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Excel 必修课 阶段性阅读笔记
目录为读者提供一个清晰的导航，帮助他们快速了解书籍的结构和内容。阶段性阅读笔记，后续更新，整体来看书籍对新手实操还是很有用滴！
编辑于2024-02-25 13:19:03- Excel、WPS实操
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章节目录
第一章 这样设计表格才专业
第二章 数据整理
第三章 快速上手数据分析
第四章 不背诵函数也能玩转Excel
第五章 实战五大常用函数
第六章 化繁为简 利用Excel完成方案选择
第七章 数据分析报告应该这样写
第八章 这些细节让你更专业
第九章 把枯燥的数据可视化打印与传播
第十章 十个工作好习惯
章节目录
第一章 这样设计表格才专业
一个一目了然的表格需要完成3个设置： 修改布局； 设计样式； 提高文字可读性； 在阅读表格时，我们会先研究表格中包含了哪些数据，换句话说就是先理解表格结构。如果一个表格结构混乱，那么别人就需要花费大量的时间和精力去解读“这份表格在说什么”，从而产生一种“看到表格就头疼”的错觉。你在解读别人的表格时可能会有这样的困扰，别人在解读你的表格时，也可能会产生同样的困扰。
常见的表格分为两种 ①数据表，它的结构清晰，一行就是一条数据，一列就是这些数据的一个属性，这些数据往往都未经过计算； ②数据报表，通常包含的是经过计算的数据；
通过对数据表和报表进行修改布局、设计样式和提高文字可读性，绘制图表；
1.1 清晰的表格布局
一个一目了然的表格，首先要做到的就是表格布局要清晰。表格布局包括表格的位置、单元格的行高和列宽等内容。
1.1.1 表格不要从A1单元格开始
在日常使用中，很多人习惯从左上角的A1单元格开始，而高手们则会从B2单元格开始。 如果表格从A1单元格开始，会有如下两个问题： ① 看不到表格的上边框和左边框。这样会导致表格在打印时容易出现错误； ② 无法一目了然地确定当前表格是否到了边界。需要通过观察滚动条的位置才能确定表格的上方和左边没有数据了； 而表格从B2单元格开始，则可以避免以上两个问题：表格所有的外边框都可以看到，而且可以一目了然地确定当前表格的上方和左边没有数据了。
1.1.2 用文字列把数字列隔开
在下表所示的案例中有7列数据，其中“姓名”列和“婚姻状态”列是中文文字，“身份证”“联系方式”“入职日期”“基本工资”“业绩目标”等列为数字。
从“身份证”列到“业绩目标”列共有5列，其内容全部是数字，会导致在解读数据时多个数字相互混淆。为了避免这样的情况发生，可以将文字列放置在数字列中间。 在本案例中，“姓名”列作为主要数据，不能调整位置，“婚姻状态”列则可以随意调整位置。将“婚姻状态”列放到“联系方式”列和“入职日期”列中间，这样可以有效地降低数字间相互混淆的可能性。
1.1.3 快速自动调整列宽
例如需要调整B列的宽度，那么就将鼠标指针标放置在B列和C列中间的间隙处，然后双击，Excel即可根据B列的内容自动调整列宽。
1.1.4 使用跨列居中，为表格插入清晰的标题
当解读数据的人打开工作表时，第一件事就是思考：“这张表是干嘛的？”他会审视整个工作表的结构，或者通过查看工作表名称来解决这个问题。 为了让解读者一目了然地知道该表的主题，通常需要在工作表中插入一个清晰的标题。
在第一行下面插入两行。为了让标题在B列至H列居中，通常的做法是对B2至H2单元格进行“合并单元格”的操作。这样做会有一个很大的问题：当需要调整列之间的顺序时，由于无法对合并的单元格进行剪切，从而导致无法剪切列，也无法调整列之间的顺序。 可以通过“跨列居中”的方法来实现。选中B2:H2单元格区域，按“Ctrl+1”快捷键（此处的“1”键为“Q”键左上方的按键，并非数字键盘中的“1”），打开“设置单元格格式”对话框，单击【对齐】选项卡，将水平对齐方式设置为“跨列居中”，然后单击“确定”按钮。
