导图社区 玩转EXCEL
Excel是微软公司开发的一款电子表格工具,具有计算、图形工具、数据透视表和称为应用程序可视化基本项的宏编程语言。你还在单纯的把它用来做个表格吗?快来学习Excel的使用技巧吧,不同场景多种表格技巧全涵盖,帮你玩转Excel,办公更高效。
编辑于2019-12-13 07:02:03《认知驱动》是《认知觉醒》的姊妹篇,认知驱动比起认知觉醒更偏向于实践性。 作者周岭认为,要想获得无限可能,“fu制”和“价值”缺一不可,且价值越高,可能性越大。如果你对自己的人生有追求,就应该激励自己去创造“可fu制的价值”。 本书的理念和方法,将帮助我们做成事情,创造价值。 如果你也想做成一件事,实现人生理想,那么就从本书中寻找答案吧!
100天,2种方法,做3件事。本书从自律的原理出发,详细阐述了自律的方法和践行的具体策略,让自律100天的行动真实看得见,100天,记录你的坚持,见证你的改变。让自律成就更好的自己,本书与你同行。
痤疮,又被称为青春痘,是毛囊皮脂腺单位的一种慢性炎症性皮肤病,主要好发于青少年,对青少年的心理和社交影响很大,但青春期后往往能自然减轻或痊愈。临床表现以好发于面部的粉刺、丘疹、脓疱、结节等多形性皮损为特点。本导图就痤疮的非药物治疗方案进行了详细的总结。
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《认知驱动》是《认知觉醒》的姊妹篇,认知驱动比起认知觉醒更偏向于实践性。 作者周岭认为,要想获得无限可能,“fu制”和“价值”缺一不可,且价值越高,可能性越大。如果你对自己的人生有追求,就应该激励自己去创造“可fu制的价值”。 本书的理念和方法,将帮助我们做成事情,创造价值。 如果你也想做成一件事,实现人生理想,那么就从本书中寻找答案吧!
100天,2种方法,做3件事。本书从自律的原理出发,详细阐述了自律的方法和践行的具体策略,让自律100天的行动真实看得见,100天,记录你的坚持,见证你的改变。让自律成就更好的自己,本书与你同行。
痤疮,又被称为青春痘,是毛囊皮脂腺单位的一种慢性炎症性皮肤病,主要好发于青少年,对青少年的心理和社交影响很大,但青春期后往往能自然减轻或痊愈。临床表现以好发于面部的粉刺、丘疹、脓疱、结节等多形性皮损为特点。本导图就痤疮的非药物治疗方案进行了详细的总结。
玩转EXCEL
参数表
函数运用
Vlookup
按列查找,最终返回该列所需查询列序所对应的值
Column
返回单元格的列号
Len
返回文本字符串中的字符数
If
执行真假值判断,根据逻辑计算的真假值,返回不同结果
分类汇总表
数据透视表
做法
轻松选中,调用功能
设置参数,一步完成
认识界面,熟悉“车间”
拖拽之间,变化万千
小技巧
还我汇总项
拆分源数据偏方
拆成多个汇总表
拖拽跟着文字走
...在...的...总和
用透视表拖拽进行去重统计
透视表可复制
复制在同一工作表内进行分别设置
注意
①列字段:1个是标准,2个是极限
②工具栏路径
视图→工具栏→数据透视表
注意
①要站着,别躺着
②通常按月汇总就足够
③字段主次要分明
关注焦点在一级
④日期摆放有讲究
页/行/列字段,哪样看着最舒适
⑤传播表格时注意数据保护
选择性粘贴可避免泄露隐藏明细
⑥预约源数据
设置透视表第二步设置
⑦定时备份源数据
技能心得
将不必要、重叠的工作表删掉
汇总表隐藏明细
在数字上双击即可
变出的工作表与源数据表没有关联性
数据与源数据关联,注意刷新
!一表一刷
小技巧
拆分日期有妙招
年/季度/月/日/时/分/秒
日期的标准格式
①2013/2/7②2013-2-7
日期快捷输入
①Ctrl+;→Enter当前日期 ②Ctrl+Shift+;→Enter当前时钟
“表”亦有道
赢得同事的认可
①建立高品质形象
用心雕琢用于与他人沟通的表格
表格整洁、美观
为使用者考虑的智能化设置
保护公司数据安全的制作方式
②好的经验书面总结
口口相传不如记录在案
记录和整理的同时更好地认识自己
也许下一个工作标准就从你开始
