《搞定：无压工作的艺术》读书笔记

在今天这个信息量和工作量倍增的世界，一些老的工作方法已经失去了效用。时间管理大师戴维·艾伦将指导你走出规划和执行工作中的泥沼，通向高效、轻松的彼岸。要想让事情井井有条，关键便是——从容、放松。书中我们可以学到：运用“执行、指派、延迟和放弃”原则来清空你爆满的工作篮。合理规划和细分任务，让工作走上良性、高效运行的道路！

《搞定：无压工作的艺术》读书笔记

第14章--15章 GTD认知与精进

GTD精进是指学习并融合各种最佳做法，然后予以整合

精通的三个层次

采用最基本的工作流程管理

执行一个较为高级和综合的全方位生活管理系统

高级层面“搞定“精通水平的标志是

一个完整、最新、清晰的项目清单

一张角色、职责、兴趣（个人和职业）的地图

一个集成化的全面生活管理系统，这个系统是基于某人的当前需求和发展放向定制的，用于动态监控日常工作以外的行动

面临的挑战和意外状况将驱使你采用（而不是弃用）这个方法

利用技能创造明确的空间，完成任务，并且使你的表现越来越得体

第13章 原则三：学会关注结果

在这套方法中，处理日常事务时一个重要的技巧是

学会在脑海中对结果做出正面的预期，并以此影响实践

预想结果的重要性

结果和行动是紧密联系、相互影响的

只有当你对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有你知道该如何行动的时候，结果和现状才能联系起来

搞定艺术的连个基本要素将始终是个挑战，定义结果，确定行动

在多个层面上关注结果

理念

最难做到的事情就是，把远大的理想融入平凡的日常活动中去，但其实二者在思维层面上的要求是相同的

三个基本问题

这对于我意味着什么

我希望哪些成为现实呢

促成这件事的下一步措施是什么呢

自然计划法的神奇力量

收集、理清、组织、回顾和执行这五个清晰步骤可以实现你整个生活领域的稳定性

而自然计划法可以使你在具体的领域实现轻松而集中的控制

追问你要做的事的目的，是健康而成熟的表现

让整个机构变得积极向上

当人们把自己的角色从抱怨者和受害者转换成主宰者时，权力感就产生了

第12章 原则二：确定“下一步行动”