1.2 快速让表格变专业的样式设计
完成了表格的布局设置后，接下来要进行表格的样式设计，让表格看起来专业。表格的样式设计主要围绕两点：边框和填充。不要小看了这两点设置，它们是Excel表格在未被仔细解读前给人的第一印象，如果表格的样式设计得不好，则会让解读表格的人“头疼”。
1.2.1 使用Excel自带的表格样式
第二章 数据整理
一个一目了然的表格可以让表格中的数据更加易读，如果能够确保表格中的数据是完整准确的，那么整个表格将是受人信赖的。
2.1 确保数据的完整准确
2.1.1 替换有纰漏的数据
2.1.2 删除数据表中重复的项目
2.2 使用分列功能转化数据
2.2.1 不用函数也能提取数据
2.2.3 把文本日期转换成可计算的日期格式
2.3 批量修改单元格就这么简单
2.3.1 不连续空单元格批量填充数据
2.3.2 使用自动填充复制数据
2.3.3 通过拖曳就自动出现数据序列
2.3.4 让Excel来完成复杂的排班
第三章 快速上手数据分析
Excel提供了大量功能，但职场人士并不需要去学习每一个功能，知识只要够用就可以了。要让Excel来成就你，而不是你去迁就Excel。 通过排序和筛选，职场人士可以快速对数据进行基本处理，之后就可以准备对大量数据进行分析了。只有从密密麻麻的数据中分析出可以帮助决策的信息，才能让你的工作有价值。
3.1 让数据一目了然
3.1.1 使用降序排列提高数据的易读性
3.1.2 按照公司的规定进行排序
3.1.3 复杂的数据排序才能凸显你的专业
3.2 茫茫数据中如何寻找你要的那个“它”
3.2.1 使用“筛选”功能快速找到自己需要的数据
3.2.2 选择数量大于500的数据
3.2.3 按时间筛选下半年的产品
3.2.4 筛选出不同项给上司过目
3.2.5 如何根据超级复杂的条件进行筛选
3.3 用数据透视表对复杂数据实现准确挖掘
使用分类汇总，将两列作为分类的依据时，得到的结果的数量会很多，不利于数据的对比和分析。使用数据透视表来完成对两列数据的分类，结果就会非常易于解读。
3.3.1 可视化的数据透视表制作只需要“拖”
3.3.2 一键修改数据透视表的统计方式
3.3.3 省力地完成数据透视表的美化
3.3.4 数据透视表“透视”了什么
你不再需要费脑力去思考数据透视表如何制作，只需要关注对哪些列进行“分类”和“统计”，因为数据透视表和分类汇总一样，只是帮助我们完成“分类”和“统计”的操作，至于选哪几列来“分类”，对哪列数据进行“统计”，是由你来决定的。
3.3.5 数据透视表的详细信息在哪里
“大数据”是现在非常流行的专业术语，很多人认为数据很多就是“大数据”。其实不然，“大数据”表示数据体量很大，而它的核心是在许许多多的数据中分析出对我们生活有用的决策信息。就像通过对大数据的分析，发电厂可以估算整个城市下个季度需要多少电，从而合理地进行发电，而不会产生浪费；商家可以根据你的浏览和购买记录来推送你可能需要的产品等。
3.4 数据透视表够专业，才值得信赖
数据透视表已经能够帮助我们近乎完美地执行数据分析的前两步—分类和统计，如果再进一步，把数据透视表做得更专业，那么就更可能获得上司和客户的信赖。
3.4.1 排序时把重点对象提前
职场经验
将两个“总计”都进行降序排列，可以帮助我们快速进行“区域”的对比。深圳是所有城市中平均销售额最高的，武汉是最低的。进一步分析原因，就可以采用“取长补短”的思路来进行决策支撑。例如让深圳的销售总监来分享他的经验、让深圳的各位销售精英到其他区域开展培训等。
