一篇合格公文应同时满足五个要求

这是一篇关于一篇合格公文应同时满足五个要求的思维导图，主要内容有—是定位准确、二是格式规范、三是结构严谨、第四关内容实际、第五关逻辑清晰。

一篇合格公文应同时满足五个要求

• 一是 定位准确
  • 公文最根本的定位是：以文辅政
    • 所谓以文辅政就是通过文字工作来辅助处理政务
    • 核心在“政”
      • “政”之大小、轻重，决定这文章的主题与核心，也是评价文章效用的根本准则
      • 辅政的好文，不在于华辞丽藻，不求出异追新，而在设身处地、为政而谋，为上分忧、为下言事，这样才能经世致用，才称得上美玉良文。
    • 关于“辅政”笔者的两个观点
      • “政”的核心是政治性和政策性
        • 政治性
          • 公文是机关单位上传下达、联系左右的媒介
          • 公文服务与政治、政策
          • 公文是机关单位意志的表达
          • 公文以政治立意
        • 政策性
          • 公文的出处有“法定作者”，通常是领导机关和领导集体
          • 所以，符合法律法规、政策规定是公文写作的基本遵循
      • “辅”的要义是把握好“意图”
        • 公文的主要功用是上传下达、部署工作、协助决策、解决问题，在这里，“文”只是工具和手段，“辅政”才是目的。
        • “辅”的对象就是公文行文需要表达的意图
          • 写作公文之前要把握行文目的或发文的行政意图，弄清阅文对象的具体情况，把自己摆到制发公文的主体位置上，围绕主题内容提炼观点，遵循文种既定格式行文，旗帜鲜明地表明支持什么、反对什么，明确具体指出该做什么、不能做什么，而不要模棱两可、含糊其辞。
          • 好的意图从哪儿来？ 来自对实际情况的研究与分析
            • 一要研究上情。 提出的观点、办法和措施，要符合国家的法律规定和上级部门的要求
            • 二要吃透下情。 就是研究工作现状，特别是工作中存在的问题。问题看准了，才能提出符合实际的对策和措施，才能找准解决问题的办法
            • 三要了解外情。 就是借鉴外地外单位外部门在解决同样问题上的成功经验，完善我们的对策措施
  • 站在领导单位、领导集体的角度思考问题、谋划未来、安排工作。
    • 准确表达意图很重要。除了自己思考和揣摩之外，还要通过搜集和阅读领导的谈话、文章、批示、脱稿讲话等，把领导对同一问题的看法和见解串联起来，加以丰富和完善，提炼出鲜明的论点，提升与领导思想的贴合度。
    • 如果是代表领导个人的文体，如讲话、致辞等，还要尽量体现领导的个性风格，使内容和形式更加有机地统一。
    • 写作这要想办法熟悉领导的性格气质，留意领导的个性风格，揣摩领导的思维方式和用语习惯，善于用领导的语言阐述领导的意图，这样的文章才有独到见解，领导的思想风格才能跃然纸上。
  • 做到“以文辅政”的三个原则
    • 一要言之有理。
      • 理就是道，就是规律和逻辑
      • 要“顺理”才能“成章”
      • 公文是我们对工作的反应和抽象，没有“理”的公文，难以在实际工作和生活中得到推广和认可。
    • 二要言之有据。
      • 文章的严谨性
      • 每句话、每段落要有事实依据
      • 真实有据，既不能主观臆断、浮夸鼓吹，也不可矫揉造作、前后矛盾
    • 三要言之有物。
      • 要立足现实，有针对性地解决现实问题，写出来的文章要让人感觉现实生活中确实存在这样的问题和现象，也要基于逻辑和现实，提出有针对性、可操作性、具备适度性的解决思路和方法。
      • 避免的情况就是，随着作者感情风起云涌，或者跟着作者主观想法信马由缰，这样写出来的文章就是废稿，起不到现实作用。
  • 总结
    • 1.公文的属性是“以文辅政”
    • 2.公文的政在于站位的政治性和政策新
    • 3.公文的辅在于其作用和意图
    • 4.把握辅政的前提就是要站在领导集体、领导单位的角度想问，写文章
    • 5.代表领导写作就要观察领导特点，来把握文章风格
    • 6.以文辅政的三原则：言之有理、言之有据、言之有物
• 二是 格式规范
  • 公文格式的规范化是它的本质要求，反映了它的内在规律和客观需要，也是它的生命力之所在
  • 公文格式规范化的必要性在于
    • 公共政令的流转载体
      • 为确保信息在传递过程中不失真、不出错、不被误解，格式上要求准确、清晰、严谨，以便于阅读者了解掌握信息。这就需要公文有标准、严谨的格式要求。
    • 公文处理工作本身所需要
      • 为保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于规范处理，并为立卷和归档提供方便，格式的规范化就是重要前提，才能保证公文信息处理的高效、快捷提高工作质量和效率。
    • 权威性和约束力在形式上的具体表现
    • 公文格式规范化也是信息化时代的必然要求
  • 公文格式规范主要包含三个方面
    • 第一，公文的组成要素及其标注标准
