • 所有活动全部定义清楚
  • 好处
    • 将任务分解到足够细的时候，才会心理有数
• 二八原则
  • 要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上
  • 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上
  • 二八
    • 总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的
  • 好处
    • 确定重要的少数与琐碎的多数
    • 资源、关注点聚焦在重要的少数上