3.4.2 让无项目数据的单元格显示为“/”
3.4.3 隐藏不需要对比分析的数据
3.4.4 将数据透视表变成易于对比的图表
3.4.5 在数据透视图上显示所有信息
3.4.6 不能轻易相信数据透视表
我们使用数据透视表，就是因为它可以帮助我们准确地进行分类和统计，它做的数据计算是准确可信的。但如果我告诉你，数据透视表的数据不能轻易相信，你是否会吓一大跳呢？
这数据明显统计错误，难道数据透视表的数据都不可信了吗？其实这是原表数据发生改变时，数据透视表没有更新造成的。可以用鼠标右键单击数据透视表的任意单元格，在弹出的快捷菜单中单击“刷新”命令，此时，数据透视表的数据就可以正确显示了。（位置发生改变是列总计降序排列导致的。）
第四章 不背诵函数也能玩转Excel
4.1 Excel函数，你并不陌生
4.1.1 Excel右下角快速显示统计数据
4.1.2 让Excel帮你找到最大值
4.1.3 函数就是你的秘书
4.1.4 让Excel帮你找最小值、平均值和求和
4.1.5 让Excel的计数分为“数值计数”与“非空计数”
4.2 玩转函数不用背
4.2.1 我们的目标是解决问题，而不是背诵函数
（1）函数作用：SUBTOTAL函数的作用是统计。 （2）函数名称：SUBTOTAL，一个字母都不能拼错。 （3）参数个数：两个。 （4）各参数作用：第1个参数作用是确定统计的方式，它的值可以是101～111，每个值代表不同的意思；第2个参数的作用是说明统计的区域。 （5）参数顺序：先“统计方式”，再“统计区域”，前后不能颠倒。
4.2.2 不用背诵，也能“玩转”函数
“插入函数”功能提供了一种不需要背诵，就可以了解函数作用、函数名称、参数个数、各参数作用及参数顺序的一种可视化的方式。而你要做的，就是认识一下你需要的函数长什么样就可以了。
4.2.3 在不背函数的情况下，实现数据排名
第五章 实战五大常用函数
许多有经验的职场人士在与我讨论时会说：“Excel之所以让我感觉比较难，是因为它的公式里包含了让人难以直接理解的单元格名称，例如‘C2’和‘D2’这样的单元格名称。” 本章会对五大常用函数从易到难地进行解析，帮助大家解决职场中的24个常见问题。
5.1 提取单元格数据的2种方法
5.1.1 提取头部数据：邮箱的前缀（LEFT+FIND）
5.1.2 最快的完成数据处理的方式是“复制”
5.2 使用判断函数在职场中的2个应用
5.2.1 2个判断结果：性别设定为“男”或“女”（IF+ISODD）
5.2.2 3个判断结果：收入水平设定“高中低”3档（IF）
5.3 利用日期函数解决常见的7个问题
针对千余名职场人士的调研结果显示，有52%的人会使用到日期计算函数。本节针对日期计算中的7个常见问题进行讲解，如日期的转换、粗略计算日期差、精确推算日期、计算当月剩余天数、精确计算日期差和日期的取整。
5.3.1 将文本日期转换成可以计算的日期（MID+分列）
5.3.2 粗略计算日期差：计算年龄（TODAY）
5.3.3 精确推算数年后的日期：计算退休时间（DATE+MONTH+DAY）
5.3.4 精确推算数月后的日期与数天后的日期（DATE）
5.3.5 精确计算当月结束日与剩余天数（DATE+YEAR+MONTH+TODAY）
5.3.6 精确计算日期差：计算工龄（DATEDIF）
5.3.7 公休不能使用四舍五入
5.4 使用统计函数解决工作中的7个难题
说到数据统计，你的第一反应可能是已经讨论过的最大值、最小值、平均值、求和与计数，这5个基础常用函数可进行简单的统计计算。本节会介绍带有条件地进行计数和求和的统计函数，来解决你工作中的7个难题。
5.4.1 条件计数：统计女性的人数（COUNTIF）
5.4.2 多条件计数：统计女科员的人数（COUNTIFS）