理念

确下一步行动变成全盘考虑的一个组成要素

仅仅需要10秒钟的思考，就能确定下一步的行动

直到最后一分钟压力逼人时才匆忙地做出决策，这导致了低效和不必要的精神紧张

下一步行动的巨大价值

澄清问题

把问题向更加清晰的方向推进

明确责任

团队协作的一个可能的不良结果，就是没人负责

多人负责就等于无人负责

真正令人不快的是：任务没有布置清楚就让会议结束

提高效率

只有在提升个人的响应效率之后，才能使团队的效率得到提升

提升效率方面的最大缺陷之一，就是缺乏针对长期项目的下一步行动决策，这里的长期只说明为了达成目标需要完成更多的步骤

提升自身能力

可以显著提高你推动事务发展的能力，同时增强你的自信心和前瞻能力

这是一种正向假定的心理暗示，而这类暗示更能够从根本上发挥作用，帮你建立起一个积极的自我形象

抱怨可能意味着某人不愿意为改善状况付出努力，承担风险，也可能意味着某人不愿意承认客观环境的不可变性

第11章 原则一：养成收集的习惯

在管理内部和外部承诺时能言行一致，这将会极大改善你所有的人际关系和心理健康程度

收集习惯给个人带来的好处

减少消极情绪

消极情绪的来源

不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的

三种方法消除负面情绪影响

不签订协议

降低标准

完成协议

重新商定协议

全盘分析，客观判断

减少心理压力，消耗宝贵精力

任何未收集到，未完成的事务（无论是否重要），同样都会产生心理压力，消耗宝贵的精力

需要收集多少内容呢？

原则：当头脑中不再浮现出任何事件的提示信息时

收集习惯给团队带来的好处

一个机构的效率是由机构内效率最低的关键人物决定的

每个人都可以坦然面对超出自己能力的工作量

对于那些无法及时完成的工作，可以对其重新协商，制定计划

第10章 学会控制项目

我们需要更多的非正式会议

对于项目计划过程，最大的提升空间并不在工具方面

真正需要改进之处是，在计划的过程中，让你的创造性和预见性思维能够真正发挥作用

而造成这种简单有效的思维缺失的最重要原因，是一般的自下而上系统无法应付在思考和预测中出现的数量庞大的细节

哪些项目需要你进行计划

两类项目需要计划

那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务

那些意外冒出新点子或临时出现新细节的项目

典型的计划步骤

个人头脑风

组织整理

召开会议

机构（团体）中提高效率的最大障碍是，在面对问题的时候，当事人不知道是否应该召开会议，也不清楚应该让哪些人参加

收集信息

随时产生的想法

不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意

如果你想到的电子不是可以列入行动清单的具体行动，你就有必要想办法把它们保存下来。当然，确保没有遗漏任何想法的关键就是你的收集系统了

项目计划的辅助工具和架构

工具

思维辅助工具

形式决定功能，合适的工具更容易激发你的好想法

只要你在思考过程中能够使用一些外界的工具记录你的想法，那就像给风筝加上了线，你就可以一连几个小时保持高效而敏捷的思维

书写工具

缺乏记录工具，我们的思维就会受阻

工具

纸张和记事本

黑板和白板

数字化工具

架构

理念

除了拥有随身携带且得心应手的工具以外，一个可以方便地收集思考结果的系统也有利于提高效率

当我们用不同设备进行表述时，我们往往会有不同的思考结果，许多人发现，用手写和绘图能释放出更多精彩纷呈的创意

根据需要创建文件夹或者活页夹

纸张和数字化

软件工具

通常更适用于非正式会议和头脑风暴的两类软件，分别是思维导图和分级概要应用程序

如何在生活中应用这些手段

理念

准备工具、创造条件，对项目进行一些创造性的思考。这就足以让你把大多数人抛在后面了

方法

抽出一段比较完整的时间（1-3小时比较理想），对每一个项目进行尽可能的纵向思考

每次一个、自上而下地逐个面对这些项目

随时记录保存整理想法

第9章 执行阶段：选择最合适的行动

理念

如何根据各种情况来选择最合适的行动呢

相信你的感觉，或者说相信你的本能反应、你的直觉——可以作为你的参考点的任何东西，它们能让你退后一步， 与自身的智慧源头联结

3个评估方法来对行动进行决策

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

情境

这是选择最佳行动方案时是发挥作用的第一要素

创造性的情境分类

电脑无网/电脑有网

出行前/网上冲浪/电话清单/外出

有多少时间（时间分配）

碎片时间利用

大块时间利用

有多少精力（精力管理）

这也是我们要求个人管理系统一定要界限分明的最好理由

即使当你处于非巅峰状态时，它也可以使你能够轻松自如地保持较高的办事效率

提升士气的最好办法就是完成某些工作，所以，经常留一些轻松的小事在手头上吧

重要性

当你考虑了情境，时间，精力三个条件后，你就要选择哪个行动会给你最高的回报

在你结束了一天的忙碌后，为了能够坦然面对未能处理的事情，你必须对自己的责任、目标和价值观有一个清醒的认识

评估每日工作的“三分类法”

理念

一旦你完成了对工作的安排，你也就完成了行动清单的更新

有了这些行动清单，再根据情境、时间、精力进行筛选，你就能得出需要着手处理的具体任务了

我们还要考虑的问题是：工作的实质是什么，工作的目标和完成的标准又是什么呢

并不存在所谓的中断情况，只是对新事务管理不善而已

三分类法

执行事先安排好的工作

处理突发事件

但如果你转而处理这些突发事件，那就证明你认为这些事情要比你必须完成的那些工作更加重要

人们倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况，而不愿意着手处理、组织、回顾以及评估那些并不明了的工作

人们对意料之外的要求或请求持消极态度的另一个原因，是他们认为自己的系统和行为无法“标记“需要采取的任何后续行动，或者此时正在进行的工作

安排自己的工作

时刻保持自己的平衡

任何人都不可能多任务并行，都是一次只能做一件事

干扰和打断原本是难以避免的。当你能够熟练地，快速地分析处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的任务之间敏捷地切换了

