小强升职记按时间管理方法概括

风靡美日的GTD风暴登陆中国，一个成功的GTD践行者现身说法，告诉你受益一生的时间管理技巧，带给你前所未有的高效体验。这是可以复制的成功，这是迄今为止，最行之有效的效率提升方法，即学即用，立竿见影。指导刚入职场的新人，如何提升自我能力的同时，职位也得到提升!

小强升职记

• 第一步、检测究竟浪费了多少时间
  • 1.先在纸上写上自己认为的时间比例“集中精力工作学习”“无意义浪费时间”“真正的休息”，比如：50%，30%，20%
  • 2.在纸上写上对上述3个条件的描述
    • 集中精力：心无杂念；进入忘我状态；效率很高
    • 无意义浪费时间：打开浏览器漫无目的乱逛；各种纠结；聊天；烦躁不安
    • 真正的休息：打个小盹；到楼下散步
  • 3.连续5个工作日，每隔一小时看自己处于哪个状态，从早上8点到晚上21点结束
  • 4.在周六上午统计过去的70个小时里，三种状态的比例
• 第二步、记录自己一天的工作情况
  • 1.每隔一小时写出下一个小时计划做的事情
  • 2.一个小时结束之后记录下结果
  • 3.坚持一整天
• 第三步、避开时间黑洞的策略
  • 关掉msn，qq
  • 关掉邮件到达提醒
  • 保持办公室清洁
  • 给杯子里倒满水
  • 做一张任务清单
  • 选一张不错的椅子
  • 尽量地隔离自己
  • 要事第一
  • 无法集中精神时先休息一会
  • 设置任务的最后期限
  • 找到高效时段的法宝是
    • 时间日志
      • 好处
        • 1.提醒你珍惜时间
        • 2.分析自己时间的投入与产出
        • 3.找到你的最高效时间段
• 第四步、老付工作四步法
  • 1.将所有任务放入工作篮
  • 2.将置之不理任务清除，将必须某天处理或必须转交别人任务拿出来，将两分钟内完成的任务完成
  • 3.需要在特定的日期处理事情写进日程表，需要别人处理事情立即转交且设置到期提醒；需要现在处理事情摆在办公桌上
  • 4.最高效时间段，做最重要的事情，其他的事情也做合理的安排
• 升级第一次：四象限法则
  • 事情被分为4个级别
    • 第一象限：重要且紧急：有期限有压力的计划，急迫的问题，工作危机
    • 第二象限：重要不紧急：制定工作规划；改进工作效能；建立良好的人际关系
    • 第三象限：不重要但紧急：不速之客的来访；闲聊电话
    • 第四象限：不重要不紧急：无聊的事；盲目的事
  • 改造清单的方法
    • 1.先轻重，给所有任务以职业价值观为标准分为重要、不重要
    • 2.再缓急，给所有任务按照截止日期分出“紧急”“不紧急”
    • 3.最后按照自己的意愿给所有的任务标出高中低三个优先级
    • 将事情放入4个象限
  • 老付处理四象限事务法则
    • 第一象限：立即去做！工作压力，生活主要危机均来自第一象限
      • 第一象限80%的事情都来自第二象限没有处理好的事情
    • 第二象限：有计划的去做！我们需要将时间投资于第二象限，不能不紧急就不处理
      • 第一时间对它进行任务分解，指定时间表，然后投入较少时间，完成庞大任务
    • 第三象限：交给别人去做！
      • 第三象限是我们忙碌而且盲目的源头
    • 第四象限：尽量别去做！
      • 身心疲倦的时候再去做
• 升级第二次：衣柜整理法
  • 如何走入第二象限
    • 对任务进行描述、分解并分配到个人身上
      • 好处
        • 1.迫使我们将精力花在第二象限
        • 2.有利于将一个项目做细，做得有计划，时刻知道你下一步该做什么，也更加有行动力
        • 3.明确任务完成的标准，当达到标准的时候，你就可以放下心头的石头，减轻压力
        • 4.分成小的任务后有利于进度控制，你可以明确知道该任务是否造成了拖延，并立即调整后面任务的时间规划
        • 结果：消除时间管理的三大杀手
          • 1.信息不够
          • 2.拖延
          • 3.预期结果不明确
  • 分解法造成的缺点
    • 事情增多，脑子不够用
  • 解决方法：衣柜整理法
    • 好处：只需要关心接下来做什么，通过这样，释放压力
• 衣柜整理法 （GTD）
  • 1.捕捉
    • 在纸上记录杂事，这张纸称为“收集篮”。此为捕捉，需清空
  • 2.明确意义
    • 为衣物分类，清空收集篮几大原则
      • 1.从最开始一项处理，一次只处理一件事情，事情也不要再放回收集篮
      • 2.将不可执行的任务分为三类
        • 垃圾
        • 将来某时
        • 参考资料
      • 3.可以行动的任务分为六类
        • 1.2分钟行动
          • 专门针对琐事，立马去做，即使打断手头工作也没事，因为2分钟可以做完，避免后面出现更多的事情
        • 2.项目
