导图社区 大型线下活动执行流程梳理
线下活动执行流程梳理,包含方案筹备、活动策划方案、活动执行细节设计,以及活动举行后的复盘
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大型线下活动执行流程梳理
1.方案筹备
(1) 下Brief
活动概念介绍
品牌方理念:讲清楚本场活动想要传递的slogan、理念以及活动目的
活动目的:Branding,产品上新发布会、扩大影响力,节日宣传等
活动核心元素
本次活动会反复出现的意向,一般2-3个
比如圣诞节可能就是星月+雪花,兔年新年就是兔子
活动主色调
给出2-3个颜色,并标注清楚颜色比例
比如圣诞节:70%白色+30%蓝色
活动预算
需要拆分清楚各部分预算并明确告知:比如100w,30是方案费用,70是制作费用
一般比老板给自己的预算打八折,给自己一些余地
Reference
设计大方向、选址和风格给一些参考,也可以让agency按照你的关键词给你反向找图
(2) Agency Pitch
小型活动3家agency,3进2,2选1至少2轮比稿
大型活动5家agency,5进3,3选2深度沟通后,按照大家的意愿看是直接定还是再出一轮方案
价格比稿:如果价格无法压出来,可以方案和制作分开,方案付费,价格各家估价,选择价格低的agency中标
(3) 方案筹备时间(2个月)
第一周:下brief+沟通
第二周:第一轮pitch
第三周:第二轮pitch
第二个月:大概预留2-3次修改+定稿时间,第二个月定终稿后制作打样+施工图
(4) 预算谈判
费用包含:场地费、搭建费、制作费、运输费、外采费、服务费
如果费用直接在预算内,可以看粗一点,如果超预算需要逐条核实,必要情况可以引入采购谈判
2.活动策划方案
(1) 活动理念
(2) 活动时间
(3) 活动地点选址
准备3-4个合适的酒店、展厅等线下场地备用,同步和场地方接洽起来
场地费用计算:活动当天租用+搭建撤场费用
(4) 活动设计
大结构设计:每个区域、区域局部、主舞台、宴会厅、签到台、门厅、拍照区域、大展板、会场俯视图、走廊等
(5) 活动制作Timeline
设计(约1个月)
打样与看样(约2周)
制作与预搭建(约2周)
线下实际搭建(约1周)
彩排+走场(约1-2天)
(6) 流程规划
活动Rundown:参观、入座、主持人、暖场和音乐,来宾发言,抽奖,开香槟/庆祝,大合影
动线规划:接送机、签到、入住,酒店到活动现场路线,打卡定点拍照路线、退出路线(如有明星,还需要专门的安全通道、路线、安保、用车、vip休息室等)
(7) 活动参会人员
人员邀约
内部邀约:老板、其他team相关方
外部邀约
媒体:官媒党媒、自媒体
达人
明星
合作方
政府相关方(如有)
晚会成员:主持人、乐队或表演团队、发言嘉宾
人员规划
人数+名单:确定住宿、晚宴人员
座次表:长桌、圆桌等如何根据来宾关系分配,并插入品牌方成员,原则是最重要的人坐主桌主位,每桌有品牌方相关人员陪同
出席时间+接送机+机酒差旅预定
出场时间+妆发+服装沟通
出席人员相关物料
邀请函:电子+纸质版提前寄送
抽奖:小程序或实体装置(都需要提前2周筹备)
庆祝道具:香槟或礼炮
提词器或手卡
桌牌
(8) 安保问题:引入专门的安保Agency,对接会场安保、kol安保、明星贴保
(9) 灯光音效布置
(10) 各个环节脚本、文案撰写
直播脚本
主持稿
嘉宾发言稿
3.活动执行细节
(1) 反复打磨大执行Rundown
表格制作包括:时间、大环节、细节、地点、负责人(agency、品牌方分别是谁)
开会一起核对执行细节
分拆Rundown成执行rundown+对外rundown两个部分
(2) 行前会议
核对细节
明确分工:每个部分的负责人是谁
一起查漏补缺
互相认识:越是大活动参与人越多,保证会上每个人都互相知道名字,知道应该去找谁
(3) 现场走场与彩排
(4) 现场拍摄
图片云相册
拍摄团队提前制作云相册二维码海报
每张图片要压logo上云相册
云相册二维码提前发给相关方
现场视频
15s快剪空镜:当天出
30-60s活动精修:两天内出,如果涉及明星、kol镜头,需要提前和对方确认
4.活动复盘
活动数据:曝光、讨论、search、与会人数、产出素材数量
活动档期生意数据:达成vs目标对比,今年vs往年对比
亮点+不足+经验复盘