面对意外出现的工作时，一定要冷静地考虑它是否值得你停下其他工作，千万不要为了忙碌而忙碌

总体检视工作

理念

每一个层次都是其上一级层次的具体和细化，并要为上一级提供支持和服务

从实用的角度来讲，我建议采用自下而上的方式进行工作

当底层已经陷入失控状态时，仍然自上而下地进行管理，将有可能成为效率最为低下的方法

知道为什么这么做，对于我们努力完成任何事情都是一个非常重要的问题

应该向自己提出的问题

我们机构的长期目标和目的是什么？为了履行我的责任，我需要完成那些相关的项目

我为自己设定的长期目标和目的是什么？为达成此目标，我该执行哪些项目

还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情

第8章 回顾阶段：保障系统的有效运行

理念

定期回顾你的系统，反思其内容，保持其时效功能，这是实现系统清晰度和稳定性的前提

把大脑中的事件赶出大脑，记录在清单上

充分利用大脑的资源，并让它工作得更加优雅、更有效率，更具创造性

要回顾哪部分的内容？在什么时候进行

理念

在你的个人管理系统中，你应该可以在任何需要的时候，看到需要的行动提示，这正是个人管理系统和个人行为的基础

只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟而已

回顾的内容

首先看一看你的日程表

然后看一看你的行动清单

根据情境选择恰当的回顾内容

更新你的系统

要保证你的系统是值得信赖的，关键一点就是定期以更高的视点检视自己的视点，并对系统进行更新

每周回顾的重要性

有机会夺回生活的主动权，对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡

面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作，最重要的目标，把握住自己的方向

什么是每周回顾

定义

每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需要采取的行动

每周抽出几个小时，让自己摆脱日常事务的干扰

实现马上付诸行动的目标的三个举措

确认

定义

确保你收集的所有东西都得到处理

这是将你在忙碌的一周中产生的所有碎片化结果进行归拢的初始阶段

收集散落的纸片和材料

清空收集工具

在这一过程中一定要严格要求自己，收集、处理你所遇到的一切有关交流、工作、创意、信息的记录，同时处理掉没用的垃圾

清空大脑

把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情，以及所有尚未捕获和理清的事务

更新

定义

确保你的所有定向地图或清单经过审查保持最新

你应该“后卫前置”，清除你系统中的过期提示内容，保持你的活跃清单完整反映即时情况

回顾“下一步行动”清单

回顾过往的日程表数据

回顾即将到来的日程

回顾等待清单

回顾项目和（更大成果）清单

回顾任何相关的核查清单

创造

定义

随着你实现了确认和更新，创造部分在一定程度上可以自动发生，你将很自然地形成某些想法和观点，令你的生活和工作思考增值

回顾“将来/也许”清单

收集你的奇思妙想和新奇的点子

进行回顾的恰当时间和地点

时间：如果是周一到周五的工作日，那么就是周五下午留出两个小时

地点：独立的工作区域，免于外界打扰

大局的回顾

理念

处理好一楼视野的内容，会自动思考更高层次的问题

没能控制好自己的日常生活之前就试图设定目标，往往会削弱而不是增加你的动力和能量

积极的未来思维固然很重要，也很美妙，但是，未来思维只有与物质世界里的执行信念相结合，并全程纳入响应和校正措施后，才会最有效地呈现

第7章 组织整理：建立好清单

理念

组织整理意味着让某个事项所处的位置与其意义相匹配

拥有完善的组织整理系统，你才有精力去方眼更宏观的问题，大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得以释放

你的组织整理系统绝不可能立刻凭空建立起来。它会随着你 处理材料的过程而变化，并测试是否已将各事项存放在了最佳利用位置

基本分类

分类

项目清单、项目的辅助资料

记录在日程表中的行动和信息

下一步行动清单（一个或多个）

等待清单、参考资料、将来/也许清单

界限的重要性

每一种类别都代表着我们与自己达成的一类协议，以便在某个特定时间以特定方式提醒我们，如果它们彼此混淆，没有界限，那么整个组织整理工作也就丧失了意义

如果你忽视了分类流程，将不同种类的事列入同一个清单，你往往会对这些事项无动于衷

必须对这些事务进行分门别类地加以保存，无论是在视觉上，具体形式上，还是心理上

提示清单

大可不必对清单中的内容按照重要性排序

强行对事情排序正是导致挫败感的根源

事实上，当你看到整个清单时，完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情

清单仅仅是一个目录，它帮助你跟踪那些正在进行的事情，并让你在回顾的时候有一个参照和依据

组织整理行动提示信息

日程表

对执行时间有刚性要求的行动要列在日程表中

下一步行动清单

根据情境分类

理念

所谓情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形

如何确定情境分类的数量

根据你所需要跟踪行动的数量

不同行动所要求的环境差异的大小

好处

充分利用你所处的环境，将你的能力最有效地发挥出来，以提高效率

从一种工作状态离开并进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人想象的多得多，这会造成巨大的浪费

常见的情景分类

电话/在电脑旁/外出事宜/在办公室时（杂事）/在家时

议事日程（按照人员或者会议分类）

你的职责范围越广，你在组织中的地位越高，你就越能通过与他人沟通和商议把事情搞定

你应该为那些需要多次参加的会议或频繁会晤的人列出专用的议事日程清单

如果你认真整理你的下一步行动，你会发现需要3-15个此类清单

老板、同事、助手、配偶、孩子

律师，投资顾问，会计师，电脑顾问，以及你要通过电话或当面与之商讨一件以上事情的人

阅读/回顾

等待清单

内容

你不关心过程，只关心结果的事情（或由别人负责的事情）

此类清单内容尤为重要的是，清单上要包含每个项目的时间要求，以及商定的所有截止日期

项目清单

理念

项目清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序

其实它就是一个包含所有未完成任务的目录

你无法执行项目，你能够执行的是行动

一个完整而正确的项目清单，是让你将视线从微观转至宏观的重要工具

一个完整项目清单的价值

对于控制和关注至关重要

事情无论是大还是小都会干扰你，让你无法获得良好的工作状态

大小事情都应该获得均等的处理机会

缓解微妙的紧张关系

小事后面没准就隐藏着大事或是意想不到的积极事情

每周回顾的重点一目了然

每周回顾是实现长期承诺和日常行动成功匹配的关键因素

促进关系管理

何处寻找待发现项目

三个主要领域发现“隐藏”项目

当前活动

较高视野的利益和承诺

当前的问题和机会

一个丰富的清单项目收集往往是那些范围广泛但不够明确的事项，这些事情分为三类

问题

流程改进

创意和能力建设

仅有一张清单？还是进一步细分

大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为项目清单是作为一个总目录来用的，而不是用作每日的工作指导