5.4.3 信息状态匹配：显示员工是否体检（COUNTIF）
5.4.4 数据不重复：员工编号不能重复（COUNTIF+数据验证）
5.4.5 多条件数据验证：员工编号既不能重复，还要有长度限制
5.4.6 条件求和：计算正科级员工的实发工资总和
5.4.7 多条件求和：计算女正处级员工的实发工资总和
第六章 化繁为简 利用Excel完成方案选择
第七章 数据分析报告应该这样写
数据分析报告就是对一张分类汇总表或一张数据透视表，进行的分析汇报。这样碎片化的汇报如果能组成可供打印或进行演讲的文稿，那么将突显你在工作岗位上的价值，帮助你升职加薪。 数据分析报告内容如下： 1、日常分析→群体讨论→分析+决策 2、综合报告→演讲→汇报 3、专题分析→集体讨论→分析+决策 4、专题报告→演讲→汇报
1、日常分析→群体讨论→分析+决策
“日常分析”是同事们在一起进行的定期讨论，目的是分析数据的现状、原因和趋势，并制定各种决策。
如果你已经有了一些思路，可以将自己对数据进行的分类和统计的结果打印出来，供其他人参考，例如《2020年12月数据通报》。
2、综合报告→演讲→汇报
“综合报告”通常会是在每个季度或每一年度，面对领导进行的演讲。目的就是汇报上一季度数据的现状、原因与趋势，并提供相应的决策。
在这个过程中，为了提高数据的可信度，突显你的工作成果，需要使用PPT版的《数据分析报告》进行演讲，并同步制作一份《数据分析报告》的纸质版，供领导思考和批示。汇报的整个过程不会出现Excel界面，这也就意味着，要使用Word和PPT来呈现结果，例如《2020年度销售业绩报告》。
3、专题分析→集体讨论→分析+决策
专题分析”是指根据当前出现的问题，与同事围坐在一起探讨解决问题的方案。“专题分析”与“日常分析”相同，大家以Excel的实时操作为主，分析现状、原因和趋势，从而制定相应的决策。
4、专题报告→演讲→汇报
“专题报告”是将“专题分析”的决策汇报给领导的一个过程。整个过程中不会出现Excel，只会使用到Word和PPT。
7.1 用《数据分析报告》来展现你的工作成果
7.1.2 一张图说清楚《数据分析报告》的结构
1、标题页 2、目录 3、报告背景 4、分析目的 5、具体分析 6、综合评论
7.1.3 制定“标题”的思路
1、主题——本次报告的主题 2、现象——数据反映的现象 3、数据分析得出的原因 4、数据的趋势 5、数据分析后做出的决策 6、决策实施可以获得的利益
7.1.4 编写“目录”的思路
目录可以在短时间内让领导知道接下来的汇报由哪些内容组成，所以需要在目录中列出各章节的名称。同时，目录的章节可以反映出数据分析的思路。
7.1.5 编写“报告背景”和“分析目的”的思路
“报告背景”是一个引子，将领导慢慢带入听取数据汇报的过程。如果没有背景，数据报告会显得非常突兀。通常“报告背景”会描述与汇报内容相关的一些现状，看以下案例。
eg： 报告背景：我公司的业务范围覆盖21个省市，其中在北京的业务已经开展了6年，这6年的销售业绩稳定，现在占据整个公司主营业务收入的20%以上。
“分析目的”用于描述本次汇报的目标，通常就是将各个具体分析中的“相关利益”集合在一起，让领导在听取汇报之前就能够提起兴趣，然后再加上“具体分析”部分的各名称就可以了，看以下案例。
eg： 分析目的：北京是如何保持销售业绩稳定的呢？如何将北京的成功经验复制到其他区域，以实现公司利润的爆发式增长呢？接下来，我将从网点成本分析、产品利润分析和各月销售分析3个角度展开说明。
注意事项
在汇报的PPT中，由于是用于汇报而不是分析，所以只会出现数据透视图。
而在Word中，可以同时出现数据透视表和数据透视图。
7.1.6 编写“具体分析”的思路