          • 需要多个步骤，需要部门协调
        • 3.任务
          • 由多个行动组成，和项目区别是任务几乎是自己解决的事情
        • 4.行动
          • 可以直接去做的事情
        • 区别
          • 共同点：都是要从下一步行动开始执行
          • 不同点
            • 行动
              • 直接去做的事情，执行时机为关键，不同时机去做，产生不同结果
            • 任务：任务是分解
            • 项目：如果你是项目负责人，重点不是分解任务，而是沟通协调，自己把握全局
              • 决定项目的下一步是建立框架
            • 区别
              • 共同点：由多个行动组成
                • 关注的重点是事情本身
              • 不同点：任务是独自完成，项目是多个人完成
                • 关注的重点是与人沟通
        • 5.指派别人的事情
        • 6.特定时间做的事情
  • 3.组织整理
    • 将分类的衣服重新储存：拥有三张清单，一个日程表
      • 日程表：特定时间做特定的事情
      • 将来清单：将来清单上内容可能很长时间才会执行，所以放在最后
      • 行动清单：每天主要清单，排在最前面
      • 项目清单：有可能随时需要补充材料
  • 4.深思
    • 对衣物做到心里有数
      • 三个好处
        • 1.孵化杂事：对将来清单进行修剪、孵化
        • 2.产生灵感：深思可以让我们抬头看路，重新审视过去发生的事情
        • 3.提升高度：通过对自己一周的工作审视，问自己：“我的目标是什么？”“今后遇到类似事情如何取舍？”
    • 深思的时间段
      • 1.每天下班问自己4个问题
        • 1.今天做了什么？
        • 2.对哪些比较满意？哪些不满意？
        • 3.推进了哪些重要的事？
        • 4.明天的规划是什么？
      • 2.每周回顾。建议时间为每周日6:40
        • 回顾过程
          • 1.清空收集篮：不仅是清单，也包括环境
          • 2.检视将来清单，行动清单，项目清单
            • a.将来清单：有没有可以孵化的任务
            • b.行动清单：有没有做过没有来得及划掉的任务？上周做了哪些事情？下周要做哪些事？清单上哪些行动具体规划到下周哪天执行？
            • c.项目清单：下一步应该做什么？项目完成度是什么？项目取得什么样的成果？有什么项目需要修正的地方？
          • 3.检视日程表：下周的约会，会议在哪天？根据日程表调整行动清单
          • 4.本周收集到印象笔记里的内容：本周添加内容，进行浏览，加深印象
          • 5.年度目标：通过将目标纳入回顾系统，让自己每次的检视，都热些沸腾
  • 5.行动
    • 分享David Allen提出的“六个高度”
      • 1.原则 （五万英尺）
        • 必须好好找个时间思考自己
          • 价值观
          • 原则：举例-高效率，慢生活
          • 目标
          • 灵魂所在，如果以前没有思考过，那么现在开始思考
      • 2.愿景 （四万英尺）
        • 包含3-5年的工作目标，可以是职位的，也可以说是组织能力，协调能力
        • 这个层面需要问自己
          • 1.我想要什么？
          • 2.哪些人已经做到了？
          • 3.他们是怎么做到的？
          • 4.那时候我的工作和生活会是怎么样的
      • 3.目标 （三万英尺）
        • 比愿景更细化的东西，通常一年内可以有一个阶段性成果
      • 4.责任范围 （两万英尺）
        • 工作上的角色，生活中的角色，兴趣爱好中的角色
          • 要把每一个角色扮演好，需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离
      • 5.任务 （一万英尺）
        • 包含任务和项目
      • 6.下一步行动 （跑道）
        • 最为细枝末节的事件，一一消灭，谁更关注细节，谁就获得成功
      • 利用一个月来思考自己的未来发展，指定“自上而下”的职业规划 确定规划，“自下而上”搞定自己的工作
    • 选择最佳方案
      • 四重标准
        • 1.重要性
          • 决策行动的下一个标准就是相对重要性
          • 所有剩余选择中，哪一项最重要？