细分项目清单的几种常见方式

原则

确定以何种方式进行项目的分类很重要，但更重要的是确保你的项目清单的完整性和及时性

常见方式

个人/职业

委派给他人的项目

特定类型项目

人生平衡轮

如何处理子项目

是否设立子项目原则

只要你能保证能够根据实际需要经常回顾项目的各项内容就可以了

作者建议

将你大项目列入项目清单，然后在项目支持资料中收录子项目清单

项目辅助资料

定义

不是项目的行动信息，也不是项目的提示信息，只是支持项目行动和决策的辅助信息

组织整理对项目的想法

不应该失去关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法

关键在于

发现项目笔记中隐含的具体行动。根据需要定期回顾这些记录

发现捕捉这些思考成果、想法的最大益处在于促进了我的思考过程，而不是那些记录的想法

组织整理非行动性资料

参考资料

准备

要保存多少资料，需要多大空间，以何种形式保存，要保存在什么地方

各种参考资料管理系统

定义

一个方便快捷的数据库，它保存的应该是各种非行动性资料，而不是行动或项目的提示信息

分类

一般性参考资料归档系统

纸质

电子邮件

简单的数字化存储

专门资料的归档

一般说来，除非是明确属于某一特定类别，最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统

联系人管理工具

联系方式，名字，个人爱好，兴趣。。。

图书馆/档案馆式的归档系统：基于个人的

如果资料纯粹是为了参考，那么唯一的问题是它与耗费的时间和空间是否等值

提示信息

它们所代表 的事情在当前不需要采取任何行动，但日后可能有此种需求

“将来/也许”类清单的管理

理念

这类的事情并非毫无价值。相反，它们通常是你生活中最有意思，最激动人心、最有创造性的事情

想象会改善认知和行为，也就不难理解将来/也许清单是如何在潜移默化中影响你的工作和生活了

如果你无法定期对将来/也许清单保持关注（回顾），并且头脑清晰地思考其中的内容，那么这个清单也就失去了它存在的价值

将来/也许清单

来源

富有创造性的想象力（梦想清单）

目前正在执行的项目清单

特殊类别（兴趣清单）：让生活有趣、有料

自己非常感兴趣的事情

用日程表记录将来要做的事情

理念

记录在日程表中的任务，一定得是你想暂时抛于脑后但又希望在某一天得到提醒的事情

类别

提醒自己开始落实某个项目

你可能想要参与的活动

提醒自己做出决定

典型类别

雇佣/解雇

重组/并购/出售/剥离

换工作/职业

可能发生的战略转型

备忘录系统

核查清单：创造性和建设性提示

理念

核查清单是指列出有关某个主题、程序或者某种关注/行动领域的内容，供你在特定时间或参与特定类型活动的任何时间使用

类别

首先、对项目和行动心中有数

规划工作和责任范畴内的关键性工作

工作中的6个级别，每一个级别都应建立一个核查清单

职业目标

服务

家庭

人际关系

公共事务

健康和精力

财政资源

创造性的表达

情况越是紧急，控制力越应加强

像是一个指导框架

在情况快要失去控制的时候，我会暂时列出一张清单，上面写着我不得不去处理的任务，直到情况重新得到控制

大胆创建各种级别的核查清单吧

理念

慢慢地习惯使用各种核查清单，包括特殊的，临时性的和永久性的核查清单

能够并愿意即时创建一个可供必要时访问和使用的核查清单，这是高标准自我管理的核心内容

作者的建议

工作责任范畴、运动疗法、旅行核查清单、每周回顾

培训计划的组成要素、关键客户、要保持联系的人、年终活动、个人发展、笑话

垃圾

第6章 理清阶段：清空工作篮

概念：确定每件事情是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动

这个过程会遇到一些困难，导致这些困难的原因并非过程本身而是不知道如何把处理结果合理地组织整理到它们的系统中去

工作篮是一个处理问题的地方，而不是一个存储容器

方法指导

首先处理工作篮中最上面的事务

每一件事都必须获得均等的处理机会

处理不仅仅意味着话费时间，它指“判断事情的本质，确定下一步的行动方案，然后进行相应的处理”

养成一个习惯

从一端入手，按顺序一次只处理一项内容

一次一事

强迫自己只处理最上面的一项，其他的内容尽量不要看

每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断

注意力是确保解决问题的必要条件

这么做的另一个好处是，即使你的处理过程被打断了，也不会出现一团乱麻的情况

永远不要把事务再次放回工作篮

把东西拿出工作篮，这是一条单行线

处理过程的关键问题：下一步行动是什么

无法付诸行动的事情，一般可以分为三类

垃圾

待酝酿的事务

两种选择

记入将来/也许清单

把它们的提示内容写入日程表或者“备忘录”

