项目沟通管理

沟通是信息生成、传递、接受、理解和检查的过程。在项目中沟通是必不可少的，让我们一起来学习吧

项目沟通管理

概念

沟通是信息生成、传递、接受、理解和检查的过程

沟通模型及有效沟通原则

1、沟通模型

沟通是一个双向过程，即发报者产生编码，通过一定的媒介传递到接受者那里，然后通过接受者的理解产生一定的意义。

为保证沟通的准确性，接收者还要通过一定的理解和检查的方式与发报者进行发亏，当信息无误时，一个沟通过程才算完成。

沟通是双向的解释系统，如果不能了解对方的理解方式或者看法，沟通同样也达不到效果。

2、阻碍有效沟通的因素

沟通双方的物理距离

沟通的环境因素

缺乏清晰的沟通渠道

复杂的组织结构

复杂的技术术语

有害的态度

沟通管理计划编制

基本概念：

定义：确定项目干系人的信息与沟通需求的过程，即谁需要何种信息、何时需要以及如何向他们传递。

过程步骤：

1、确定干系人的沟通信息需求，即哪些人需要沟通，谁需要什么信息，什么时候需要以及如何把信息发送出去。

2、描述信息收集和文档归档的结构。

3、发送信息和重要的信息格式，主要指创建信息发送的档案；获得信息的访问方法。

主要内容：

1、干系人沟通要求

了解和调查干系人之后，就可以根据干系人要求进行分析和应对，制定干系人沟通计划。

主要内容;

项目成员需要看到那些信息。

项目经理需要那些信息

高层需要那些

文件的访问权限、访问路径及文件的接受格式等。

2、对要发布信息的描述，包括格式、内容和详尽程度。

3、信息接收的个人或组织

4、传递信息所需要的方法和技术。

会议

书面通知，包括电子邮件

专设的项目管理软件

5、沟通频率

6、上报过程，对下层无法解决的问题，确定问题上报的时间要求和管理链

7、随项目的进展对沟通管理计划更新与细化的方法。。

8、通用词语表

项目中的会议

项目的例会

进展程度调查和汇报

问题的解决

潜在风险分析

人力资源协调

项目启动会议

内部启动会议重在解决内部资源调配和约束条件确认。

外部启动会议重在协调甲方和乙方的项目接口工作。

项目总结会议

了解全过程的工作情况以及相关的团队或成员的绩效情况。

出现问题并提出改进措施。

全过程中出现的值得吸收的经验并进行总结。

总结过后的文档进行讨论，通过后就存入公司的知识库，从而形成企业的知识积累。

沟通管理计划编制的技术

1、影响项目沟通的技术因素

1、对信息需求的紧迫性

2、技术是否到位

3、预期的项目人员配备

4、项目时间的长短

5、项目环境

2、沟通方式

单独谈话

项目会议

项目简报，通知

项目报告，项目总结

输入：

企业环境因素

组织过程资产

沟通需求分析

沟通技术

项目范围说明书

项目管理计划

输出：

项目沟通管理计划

信息分发

1、常用的沟通方式比较

书面与口头

对内与对外

正式与非正式

垂直与水平

2、用于信息分发的技术和方法

1、信息收集和检索系统

2、信息发布系统

3、经验教训总结过程

1、经验教训总结过程的活动

强调识别项目成功的经验和失败的教训。

包括就如何改进项目的未来绩效提供建议。

2、经验教训总结过程结果

1、经验教训知识库的更新

2、为知识管理系统增加新数据

3、企业政策、程序和过程的更新

4、商业技能的改进

5、产品和服务的总体改进

6、风险管理计划的更新

4、沟通管理对组织过程资产的应先

1、经验教训记录

2、项目记录

3、项目报告

4、项目演示介绍

5、项目干系人反馈

6、项目干系人通知

5、绩效报告

定义：是指搜集所有基准数据并向项目干系人提供项目绩效信息。

内容

1、项目的进展和调整情况。

2、项目的完成情况。

3、项目总投入、资金到位情况。

4、项目资金实际 支出情况。

5、项目主要效益情况。

6、财务制度执行情况。

7、项目团队各职能团队的绩效。。

8、项目执行中存在的问题及改进措施。

9、预测

10、变更请求

11、其他需要说明的问题

主要步骤：

1、收集依据材料

1、拟定收集资料的清单要针对绩效评价所需数据和评议所需资料进行设计。

2、问卷调查是收集评议资料的有效手段。

3、按照项目绩效评价的要求，对于被评价项目内部发生的重大责任事故和安全事故，要作为影响项目绩效的重要因素酌情调减评价分值

2、项目绩效评审

包括企业对项目的期望要求和项目的实际工作差距的评价，以及项目在实施过程中所进行的改进的评价等。

6、项目关系人管理

含义：对他们的沟通进行管理，让不同的项目干系人得到相应等级内容的项目信息并解决项目干系人之间的问题，从而使项目顺利按计划推进。

范围：

客户

高层领导

项目团队

方法:

通过调查项目干系人需求和期望可以了解项目干系人的目标、目的和沟通层次。

在进行干系人沟通时，项目经理需要充分理解项目干系人的需求以便充分与干系人合作，以达到目标。

在进行干系人沟通管理中，应使用沟通计划中为每个项目干系人确定的沟通方法。

对干系人管理的主要目标是促进干系人对项目的理解和支持，使干系人了解项目的进展和有可能带来的影响。

输入：

项目管理计划

沟通计划

组织过程资产

输出：

问题解决

沟通管理计划（更新）

组织过程资产