            • 职业价值观与四象限在一开始就把问题解决了
        • 2.环境
          • 分类整理工作，利用环境将事情集中处理
        • 3.时间
          • 决定行动的关键因素
            • 考虑现在到底有多长时间可以用来处理手头事情
        • 4.精力
          • 将琐碎，难度大的任务用简单任务链接，更利于集中注意力
• 第三次升级：番茄工作法
  • 番茄钟每天最多吃8个，原因是人们没有更多的精力，持续做事情
  • 把现实过成游戏
    • 1.目标：游戏里有任务，有目标，现实里没有。那么现实里需要像游戏里一样，把终极目标分解成若干个可以达到的小目标
    • 2.规则：现实里没有固定的规则，你需要自己制定规则，给生活增加仪式感
    • 3.及时反馈：给自己建立反馈系统
    • 4.自愿参与：从“要我做”到“我要做”的心态调整，事情不是为别人而做，而是做事情积累经验，创造更多的机会
  • 如何解决琐事优先
    • 产生琐事优先的原因
      • 1.简单。明确
      • 2.即时满足
      • 3.不愿改变
      • 时间管理的问题，是和自己沟通方式的问题，往下挖是不相信自己坚持的东西，挖到最后，是不知道自己到底想要什么
    • 解决方法：要事第一
      • 原则：做完必须做的琐事，立马回到正事上来
      • 方法：顺应琐事优先原则，服从大脑的反应
        • 1.简单、明确：谋定而后动（明确目的、目标---搜索相关资料---行动）
        • 2.即时满足。将工作进行“断点”分割，好处是断点续传即使被打断也可以做到心里有数，利于“即时满足”。 用写文案的例子举例说明
          • 1.先写核心，大纲
          • 2.和经理沟通，得到认可
          • 3.直白的话，先写出标题
          • 4.用word写大纲，核心
          • 5.填充内容，并做修改
        • 3.不愿改变。“固定时间做最终要的事情”（重要但不紧急的事情）
          • 什么是要事？
            • 职业生涯中“要事”与下一个目标相关
          • 相对比较大块的时间去哪寻找
            • 早上刚上班的半个小时
            • 中午吃饭前的半个小时
• 最后一次升级：寻找自己目标的原则---S.M.A.R.T法则
  • S-Specific
    • 目标一定要明确，不能够模糊
  • M-Measurable
    • 目标的可衡量性，是否有一个实现目标的标准
  • A-Attainable
    • 目标的可实现性，一个目标必须是可实现的，或经过努力是可以实现的
  • R-Relevat
    • 目标必须和其他目标具有相关性，完成这个目标对你其他目标是否有帮助
  • T-Time-based
    • 目标必须具有明确的截止期限，即目标必须在一定时间内达成
• 全书总结，针对不同的时间，不用的”高度“（六个高度）使用不同的方法
  • 原则
    • 没有人可以帮你，只能靠自己。通过寻找自己的价值观，职业观来寻找
  • 愿景
    • 一个朦胧的想法
  • 目标
    • 用smart法来厘清自己的目标
  • 角色
    • 九宫格来平衡人生，你有梦想，有事业，有人际关系，有家庭，需要阅读，想要写作，这些都是你的角色之一。用九宫格来平衡你的人生，在中间的格子里写上你最想写的东西，譬如你的个人价值观，譬如你的使命，譬如你的愿景
  • 项目
    • 由若干行动组成
      • 思维导图
        • 第一轮：完成一件事需要哪些因素，无需细致，类似目录。此为思维导图的第一层，也就是框架
        • 第二轮：每个因素进行发散思维
        • 第三轮：做减法，哪些是不适合刚起步时做的，哪些是可以再精简的
      • 甘特图
        • 1.项目由哪些里程碑和任务？
          • 里程碑：关键节点，时间不可更改
          • 任务：短时间的时间调整没有关系
        • 2.每一个里程碑和任务时间期限？计划进度，少做调整，考验项目经验
        • 3.项目分别由谁负责
      • 行动清单
  • 行动
• 时段工作法：当价值观与时间管理了解不深时使用
• 思考：我们在工作中是否有必要进入这个象限
• 思考：我们如何尽量减少第三象限的事务
• 思考：如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限
• 思考：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？
• 高工作效率的小技巧
  • 1.找出重要事情在高效时间段内完成
  • 2.回顾你需要发布或呈给上司的资料
  • 3.看新闻用rss
  • 4.减少检查邮件次数