会议会务工作流程

协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的,需要召开协调会, 落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限;明确责任部门、责任人。

会议会务工作流程

• 开幕环节安排
• 环节
  • 工作模块
    • 工作任务
      • 具体内容
        • 责任人
          • 时间节点
            • 是否完成
• 会议确认
  • 会议事由确认
    • 会议名称
    • 会议时间
    • 会议地点
    • 会议室预订
      • 根据会议形式及人数预订会议室
    • 与会人员
      • 确定与会人员类别（参会领导，理工参会人员，市场部，教服中心）
    • 会议议程
      • 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人单位等，并在议程中注明会场会议室名称
        • 高教理工会后可下载报告演讲稿，会议速递可下载日程详细版
    • 确定酒店
      • 根据与会人员类别确定房间预订的类型，与酒店确认房间数
• 会议前期准备
  • 准备会议
    • 明确人员分工
      • 具体人员分工做成表格
  • 资料
    • 准备与收集
      • 电子版资料，包括会议议程，会议指引，会议使用文档初稿等
  • 会议通知
    • 纸质通知由谁准备？是否已经寄到当地教服中心
  • 回执收集
    • 确定参会人员信息
      • 确定与会人数，姓名，性别，职务，联络方式，学校等（现在开始应该每隔两天与编辑确定回执人数）
    • 专家人数确定
      • 专家（包含主持人）劳务费请会前确定好支付形式，线上还是线下，线下准备现金，线上提前确定银行账号信息，支付的同时请专家签字确认。
      • 专家报告题目
      • 专家单位
      • 省内省外（主要用于劳务费支出）
  • 资料
    • 准备与收集
      • 电子版资料，包括会议使用文档正式版，会务指引？通讯录，签到表（表格做得要大一些行间距要合理方便老师现场签到）
    • 是否有新形态教材展示？如有展示确定摆放位置
    • 储存
      • 确定会议用电脑，将若有需要展示的资料储存到会议文件夹，并告知相关人员。（现场最好准备一台备用电脑）
    • 打印
      • 列出打印清单及打印份数
    • 装订
      • 将文件整理装入资料袋
  • 主持人
    • 确定主持人并确定主持词是否有统一要求，如没有可借鉴前几年串词模板，与主持人确定沟通好
  • 住宿
    • 酒店预订
      • 再次确认房间类型个数
  • 接机
    • 确定接机人员名单联络方式及航班时间（会议前一天统一给名单上人员发送接机短信）
    • 安排接机车辆及人员
  • 餐饮
    • 就餐形式与地点
      • 自助
        • 确定自助次数，最好刻一个带有院代姓名联系方式的印章，在自助餐票上盖章，老师凭带有印章餐票就餐，最后与酒店结账时也是以带有印章的餐票来结账。盖好后提前装入资料袋内
      • 桌餐
        • 确定桌餐地点，提前点好菜，准备好酒水
      • 酒店外就餐
        • 此次会议不涉及
  • 文具
    • 文具数量
      • 笔本资料袋
  • 会场
    • 会议室预订
      • 投影，横幅，背景板，欢迎牌，指引牌，座位牌
    • 会场布置
      • 桌椅摆放，横幅悬挂，座位牌，麦克风试音，ppt展示效果
    • 样书展示
      • 确定样书摆放位置，样书单或二维码打印
  • 摄影
    • 摄影联系
      • 与摄影联系到会时间，告知拍摄要求
    • 自备相机
      • 现场抓拍
  • 回程安排
    • 确定回程机票
      • 回程送机人员姓名，航班时间
  • 报到
    • 提前报到
      • 签到时直接告知晚餐方式与地点
    • 当天报到
  • 参会领导与专家
    • 最好为单间，提前确认房间号，准备些水果送进房间
  • 每个会议建立一个群，二维码打印到会议资料里或者放到签到处，请参会老师扫码入群，后续会议资料发放到群里
• 会议当天
  • 设备就绪
    • 检查会议使用电脑，摄影设备，音响设备，网线等
  • 会场
    • 检查会场情况，茶水，资料，样书摆放座位牌是否到位
  • 专人负责领导专家指引到位
  • 摄影把关，是否按照摄影要求拍摄，并安排现场抓拍人员
  • 会议记录
    • 专家会议录音，是否安排现场记录
  • 会议结束后就餐
    • 专家与领导统一安排指引人员到餐厅就餐
• 会议后期工作
  • 宣传报道
    • 照片整理撰写稿件
    • 稿件发布
      • 教服中心公众号与市场部和事业部
  • 会议纪要
    • 纪要整理
      • 发给市场部与事业部
  • 后续工作跟进
    • 会议费用结算
      • 与酒店对账后整理出费用明细发市场部
    • 会务总结与会议总结
      • 梳理会务种出色与不足之处，对会议本身进行总结行程书面形式
    • 后期工作跟进
      • 针对会议上确定的工作内容进行跟踪管理
• 背板图片- 会议开场，关灯播放短片- 开灯显示背景板图片- 主持人上台- 开始做报告
• 大会全景照片，每个大会报告人特写照片（正面照与侧面照）会议花絮照片（现场交流提问等）