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材料管理办法
电气中心公用运维组材料管理办法，为规范电气中心公用运维组材料类别的管理工作程序，明确各方责任，实现执行有依据、管理有重点、贯彻有路径、工作有程序，特制定本管理办法。
编辑于2023-07-23 20:45:03 浙江省- 相似推荐
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电气中心公用运维组 材料管理办法
前言
为规范电气中心公用运维组材料类别的管理工作程序，明确各方责任，实现执行有依据、管理有重点、贯彻有路径、工作有程序，特制定本管理办法。 本管理办法依据公司及电气中心相关管理制度，由公用运维组提出。 本管理办法由材料组负责起草，经公用运维组及电气中心各级领导批准后发布实施。 本管理办法由公用运维组材料组负责解释，未尽事宜由公用运维组另行补充。 本管理办法为第一次修定发布。
一、管理范围
1.1 本管理办法为配合上级部门材料类别的相关工作，对相关的定义与分类、机构与职责、从采购到流程末端的过程、供应商及承包商管理、奖惩等进行了规范。
1.2 本管理办法适用于电气中心公用运维组（以下简称“运维组”）的材料类别管理。
二、定义和分类
2.1 采购的分类和定义
2.1.1 根据采购计划性的不同，可将采购分为计划采购、非计划采购两大类： ——计划采购：以月度采购为周期进行提报的采购需求。 ——非计划采购：根据非计划采购时限性要求的不同，又可分为紧急采购、临时采购两大类： ● 紧急采购：工程建设及生产运行期，对生产运行或工程建设有直接影响，已造成减产、停产，主要设备设施无法运行或即将导致减产、停产，建设过程停顿等，按照日常的采购节奏无法满足需要的采购需求。 ● 临时采购：因客观不确定因素变化产生的临时性采购需求。
2.1.2 按形式分为询比价采购、招投标采购两大类;根据合同签订模式的不同，可将采购合同分为框架类、非框架类两大类；根据采购交易模式的不同，可将采购分为背对背合同采购、非背对背合同采购采购两大类。 以上分类在提报采购之后，与商务对接时会偶尔接触到，但不作为必须了解内容。详见“Q/ ZPC B03-012-2021 采购管理规定”
2.2 物资收发存
2.2.1 定义
2.2.1.1 应急物资：具体指代 化工三剂、设备、备件、材料、工具、外卖废料等。（不包含生产废料、劳保用品、办公用品、礼品，以下不再做强调说明）
2.2.1.2 应急物资存放点：指用于存储运维组应急物资的建筑或场所。
2.2.1.3 物资台账：指用于记录数据出入明细的载体，文中有关“入库”、“出库”、“退库”、“库存”的描述均为数据入台账、数据出台账、数据重新入台账、台账数据的简称。
2.2.1.4 呆滞物资：指最近一次入库或领用至盘查时，时间间隔超过 180 天的物资。
2.2.1.5 收、发、存：“收”指采购物资的验收入库、未使用物资的退库或外卖废料的回收；“发”指物资的出库、领用或外卖废料的移交；“存”指库存管理或库房仓储管理。
2.2.1.6 安全库存量：指为了在正常生产过程中预防常用物资供应的不确定性、减少重复性申请提升采购效率、避免库存物资积压占用资金，在公司内部设定的存储量区间值（即最高储备量和最低储备量）。
2.2.1.7 备品备件：为维护保养电气设备所使用的零部件，在使用性质上分为易损件和事故件。
2.2.1.7.1 易损件：设备在正常使用过程中容易损坏和在规定期间必须更换的零部件。
2.2.1.7.2 事故件：指使用周期在六十个月以上的部件、停机造成较大经济损失的备品备件。
2.2.1.8 专用备件：重要、特殊电气设备专用备件，如GIS、变频器、软起动器等。
2.2.1.9 检维修材料：在装置和设备检维修工作中一次性使用的材料。
2.2.1.10 急件材料：电气设备设施发生故障急需使用但没有采购计划或库存，需要紧急采购的配件材料。
