导图社区 档案归档工作
档案管理归档工作,介绍了归档要求、归档方式、归档工具、归档流程、归档管理的工作内容,有兴趣的可以看看哟。
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档案归档工作
归档要求
1.凡是属于归档范围所规定的文件应按时向档案部门归档,任何人和部门不得据为己有。
2.属于归档范围所规定的文件应符合归档质量和数量的要求。
3.归档的文件材料应为原件。由于特殊情况,原件无法归档时,应将复印件归档,并注明原件所在去处。
4.移交部门应根据移交实际情况编写移交清册办理移交手续,一式两份,保证归档手续的合法性和合规性。
归档方式
1.按时间顺序归档
按年度分类归档。例如,合同档案按“年度”分类归档。会计、实物、声像档案按照“年度+类别”分类归档。
2.按类别归档
例如,会计、实物、声像档案按照“年度+类别”分类归档。
3.按保管期限归档
例如,文书档案按“年度+保管期限”分类归档。
4.按项目或性质归档
例如:基建档案按工程项目分类归档,设备档案按设备性质分类归档。
归档工具
1.物理存储设备
例如,使用文件柜或文件盒进行纸质文件归档
例如,使用外置硬盘、光盘存储设备或备份服务器进行数据归档
2.数字化归档系统
例如,使用电子文档管理系统进行归档
例如,使用云存储服务进行在线归档
归档流程
文件准备
例如,收集需要归档的文件并进行整理
例如,确认文件是否需要备份或加密处理
归档操作
例如,根据归档方式选择合适的文件分类和存储位置
例如,将文件按照一定规则进行重命名或编号
归档记录
例如,记录归档时间、归档人员和文件存储位置等信息
例如,建立归档索引或目录,便于日后查找和检索
归档管理
定期归档更新
例如,按照一定周期对归档文件进行更新和整理
例如,检查归档文件的完整性和可访问性
归档保密措施
例如,对涉密文件进行加密处理和权限控制
例如,定期备份归档文件以防数据丢失或损坏
归档文件销毁
例如,根据法律法规和组织规定,定期销毁无用的归档文件
例如,确保归档文件的安全销毁和环境友好处理