      • 即公文书面格式的构成要素，如份号、密级和保密期限等，以及这些要素在页面上的排列顺序和标识规则、标识位置。
    • 第二，承载公文的介质标准
      • 一是纸张要求，即公文用纸的主要技术标准。公文用纸幅面一般采用A4型，而且在公文版面、页边与版心尺寸上都有规定
      • 二是排版和印制要求，包括排版的字号规格、印刷装订和图文颜色要求等
    • 第三，公文数据的表现形式
      • 包括公文中的文字、外文字符、表格、标点符号、计量和数字等的使用规范等。
    • 要素齐全无赘疣，位置得当无偏差，版式正确不混淆，首尾相符不矛盾
  • 规范
    • 中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合发布并于2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》
    • 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布并于2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704—2012）
  • 文种使用要恰当
    • 不同种类的公文除了作用不同外，还要体现发文机关与受文机关之间关系的不同
    • 文种具有指示功能，适用于上级机关向下级机关行文
      • 如决议、决定、指示、批复
    • 文种具有陈述呈请的功能，适用于下级机关向上级机关行文
      • 如请示、报告
    • 文种具有周知功能，适用于公开发布或在一定范围发布事项
      • 如公报、通报
    • 文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范
      • 如条例、规定
  • 总结
    • 1.格式的规范是政务严谨性、严肃性和约束力的体系那
    • 2.格式规范包含行文合适和适用文种
• 三是 结构严谨
  • 结构是什么？
    • 结构是文章的组织方式、排列次序和内部构造，即通常所说的谋篇布局。
  • 结构的作用
    • 在动笔之前，对文稿的基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾等，进行一番全面考虑和总体设计，这是公文写作中重要的一步
    • 在于，将文章中各个要素通过合理的方式联系到一起，进行梳理摆布，使之排列有序、主次分明、一目了然。
    • 文章的主题和材料分别解决文章“言之有理”和“言之有物”的问题，那么，结构是解决文章“言之有序”的问题。
    • 公文格式只是外在形式，结构则体现内在思路。
  • 公文结构六要素
    • 开头与结尾、层次与段落、过渡与照应
  • 不同文种的结构
    • “请示”分为请示缘由和请示事项
    • “通知”分为目的依据、通知事项、执行要求
    • “法规”分为总则、分则、附则
    • 总结分为基本情况、成绩经验、缺点教训、今后打算等
  • 公文的四种常用结构模式
    • 第一种是“篇段合一”式
      • 全篇的结构为一段，篇段合一。这种形式多用于内容集中单一、篇幅简短的公文，如发布令、呈报性报告、转发和印发通知，以及简短的公告、任免通知和批复等。
    • 第二种是分项式
      • 开头先说明目的、依据、原因，或阐明主旨，然后分项表述有关内容，形成“总说—分述—总说”的结构。这种形式在公文中使用相当普遍，如请示、决定、通知、函、会议纪要等公文，一般采用这种结构
    • 第三种是条款式
      • 又称条文式。在公文写作实践中，常常需要对纷繁复杂的工作事项进行条分缕析，做出适当的主次、先后排列和结构配置。“条款式”便是这一工作实践的产物。即全文从头到尾采用条文结构，将一个事项作为一“条”，以汉字序数逐条排列（如“第×条”）。条款式专用于法规、规章类公文。条款式也有两种
        • 一是章断条连式， 全文分为若干章，章下列条，条目序号不受章的限制，全文条目序号连续编排，这种结构适用于内容多、篇幅长的法规、规章，如《中华人民共和国统计法》就采用这种形式
        • 二是条文并列式， 全文不分章，条目序号连贯编排，篇幅较短的规章、制度一般采用这种形式，如《国家统计局巡查工作办法》。有的条文并列式结构可不用“条”标示，直接以汉字序号排列，如《统计上大中小微型企业划分办法》。条文式结构下的款或项应独立成段，段间内容应具有相关性。
    • 第四种是分部式
      • 又称文章式。即将内容分成几个大部分或若干层次，每个部分可用小标题揭示该部分主旨，以相对完整的一个意思组成若干段落，以若干部分或若干段落形成篇章。分部式结构也有两种：
        • 一是全文内容分为若干部分，每部分以小标题显示该部分的主旨，下面阐述具体内容。这种形式常在篇幅较长的报告中使用。
        • 二是全文按层次直接分段排列，不加小标题和序号，如有的奖惩性通报通常采用这种形式。
  • 安排好公文结构的三原则
    • 层次清晰
      • 所谓层次，是指公文的组成部分的顺序安排。