③保管好报表
确保报表存在于电脑中
对报表进行有效的分类
定期做备份
④善于分享
人与人之间最好的沟通方式
聊天过程就是分享信息的过程
彼此分享知识和经验,共同成长
加深感情,培养信任
赢得老板的认可
①比吩咐的多做一点
接到任务时,问清楚
要的是什么
什么时间要
有没有其他要求
了解他的目的再动手做
接到任务后,认真做
明细数据要附带好
图表要附带好
美化要做好
对特别的数据进行标注,做简单的分析和说明
情况允许下再做一份相关的数据与之进行对比
确保在汇报时面对提问能够对数据情况了然于胸
②汇报进度并按时完成
主动汇报
汇报内容
能否按原计划完成,若不能,是由什么原因造成,预计推迟多久
遇到了什么困难,需要什么帮助
已经解决的问题或取得的成就不用交代
按时完成
即使有不可控因素也要尽量按时完成
体现工作能力和计划性
接受任务时,要明确完成时间,若有异议最好当场提出,事后如有困难就要自己克服
如果不能按原计划完成,要说明理由
@发生了不可预期的特殊事件
③邮件就是你的脸
杜绝错别字
邮件发出前,不读上3遍也别点“发送”
记得带附件
养成习惯
写邮件前先插入附件
指出双胞胎邮件的不同
情境
第一封忘带附件
又发一封与第一封一模一样但带附件的邮件
使收件人丈二和尚摸不着头脑
正确处理方法:要说明它与第一封邮件的区别
忘带附件型
相同标题,后添“(带附件)”
附件修改型
相同标题,后添“V2(注:以本附件为准)”
致电收件人
邮件发出后,马上致电收件人,告知以第二封邮件为准
加上一句,如有任何问题,请随时找我
空白邮件不礼貌
即使对方只要一个附件,也是可以写点东西的
注重礼仪,不要丢弃了传统书信的要素
称呼
问候语
正文
祝颂语
具名
日期
示例
张总:您好!附件是2010年市场推广计划表,请查阅。如有任何问题,请随时联系。祝好!小李 2010年2月4日
对附件进行简单描述
为了让收件人第一时间得到最准确的信息,在正文中要对附件内容做简单的描述
示例
……请查收。根据数据分析结果,得到两个基本结论:第一,……;第二,……。行动建议如下:……
④给老板做多选题
忌
问答题
单选题
宜
多选题
示例
……所以,现在一共有A\B\C三个方案,
我的建议是:……(方案排序),说明理由,
您看怎么办?
源数据表
注意
①勿用标题占用工作表首行
②字段依次排序
③勿用列来分隔
用设置单元格格式取代
④合计行是多余的
可添加属性辅助列
⑤勿加多余表头,勿用√,要用文字表述
⑥禁止合并
⑦禁止数据留空
⑧数据集中,禁止多表
⑨禁止单元格内容存在复合属性
禁止符号、短语、句子、中文数值
⑩独揽变出汇总表的工作
小技巧
乾坤大挪移
巧妙删除空白列
单元格一键批量录入
没有中文的中文大写字母
切开单元格
条件格式
自动重算→手动重算
最牛快捷键
选中X:X列所有非空单元格,Ctrl+Shift→↓
文本很长又如何
“自动更正选项”
瞬间求和
选中数据区域→F5(定位到空值)→Alt+=→完成
技能心得
批注不宜过多
可添加属性辅助列
分类汇总不用也罢
案例
Min-Max分析表
Vlookup
Sumif
Sum
If
采购情况表
描述产品用代码(物料号)
五味良药
顾全局:背景确认
定性
例:修改现有表格,创建新表格,重塑工作流程,设计的表格需供多人操作
定量
例:每月十几条销售数据,几百条报价信息手工录入,销售明细表应尽量详细,报价记录表要精简字段,均可设计为一份源数据表记录多年的销售/报价记录
定损
例:数据录入需规范,字段分类要清晰,业务字段要详尽
知目的:明确需求
需求明确,就可以确定工作次序和工作重点
例:新建一份报价记录表
勾轮廓:字段设定
字段分析
把用中文描述的设计表格的目的翻译成EXCEL源数据表中的字段名称
如:我想分析全国销售趋势
全国=地址
销售=数量
趋势=日期
字段拓展
拓展
通过基础字段得到不同属性的相关字段:供应商字段→供应商名称&供应商所在地
拆解
通过基础字段得到同属性不同级别的字段:地址字段→省、市、县
字段补全
责任追溯:录入员姓名
