GTD时间管理工具——横向管理工作流程框架

这是本人花了一周时间整理的GTD书籍的内容精华，按照横向管理工作流程的框架，分别列出了： 1 收集 2 理清 3 组织整理 4 回顾 5 执行 以及使用GTD工具的准备工作、核查清单等内容，导图层次清晰分明，内容丰富，希望能帮助到大家

横向管理 工作流程 框架

一、收集

收集内容：

收集所有需要处理或者对你有用的事情，无论大小、轻重、缓急； 只要是那些等待处理的、需要改进的，引起注意的事务，都要收集起来

收集工具：

小笔记本、电子备忘录、篮子

让收集工具成为你生活的一部分

收集“材料”

意义

一旦将需要关注的所有东西汇集在一起，你自然能在重点更突出、控制感更强的状态下进行操作

只有在对未尽事宜做到心中有数的情况下，你才会觉得释然

收集的目的就是把需要收集的东西以最快的速度收集起来，以节约时间、“划清界限”

把每个想法记录在相对独立的区域，才能更加专注

工作篮是一个处理问题的地点，不是一个存储容器

收集范围

生活

工作

收集过程

1 外在的收集工作；

包括直接看得到的，和柜子里看到的

2 已经记录在电子文档的目标计划

3 想改变哪些现状？并需要做些什么来改变？

4 想维持哪些现状？并需要做些什么来维持？

从马斯洛需求着手思考

标上创建时间

二、理清

1 理清指的是： 判断事情的实质——确定下一步的行动方案——然后进行相应的清单匹配

2 流程图

理清

所谓清空工作篮，并不意味着完成你所收集到的全部工作。 他指的是识别你收集到的每样东西，确定它是什么，它意味着什么，它需要你采取什么样的行动。

理清阶段的基本原则

1 首先处理工作篮字上面的事情

当你开始采用加工处理行动模式时，必须养成这样的一个习惯： 从一端入手，按顺序依次只处理一项内容。

一旦你违背这个原则，只去处理你想要解决的事务， 并且顺序杂乱，那结果必将导致某些事务被遗漏

2 一次一事

强迫自己只处理最上面的一项，其他的内容尽量看都不看。 每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做判断。 注意力是确保解决问题的必要条件。

这么做的好处是，即使你的处理过程被打断了，也不会出现一团乱麻的情况

3 永远不要把事务再次放回工作篮

对任何事情“不做决定”，这本身就是一个决定，这会耗费你的精力

三、组织整理

意义

组织整理就是将与其意义相匹配的事务放入匹配的清单中

将“材料”放进匹配的清单中

一旦你认清需要跟踪的内容，你真正需要的就只有清单，以及足以保存提示信息、参考资料和辅助信息的工具——文件夹。

不必对清单进行排序，因为一旦情况有变，你就不得不重新排序，只需要在清单项后标注重要程度即可

项目

意义

项目清单是你进行工作回顾的重要内容，他能让你明白自己身在何处，要去向何方，并让你保持一种掌控每周生活的感觉

项目清单中不应该包含项目执行的具体细节或方案，也不应该按照重要性、大小、紧急程度来排序，其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录

1 如果某项工作不能一步完成的话，那么就它就是一个项目

只是有些项目可以快速分解并执行，有些项目需要先做计划

2 你不能直接执行一个项目，你所能执行的是与项目相关的下一步行动

项目的下一步行动通常是做计划，这一步可直接写在“下一步行动”执行清单中。 做计划经常被拖延是因为我们很少接触，让我们误以为难。——参考纵向管理 在日常生活中，你根本不用去理睬这个“项目”清单， 每天占据你主要精力的应该是你的日程表、行动清单、以及突发的特殊事务