2.2.1.11 耗材：主要指在生产和设备检修过程中使用的辅助性材料，如胶布、轧带、线鼻子、大布、等低值易耗品，不包括工器具、劳动防护用品等。
2.2.2 分类
2.2.2.1 根据来源不同，将物资分为采购物资、回收物资、维修物资三大类。
2.2.2.2 根据验收目的的不同，验收分为数量、外观验收和质量验收两大类。
2.3 办公用品的分类和定义(行政)
2.3.1 办公用品指在办公区域 ，为提高工作效率 、工作业绩 、创造必要的办公环境所需的物品 ，不含生产现场使用的辅助设备等
2.3.2 办公用品分为办公设备 、办公家具、办公耗材。 a)办公设备主要包括计算机、打印机、复印机等重要的信息化办公设备和碎纸机、饮水机、打孔机等非消耗性办公设备 ； b)办公家具主要包括办公桌椅 、沙发、文件柜、茶水柜等办公室家具 ； c)办公耗材主要包括笔记本 、笔、各种规格的纸张等单件货币价值较低易损耗的用品
2.3.3 常用办公用品清单，含硒鼓、墨盒、多用插座、白板相关材料等，详见“Q/ZPC B03-234-2023 办公用品管理办法”
2.4 来访人员分类
2.4.1 送货车辆及司机
2.4.2 办理签章或办理手续、票据等类似流程工作的相关人员
2.4.3 技术服务人员
2.5 零购设备定义
字面意思大致为零星购置的固定资产，指达到《固定资产实物管理制度》中规定的固定资产要求，公司立项零星购置的设备等。例如在国家电网低压运维装备零购储备方面大致为，电力设备、电缆及配件、智能电网设备等等
三、机构与职责
3.1 运维组
3.1.1 本办法的归口管理部门，负责本办法的制定及执行情况的检查、考核。
3.1.2 负责与电气中心相关部门、公司专业部门（投资部、物资部）相关业务联系、沟通。
3.1.3 负责材料类别的计划、提报、台帐、出入库、参与报废协调等其他相关工作的全过程管理。
3.1.4 负责对各班组物资材料使用情况的监督管理。
3.1.5 负责电气技改技措、常规整改材料、备品备件，材料请购、领用、发放、核销、调配等管理工作。(未包含施工材料、行政材料、HSE安全材料)
3.1.6 负责协调布置班组及其他人员配合物资部到货验收，及已出库和直达现场的电气备品备件、材料应急物资存放点的管理。
3.1.7 负责配合电气中心相关部门电气备品备件、材料统计、分析、总结管理工作。
3.1.8 负责依据生产实际需求提出特殊生产物资需求计划。
3.1.9 依据电气中心或相关部门的实际工作需求，对来访人员相关事宜积极协调布置。
3.1.10 运维组对下岛维修设备以及备件维修申请进行审核，按需提报相关流程。
3.1.11 运维组依据erp的工作任务需求，分派布置例如备件维修、材料领用、以旧换新等相关任务。
3.1.12 调试款及相关类别审核工作由材料组先行核对之后，发采购申请负责人签字确认，再由运维组审核确认。
3.1.13 预算方面工作，运维组依电气中心相关部门要求，配合执行。
3.2 各班组
3.2.1 负责本班组电气技改技措、常规整改材料、备件材料的计划及非计划采购需求的申请。(未包含施工材料、行政材料、HSE安全材料)
3.2.1.1 配合推动运维组及上级部门的设备零购计划管理。在材料提报前，需要根据现有材料库存、已提报采购未到货的内容、重复提报采购的内容，这几方面进行需求数量的初步核减。
3.2.1.2 按时一次性提供充足的采购所需内容、参数、资料，杜绝反复修改。
3.2.1.3 对于技改类材料，必须提前向运维组协调申报技改项目拿到技改号。提报技改材料时，必须提供技改号及相关全套详细资料。
3.2.1.4 按电气中心设备组要求，对每行申报材料进行分类，事故件需单独文字标记，提供细致、简要、合理的采购缘由说明。
3.2.1.5 以“谁提报、谁负责”的原则，班组对于已经提报过采购却未到的材料需要主动跟踪进度，遇到难点时及时汇报运维组帮助协调。
3.2.1.6 附件：《班组月度备件采购需求计划表》
