如何高效开会

这是一篇关于如何高效开会的思维导图，系统地论述了高效会议所要的准备工作，会议地点挑选、环境设计、礼仪须知、接待艺术、议事艺术、改进艺术、帮助群体沟通等多个层面的问题，有很强的针对性和操作性，对企业提高会议效率有很好的借鉴作用，希望本书的出版会推动中国转型期的企业更有效地运转，转变企业领导时间管理的观念。

如何高效开会

• 为什么要开会
  • 简化工作
    • 通过会议减少步骤，布置有价值的工作
  • 群策群力
    • 组织有技术和有能力的人在一起工作，引导出最佳方案
  • 专注目标
    • 确保团队时间、精力放在价值贡献最大的任务上
  • 持续改善
    • 团队的持续改进，最终形成质变的效果
• 会前必须有准备
  • 4W原则
    • 何事What
      • 会前将会议主题与主要内容告知参会人，参会人提前做好准备与材料，不能进了会议室才思考
    • 何人Who
      • 明确参会人员、会议主持人
    • 何时When
      • 明确会议时间
    • 何地Where
      • 明确会议地点及形式
  • 永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本。没有准备的会议等于一场集体谋杀
• 会议必须有规则
  • 必须守时
    • 设定时间，准时开始，准时结束，尊重别人时间
  • 有明确的的会议主题
    • 没有主题和流程的会议，好比让大家来喝茶聊天
  • 有议程和主持人
    • 会议前明确清楚会议议程，参会人员可以了解会议目的，时间，内容，使其有充分的时间准备。主持人对每一项议题讨论控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空，主持人有权利打断那些偏离会议主题的冗长发言
  • 每个议题定个大致时间限制
    • 一个议题不能讨论过久，如果不能得出结论，可暂放，避免影响其他议题
  • 罗伯特议事原则
    • 1. 一事一议，凡持有不同意见者，都分配有发言的机会
    • 2. 所有发言人都是对会议主持人发言，而不是对持有不同意见的人发言
    • 3. 主持人在给予任何一方发言机会的前提下，禁止不同意见者直接对话，避免伤了和气还不能解决任何问题
    • 4. 只能有一个议题，一旦一个议题被提出来，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个议题
  • 必须形成有效决议
    • 开会目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，形成有效决议，将是对大家时间的浪费
  • 一定要有会议记录
    • 记录内容：主题、时间、地点、出席、主持人、讨论议题、发言内容、临时提议、决议要点、责任分解、参会人员签名
  • 开会8不
    • 1||| 不开无目标的会
    • 2||| 不开有许多议题的会
    • 3||| 不开无准备的会
    • 4||| 不开可开可不开的会
    • 5||| 不要无关的人参加会议
    • 6||| 不要做离题的讨论
    • 7||| 不能容许重复别人已经讲过的论点
    • 8||| 不开议而不决的会
• 会议必须有结果
  • 会议记录发放
  • 任务分解
    • 采取责任制，任务分解落实到人
  • 定期追踪
    • 跟踪会议决议执行效果
  • 下次检查
  • 开会＋不落实=零
  • 布置工作＋不检查=零
  • 抓住不落实的事＋追究不落实的人=落实
  • 衡量一个会议是否有成效，一是看会议是否能形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现
• 三个必须