项目细分清单的几种常见方式

个人/职业

很多私人事务也需要你在平日里去处理，私人事务处理中的疏漏， 也可能造成不良后果，甚至会严重影响你的工作

特定类型项目

例如为保险销售的不同阶段建立项目子清单

如果你是一名房产经理，那你肯定会同时处理多个客户的要求，所以若能一目了然地看到所有“进行中的销售”，肯定会对你很有帮助

确定以何种方式进行项目分类很重要，但更重要的是， 确保你的项目清单的完整性和及时性，并在对项目充分评估之后将其清出你的大脑

委派给他人的项目

如何处理子项目

如果各个子项目之间存在逻辑关系，某些子项目需要等待其他子项目完成之后才能够开展，就无须先考虑它的“下一步行动”

对于大项目中可以单独推进的部分内容，要持续更新其下一步行动

如果你还没确定方案，可以考虑将“大项目”列入“项目清单”，然后在”项目辅助资料”中收录“子项目清单”，以确保在每周回回顾看到他们

项目提示信息

可以在项目清单项中加入注释

无论如何，你要保证你在回顾项目的时候，能够看到你的这些想法，并能对其善加利用。 只有在保存了描述清晰、方便理解的项目清单，并确保就相关细节定期回顾所有相关系统内容时，才能保持头脑清醒

项目 辅助性资料

1 资料应当按照：主题、题目、项目名称组织起来

2 各个项目所对应的细节、计划、辅助资料都应该分门别类地存放于独立的文件夹中

一个项目一个文件夹

3 尽量简化你的数字信息存储，并进行持续的回顾和清理

4 注意：不要把项目辅助资料作为项目提示信息

当你忙于每天的具体工作时，这种文件肯定是你最不愿意拿起来的东西。你会对这种成堆的文件逐渐感到麻木，他们不会让你立刻投入行动，它们会让你变得更加烦躁和焦虑

下一步行动

注意

下一步行动都应当是细分成可执行的、可操作的、一目了然的、没有歧义的，能够推动整个项目发展的具体行动。 这些行动的提示信息将对个人管理系统是否有效起到决定性作用

只有行动才能掌握世界，而不是思考

下一步清单应当能够容纳所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间的行动。这样就避免了每天在日程表中重复抄写同样的任务了

无论问题多大、多严峻，你总可以向解决它们的方向迈出小小的一步

有些项目虽然目标长远，但是依然有些工作是需要尽快完成的

99%的情况下，在你做出决定之前，你要做的就是获取更多的信息。这些信息可以从外部获取，或者通过自己的思考获得。不管怎么说，你总能找到一个具体的“下一步行动”，来推动事态的发展

长远 只说明 为了达成目标需要完成更多的步骤，而不是“任务截止日期还很远，用不着立即确定下一步行动”

意义

在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成易操作的小任务，然后立即实施其中第一项内容（确定下一步行动）。

如果你现在不做决定，将来迟早还是要做决定的。而且，一旦你决定了下一步行动，也就结束了对这个问题的思考。如果你现在不立即决定下一步行动，那么每次你想到这个问题的时候，都会感到一定的心理压力。这可能会最终导致你对这个问题视而不见，并进一步导致拖延。

如果你一直没有确定具体的下一步行动，那这一步行动就永远不会完成。但几乎每件事都只需花10秒钟进行思考和决策，正是由于大多数人没有付出这区区10秒钟，才导致事情不断被延误。

通过确定下一步行动可以更巧妙地平抑烦恼。当你认识到你所关注的内容是一件可以完成的任务时，就会增强信心和方向感，让你有完成它的动力。

其他

只有远大的目标而没有具体行动就是在做白日梦

决定并执行下一步行动——在现实世界推进某事的发展——是高效行动的核心本质

GTD的一个关键心理要素是，别把你的工作简单看作系列性的大项目，而要直接当做下一步具体行动

导致许多人故态重演的一个难以察觉的原因，就是他们的下一步行动清单不再单纯地罗列下一步行动，而是再次变为他们的项目——项目分解得不够细

通常，堆积事务最多的人正是那些聪明的人（完美主义）；在大多数人的清单和大脑里，列出的都是类似的事情，而不是具体的下一步行动；如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层

下一步行动 的三种去向

1 立即执行

如果两分钟内可以完成

对于两分钟内能完成的任何任务，保留-跟踪-到最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它花费的时间更长。也就是说，对于两分钟内能完成的任务，马上去完成它是最省时间、最高效的。