参考资料

如果你不能把一件事情立即放入归档系统，那么你很可能不会再将这件事归档了

这类事情如果你现在不做，日后也肯定不会做的

如果需要采取行动，那么具体行动是什么

即使对于一个非常简单的任务，当你试图找到下一步行动的时候，常常会发现你还需要进一步观察形势，考虑详细的行动步骤

不完成这些你就没法决定下一步行动

要知道“决定”比不是一个真正的行动，因为真正的行动需要耗费时间去执行

一旦你确定了下一步行动

立刻执行（如果两分钟内可以完成）

原理

对于任何任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它花费的时间要长

即使你面对的并不是什么重要任务，如果你能在两分钟之内完成，那你就应该立即将其完成

主要用途

不应该沦为每天都要执行两分钟行动的奴隶

这个原则应该主要是用于对新内容进行处理

委派他人（如果自己不是完成任务的最佳人选）

问问自己是不是最适合处理这件事的最佳人选

如果不是的话，要采取恰当的方式委派他人，委派工作并非总是上级对下级

恰当的方式

给对方发一封电子邮件

写一张字条，然后交给某人

给对方发条短信或语音信箱

在工作日中添加一条，以便下次与此人见面时进行探讨

直接与他对话，当面或者打电话，发短信或即时信息都行

跟踪委派他人处理的工作

等待清单

注意：在每份委派给他人处理的任务上标明具体的日期，这一点非常重要

推迟执行，把任务放在你的组织系统中，在日后有时间的时候再完成（耗时超过两分钟）

明确你手中的项目

项目的定义

指你所承诺的、需要完成多步行动才能达到的目标

定义项目的意义

如果你决定执行的“下一步行动”无法达成你的预期目标，你就需要以某种方式提醒自己，直到你最终实现它

列出项目清单的目的并不是要划分不同任务的优先次序，它只是为了确保你不会忘记这些任务

项目清单是你进行工作回顾的重要内容

书籍信息

作者: [美] 戴维·艾伦

被誉为世界最具影响力的工作效率问题思想家

有超过35年的管理顾问和执行教练经验

副标题: 无压工作的艺术

出版社: 中信出版社

出版年: 2016-5-1

章节介绍

第一部分 通向从容之道

第1章--第3章

第二部分 远离压力，提高效率

第4章--第10章

第三部分 三个关键原则

第11章--第15章

第1章 新情况 新做法

阅读本书目的

收集所有需要处理或者对你有用的事情，把它们统统置入一个脱离大脑意识的，条理分明的，可靠的系统中

指导自己在获取任何“输入信息”（也就是接受任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或从新协调的“下一步行动”可行清单

管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺

最后达到的状态

自己虽然整日事物缠身，却仍然能够头脑清醒，轻松自如地控制和处理一切

工作的定义

工作的定义是广泛的，它可以是任何需要或希望做出改变的事情

它包含了你打算促成的任何事情，无论是职业的还是个人的

现实的情况

工作不再有清楚的界限

大多数人接手的大部分工作都没有明确的界限

工作缺乏明确的界限导致每个人的工作量加大

我们的生活和工作并不存在明显界限

工作职责的不断变化，处于更广泛生活范围内的各种职责和利益也在频繁变化

一套系统应该具备什么特性

从大局着眼，从小处着手，并且使二者有机结合

必须能够管理多个层面

必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物进行控制

必须易于维护，能节省更多的时间和精力

必须化繁为简

承诺

心如止水

你发挥能量的能力与你的放松能力成正比

任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你

如果你的大脑空空如也，总是处于一切就绪的状态，那么它就会向一切事情敞开大门

头脑清晰，积极的想法层出不穷

回归心如止水境地的原则：有效处理内心的承诺

任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题

管理承诺的基本要求

如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻

你必须明白你的工作到底是什么

你还必须作出判断：需要采取什么行动来推动工作的进程

一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息

检验这种模式的一个重要训练

问自己：你希望得到的理想结果是什么

换句话说，事情怎样才算得上是“完成”了呢

是什么创造了这一切：是思考

人们会进行很多思考，但大多数思考只涉及某个问题、项目或者某种状况

而不涉及思考本身

需要构建以结果和行动为导向的思维方式

思考结果是促使希望转化为现实的最有效的手段之一

为什么有些事情总是萦绕心头

在通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善

你还没有明确地认定它们的预期结果是什么

你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么

你还没有把预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去

大脑运作机理：大脑会不由自主地帮你记录所有的未尽事宜

材料的转化

定义

任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情

“材料”的存在本质上并不是一件坏事

就其本质而言，如果某些事情吸引了我们的注意力，那么，它们往往以“材料”的形式表现出来

过程 管理你的行动

管理行动的重要性

管理你的行动是管理好你全部材料的关键

本质上是，在某个时间，你应该做什么。也就是说，我们要如何管理行动

事务极少会因为由于时间匮乏而受阻，它们会陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动而造成的

搞定事项分为两类：“已做好”（预期结果搞明白）和“正在做“（行动要可执行）

采用自下而上的方法

发现自下而上的工作方法对提高个人工作效率最具实用价值，即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务

当处理底层具体行动的做法，已经成为你日常事务处理模式一部分的时候，你也就为进行更高一级的思维活动做好了充分的准备

对行动的横向管理和纵向管理

目标：解除你精神上的负担，并把事情做好

“横向”控制是把你所涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行

“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考

最重要的技巧

最重要的技巧：把一切事务赶出大脑

你的大脑是个认真负责的器官，虽然你对某些事情感到无能为力、无可奈何，可你的大脑仍然会毫不懈怠地一个劲儿地提醒你

你的外部世界没有发生任何改变，而你对此感觉尚好

真正显著改变的，是你对待自身内部世界的方式

在实际的行动执行过程中，我尽量让自己可以凭直觉去挑选要执行的行动，而不是重新思考那些行动的来龙去脉

第2章 掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤

概述

步骤

收集引起我们注意的事务和信息

理清每个项目的意义和相关措施

组织整理结果，提出选项

进行思考回顾

选择行动

注意点

管理的效果通常取决于这5个环节中最薄弱的一环

必须作为一个整体发挥效用，才能在复杂的环境中呈现出最佳状态，提高工作效率

这些管理方法不只限于组织整理或者确定优先项，这些方法固然好，但他们只是应用这5个阶段的结果，而不是阶段本身

收集

百分百地收集一切“未竟之事”