代码管理:代码/序列号:避免出错/沟通成本增加
定结构:流程解析
工作顺序
令表格字段读起来有逻辑
先概括,后明细
找到表格属性对应的黄金法则
录入方式
①手工录入
工作重点
敲击键盘输入内容/滑动鼠标选择单元格内容
此字段排在最左列
②复制粘贴
从其他表格粘贴/导入系统数据
此字段排在中间列
③公式链接
公式自动关联
此字段排在最右列
细打磨:表格装修
①清晰
检查字段是否需要带单位
②安全
单元格的数据录入安全
数据有效性
用选择的方式完成录入
工作表的数据录入安全
禁止搞乱设定的公式/禁止在公式单元格手工录入
①选中允许录入的单元格区域,设置单元格格式,取消勾选保护标签中的“锁定”
②调用保护工作表功能,取消勾选“选定锁定单元格”,确定
③智能
Vlookup(查找与引用函数)
作用:查找某单元格数据在源数据库中是否存在,如存在,则返回源数据库中同行指定列的单元格内容,如不存在,则返回#N/A
四个参数
①Lookup_value 用什么找
②Table_array 去哪里找
③Col_index_num 返回第几个值
④Range_lookup 0精确/1模糊
注意
数据库首列必须为待匹配字段
在单元格输入=Vlookup→Ctrl+A打开参数面板,加()失效
Column
作用:返回单元格的列号
If/Len
借助这两个函数隐藏空白单元格的#N/A
④美观
文本对齐
文本在垂直方向居中对齐,同列数据水平方向采用同样的对齐方式
文本大小
对于数据明细,10号字比默认的12号字更精致
字体
中文:宋体
英文:Arial/Times New Roman
慎用特型字体
网格线
去除后更清爽
单元格边框
同类数据区域采用相同边框
禁止大面积使用粗边框/虚线边框
色彩
不宜超过3种颜色
多用不同层次的同种颜色/同层次的不同颜色
慎用大红/大黄/大绿
突出标题行
设置标题行的单元格填充色
修改字体/字形/颜色/大小
便与数据区域区分开来
简化数据区域
待录入区域不填充颜色
慎用下划线/倾斜
深度美化
数据区域
手工录入、复制粘贴、公式链接的数据区域要用不同的颜色区分
以告知使用者哪里需要填写,哪里需要粘贴
字体大小
稍大
需要录入/经常查看的单元格字体
稍小
公式生成的明细数据字体
边框
虚线
弱化明细数据/非重点数据
粗实线
分隔录入方式不同的数据区域
工作表
不同颜色工作表标签
区分汇总表、源数据表及参数表
明确告知使用者哪个工作表需要填写,哪个仅供参考
合理运用颜色管理降低出错风险,提高工作效率
图表
杜绝华而不实
EXCEL图表不是PPT,焦点在数据不在演示
简单、清晰、直观就是好图表
关注内容,而非形式
心动不如行动
重视行动是关键
心动
渴求数据
形式好,数据全
行动
分析数据
采取行动
小技巧
鼠标将数据变成图形
图表粘贴在Word/PPT后的数据关联变更
“粘贴链接”
让图表动起来
数据透视表→图表向导
无外乎3种图表
俯视大饼
使用情境
对比份额
对比分布
使用效果
通过扇面大小说明比例关系
不强调数值本身
不推荐使用类型
3D效果
分裂效果
端正柱子
使用情境
比较数值
例:对比不同省份所有行业的全年营业收入
例:某家企业不同年度的营业收入
使用效果
关注多个数值间的大小关系
关注单个数值本身
不推荐使用类型
立体柱子
装“点”折线
使用情境
各时期的绝对数值
多个时期的变化趋势(数据变化)
例:一年12个月的趋势
注意
少于6个对比数,不推荐使用折线图
少于6个对比数,柱形图表现力更好
使用效果
数据点越多,越能体现出规律
不推荐使用类型
3D效果
无数据点效果
图表美化
标准1:干净
杜绝花哨
保持背景和色彩的干净
标准2:原配
使用默认的图表类型
不要尝试其他不必要的类型
标准3:大小
图大
字小
标准4:简繁
简洁
不要显示过多信息
美化方法
在需要美化的地方双击鼠标→设置面板出现
概念图
参考阅读
注意
可怕的信息泄露
图表粘贴在PPT中,双击会泄露整个工作簿的源数据
粘贴方式
粘贴为图表对象,源数据跟着走
粘贴为链接:PPT在源数据本机才可看到源数据