召开一个部门周会议

如何开周会？确定会议目的、确定会议时间和地点、确定议程内容和时间安排、确定会议参与成员、发送会议通知、会议记录，一起来看。

召开一个部门周会议

• 确定会议目的: 确保所有部门成员了解当前工作进展和问题，并协商解决方案。
  • 示例: 提醒部门成员关注本周重要工作进展和面临的挑战。
    • 示例: 介绍项目A和项目B的最新进展及相关问题。
      • 示例: 更新项目A的工作进展和目标，并讨论如何解决当前遇到的挑战。
      • 示例: 更新项目B的工作进展和目标，并讨论如何解决当前遇到的挑战。
    • 示例: 鼓励部门成员分享和讨论其他重要工作事项。
• 确定会议时间和地点: 安排适当的时间和地点来保证所有成员参与。
  • 示例: 选择每周二上午10点作为例行会议时间。
  • 示例: 预定会议室A作为会议地点。
• 确定议程内容和时间安排: 制定详细的议程安排来确保会议高效有序进行。
  • 示例: 将会议时间分为四个阶段：工作进展汇报、问题讨论、解决方案制定、行动计划。
    • 示例: 分别安排10分钟用于工作进展汇报。
      • 示例: 项目A的负责人汇报5分钟，项目B的负责人汇报5分钟。
    • 示例: 分别安排20分钟用于问题讨论。
      • 示例: 针对项目A的问题进行讨论，并提出解决方案。
      • 示例: 针对项目B的问题进行讨论，并提出解决方案。
    • 示例: 分别安排10分钟用于解决方案制定。
      • 示例: 对项目A的问题提出解决方案，并讨论可行性。
      • 示例: 对项目B的问题提出解决方案，并讨论可行性。
    • 示例: 分别安排10分钟用于行动计划。
      • 示例: 确定项目A的下一步行动计划和责任人。
      • 示例: 确定项目B的下一步行动计划和责任人。
• 确定会议参与成员: 邀请相关部门成员出席会议。
  • 示例: 邀请项目A的负责人和相关成员。
  • 示例: 邀请项目B的负责人和相关成员。
  • 示例: 邀请其他重要岗位的成员，如行政助理和技术支持人员。
• 发送会议通知: 向所有参与成员发送会议通知和议程内容。
  • 示例: 在会议前一天，通过电子邮件向所有参与成员发送会议通知。
    • 示例: 在邮件中提醒参与成员准时参加会议，并附上会议地点和时间。
    • 示例: 在邮件中附上详细的议程内容和讨论重点。
• 会议记录: 提醒相关人员做好会议记录和行动跟进。
  • 示例: 邀请行政助理担任会议记录员，记录会议讨论和决策结果。
  • 示例: 提醒相关负责人及时跟进并执行会议决策所涉及的行动计划。