      • 安排层次要注意做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰、眉清目秀。
      • 一般有以下三种方式
        • 总分式
          • 开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或缘由
          • 分述各有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述
          • 结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束
          • 这种形式在公文中使用的比较普遍，如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。法规性公文也基本属于这种形式。
        • 递进式
          • 各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。
          • 递进关系有多种多样，如由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等
          • 专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。
          • 总分式的分述内容有的也用这种形式。
        • 时序式
          • 也叫贯通式。即按事物进程、时间推移来安排结构。
          • 叙述的内容如果是一个完整的事件或过程，可用这种形式。
          • 常用于情况报告、事故报告、调查报告等。
    • 段落衔接
      • 段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段
      • 它一般小于层次，往往几个段落才构成一个层次，有时也等于层次，即一个段落就是一个层次
      • 衔接指的是层次之间、段落之间的连接和转换，起承上启下的作用
      • 公文的段落划分和衔接要把握以下几点
        • 一是在段落划分方法上，可以按中心意思（主旨）、条项内容（同类事项、问题和观点）、事物发展阶段等来划分，具有相对独立性的部分或过程中的具有相对独立的阶段划为一段
        • 二是每个段落应准确、简洁地表达一个完整的意思，避免内容零散、杂乱
        • 三是句子、段落之间的组合要有序、合理，注意上下段落间的联系，避免出现逻辑上的跳跃和断层
        • 四是公文的段落应长短适度、匀称得当，不能过于冗长、累赘，特别是请示和法规性公文的段落要力求简短、清晰
        • 五是公文的衔接需要过渡词、过渡句、过渡段，运用过渡手段进行衔接，常见于内容转换时和由总括到分述时。做到各个部分之间“前后连贯，气脉相承，通篇浑然一体”，这就是好的过渡。过渡一般采用关联词、引文、小标题、序数词等进行过渡。
    • 内容照应
      • 照应就是公文的题文、前后内容要关照和呼应，以加强公文的前后内容联系，增强公文的整体感
      • 常用的照应方法有三种
        • 题文照应
          • 是公文写作的基本要求之一，要做到这一点，关键是公文的标题要鲜明揭示公文的主旨，内容要紧扣标题，即通常所说的题文相符，不能“离题万里”
        • 前后照应
          • 就是前面说的内容后面要有着落，后面写的事项前面要有交代
        • 首尾照应
          • 就是首尾遥相呼应，以引起读者的思索和回味
  • 公文结构要素间协调、统一的几个原则和方法
    • 第一，本着为主题服务的原则来安排结构
      • 主题是公文的灵魂。公文的结构、材料都为主题服务。
      • 在结构上，围绕主题进行布局，使各个环节紧紧围绕主题展开；
      • 在材料选用上，对于能突出主题的材料要精心挑选，对重点体现主题的部分，需论证充分、说理透彻。
      • 抓住公文的重点后，再统筹考虑全文的结构，对整篇安排哪几个部分、各个部分的先后顺序及详略、层次与层次之间的过渡、各部分之间的照应、材料的选用等都要进行谋划。在行文时做到疏密有致、言之有据、论证有理、连贯通畅。
    • 第二，根据事物发展的内在规律及逻辑关系来安排结构
      • 公文写作时要反映客观事物固有的规律，按照事物发展的进程，有层次、有条理地加以说明和阐述。
      • 根据事物的发展规律可以按以下方法来安排结构：
        • 一是按照提出问题、分析问题、解决问题、制订措施、得出结论的顺序；
        • 二是按照时间的顺序；
        • 三是从现象到本质的顺序；
        • 四是由简单到复杂、由局部到整体的顺序；
        • 五是由起因到结果的顺序。
    • 第三，根据公文的不同文种来安排结构
      • 文种不同，一般其结构也不一样。
      • 例如
