档案管理

关于档案管理的思维导图。包含了档案设施建设：档案室硬件建设、档案管理软件配置等内容，需要的可以收藏。

星沙万象汇档案管理

• 档案设施建设
  • 档案室硬件建设
    • 大小满足项目档案需求
      • 子主题
      • 子主题
    • 设施配置齐全
      • 温湿度监测设备
        • 每周记录一次，纸质记录表格
          • 合肥学习，设备待采购
            • 责任部门：人事行政部
      • 灭火器材
        • 按时检查，有检查记录
          • 责任部门：物业安保部
      • 去湿机
        • 已采购
      • 遮光窗帘
        • 没有开放式窗户，无需增加
      • 防盗门
        • 暂不更换
          • 暂不更换
  • 档案管理软件配置
    • 人事行政部
      • 人事行政部负责公司整体档案管理，档案管理占公司业绩合同权重10%
        • 兼职档案员业绩合同档案管理权重不少于10%
        • 年度内不超过1个月岗位空缺
      • 负责制定公司全年档案存档计划，并监督执行
      • 组织各部门兼职档案管理员培训，全年课时不少于2小时
      • 负责公司档案室全面管理及档案利用工作
        • 子主题
      • 配合大区开展档案工作，按要求及时、完整、准确的填报回复各项材料和工作要求
    • 各部门
      • 设置兼职档案管理员，全年空岗不少于1个月
      • 按照公司存档计划，按时、按质、规范完成存档工作
      • 部门业绩合同和各兼职档案管理员业绩合同中档案管理权重不少于10%
      • 按时参加公司组织的档案培训
• 年度存档计划
  • • 3月份列上一年度归档清单
      • 部门档案管理员汇总存档清单
        • 按照清单反查档案有无缺失
      • 部门负责人确认签字
      • 项目档案管理员汇总、形成年度归档总表，店总签字
      • 提交大区
    • 6月30日完成上一年度全部归档工作
      • 5月30日前各部门按照归档清单完成上一年度档案整理
      • 6月1日-6月15日项目档案管理员对各部门提交档案进行检查
      • 6月30日前入库存档
    • 7月-12月整理当年档案
    • 迎接总部及大区档案检查
      • 大区档案检查排名靠中
• 档案整理
  • 租户档案
    • 在营租户
      • 各部门自行保管
    • 退租租户
      • 退租三个月整理完成提交项目档案管理员
      • 根据租户档案清单要求，一户一档
      • 按照行成时间顺序，装订成册
        • 子主题
      • 涉及部门：物业、招商、营运
  • 合同档案
    • 合同原件+合同审批单
    • 涉及部门：所有
  • 招采档案
    • 招采完成3个月
    • 线上招采的不需要存档，系统自动归集
    • 暂无线下招采，21年无需存招采档案
  • 文书档案
    • 通知、函件、会议纪要、公告、通告等
    • 存盖章原件（建议盖章时多盖一张）
    • 每个月提交部门档案管理员
    • 半年度汇总项目档案管理员
    • 涉及部门：所有
  • 声像档案
    • 重要意义的照片、视频、音频
    • 行成当月即提交项目档案管理员
  • 实物档案
    • 荣誉证书、重要纪念品、宣传品、印章
    • 行成即提交项目档案管理员及时存档
  • 财务档案
    • 按照财务存档要求存档
    • 财务档案分开检查
  • 物业档案
    • 存档规则：华润万象生活物业档案管理