当然，这里面的“两分钟”也可根据个人灵活变动，短至30秒，长至5分钟

2 委派他人

如果你自己不是完成任务的最佳人选

委派方式

当面

电话

微信

日程表

在每份委派给他人处理的任务上标明具体的日期，这一点非常重要。 在你的所有资料中，这类委派任务是最需要标准日期的

3 推迟执行（执行清单）

把任务放在你的执行清单中，在日后有时间的时候再完成

行动提示信息

注意：

个人工作管理系统的首要任务就是让你能随时看到想要看到的行动提示， 这样才能让你正确地选择将要采取的行动

为了能够真正做到心里无牵无挂、无忧无虑，你必须让自己确认所有的行动提示信息都已经妥善保管了，所有事情都在你的掌控之中，不用担心会漏掉任何事情。并且，你应该是可以在几秒钟之内就完成整个确认过程，而不用花费几天

意义：

如果把内容输入系统需要大量思考和工作，你就不会去做

一旦在适当的情境中出现了你所关注的特定情形，大脑就可以凭借诱发因素自发地进行思考

为自己提供有关事情的适当线索，以便自己在适当的时间予以关注， 这是无压力工作效率的核心做法

1 根据情境分类

所谓的情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者情形

根据要跟踪的行动数量和不同行动所要求的环境差异的大小确定情境分类的数量

这种分类的好处是，充分利用你所处的环境， 将你的能力最有效地发挥出来，以提高效率

从一种工作状态离开并进入另一种工作状态所花费的时间和精力 要比一般人想象的多得多，这会造成巨大的浪费

情境行动提示信息的最常见分类

在家时

在电脑旁

在线

不在线

在办公室

打印计划书、拿合同、拿产品资料等

需外出的

银行

市场

……

专人专事

可以考虑为这些人设立单独的清单： 老板、同事、助手、配偶、孩子。 除此以外，律师、投资顾问、会计师、电脑顾问、以及你要通过电话或当面与之商讨一件以上事情的人

老板、同事、助手、配偶、孩子

律师、投资顾问、会计师、电脑顾问

经常参加的例会、会议等

某短时间需要与之频繁接触的人，例如建房子时的包工头

涉及某人或某个会议的项目。 为那些需要多次参加的会议或频繁会晤的人列出专用的“议事日程”清单

（零碎时间）阅读/回顾

合同条款

产品资料

……

那些需要花两分钟以上阅读的材料。 可以充分利用等车、等人、坐车、休息等零碎时间， 那些手边缺少“阅读/回顾”资料的人智慧让这些时间白白浪费

电话

待打电话清单。当你拥有一个独立的“电话清单”，可以让你很容易地利用点滴时间来完成打电话任务

最好在清单的每一项内容旁边记录相关的电话号码。 通常情况下，如果电话号码列在清单上，你很可能就会顺手把出这个电话；如果要在打电话前费力去查电话号码，你可能就懒得再行动了

2 原始信息分类

例如PPT、截图、录音等

3 纸质信息分类

对工作流程管理的最大破坏，就是把同类型的所有文件（比如客服申请单）都放在一个工作篮或文件夹中，根本不考虑完成它们需要采取的下一步行动是否是同类型的。 这样的做法最直接的后果就是，每次你启动一项任务，都要再次判断它的下一步行动是什么，这很快就会让你厌烦，并且对这一大堆没有明确下一步行动的文件感到麻木