3.2.1.7 附件：《班组紧急材料采购申请》
3.2.1.8 附件：《班组临时材料采购申请》
3.2.1.9 附件：《指定品牌采购情况说明》
3.2.2 负责本班组备件材料的使用、登记等管理。
3.2.2.1 附件：《班组材料领用记录》
3.2.2.2 附件：《班组材料消耗登记表》
3.2.3 负责本组备件材料的统计分析。
3.2.3.1 依据电气中心相关部门及运维组相关工作需求，按期开展。
3.2.3.2 附件：《班组备件消耗统计分析》
3.2.4 班组所有出口文档和资料，需由班长以及主管逐级审核，快速、高效确认，尽快、按时推进流程向下进行，对相关工作的全方面事宜起到管理责任。
3.2.5 备件维修需求要先向运维组核准，按要求提报并反馈。
3.2.6 依据运维组布置的材料领用及以旧换新等工作任务，配合备件维修所需事项、限时内协调领取材料，并及时反馈所需信息。
3.2.7 根据运维组实际工作需要，由主管或班长合理协调、布置，全员积极响应、配合相关工作快速、按期开展。
四、管理内容及要求
4.1 采购管理
4.1.1 采购申报
4.1.1.1 计划采购
月度备件要求班组的班长及区域主管，按要求核减采购数量之后，指定固定的负责人按期提报。
4.1.1.2 非计划采购
4.1.1.2.1 急件材料提报采购申请，要求申请表内容详实丰富，附件资料齐全完整。
4.1.1.2.2 临时采购申请，要求申请表内容详实丰富，附件资料齐全完整。
4.1.1.2.3 急件与临时材料采购申请，提报后，需要及时与材料组联系确认，本着积极推进生产的原则为前提，共同协力，推进流程一步步尽快推进。
4.1.1.3 相关参数、资料及说明
4.1.1.3.1 按模版提报采购申请时，要求详细的完善所需提报材料，能够提供的全部信息。例如物品名称要以标准学名书写，非特殊情况尽量不要写俗称。主型号要完整、简短、明确，且需要与补充参数分开书写。作为主设备的某个配件材料，则需提供主设备及自身的详细信息，如各自的生产商、品牌、联系方式、型号、功率、容量等，便于商务和询价的供货商识别、便于理解、便于高效推进采购的信息。以及一些历史有效信息或者其他特殊信息，皆需一次性一并充足提供。
4.1.1.3.2 报采购所需的资料，要与采购的实际内容相对应，作为采购附件上传提供，由主至次的排序如下：设计院正式的完整图纸，来自需求方的工程委托书及配套相关资料，有相关领导审批签字的方案及配套资料，跨部门的工作联系单，有负责人及部门领导签字审批的部门自制采购申请。部门自制采购申请的内容，需要将详细情况进行详细的描述，以图文相结合的方式作出情况说明，涉及事故件的，要将事故情况做简要概述，同时需要将所需材料名称、型号、数量一并体现。
4.1.1.3.3 如果需要指定采购某厂家、某品牌的材料，则要求额外提供一份指定品牌采购的情况详细说明，内容及缘由要合理、详实、图文并茂，并有负责人及部门领导签字审核，杜绝无合理缘由的采购需求产生。
4.1.1.2 设备零购计划管理
4.1.1.2.1 依据生产、检修需求，经运维组审核，向电气中心提报零购计划。
4.1.1.2.2 配合电气中心相关部门对零购设备验收、协助办理固定资产手续。
4.1.1.2.3 运维组负责零购设备领用、安装及调试。
4.1.1.3 计划流程管理
4.1.1.3.1 材料计划的上报要求：原则上要与公司库存相结合，与现有框架相结合，与材料使用寿命相结合，与供货周期相结合，与设备运行状态相结合。要求班组及运维组都认真把关核减采购数量。
4.1.1.3.2 根据需求上报材料计划，运维组负责人是材料管理的第一负责人，负责审核本部门材料需求计划、开展平库利库工作。运维组的材料组配合执行，按照“谁上报，谁负责”的原则落实，并整体布置、协调采购进度，要求班组主动跟踪未到材料进度，及时与材料组反馈，协力配合推进相关工作。
4.1.1.3.3 严禁重复采购。有库存可以满足需求的前提下，包括运维组已提报过采购但未到货的内容，仍提报采购需求计划的 即为重复采购计划。
