档案归档工作

档案管理归档工作，介绍了归档要求、归档方式、归档工具、归档流程、归档管理的工作内容，有兴趣的可以看看哟。

档案归档工作

• 归档要求
  • 1.凡是属于归档范围所规定的文件应按时向档案部门归档，任何人和部门不得据为己有。
  • 2.属于归档范围所规定的文件应符合归档质量和数量的要求。
  • 3.归档的文件材料应为原件。由于特殊情况，原件无法归档时，应将复印件归档，并注明原件所在去处。
  • 4.移交部门应根据移交实际情况编写移交清册办理移交手续，一式两份，保证归档手续的合法性和合规性。
• 归档方式
  • 1.按时间顺序归档
    • 按年度分类归档。例如，合同档案按“年度”分类归档。会计、实物、声像档案按照“年度+类别”分类归档。
  • 2.按类别归档
    • 例如，会计、实物、声像档案按照“年度+类别”分类归档。
  • 3.按保管期限归档
    • 例如，文书档案按“年度+保管期限”分类归档。
  • 4.按项目或性质归档
    • 例如：基建档案按工程项目分类归档，设备档案按设备性质分类归档。
• 归档工具
  • 1.物理存储设备
    • 例如，使用文件柜或文件盒进行纸质文件归档
    • 例如，使用外置硬盘、光盘存储设备或备份服务器进行数据归档
  • 2.数字化归档系统
    • 例如，使用电子文档管理系统进行归档
    • 例如，使用云存储服务进行在线归档
• 归档流程
  • 文件准备
    • 例如，收集需要归档的文件并进行整理
    • 例如，确认文件是否需要备份或加密处理
  • 归档操作
    • 例如，根据归档方式选择合适的文件分类和存储位置
    • 例如，将文件按照一定规则进行重命名或编号
  • 归档记录
    • 例如，记录归档时间、归档人员和文件存储位置等信息
    • 例如，建立归档索引或目录，便于日后查找和检索
• 归档管理
  • 定期归档更新
    • 例如，按照一定周期对归档文件进行更新和整理
    • 例如，检查归档文件的完整性和可访问性
  • 归档保密措施
    • 例如，对涉密文件进行加密处理和权限控制
    • 例如，定期备份归档文件以防数据丢失或损坏
  • 归档文件销毁
    • 例如，根据法律法规和组织规定，定期销毁无用的归档文件
    • 例如，确保归档文件的安全销毁和环境友好处理