4 电子邮件分类

等待清单

等待清单与“下一步行动”清单放在同一系统中才能取得最佳效果，某个任务在结束前，可能会多次在不同的清单中来回移动

当你和“等待清单”中的人会面或谈话时，随时利用你的”等待清单“既可提高工作效率，又可缓和尴尬局面

尤为重要的是，等待清单上要包含每个项目的时间要求，以及商定的所有截止期限

在销售中，客户说回去考虑或商量一下之后， 大部分都可以放到等待清单或日程表中

日程表

注意

日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动， 而其他行动都应该为其让路

千万不要把“每日清单”或“待办事项清单”全数放进日程表，这样一来，日程表中的行动会更加清晰，也更容易完成或者了解它们

将指定时间的行动和指定日期的行动分开标注，兼容度更强

用颜色或填充来区分

处理日程表的最好方式，是将上面罗列的任务逐项完成，不要遗漏

日程表上应标注3种情况

由于会不断有新问题出现需要处理，有些工作会对其他工作起到弱化作用，例如不一定非要在这一天中完成的工作。人们不可能100%提前确定每日工作清单。不再需要“每日清单”，只有这三种情况才被允许记录在日程表中，其他的一概免谈

需要在指定时间执行的行动

在日程表对应的时间上标注

需要在指定日期执行的行动

需要在指定日期获取的信息或提醒自己的事情

标注在当天的工作日历中

日程表的常用事务

1 提醒自己开始落实某个项目

需要提前着手准备的某些特殊活动

需要做前期准备的常规活动

重要的纪念日

2 你可能想要参与的活动

3 提醒自己做出决定

雇佣、解雇、是否参加活动等

垃圾

一切没有行动价值或参考价值的东西都应该扔掉，如果继续保留，会对系统的正常运转和环境清晰度造成损害

将来/也许 清单 （备忘录/日程表）

这类清单可以用于保存一些目前不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作，不过希望能经常收到提醒

把那些不必主动付诸实施的事情与需要尽快解决的问题区分开来是至关重要的。否则，面对堆积如山的工作，你会逐渐变得束手无策，不知道该从哪里切入，或者不知道要做些什么

注意

如果通过审慎的思考使你认识到，“项目”清单中的某项内容可能在今后几个月或者更长的时间内，都不会进入实施阶段，那你应该干脆把它转入“将来/也许”清单中

想象会改善认知和行为

参考资料

定义

并不要求你付诸行动，但他们都是具有重要价值的信息

注意

保存的参考资料要能够在需要时毫不费力地查到

给参考资料设定清晰可辨的界线，建立一个运行良好的系统

你所要决定的是：要保存多少资料，需要多大的空间，以何种形式保存，要保存在什么地方

参考资料分类

由于参考资料规模可能非常庞大，他们必须便于管理， 以便在必要时收集、分析和评估你的需求， 并且不能妨碍更具行动性的系统内容（其他模块）

一、特定主题或特定领域分类存储的系统

如果关于某一主题的归档资料需要占用50个以上的文件夹，或者归档资料内容庞杂，那么你就应该考虑为它分配一块专门的区域、抽屉或者数据库，并建立一个独立的字母排序的归档系统，或者其他便于搜索的系统

如果某个参考资料同时可以归入多个领域，除非是明确属于某一特定类别，最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统

二、一般性 参考资料 归档系统

（1） 重要性

缺少一个高效的资料归档系统，将是提高个人管理系统效率的最大障碍。因为在不加管理的情况下，这些资料会使物理工作区更加混乱，并极大地扰乱你的心智。

如果对随意堆放、不可操作但具有潜在相关性的材料不加处理和整理，就会使你的情绪受到一定程度的干扰。更重要的是，这会在某种程度上阻碍工作流程的推进，往往导致事情回归到毫无头绪的混乱状况。

一个好的一般性参考资料归档系统，不仅要便于归档和查阅项目资料，还应该对项目规划起到重要的辅助作用。

（2） 归档内容

各类期刊、笔记便条、信件、讲稿、文件、门票、钥匙、会员卡 等没有指定类别的信息

（3） 要求

1 这个系统要放在触手可及的地方

WPS的第一分区

2 整个归档分类过程不应该超过1分钟

如果超过1分钟，你就有可能抵触这个过程， 最终把需要归档的资料随便堆放了事。

如果你不能把一件事情立即放入归档系统， 那么你很可能不会再将这件事情归档了。 这类事情如果你现在不做，日后肯定不会去做的。

3 这个系统除了要便捷，还应当让你感到有趣、好用、完整

否则你会觉得归档这件事是个艰巨的任务

4 定期回顾，保持其即时性和有效性

（4）归档系统的方法

1 一般性归档系统应该触手可及

办公台 桌面快捷方式 WPS文件夹最顶层

2 按字母或拼音排序

一般而言，人们倾向于把文件夹当作一个管理系统来使用，按照工作类型或者不同领域分类管理。（S2-理性思维） 但当你忘记了某一材料的具体分类的时候，它可能出现的地点数目将以几何级增加。