4.1.1.3.4 月度备件材料计划编制报批程序：每月20号当日，由各班组完成提报，25号之前由运维组按照中心的管理要求，编制、提报给电气中心相关部门审批，最终审批完成的纸质版本由中心保存。运维组的材料组负责将审核通过的内容，导入ERP提报采购形成请购计划。
4.1.2 询价对接
4.1.2.1 当商务或者供货商对采购的材料不清楚，有进一步对接需求时，要求班组积极配合，有难点的及时反馈运维组沟通。
4.1.2.2 要求班组将每一次对接的情况，以口头及文字的方式反馈至运维组了解情况。
4.2 材料到货
4.2.1 发货前对接
来自供货商的对接，材料组一般情况都会要求供货商在发货前，要反馈装箱清单加以确认，完善后的清单内容和发车时间一般也都会第一时间通知到各班组了解，要求各班组提前做好到货验收准备，做好相关工作的预前协调，对有异议的问题及时提出，材料组会及时协调变更，避免到货后多方不便的事情产生。
4.2.2 到货验收
4.2.2.1 货到现场
4.2.2.1.1 项目自用
4.2.2.1.1.1 要求班组指定接卸人员开箱验收，要求验收有质量，并在相关单据签字确认。
4.2.2.1.1.2 如有口头答应供货商以邮寄形式货到现场的情况，在班组验收签字后，则要求班组按照物资部的需求，第一时间将相关单据安排送去物资部的相关专业组接收。
4.2.2.1.2 承包商接卸
4.2.2.1.2.1 承包商接卸现场，要求班组人员到场监督，与承包商人员一并开箱验收，同时在相关单据上签字确认，要求当场签字确认，杜绝后补情况产生。
4.2.2.1.2.2 要求班组人员对承包商的验收签字人员进行审核，依照物资部提供的《领料员报备名单》要求承包商让名单内人员验收签字，并监督杜绝代签情况。
4.2.2.2 货入仓库
4.2.2.2.2 物资部通知材料到货，需要运维组赶赴验收后，材料组会第一时间通知到各班，要求各班第一时间安排人手，依照材料组要求，对到货物资开箱验收并签字。
4.2.2.2.3 班组接到了到货验收通知后，原则上要求3日内完成该批次所有材料的签验工作。
4.2.2.2.4 要求班组验收前，需要先与物资部相关专工对接好相关事宜，避免空跑或多方不便的情况产生。
4.2.2.3 验收管理
4.2.2.3.1 运维组负责本部门相关的全面材料验收管理工作，材料组负责布置、协调、安排验收任务，对验收工作提出相关要求。
4.2.2.3.2 要求各班组依照材料组的工作任务要求，积极配合，第一时间全面落实材料验收工作。
4.2.3 入库办理
入库手续一般由ERP系统发布工作任务，当中会有一些核实校准的信息需要确认，要求班组积极配合材料组，快速准确的提供相关信息，以便入库流程高效推进。
4.3 领用管理
4.3.1 账内物资
4.3.1.1 要求班组对需要领用的材料，预先进行查询和了解。一般每个月初，材料组都会提供库存材料清单或台帐给各班组了解库存情况。
4.3.1.2 要求班组结合库存情况，按照材料组提供的信息收集方式，提供需要领取的材料信息。这个信息一般包括班组名称、预领材料的来源途径、来源单号、主要用途、物品码、名称、型号、单位、数量、库位编号、用于主项装置、领料单位、负责人、出库单的最迟不领出的删单日期等项目。
4.3.1.3 领料单开具后，需要有流程审批的时间，要求除特殊情况外，杜绝开单后立即就去领料的情况产生。一般去领料之前，需要向材料组获取该单据流程是否可以领取的反馈。
4.3.1.4 系统出库单，要求流程完成后，原则上3天内将材料领出。遇突发情况的，可延长至7天内领出。超过7-10天才能领料的单据，则需第一时间删除。
4.3.1.5 对于超过30天仍未领取材料的单据，要求负责人提供相关领导签字的情况说明，否则相关负责人需要接受考核。
4.3.2 账外物资
4.3.2.1 当确认有账外物资实物的情况下，需以“白条”手续领料。要求班组依照材料组提供的单据，按流程办理签字及领料。