        • 请示一般采取“提出问题—分析问题—提出解决的意见和建议—请求批准”的形式；
        • 通知一般采取“告知目的—告知事项—执行要求”的形式；
        • 工作报告一般采用“背景概述—总述—分述具体做法、体会、经验等—存在的问题和今后的打算”的形式。
• 第四关 内容实际
  • 结构是公文的骨架，内容就是公文的血肉
  • 只需要实实在在地把事情说清楚，把道理讲明白,要从头到尾贯彻实事求是的原则
  • 公文内容实际从三个方面考虑
    • 第一，要做到真实准确不虚假。
      • 首先，如实把客观实在的事实写出来，什么事、什么人、什么时间、什么地点、什么样子、什么缘故，都要准确清楚，不能作任何加工，不能粗枝大叶，道听途说，更不能随意制造事实和数据。
      • 其次，观点、结论是从对现实材料的分析中自然引出来的，不能想当然，不允许掺杂任何主观臆造的成分，不能从局部的、个人的利益出发歪曲事实、弄虚作假。
      • 再次，选择材料要典型，要能反映事实，以小见大，而不能以偏概全，以次充好，对于第二手材料，要反复验证，引文不能漏字漏句，篡改原文，也不能断章取义，随意曲解。
    • 第二，做到充实丰富不空洞。
      • 仅仅有事实也是不够的，公文还应该有观点，有结论，在事实的坚实基础上得出有说服力的结论，做到“论从事出”。
    • 第三，做到切实可行不浮泛。
      • 公文内容要切实可行，提出的政策、措施必须从实际出发、符合实际工作情况、符合事物的内在规律，能对下级机关的工作起到指导作用。
      • 政策、措施的可行性包括四个方面
        • 一是政治可行性
          • 即某项政策、措施可能被多数政治团体或大多数群众接受，政治风险不高；
        • 二是经济可行性
          • 即实施政策、措施必需的资源是能够充分获得的，是不会产生难以承受的经济负担的；
        • 三是技术可行性
          • 即将政策、措施付诸实施在技术上是可行的；
        • 四是心理可行性
          • 即政策、措施的实施与受文对象及执行者的心理承受能力是相适应的。
• 第五关 逻辑清晰
  • 公文写作属于理性化的写作，是逻辑思维的产物。
  • 公文的逻辑性从三个方面体现
    • 一是在确立主旨中体现逻辑思维
      • 主旨是公文的灵魂和统帅
      • 要用具体材料表达公文的主旨，材料应于观点统一
      • 公文主旨的确立一般靠两种方法：
        • 一是归纳法
          • 根据事物相同点抽象出事物本质特征的方式
        • 二是演绎法
          • 依靠抽象思维的方式，舍弃具体表象，抽取出事物本质特征
          • “大前提—小前提—结论”的推导方式
          • 这种逻辑推理方式，多用于通报的“分析评议”和简报的“评论性按语”写作中，即运用抽象思维的方式，分析出事物（问题）的本质特征，写出切中要害、见解精辟、态度鲜明的话语。
    • 二是在写作思路上体现逻辑性
      • “类”
        • 即“性质、类别”，回答“是什么”的问题，具体而言，在内容上体现为情况、现状、问题
      • “因”
        • 即“原因”，回答“为什么”的问题，在内容上体现为原因、做法
      • “果”
        • 即“结果”“效能”，回答“怎么样”的问题，在内容上体现为成绩、收获
      • “法”
        • 即是“方法”“路径”，回答“怎么办”的问题，在内容上体现为措施、办法、要求等
      • 公文写作的三种主要的组合方式
        • “果—因”（或“因—果”）关系组合
          • 多用于总结、工作报告中
        • “因—法”或“类—法”关系组合
          • 多见于通知、通告、公告、决定、意见等文体写作中
        • “类—因—法”关系组合方式
          • 多见于调查报告的写作中
    • 三是在段落排序中体现逻辑性
      • 一是时间顺序的逻辑
      • 二是意义顺序的逻辑
        • 先重后轻
  • 常见的逻辑性问题
    • 1.要正确判断概念之间的关系
      • 例如：“1*1000”不等于“1000*1”
    • 2.要正确运用同一律
      • 同一律
        • 是指在同一个时间、同一个条件之下要始终保持一种观点或一种概念。
        • 它的主要形式是“A就是A”“如果A，那么A”。
      • 常见的问题是偷换概念，把大概念和小概念彼此调换了
    • 3.要正确运用矛盾律
      • 矛盾律
        • 是指，在写作公文的过程中会用到很多的观点，但是在一篇文章中不能出现观点相互矛盾的
      • 自我否定是公文写作中的一大忌，它不仅会影响公文的严谨性，也会使公文的逻辑紊乱，打乱文章的结构。
    • 4.要注重充足理由的可靠性
      • 形式是由B可以推出A，如果B是真的，那么我们可以进一步推出A也是真的