你需要寻找和收集你世界中的一切未尽事宜，无论大小、轻重、缓急，只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务，都要收集起来

一旦你给某一事务贴上“需要做”或者“应当做”的标签，它就变成了一件“未尽事宜”

为了确保这个收集工具的有效性，你必须定期清空这些“存储器”

影响成功收集的因素

成功收集的三个必要条件

每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里

你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可

如果能够利用高效的收集工具来辅助你的思考，那么你便获得了提高工作效率的法宝

你必须定期清空这些设备

千万不把它丢弃，或是要把它再次放回到工作篮中去

理清

工作流程图：理清流程

是否需要采取行动

否

不需要采取行动的三种情况

这是无用的垃圾，我们根本就没必要保留它

目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化，酝酿）

该信息具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场（参考资料）

是

面对这类需要着手处理的材料时，你必须回答两个问题

你承诺完成哪些工作？需要达成哪些目标

具体的下一步行动是什么

如果它代表一个项目

如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或结果，你就可以将其视为一个项目并将它列入“项目”清单中

下一步需要采取什么行动

下一步行动定义

指那些可执行，可操作的具体行动，并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展

立即执行、指派他人，或者延迟处理

立即执行

如果这步行动能在两分钟内完成，那么你就应该立刻执行

指派他人

如果处理这件事情需要花费的时间不止两分钟，那么，你应该问一问自己是否就是解决这个问题的最佳人选

如果回答是否定的，那就委托给一个合适的人员去办理

延迟处理

如果预计花费的时间超过两分钟，而你又恰恰是最佳人选，那么这时，你就不得不推迟行动，并把它记录在“下一步行动”清单上，以后再来完成

组织整理

定义

指事情所处的位置与其意义相匹配

清单

意思是可供人们经常查阅的一组提示信息，分为两类

一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息（日程表）

另一类是应该尽快完成的行动提示信息（下一步行动）

项目

定义

任何一个需要多个步骤才能完成的任务

我们也可以将项目视为一系列未竟之事

当你完成了足够多的正确步骤以后，才能达成项目的预期目标

下一步行动的归类

日程表

日程表是一块神圣的领地

包括

需要在指定日期执行的行动

需要在指定日期获取的信息

需要在指定时间执行的行动

处理日程表的最好方式是，将上面罗列的任务逐项完成，不要遗漏

下一步行动清单

它和日程表一起，构成每日行动管理的核心结构

任何已经确定的需要两分钟以上才能够完成，并且无法指派其他人完成的行动都应该记录在某个地方

无需付诸行动的事务

垃圾

需要酝酿的资料

将来/也许清单

这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施，但又希望在将来某一时间处理的工作

备忘录

你不愿意去做的事情，或者需要在未来某个指定时间之前持续收到提醒的事情

我们称之为“悬而未决”或者“有待继续跟进”文件夹

参考资料

很多你收集的资料并不要求你采取任何行动，但是它们都是具有重要价值的信息

参考资料系统有两种形式

按特定主题或特定领域分类存储的系统

一般性参考资料归档系统

将资料保存在触手可及的地方，常备几个文件夹用于收集哪些没有制定类别的信息

对于个人行动管理系统，一个不能高效运行的一般性参考资料归档系统，通常成为整个系统的最大瓶颈

回顾

理念

在纸上记下你需要牛奶是一回事，而在商店里回想起需要牛奶是另一回事

你需要每隔一段时间，全面地回顾一下自己的生活和工作情况

回顾的内容

内容

一个“项目”清单

一个日程表

浏览最为频繁

“下一步行动”清单

情境分类：遇到合适的情境就可以按照对应的清单来完成行动了

一个“等待处理”

根据你的需要进行定期查阅，只要能保证你不会在心中对其中的内容念念不忘就行，因为那会影响你的工作效率

时机

理念

使一切需要采取行动的事情转化为行动的关键就是：每周回顾

每周回顾应该完成以下任务

收集和加工处理所有“材料”

回顾整个系统

更新各类清单

做到彻底、清楚、实时和完整

作用

一个完善的系统，将形成一个良性循环：你建立的系统越完备，你就越信赖它

你越信赖它，你就越有坚持运行这个系统的内在动力，而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤

执行

理念：靠自己的直觉做出选择

三种选择模式

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

情境

有多少时间（时间分配）

有多少精力（精力管理）

重要性

当你考虑了情境，时间，精力三个条件后，你就要选择哪个行动会给你最高的回报

评估每日工作的“三分类法”

执行事先安排好的工作

处理突发事件

但如果你转而处理这些突发事件，那就证明你认为这些事情要比你必须完成的那些工作更加重要

安排自己的工作

理念

一旦你完成了对工作的安排，你也就完成了行动清单的更新

有了这些行动清单，再根据情境、时间、精力进行筛选，你就能得出需要着手处理的具体任务了

总体检视工作的“六层次法”