首先对数据进行“分类”和“统计”，然后通过“对比”，分析得出当前的“现状”如何？是什么“原因”导致了现状？如果不改变，将来的“趋势”会怎样？通过这一系列的思考，可以做出怎样的决策，同时给出这个决策所带来的“相关利益”，最后用“基础数据”作为决策支撑。
7.1.7 编写“相关利益”的思路
在数据分析报告中，“数据分析”“决策选择”“基础数据”都来自本书所介绍的内容，只剩下“相关利益”需要自己花费精力去思考。
7.1.8 编写“综合结论”的思路
在完成了所有的具体分析后，就需要编写“综合结论”了。由于在具体分析的每个环节中都有相应的“决策选择”，所以只需要将所有的“决策选择”汇聚到一起就得到“综合结论”了。
eg: 综合结论：综上所述，建议在下一年度开展全公司销售人员的培训、调整产品的库存策略，并将北京的营销方式复制到全国。
7.2 常见的数据分析该这么玩
Excel在人力资源管理的工作中使用的频率颇高，人力资源管理的六大模块“战略规划”“招聘配置”“培训开发”“薪酬管理”“绩效福利”“劳动关系”，无一不与Excel息息相关。
7.2.1 整体人员结构分析
在年度人力资源管理报告中，必定会出现的就是人员结构分析，如下页图所示。 这张数据透视图的来源是下图所示的数据透视表，但是该数据透视表不会出现在报告中。
“根据数据显示，后勤（行政+财务）人员占比达到31%，高于市场平均值，建议缩减人员或进行换岗，这样可以降低人员成本；营销人员占比过低，而销售人员占比高达39%，公司在追求短期利益的同时忽略了长期市场，建议招聘新的营销人员，以提升公司的营销能力；生产人员占比合理，不需要调整人员；技术人员占比过低，远低于市场平均值，公司忽略了对技术人员的培养，建议招聘新的技术人员，以提升公司新产品开发的能力。”
而决策的制定，也是遵循数据分析的思路：先寻找较大值和较小值，然后根据现状，取长补短。
7.2.2 分部门各级别人员结构分析
在对整体人员结构分析完毕后，就可以进行分部门各级别人员结构分析了。
首先提供数据透视图。
这张数据透视图的来源是下图所示的数据透视表，但是该数据透视表不会出现在报告中。
然后是数据透视表
它是将“部门”和“行政级别”作为列，统计人数个数的数据透视表。在实际汇报时，需要拆分成多个图表进行汇报。生产部门和行政部门结构合理，不需要分析汇报，其他部门详细的分析汇报如下。
“根据数据显示，财务部门中员工相对较少，而主管及以上的人员比重较大，远超员工，建议调整层级结构，以节省薪资支出。”
“在技术部门中，均为主管与员工，说明公司对技术人员并未建立序列管理系统，技术人员会与其他部门人员进行比较。建议建立序列管理系统，以降低技术人员的离职风险。”
“营销部门中，员工较少，主管及以上人员较多，明显为知识型部门。建议调整层级结构，以节省薪资支出。”
“销售部门的层级过多，建议重新梳理序列管理系统，以免决策反应过慢。”
每个决策的制定仍然是通过对比寻找差异，以分析现状，做出取长补短的决策。
7.2.3 分区域各部门人员结构分析
按照区域和部门来统计人员结构的数据透视图如下。
这张数据透视图的来源是下图所示的数据透视表，但是该数据透视表不会出现在报告中。
它是将“区域”作为列，“部门”作为行，统计人数合计的数据透视表，并采用了堆积柱形图的方式来显示数据透视图。在具体进行对比分析并制定决策时，还是需要拆分为多个图表进行汇报，详细的分析汇报如下。 “根据数据显示，南京的销售人员远超过其他区域，比深圳与上海的总和还多，建议结合销售报表和产品市场占有率，调整南京的销售人员人数，以减少南京区域的薪资支出，以下是详细的数据报表。”
“在武汉的行政人员远超过其他区域，比深圳、广州、北京和上海的总和还多，建议结合当地所有工作人员数量，调整武汉的行政人员数量，以减少武汉区域的薪资支出，以下是详细的数据报表。”
这些决策制定的流程，也是先对比，找到最大值，分析现状，然后进行取长补短。
