办公用品采购使用核查流程

办公用品采购使用核查流程，如采购消耗类办公用品申请： 每月初以部门为单位上报经部门负责人审批后的办公用品计划； 办公用品采购申请报综合部负责人、部门经理。

办公用品管理

• 询价
  • 物品分类
    • 高价值办公用品
      • 如办公家具、办公设备（电脑、扫描仪、打印机墨盒等）
    • 低值易耗品
      • 如档案袋、A4纸、签字笔、可擦笔、便签等
  • 洽谈
    • 针对电脑等高价值产品，1.找现有供应商来我司洽谈；2.再寻找一家本地电脑供应商，形成竞争关系；3.寻求京东官网报价，找本地供应商是为了售后服务有保证，找京东网是为了控制价格。
    • 针对低值易耗品，如A4这类看似价格较低但量非常大的消耗品，同样找到3个渠道来进行商谈，统计年度用量以获取价格优势。
  • 打样
    • 洽谈结束后，要求供应商按洽谈商品的种类、数量进行送样供我司评价，如A4纸，组织使用部门人员匿名对样品从纸张厚度、色泽度、打印效果等方面进行盲选。根据纸张的质量进行打分。对送样产品进行封样，防止后续供货时，使用差的产品进行狸猫换太子的操作。如电脑、打印机墨盒等高价值、不便于打样的物品，要求供应商进行质保期的商谈。
  • 制定采购框架协议
    • 评分
      • 根据各供应商的提供的价格和样品质量按50%/50%的比例评分，根据各供应商的得分定主次供应商（30%/70%采购量）
    • 制定合同
      • 根据评分制定合同，交予行政中心副总及总经理审批把关，如未通过，则再次进入以上流程。合同需发给我司聘请的律师核准。
  • 签订合同
    • 及时报备给总经理
• 采购
  • 采购申请
    • 高价值办公用品申请
      • 项目成立初期，制定办公用品配置方案，控制各部门使用量
      • 申请部门内部流程完成后，报王晶处，交予行政中心副总审批
      • 审批通过后，进行采购
    • 消耗类办公用品申请
      • 每月初以部门为单位上报经部门负责人审批后的办公用品计划
      • 办公用品采购申请报综合部负责人、部门经理
  • 定量
    • 调取往年数据，初定月度采购量，并制定各物品的安全库存量。
• 领用
  • 验收
    • 高价值办公用品采购员持采购申请、采购发票、销货清单交财务入账。
    • 采购单价税前超过3000元的非消耗类办公用品，由使用部门IT部进行验收并签字，计入固定资产统计表。
    • 低值易耗品由王晶负责验收产品的型号、数量、质量，通过后入办公用品仓库
      • 需要姐给予支持，建造一个准备保存物品的、可以锁上的房间
  • 领用
    • 低值易耗品根据部门人员做好核算，长期使用消耗品出现故障以旧换新
    • 常用品的领用为暂定数量，依据每月进行调整，领用时在《办公用品领用登记表》签字
    • 办公设备按照各部门申报需求计划进行领用，领用人填写《办公设备领用登记表》
    • 办公设备因使用人使用不当或故意造成办公设备损坏的，购置使用一年内的，应照价赔偿，购置使用一年以上的，项目自行计算折旧额后赔偿
• 核实
  • 办公家具、设备故障，使用部门提出申请，由王晶核实是否为人为因素，并协调、联系退换、保养、维修
  • 建立滚动核实办公用品使用数量、维护的机制，若某部门耗材使用量明显异常，应及时与该部门经理沟通，并实地核查，查明原因后，根据情况上报给分管副总或总经理
  • 关注采购商品是否存在较大波动，核实市场价格，以适时调整采购量