5万英尺以上：人生目的和原则

这就是我们整个生活的全景

本层是整个检视系统的最高层，是生活的终极指南

4万英尺：3~5年的展望

展望未来3~5年的发展前景，你必定会从一个更加广阔的角度着眼

3万英尺：1~2年的目标

通过1～2年的努力，要为自己的工作开创一个什么样的新局面

2万英尺：关注点和责任范围

你的兴趣及承担的责任和义务，让你承担之前的各种工作

1万英尺：当前的项目/目标

当前的项目/目标-当前需要完成的工作，通常数量在30~100项之间

这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情

跑道：目前的行动

在你的行动清单上，堆积着需要处理的一切事务

第3章 控制项目：纵向管理项目的5个阶段

概述

在大多数情况下和大部分时间里，你仅仅需要“横向”管理

这种“纵向”思考的方式并不要求详尽周密

其实在人们进行工作策划和思考的时候，最缺乏的恰恰是那些不怎么正规的方式

自然计划模式的5个步骤

定义目标和原则

你的意愿就是你的目标，它自然而然地启动了你内心深处的计划过程

展望结果

一旦作出决定要实现这一目标，大脑会自动进行种种想象，便成为你的展望

头脑风暴/集思广益

认知失调

当大脑意识到在你设定的目标和你目前的状况之间存在着一定的差距时，它会千方百计地弥补这一差距，以消除这种“认知失调”

这就是自然式计划法中“如何……”这一思考阶段的起始点

组织整理

一旦头脑里装满了大量的想法和细节，你也就不由自主地开始了组织整理的工作

一旦你对相关的结果产生了各式各样的想法，大脑就将自动根据事情的组成要素、重要程度和事件发展的先后顺序，分门别类地进行归纳整理

明确下一步的行动方案

为了确认首要的因素，你需要把注意力放在具体的下一步行动上

自然计划法的技巧：5个阶段

定义目标和原则

目标

问问为什么是一件非常有价值的事情

了解并弄清任何一种行为的目的，对调整关注范围、创新性发展和合作具有重要指导意义

好处

界定成功

目标界定成功，你的目标是你决定投入多少时间和精力的一个最为重要的参照点

建立决策标准

通常，做出一个艰难决策的唯一途径就是，回到目标上来

调配资源

所有的一切最终都归结到目标上来。首先考虑你试图达到的目标，这样才能知道这些资源投入是否是必不可少的

激发动机

事实上，如果对做某件事情找不到充分的理由，那么它就根本不值得去做

其实，一个简单的问题，如“你为什么这样做呢？”就可以把他们拉回到正确的轨道上来

阐明重点

当你紧紧抓住了你工作的真正目标时，一切就变得一目了然了

一经对“我们到底希望达到什么样的目标？”作出回答，那么前景就会清晰明确地呈现在你眼前了

如果你对自己行为的动机缺乏清醒地认识，你就不可能尽力而为

拓宽选择

当目标精确地定位了工作重心时，它也同时开启了人们创造性思维的大门，从而能够去探寻更加广阔的可能性

你的目标是否足够清晰明确

如果你切切实实地体验到了聚焦工作重心所带来的种种益处-动机充足、决策标准明确、资源集结和富于创造力-那么，你的目标就称得上足够明确了

原则

你所遵循的标准和价值观，同上述推动和指导工作发展进程的目标一样，具有同样的价值

产生心理压力的一个主要原因是，别人的行为超越了你设立的标准，或者别人容忍此类行为存在

重视原则的另一个重要原因是

它能为我们的行为提供清晰明确的指导

就像目标赋予我们十足的干劲和方向感一样，原则界定了我们行动的限制因素以及行为的标准

展望结果

目标和原则提供了动机和监控手段，而前景则是描绘最终成果的一个现实的蓝图

产生的效果：聚焦的力量

当你把精力聚焦于某件事情上，这种精力集中即刻便会使你转入充满灵感的思维模式，而这是平时无法达到的效果

当你的大脑中产生了一个清晰的镜像，描绘出你所渴求的事物，并且专注于这个事物时，你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了

阐明结果

一个朴素却重要的原理

只有经历过，才能积累经验

通常，在你促使事务在现实生活中发生以前，你需要首先在大脑中进行构思

在知识工作的领域中，最有效的技能之一就是创造出清晰可见的结果，这也是我们需要进行艰苦磨炼的重要技能之一

头脑风暴/集思广益

捕捉住你的想法

工具

思维导图，集结法，仿制法，结网法，鱼骨法

最佳工具

思维导图

工具的基本方式

允许自己捕捉并表达任何一个念头，稍后再去考虑是否符合需要及如何操作

分布式认知

心理学家把类似的过程归纳为“分布式认知”