4.3.2.2 账外物资的信息迟滞性以及库存流动性较大，要求开单当日就要领出所需材料，最迟不要过3天必须领出，否则单据作废，重新全面对接后再重新开单领用。
4.3.3 外部借用
运维组响应公司及电气中心要求的平库利库相关工作，对借入、借出相关材料进行登记，定期依照电气中心相关部门要求进行反馈。
4.3.4 项目自用
一般情况，除了行政材料和专项用于运维组自身的材料外，都不算项目自用材料。
4.3.5 以旧换新
4.3.5.1 要求班组在领新材料的同时，将相应数量的旧件一并退给物资部专工。达不到的，则最长不超过20天内，必须将旧件退还。
4.3.5.2 要求班组对于无法退旧的材料，要按时提供《以旧换新关闭单》的申请。
4.3.5.3 对于技改等类型的材料，无旧件退返的情况，要求班组积极配合材料组，提供所需的相关信息及资料，以便流程顺利推进。
4.3.5.4 要求退到物资部或垃圾场的旧件，必须拍摄照片留底反馈。照片要求能够看出场地周围情况、要能够体现出退旧材料的所有数量、照片要清晰无抖动。
4.3.5.5 要求班组依照材料组相关要求，将旧件照片反馈至指定云表格或其他方式的储存点。
4.3.6 消耗登记
4.3.6.1 要求运维组建立统一格式的材料消耗登记，定期按照电气中心相关部门要求反馈信息。
4.3.6.2 要求各班组依照运维组布置的定期工作任务，每天记录清楚各类型、各种类材料的消耗情况，并定期反馈。
4.3.6.3 要求各班组登记消耗物资时，要有分类、有区别、有条理、有依据，根据实际情况逐一记录消耗清单。 例如，一卷36mm黄底黑字的标签色带，共8米长，一面柜子及柜前其他用到此标签的标识按一套算，算上损耗，这一套的损耗大约为0.02米，这一卷色带能够为400面柜子提供服务。那么，这一卷色带消耗的400面柜子，是哪个房间的，各自位号是多少，等等。最终依据实际情况，做出这一卷标签的消耗清单，才是最为贴合实际的做法。而依据这种精细化的统计方式，才能够真正的统计清楚，全厂的各类备件消耗量，进而才会依据这些数据，来判定公司电气类备件，未来的储备方向和储备数量。因此，各班组，作为采购大环节的闭环终点，这消耗登记的工作任务一定要严肃对待，要求各班组认认真真地做细、做好。
4.4 退库、调整及转移
4.4.1 材料退库
4.4.1.1 常规退库
要求各班组，组织承包商办理纸质版的退库手续，依照物资部的退库标准及要求，核准退库清单，实物检验合格确认能够退库的，则由材料组办理线上ERP退库手续。
4.4.1.2 材料报废
要求各班组，清点报废材料清单，汇报运维组审核，通过后则由材料组申请报废流程。（不包含固废、废液等危化品）
4.4.2 部门调整
由材料组按运维组及上级部门要求，配合执行。
4.4.3 材料转移
要求各班组，组织需求方的承包商整理需要做转移的材料清单，交由材料组审核内容，通过后由需求方承包商，找到接收方承包商签字确认纸质版清单。签字后的纸质版反馈材料组留底，并办理相关转移的手续。
4.5 调试款及相关类别审核工作
4.5.1 供货商将相关资料交由材料组先行核对。
4.5.2 由供货商按核对内容联系采购申报负责人核准后签字确认。
4.5.3 所有负责人核准签认后，由运维组及中心领导审核确认。
4.6 备品备件
4.6.1 应急物资存放点的管理
4.6.1.1 存放点
4.6.1.1.1 依照电气中心要求，运维组各班组不设置库房，取消所有的班组库房,运维组集中设置应急物资存放点。偏远的班组，运维组视情况酌情合理调整管理办法。
4.6.1.1.2 存放点最终选用的房间，需要经过运维组以及电气中心相关部门审核，通过后方可使用。
4.6.1.1.3 该应急存放点由运维组全权指派材料组布置及管理，运维组在电气中心管理范围内，提供全方面的全力支持，同时要求各班组也在实际工作中，提供全方面的全力支持。
4.6.1.1.4 运维组应急存放点涉及的多个房间，要求采用统一的钥匙管理办法。