符合S1系统 自下而上的方式

建立一个简单有效、便于访问的一般参考资料归档系统， 能让你保存足够多的信息

一个按照字母顺序排列的简单系统可以根据主题、人、项目加以细分

这样即使你忘记了放在哪儿，也只面对这三四个可能得选项。 在通常情况下，你可以在每个标签下设立一些子主题，比如：“园艺-花盆”，“园艺-想法”，这些都可以排列在拼音字母H的下面

可以在每个标签下设立一些子主题

当你忘记了某一材料的具体分类的时候， 它可能的地点数目将以几何级数增加

对于大量的已收集的资料，应该以有效的组织形式加以呈现。 建立某种程度的统一标准会使归档这件事情变得更加轻松

3 能够随时创建空文件夹

当需要归档的时候才发现没有充裕的文件夹，会导致工作停滞不前

4 确保有方便存储的庞大空间

如果存储空间塞得满满的，你在潜意识里就会排斥新资料的存入

5 用自动打签机来标注文件夹

打印标签会彻底改变你文件夹的面貌，提升观感，提升工作效率

6 至少一年整理一次归档系统 （最好一季度一次）

防止资料变得混乱或被遗漏

三、联系人管理工具

注意：不要将联系人管理工具当作行动提示

四、图书馆/档案馆式的归档系统

四、回顾

意义

定期回顾你的系统，反思其内容，保持其时效功能， 这是实现系统清晰度和稳定性的前提

你的系统不可能处于静止不动的状态，这个系统必须实时更新，紧跟事态的发展，这样才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择，这也正是回顾过程的主要目的

如果你的系统远远落后于客观情况，你的大脑就不得不把 大量的精力浪费在“记忆”、“回忆”之类的低级工作上

每周回顾的作用

1 再次清空大脑并为未来几周确定方向； 对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡

2 让你在面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标， 把握住自己的方向

3 每周回顾是保持系统完善性的关键步骤

每周一上午回顾相对较好，一来难约客户， 二来可以对上周整周事务进行回顾

每周回顾的 具体做法

1 确认

1 清空纸质的和电子的收集工具，把“材料”放到对应清单

2 清空大脑。思考一下还有没有想做的事情或项目

2 更新

1 回顾“下一步行动清单”

将已完成的有必要保留的任务剪切到另一个工作表中， 删除其他已完成的没必要保留的任务； 检查将要执行的行动的提示信息，并做好标记；

2 回顾过往的日程表数据

检查是否有未完成的任务，并将其重新纳入当前的系统中

3 回顾即将到来的日程

确保对即将发生的事情和约会做出安排和准备

时间和空间要素

4 回顾等待清单

是否有必要采取任何跟进行动？

5 回顾项目清单

逐一地评估所有的项目、目标和愿景，以确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目。浏览任何积极、相关的项目计划、支持材料和任何其他进展材料，以促成新的行动、完成项目、待办事项等

6 回顾任何相关的核查清单

查漏补缺

3 创造

回顾 将来/也许 清单

核查其中有哪些内容变得更值得关注、更具行动价值、将其转化为项目； 删除已经过时的项目内容

五、执行

拿结果

1 四个标准

在执行行动的过程中，很多时候你是不需要进行协调性和组织性思考的，因为这一过程应该早已完成了

按顺序排除

1 情境

如果你把大量行动罗列在同一个清单中，但是却不能在同一情境下执行，那么在选择行动的过程当中，你就不得不花费大量的精力对这些行动进行重新的思考和筛选 利用情境来做提示信息有一个好处： 在处理一件事情的时候就可以决定下一步行动