它把信息从你的但闹中清理出去，转化为客观的并且可以经常回顾的形式

最原始的认知工具：笔和纸

帮助你集中精神，拓展思路

头脑风暴的关键技巧

不判断、不质疑、不评估、不批判

头脑风暴只是问题解决过程中某一阶段的特定活动，只有认识到这一点，才能合理地面对这一过程

头脑风暴最重要的标准时包容和扩展，而不是束缚和缩减

追求数量、不求质量

把分析组织工作置于次要的地位

全部记录

组织整理

理念

通常情况下，当你明确了主要和次要因素、先后次序以及事务的轻重程度时，组织整理便不请自到了

工具：PROJECT，甘特图

基本要点

明确事件的重要组成部分

整理分类（按照下面一个或多个标准）

构成因素

先后顺序

重要程度

足够详细的描述

明确下一步的行动方案

理念

计划工作的最后一步，就是决定如何分配和再分配各种资源，以推动工作的顺利进行

如果你对某件事情感到一筹莫展，干脆问你自己这样一个问题：对于这件事情，你打算具体做些什么

如果你现在还无法作答，那就表明你自然计划法前期某个阶段的工作没有到位，还有待进一步的加强和提高

基本要点

针对当前这项工作每一个进程中的环节，确定下一步行动

如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案

注意

抓住关键

在一件事情的众多头绪中，总有某个部分是我们必须率先完成的，事情其他部分的进展都有赖这部分完成的结果

需要更多的计划吗

当然这之间还有一个行动步骤是分析处理，搜罗更多的主意

当下一步行动需要由别人完成时

如果下一步行动不属于你的工作范畴，那么你就必须明确这个行动属于谁的工作范畴

明确了每个人的职责范围之后，大家就能自动找到自己分内的任务了

你需要计划到什么程度

一个简单的回答就是，只要能够让你的大脑摆脱事务的纠缠就够了

需要让事务更加清晰吗

如果你想使自己的工作更加清晰，那么顺着自然计划法的模式“向上”思考是一个好办法

需要采取更多的行动吗

如果你所需要的是落实更多的行动，那你就可以顺着自然计划法的思考模式“向下”走

如果已经有了一个计划，但是在实践中却收不到应有的成效，那么就需要有人对计划的各个部分再次进行评估，重点放在“下一步行动是什么，由谁负责”上

第4章 准备工作：确定时间、空间和工具

理念

学习掌握娴熟的工作管理方法，就是学会建立一套系统并付诸实施，直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中

要想在个人管理方面取得实质性进步，那么就多关注细节

确定时间

时间安排

至少整整两天时间来践行GTD

和某人一起执行这套方法 的理想时间是周末或者节假日

收集过程将会占用6个小时或更多时间

理清和确定下一步行动的过程，将会消耗8个小时的时间

安排不受打扰时间进行收集工作的好处

控制能力空前提高

体验到强烈的成就感

从而激发自身的能力和创造力

准备空间

准备工作区

基本要素

包括一张书桌和一个可以放置工作篮的空间，或许（对大多数人来说）还需要一处容纳核心数字工具的空间

原则

工作区的实用性至关重要

每个人都必须建立一个特定的控制中心，以便处理事务

即使你在公司办公，在家里你仍然需要一个工作区

准备移动工作区，配备必要的移动办公电子设备

在家里不要共享工作区，要单独准备工作区

准备工具

一些基本的管理工具

理念

提升个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有你乐于使用的管理工具

资料存放托盘

存放资料

一叠信纸大小的白纸

捕捉灵感

一支钢笔或铅笔、便利贴、回形针、活页夹

订书机和订书钉、透明胶带、橡皮筋、若干文件夹

自动打签机

打标签，便于归档

一个日程表

记录那些在指定日期或时间完成的工作

将它与自己的个人管理系统有机结合起来，让其发挥更大作用

废纸篓或循环垃圾箱

移动设备、个人电脑以及纸质计划书和笔记本

用于收集、整理数据和制定任务清单

计划手册

除了保存可以随身携带的资料，计划手册的另一个主要功能就是用来管理各种清单

构建一个归档系统

理念

缺少一个高效的资料归档系统，将是提高个人管理系统效率的最大障碍（云笔记）

在不加管理的情况下，这些资料会使物理工作区更加混乱，并极大的扰乱你的心智

如果对随意堆放，不可操作但具有潜在相关性的资料不加处理和整理，就会使你的情绪受到一定程度的干扰

当我在自己的电脑上新建一个一般参考资料存档系统时，我会用长达三个月的时间来寻找其最佳 组织结构，再用三个月时间来实现对它的“巡航控制”

成功归档分类的要点

一般性归档系统应该触手可及

整个归档时间不要超过1分钟

合理的排序（字母，数字...）

查阅便利

能够随时创建空文件夹

确保有方便存储的庞大空间

用自动打签机来标注文件夹

至少一年整理一次归档系统

最后一件需要准备的事情

处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务

第5章 收集阶段：归拢材料

收集的目标

将你关心的所有事情统统收集起来，然后清空自己的大脑

注意：一定要彻底完成所有的收集工作之后，再开始对这些材料进行处理

了解有多少材料必须处理很有帮助

它能让你明白何处是“隧道尽头”

进行理清和组织整理时，你肯定不希望那些“不知所踪的东西干扰你的情绪“

外在的收集工作

收集目标

搜索周围的环境，检查一下哪些事项还没有做到位，把它们放入工作篮

哪些东西不该动

四类东西

日用品

参考资料

装饰品

办公设备

注意：如果这四类东西里，有什么让你感觉不怎么“到位”，那就收集到工作篮吧

收集过程中可能遇到的问题

收集的内容过多，一个工作篮不够用

可能偏离到清理和整理的环节中去

可能碰到一些以前收集和整理过的东西

可能碰上一些紧急事项

何处开始

办公桌

信件，备忘录，报告，阅读材料

便利贴/名片/收据/会议记录

办公桌抽屉/地板，墙壁和书架/设备，家具和房间设施

柜子，台子的表面、内部

其他地方

内在的收集工作：清空你的大脑

写在白纸上

建议每张纸上写一件事

便于后期处理

注意

注重数量

宁缺毋滥，千万别遗漏任何事情