7.2.4 各行政级别薪资分析
在薪资分析中，通常采用的就是“三点法”了。
这张数据透视图的来源是下图所示的数据透视表，但是该数据透视表不会出现在报告中。
上图显示的就是各行政级别薪资的最小值、平均值和最大值，详细的数据分析如下。
“根据数据显示，除了销售部门仅有的区域经理外，经理的最小值明显高于高级经理的最小值，需检讨经理人员工资的设置合理性，建议提高高级经理的最小值，以免高级经理人员的流失。高级经理与经理的最大值接近，建议降低经理的最大值，以减少薪酬支出，以下是详细数据。”
而决策的制定也是根据对比找到差异，并分析现状，做出决策。
7.2.5 各部门薪资分析
在对各部门的薪资做分析时，可以使用以下数据透视图。
这张数据透视图的来源是下图所示的数据透视表，但是该数据透视表不会出现在报告中。
它是将“行政级别”和“部门”作为列，统计薪酬的平均值的数据透视表，在实际分析时需要拆分为多个图表进行汇报。详细汇报如下。
“根据数据显示，生产部门的高级经理的薪资平均值低于行政部门，不符合市场规律，建议增加生产部门高级经理的薪酬，以防人才流失，详细数据如下。”
“而技术部门的员工收入要高于销售部门，这样不符合市场规律，建议调整这两个部门的薪资水平，以防人才流失，详细数据如下。”
这样的汇报符合汇报的思路。
而决策的制定，是对数据对比过程中发现的异常做出取长补短的措施。
7.2.6 工龄薪资分析
7.2.7 员工绩效与能力分析
对于人力资源管理工作来说，年底员工的绩效与能力对比是工作的重点，可以使用下图来进行汇报。
上页图是将“能力”作为列，并根据步长“25”分组；将“绩效”作为行，并根据步长“25”分组，然后插入4个饼图。
“在公司中，能力差、绩效差的员工占据不到四分之一。能力差、绩效也差属于正常现象。建议直属主管关注其工作能力，并给予这些员工培训或调岗的机会，以防他们成为公司的懒虫。
“能力差，绩效好，这说明这些员工工作很努力。建议给予适当的引导和培训，提升他们的能力，这样可以获得更好的绩效。
“能力强，绩效差，这说明这些员工不适合当前岗位，结合工龄，考虑其是否产生职业倦怠。建议无须参加培训，考虑给他们换岗，以防他们成为公司的懒虫。
“能力强，绩效好，这些员工非常容易离职。建议给予更高的工资，加强员工福利，关注心理层面的安抚，以防他们跳槽，给公司造成损失。
“以下是详细数据以及这些人员的名单。”
这些决策的分析仍然是通过对比找到差异，然后根据现状做出取长补短的决策。 最后的详细人员名单，可通过双击数据透视表的任意单元格获得，然后将它们打印出来即可。
第八章 这些细节让你更专业
确保数据的完整准确是制作表格的基本要求，当能够达到这一要求后，你可以使用以下4个方法来提升你的专业度
添加备注
突出重点
构造易读视图
保护数据
8.1 在不影响数据显示的情况下添加备注
在表格中，经常需要在不影响单元格数据显示的情况下对数据添加备注。备注可以分为两种：批注和脚注。批注是针对某个单元格数据的补充说明，通常在数据表中使用。而脚注是对某个数据的来源进行补充说明，通常在报表中使用。
8.1.1 使用“批注”，为数据填写补充说明
在本案例中，需要给“数据表”工作表中的李登峰和沈君添加备注，写上“培训师”3个字，但是又不希望这3个字影响原有表格的布局，这时就可以使用“批注”。
批注的特点就是隐藏，从而不影响表格数据的显示。但如果想同时看当前文档中的两个批注，可单击【审阅】选项卡中的“显示所有批注”按钮，这样就可以快速将隐藏的所有批注都显示出来，如果需要取消显示，则再单击该按钮即可。
8.1.2 使用“脚注”，标记数据的来源
在报表中，补充说明较少，备注通常是对数据来源的标注，比如企业的财报数据来源于哪张表，来源于哪份网络数据。尽可能地标记出数据的出处，可以避免以后检查时不知道数据的来源而无法确认其准确性。无法确认准确性会影响Excel数据的可信度，也会影响你的工作成果。