当下情境可以选择的行动。 利用情境来做提示信息有一个好处： 在处理一件事情的时候就可以决定下一步行动

2 有多少时间

目前可以支配的时间。 对于你的行动列表上的某些简单事宜，要尽量令其处理步骤方便、快捷

3 有多少精力

精力充沛考虑脑力工作，精力一般考虑其他琐碎事情。 即使你状态不佳，也没有理由变得松懈、低效。 即使当你并非处于巅峰状态时，也能够轻松自如地保持较高的办事效率

4 重要性

哪个行动选项会给你最高回报

原则： 1 你不可能完成所有的事情（只能控制执行清单的完成程度） 2 尽可能做你离目标更近的事情 topbook.cc网站上查 《如何才算有章法》 《只顾着完成任务清单，可能会离你目标越来越远》

2 确认每日工作的 “三分类”法

许多人接口处理这些不断出现的突发事件，来逃避安排工作、管理清单的责任。特别是当你对个人管理系统失去控制的时候，往往更容易倾向于应付手头上那些实际并不十分重要的事情。 “知识工作”技能：当突发事情摆在面前时，能够自信地决定：哪些事情需要做，哪些事情可以稍后做，哪些事情应该立即做。 在现实生活中，干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地、快速地分析处理突发事件，并学会利用各种零碎时间来完成行动的时候，你就可以在不同的人物之间敏捷地切换了 应付意外事件的能力是一个人工作能力的一项重要指标，也是其保持正常和可持续生活方式的关键。面对意外出现的工作时，一定要冷静地考虑清楚它是否值得你停下其他工作，千万不要为了忙碌而忙碌

1 执行事先安排好的工作

按照日程表、下一步清单推进

2 处理突发事件

除非比此时必须完成的工作更加重要的， 否则进入“材料”处理流程。 并不存在中断情况，只是对新事务管理不善而已

人们更倾向于处理意料之外的事情或者是紧急状况，而不愿意着手处理、组织、回顾以及评估那些并不明了的工作——造成拖延的原因

3 安排自己的工作

前面的四个步骤

3 总体检视工作的 “六层次法”

如果你的工作安排无法让你实现自己的短期目标，那么你就有必要重新思考工作的重点和职责。 如果你对实际操作的层次（进行中的项目和行动）缺少控制能力，并对自己在其他层次的控制管理能力缺乏信心，那么盲目地采用自上而下的思考方式就只能让自己不断受挫。 当底层已经陷入失控状态时，仍然自上而下地进行管理，将有可能成为效率最为低下的方法。 一旦掌控一切，注意力必然会转向更高视野的关注和兴趣领域——家庭、事业和生活质量。不要担心哪种层次的视野或者哪种生活内容时最优先处理对象，只管处理当前情况。一旦这么做，你会更有效滴发现并解决对你而言真正重要的事项。 在计划的过程中，一般的自上而下系统无法应付在思考和预测中出现的数量庞大的细节。

地面：当前行动

一楼：当前项目

当下

二楼：关注点及责任范围

义务、责任。蝶泳、结婚等

三楼：目标

MDRT、健身教练证等1~2年内的目标

四楼：愿景

3~5年内的目标

五楼：目的及原则

生活的终极指南。——财务自由

其他

GTD系统的意义

1 焦虑是由缺乏控制、组织、准备和行动引起的； 2 任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你。不能处理好自己的电子邮件、项目、未读的杂志、关于下一步行动的思考、与孩子或者老板的关系、都可能导致比预期差得多的结果。 3 持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事情当中，是对时间和精力的最大浪费。 4 事情极少会由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动而造成的。 5 对一件事情不要进行两次相同的思考 焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的。 消极情绪都是你违反这些协议所导致的直接后果——它们是自我信任感丧失的结果。 如何减少消极情绪： 1 不签订协议； 2 完成协议； 3 重新商定协议。