4.6.1.1.4.1 要求设置2套钥匙，按序编号，两套钥匙一主一备，日常全部使用主钥匙，非特殊情况不使用备钥匙。
4.6.1.1.4.2 在材料组设置应急存放点的《钥匙离手登记表》，除材料组之外的所有人、不分职级，但凡查看库房、领用材料，借用钥匙的，则必须登记，严格执行，无一例外。
4.6.1.1.4.3 严禁未经批准、未经登记、私自决定，随意地损坏、盗撬门锁、顺窗而入、或随意地取走哪怕一丝一钉等等违规情况。一旦发现，按盗窃情况逐级汇报处理。情形严重的，报公安机关处理。
4.6.1.1.4.4 节假日及长白下班时段，钥匙的获取方式，以及期间的钥匙使用，全权交由值班领导管理。
4.6.1.1.4.5 日常管理期间，因考虑偏远班组领料不便、影响生产等实际情形，运维组可以结合实际情况，灵活制定合理的管理办法。但要求加强对钥匙的使用管理，例如班组配合运维组管理库房的这种情况，则会要求运维组不定期抽查管理效果。如遇不良问题，需要加强班组对管理办法相关内容的学习。对于反复问题，则要严格依照运维组的相关要求和管理办法，严格执行。
4.6.1.1.4.6 附件：《运维组应急点 钥匙离手登记表》
4.6.1.3 领用
4.6.1.3.1 要求班组对需领材料的基础信息提供的要尽量充足，如名称、型号、照片、实物样品等方面。
4.6.1.3.2 必须由各班组人员前来领料，杜绝鼎盛代领的情况产生
4.6.2 备件维修及报废
4.6.2.1 要求班组先与运维组讲解情况，获得准予备件维修的许可。
4.6.2.2 依照材料组提供的信息收集方式或者途径，反馈充足的图文信息。
4.6.2.3 材料组审核班组反馈的图文信息无误后，及时提报备件维修申请的流程。
4.6.2.4 因实际情况不同，偶尔有的维修需要另外从行政的流程推进，会用到《物资出岛登记》及《邮件寄送申请表》的相关流程，具体设计到时，要求班组积极配合。
4.6.2.5 报废流程与上述流程基本一致，但要求班组在流程审批许可后，及时联系车辆及人员落实实际工作。
4.6.4 下岛报修
主要涉及到维保单位对于故障设备的外委维修，经过运维组审核通过之后，要求维保单位依照材料组提供的信息收集方式或渠道，核对无误后，提报相关报修流程。
4.7 预算工作
4.7.1 运维组因工作性质及公司要求的原因不能直接的接触材料价格，因此预算相关工作依电气中心相关部门要求，配合执行。
4.8 人车来访
4.8.1 依据公司《关于重申外来人员门禁通行权限办理流程的通知2023.3.30》的通知，相关人员上岛、进厂的流程简便了许多。涉及到某个班组需要提供支持和配合的情况下，要求班组需按材料组的工作任务要求，积极配合执行。
4.8.2 货到现场
车辆及人员到达门岗后，一般情况扫码登记后便可直接进入。当遇到问题时，要求相关主责的班组协调解决问题。
4.8.3 办理签章或办理手续、票据等类似流程工作的相关人员
要求相关人员前往门岗协同办理扫码及登记。
4.8.4 技术服务人员
要求相关人员前往门岗协同办理扫码及登记。
4.9 注意事项
4.9.1 使用公共邮箱发送信息的，要求备注发件人姓名。
4.9.2 对于运维组布置的各项工作任务，要求各班组要有积极响应的工作态度，认真负责、主动、快速、按期推进工作进度，高质量完成工作任务的意识，并要求落到实处。
4.10 奖惩要求
4.10.1 对发现重大问题，积极采取补救措施，避免公司遭受经济损失或挽回重大经济损失的，按《员工奖惩实施办法》予以奖励。
4.10.2 未按本管理办法规定的权限和程序落实相关工作或因工作失误造成公司经济损失，伙同外部人员在采购、领用过程中谋取私利、暗箱操作、弄虚作假的，按照公司《人事管理规定》、《工作过失过错责任追究管理办法》进行相应处罚；情节严重的，移交司法机关处理。
4.10.3 本运维组材料管理办法在实际具体执行的时候，结合运维组及上级相关绩效考核条例执行。
4.10.4 考核项不完善的，或与上级考核项在实际执行时有冲突的，以上级考核条例为准。
五、附件
待制作