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商务秘书实务第五章会议管理工作思维导图
编辑于2020-04-29 18:10:55会议管理工作
第一节 会议管理工作概述
会议的内涵
会议、会见、会谈的定义
会议:主要指三人以上聚拢在一起讨论和解决问题的一种活动形式
会见:凡身份较高的人士接见身份较低者,或是主人接见客人,一般称为会见
会谈:指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题,以及其他共同关心的问题交换意见,也可指洽谈业务。
会议与会见、会谈的区别
对象不同。会议内部,外部皆可。而会见、会谈对象一般是企业外部,与本企业有关的人员
内容不同。会见礼节性、事务性较强。会谈经济性、利益性较强。会议涉及比会见、会谈宽泛得多
功能不同。会见主要为了加强双方的关系,处理事务。会谈指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策等。
会议的构成要素
基本要素:目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。
其他要素:名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备和工具、各种消耗性材料等。
会议的主要种类
组织类型:内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议
时间方面的规定性:定期和不定期
出席对象:联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等
功能性质:决策性(必有决议、决定)、讨论性、执行性(多为分配工作、布置任务、执行政策)、告知性(如发布会、说明会)、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等
议题性质:专业性(解决专门领域问题)、专题性、综合性等
规模大小:特大型(万人以上)、大型(上千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等
会议采用的方式手段:常规会、广播会、电话会、电视会等
与会者的国籍及议题的范围:国内会议和国际会议等
公司常见会议的类型与作用
经理例会与特别会议。研究和解决新问题,针对新情况提出相应的对策
员工例会。为了调整,联络部门内意见而召开的,起到通报情况,交流信息,解决问题,融洽感情的作用
股东大会和董事会议。董事会议也分例会和特别会议
公司年会。总结表彰,配合即将来临的元旦,开展一系列的庆祝活动,气氛活跃而又热烈
客户咨询会。会议主要邀请企业的客户代表,合作单位代表参加
产品展销订货会。这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段,一般由销售部门负责人操办
业务洽谈会。是企业中一项重要的活动,是企业提高经济效益的关键
新产品新闻发布会。此活动通常由公共关系部门负责筹办,销售和秘书部门参与协办
会议管理的基本原则
提高效率的原则
减少次数的原则
严守时间的原则
明确通知的原则
第二节 会议的准备工作
会议策划方案与筹备方案
会议策划方案的内容
明确6个W。即Who("谁"是会议的参加人员)、What("什么"是会议合适的类型)、When("什么时间"开会合适)、Where(在"什么地方"开会)、Why("为什么"开会)、How("怎样"处理具体的会务工作)
会议筹备方案的内容
确定会议的主题与议题
确定会议的名称
确定会议的议程
确定会议的时间和日期
确定会议所需设备和工具
确定会议与会代表的组成
确定会议文件的范围,做好文件的印制和发放工作
确定会议经费预算
确定会议住宿和餐饮安排
确定会议的筹备机构
会议时间的安排要适时、高效
确定会议的时间
会议议程与会议日程
区别:会议议程,是对会议所要通过的文件,所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程,指会议在一定时间内的具体安排。
注意的问题:1.要把握会议目的,即了解会议召开的原因 2.先安排关键人物的时间,要保证重要人物能够出席会议 3.议例会原则上要定时召开,且时间不宜过长 4.如遇几个议题,应按其重要程度排列,最重要的排列在最前面
大中型会议的议程:1.开幕式,上司和来宾致辞 2.上司做报告 3.分组讨论 4.大会发言 5.参观或其他活动 6.会议总结,宣读决议 7.闭幕式
确定会议地点
会场位置必须让上司和与会者方便前往
会场的大小应与会议规模相符
场地要有良好的设备
场地因不受外界干扰,因尽量避免闹市区
选择会议地点应考虑有无停车场所
场地租借的费用必须合理
正确确定与会人员范围
确定会议与会人员的范围时,必须先明确会议的目的和议题,根据议题综合考虑与会人员的层级、人数、分组的大小、食宿的安排等问题
准备会议文件资料
为上司撰写会议文稿
为上司准备材料
组织好发言人的文稿
准备资料袋
发送会议通知
会议通知常采用口头通知,电话通知,电子邮件通知和书面通知等几种形式
会议通知的发放
会议通知的主要内容。注意以下几点:1.不要忘了写会议名称 2.日期、时间、场所要准确无误,是上午还是下午要清楚,避免误会 3.议题要尽量详细,具体。 4.有附加资料时,要写名资料名称及页数 5.会议通知李拟写好后须交上司审阅、批准,并复印
布置会场
会议的整体格局
中大型会议要保证一个绝对的中心,因此多采用半圆形,大小方形等形式,以突出主持人和发言人
中大型会场要注意进、退场的方便
中小型会场可采用方拱形,半月形,椭圆形,回字形等
主席台座次的安排
依职务的高低和选举的结果安排座次。
为工作便利起见,会议主持人有时需要在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座
主席台座次的编排应编制成表
在主席台的桌上放置姓名台签
场内其他人员座次的安排
小型会场内座位的安排:小型会议室的座位应考虑与会者就座习惯,同时要突出主持人和发言人
中大型会场内座位的安排:横排法,竖排法,左后排列法
会场的整体布局类型
较大型会场的座次安排:大小方形,半圆形
中小型会议的座次安排:方拱形,半月形,椭圆形,圆形,回字形,T字形,马蹄形和长方形等
准备会议所需物品,设备
检查空调设备
检查好灯光,扩音设备
如有陌生人或外来人参加会议,摆放好姓名牌
如有选举、表决、表彰,准备好投票箱、计数箱和奖励用品
持续时间较长的会议,安排好茶水、饮料
如果是电话、广播会议,须提前检查线路,保证音响效果良好
安排食宿与交通
住宿安排
在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心时,要充分考察其基本设施是否齐全,安全性如何,价格是否合理地点,是否方便,环境是否安静,整洁。
要是由与会者自己支付住宿费,就需要选择几家价格、条件不同的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供与会者选择
如果是由主办方支付费用的,则需要按与会者职务标准安排住房,除了部分嘉宾和主办方的领导,其他与会人员的住宿标准应相近。
具体安排住宿时,要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑,统筹安排。
年纪较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明,请与会者自己选择预订。
预订住宿地点的工作一定要提前,在预订数量上要略有富余。
餐饮安排
注意事项:1.认真做好饮食预算、采购、烹调、就餐等工作。 2.饮食要干净、卫生、美味可口、品种多样。 3.事先要准备好干净的饮食用具。 4.尽量照顾到不同口味,不可过咸,过辣,过咸,过酸。 5.提倡实行自助餐制和分餐制。 6.要照顾不同国家,不同民族与会人员的饮食习惯、风俗、禁忌。 7.对于因开会或服务工作误了用餐的人员,应给其预留饭菜。 8.会议中应配备必要的专职医护人员,同时注意与会者的饮食、饮水和环境卫生。
交通保障
车辆组织
用车制度
派车管理
车辆的调度
租车管理