商务秘书实务思维导图

商务秘书实务第五章会议管理工作思维导图

会议管理工作

• 第一节 会议管理工作概述
  • 会议的内涵
    • 会议、会见、会谈的定义
      • 会议：主要指三人以上聚拢在一起讨论和解决问题的一种活动形式
      • 会见：凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见
      • 会谈：指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，也可指洽谈业务。
    • 会议与会见、会谈的区别
      • 对象不同。会议内部，外部皆可。而会见、会谈对象一般是企业外部，与本企业有关的人员
      • 内容不同。会见礼节性、事务性较强。会谈经济性、利益性较强。会议涉及比会见、会谈宽泛得多
      • 功能不同。会见主要为了加强双方的关系，处理事务。会谈指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策等。
  • 会议的构成要素
    • 基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。
    • 其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备和工具、各种消耗性材料等。
  • 会议的主要种类
    • 组织类型：内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议
    • 时间方面的规定性：定期和不定期
    • 出席对象：联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等
    • 功能性质：决策性（必有决议、决定）、讨论性、执行性（多为分配工作、布置任务、执行政策）、告知性（如发布会、说明会）、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等
    • 议题性质：专业性（解决专门领域问题）、专题性、综合性等
    • 规模大小：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等
    • 会议采用的方式手段：常规会、广播会、电话会、电视会等
    • 与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等
  • 公司常见会议的类型与作用
    • 经理例会与特别会议。研究和解决新问题，针对新情况提出相应的对策
    • 员工例会。为了调整,联络部门内意见而召开的,起到通报情况，交流信息，解决问题，融洽感情的作用
    • 股东大会和董事会议。董事会议也分例会和特别会议
    • 公司年会。总结表彰，配合即将来临的元旦，开展一系列的庆祝活动，气氛活跃而又热烈
    • 客户咨询会。会议主要邀请企业的客户代表，合作单位代表参加
    • 产品展销订货会。这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办
    • 业务洽谈会。是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键
    • 新产品新闻发布会。此活动通常由公共关系部门负责筹办，销售和秘书部门参与协办
  • 会议管理的基本原则
    • 提高效率的原则
    • 减少次数的原则
    • 严守时间的原则
    • 明确通知的原则
• 第二节 会议的准备工作
  • 会议策划方案与筹备方案
    • 会议策划方案的内容
      • 明确6个W。即Who("谁"是会议的参加人员)、What("什么"是会议合适的类型)、When("什么时间"开会合适)、Where(在"什么地方"开会)、Why("为什么"开会)、How("怎样"处理具体的会务工作)
    • 会议筹备方案的内容
      • 确定会议的主题与议题
      • 确定会议的名称
      • 确定会议的议程
      • 确定会议的时间和日期
      • 确定会议所需设备和工具
      • 确定会议与会代表的组成
      • 确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作
      • 确定会议经费预算
      • 确定会议住宿和餐饮安排
      • 确定会议的筹备机构
  • 会议时间的安排要适时、高效
    • 确定会议的时间
    • 会议议程与会议日程
      • 区别：会议议程，是对会议所要通过的文件，所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程，指会议在一定时间内的具体安排。
      • 注意的问题：1.要把握会议目的，即了解会议召开的原因 2.先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议 3.议例会原则上要定时召开，且时间不宜过长 4.如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面
      • 大中型会议的议程：1.开幕式，上司和来宾致辞 2.上司做报告 3.分组讨论 4.大会发言 5.参观或其他活动 6.会议总结，宣读决议 7.闭幕式
  • 确定会议地点
    • 会场位置必须让上司和与会者方便前往
    • 会场的大小应与会议规模相符
    • 场地要有良好的设备
    • 场地因不受外界干扰，因尽量避免闹市区
    • 选择会议地点应考虑有无停车场所
    • 场地租借的费用必须合理
  • 正确确定与会人员范围
    • 确定会议与会人员的范围时，必须先明确会议的目的和议题，根据议题综合考虑与会人员的层级、人数、分组的大小、食宿的安排等问题
  • 准备会议文件资料
    • 为上司撰写会议文稿
    • 为上司准备材料
    • 组织好发言人的文稿
    • 准备资料袋
  • 发送会议通知
    • 会议通知常采用口头通知，电话通知，电子邮件通知和书面通知等几种形式
    • 会议通知的发放
    • 会议通知的主要内容。注意以下几点：1.不要忘了写会议名称 2.日期、时间、场所要准确无误，是上午还是下午要清楚，避免误会 3.议题要尽量详细，具体。 4.有附加资料时，要写名资料名称及页数 5.会议通知李拟写好后须交上司审阅、批准，并复印
  • 布置会场
    • 会议的整体格局
      • 中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形等形式，以突出主持人和发言人
      • 中大型会场要注意进、退场的方便
      • 中小型会场可采用方拱形，半月形，椭圆形，回字形等
    • 主席台座次的安排
      • 依职务的高低和选举的结果安排座次。
      • 为工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座
      • 主席台座次的编排应编制成表
      • 在主席台的桌上放置姓名台签
    • 场内其他人员座次的安排
      • 小型会场内座位的安排：小型会议室的座位应考虑与会者就座习惯，同时要突出主持人和发言人
      • 中大型会场内座位的安排：横排法，竖排法，左后排列法
    • 会场的整体布局类型
      • 较大型会场的座次安排：大小方形，半圆形
      • 中小型会议的座次安排：方拱形，半月形，椭圆形，圆形，回字形，T字形，马蹄形和长方形等
  • 准备会议所需物品，设备
    • 检查空调设备
    • 检查好灯光，扩音设备
    • 如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌
    • 如有选举、表决、表彰，准备好投票箱、计数箱和奖励用品
    • 持续时间较长的会议，安排好茶水、饮料
    • 如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好
  • 安排食宿与交通
    • 住宿安排
      • 在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理地点，是否方便，环境是否安静，整洁。
      • 要是由与会者自己支付住宿费，就需要选择几家价格、条件不同的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供与会者选择
      • 如果是由主办方支付费用的，则需要按与会者职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。
      • 具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
      • 年纪较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
      • 可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
      • 预订住宿地点的工作一定要提前，在预订数量上要略有富余。
    • 餐饮安排
      • 注意事项：1.认真做好饮食预算、采购、烹调、就餐等工作。 2.饮食要干净、卫生、美味可口、品种多样。 3.事先要准备好干净的饮食用具。 4.尽量照顾到不同口味，不可过咸，过辣，过咸，过酸。 5.提倡实行自助餐制和分餐制。 6.要照顾不同国家，不同民族与会人员的饮食习惯、风俗、禁忌。 7.对于因开会或服务工作误了用餐的人员，应给其预留饭菜。 8.会议中应配备必要的专职医护人员，同时注意与会者的饮食、饮水和环境卫生。
    • 交通保障
      • 车辆组织
      • 用车制度
      • 派车管理
      • 车辆的调度
      • 租车管理