没能控制自己的日常生活之前就试图设定目标，往往会削弱而不是增加你的动力和能量

最重要的技巧：把一切事情赶出大脑

所有：GTD的目的不是把事情做完，而是把事情处理好

实行这套工作流程管理方法的目的，并不是让你的大脑偷懒，而是想尽办法充分利用大脑的资源

获取想法、提高生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功能”现象——合适的工具更容易激发你的好想法。形式往往能够决定功效，将自己置于易于捕捉思想的环境中，那些你都没有意识到的好想法便会自己冒出来

从最基础的层面入手，定义出行动的具体计划，并将行动提示信息有效地组织和管理起来，这是我们提高工作效率、营造轻松内心环境的关键

指导自己在获取任何“材料”的前期就进行分析和决策，并制定可执行的“下一步”清单

要培养一个好习惯：在考虑问题的时候高度集中注意力，有预见性地发现问题、解决问题、而不是等到迫不得已时才行动

一旦你告诉自己应该处理某件事，然后仅仅把它存入短期记忆中，你头脑的某一部分就会自始至终地认为你应该立刻采取行动。也就是说，一旦你同时给自己布置了两项工作，并且只将它们保存在大脑中，压力感和失败感就随之而来。 如果仅仅凭记忆来提醒自己需要完成某个协议，那么只要你当前没有采取行动，那它始终是一个背弃了的协议。

任何仅凭你的大脑保存的事情， 要么会缺少足够的关注，要么会占用过多的关注。任何未收集到、未完成的事务（无论是否重要），同样都会产生心理压力，消耗宝贵的精力

你的能力只够应付少数的意外事件，但是你绝对有能力预防多数意外事件的发生

直到最后一分钟压力逼人时才匆忙做出决策，这导致了低效和不必要的精神紧张

收集、理清、组织、回顾和执行这五个清晰步骤可以实现你整个生活领域的稳定性，而计划法（自下而上）可以使你在更具体的领域实现轻松而集中的控制

我们的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西的；思维的展开方式决定了它擅长识别，而不擅长回忆。一旦你把自己的记忆当作个人组织整理系统，你的大脑必定变得不知所措、不堪重负，因为你要它迫切处理的是它尚未完全掌握的东西

横向管理工作 流程的五个步骤

1 收集引起我们注意的事情和信息

2 理清每个项目的意义和相关措施

3 组织整理结果，匹配选项

4 进行思考回顾

5 选择行动

将这五个步骤分开来做，效果更好

准备工作

一、预留时间

二、准备工作区

办公室

家里

在家里建立一个和办公室保持一致的管理系统， 可以帮助提升工作效率。 不要共享工作区

移动中的工作区 （手写笔记本、微型手提电脑、其他工作材料）

很多人因为没有随身准备好必要的办公设备， 结果无法有效利用起零散时间和旅途中的空闲时间， 而将这些时间白白浪费掉。

三、准备工具

资料存放托盘、笔、白纸、便利贴、回形针、 活页夹、订书机、透明胶、橡皮筋、自动打签机、 若干文件夹、一个日程表、垃圾箱、收集“材料”的3个工具

一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织整理的内容， 你要做的就只是创建和管理清单了

计划工具

笔记本电脑

WPS

Excel

思维导图

纸质笔记本

快捷记录

纸质材料

文件夹

草稿本

你希望所有的活动、日程安排、和工作的提示信息以何种形式存在？ 你会在什么地点回顾这些信息，多长时间一次？ 计划工具真正的目的是管理你的清单。 你应该能够在忙碌中轻松地创建清单（收集“材料”），并能随时查阅。

核查清单

在个人系统的组织整理工作中，最后一个值得我们注意的问题就是建立和使用核查清单

其实可以用在平时的销售和风水工作中

数量极多的核查清单可以让你更轻松地控制生活和工作领域的各种情形

很多时候，在你对某项工作足够熟悉以前，你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点

核查清单使那些重要的工作不再给你带来忧虑

当你一想到某件事情时就为它列出清单，这将成为对你最有效，同时最便捷的一种方式

合理而恰当地运用核查清单，可以极大地提高你的个人工作效率，并缓解你的心理压力

能够并愿意即时创建一个可供必要时访问和使用的核查清单，这是高标准自我管理的核心内容