职场经验 在报表中可以使用批注吗？通常在行数不多的报表中使用脚注，因为这样可以让解读报表的人直接了解备注的内容。 在数据表中可以使用脚注吗？如果数据表的行数不多，那么脚注也是可以让备注直接显示的方式。
为什么不是用“批注”而是用“脚注”来标记数据的来源呢？ 报表通常会被打印出来，如果采用批注，则在打印时无法显示，所以通常会采用“脚注”的方式来进行标记。
比如在本案例的报表中，需要给“预算”添加脚注，说明“预算”来源于财务部提供的各年度预算报表。
“脚注”并不是Excel自带的功能，它的外形很像Word中的“脚注”，因此得名。它不像批注那样需要鼠标指针滑过才能看到，会直接显示在报表的下方。
双击B4单元格进入编辑状态，在“预算”后输入“(1)”，并选中“(1)”，按“Ctrl+1”快捷键进入“设置单元格格式”对话框，选中“上标”单选按钮并单击“确定”按钮。
设置完脚注的标记后，在表格后空一行，并在B13单元格输入“(1)预算来源于财务部提供的各年度预算报表。”空一行的目的是为了让脚注与报表有一定距离，这样可以提高脚注内容的易读性。
8.2 让上司便于浏览所有数据的视图
上文都是对数据的表格、单元格等细节进行格式设置，而对于整个表格数据的浏览来说，还需要对整个工作表视图进行设置，方便上司对所有数据进行浏览。
8.2.1 放弃“冻结首行”，使用“冻结窗格”
当表格数据的行数较多时，Excel会出现纵向滚动条，解读数据的人需要通过拖动滚动条才能查看所有的数据，而在向下的过程中，列标题将会被隐藏，这样会导致数据解读时的困难，比如看到“2018”，而无法看到列名“入职年份”时，会陷入思考：“2018是什么？离职日期？入职日期？晋升日期？”
在本案例中，由于数据套用了Excel的表格格式，所以当往下拖动滚动条时，列标题会出现在列名“A、B、C、D”的相应位置。这样看似很智能，但在实际使用中仍然会出现两个问题：显示样式不同和显示的位置不同。在表格中的列标题会根据数据的对齐方式而改变，所以会有左对齐、居中和右对齐3种情况，而且颜色为灰色且加粗。但是当这些文字放入列名中时，文字全部居中，并且全部被改为黑色不加粗。这样会导致同样的内容有两种显示方式，分散解读数据的人的注意力。而且原本显示在第4行的列标题变到了列名处，位置发生的改变也会分散解读数据的人的注意力。
如何能够让列标题保持显示的样式，并且保持位置不变呢？答案就是使用“冻结首行”功能。“冻结首行”功能就是把某些行的位置固定，不会因为拖动条的拖动而改变位置。
职场人士非常喜欢使用“冻结首行”功能，但是由于表格数据的列标题在第4行，“冻结首行”没有任何用处，接下来将会介绍一种方法，完全可以取代“冻结首行”或“冻结首列”，让你可以自由地确定你要“冻结”哪里。
比如本案例中需要冻结1～4行，不需要冻结列，那么可以想象为在第4行和第5行中间有分割线，A列前方有分割线，而这个分割线交叉点的右下角就是A5单元格。单击A5单元格，单击【视图】选项卡中的“冻结窗格”按钮中的“冻结窗格”按钮。
此时Excel已经对第1～4行进行了“冻结”，而且在第4～5行之间有一条贯穿整个工作表的深灰色实线，这条线仅用于显示冻结窗格的位置，不会被打印出来。
①冻结横向第一行、表格 ②冻结竖向第一栏、表格
8.2.2 隐藏眼花缭乱的网格线
Excel会给工作表的每个单元格都加上浅灰色的边框，用于对每个单元格进行区分。而当整个表格的设置都已经完成时，这些原有的单元格边框就显得毫无作用，反而会影响表格“内无框，四周框”的边框设计。
单击【视图】选项卡，取消勾选“网格线”复选框即可。
8.3 保护数据，保护自己的工作成果
在工作中要提升自己的专业度，除了给数据添加备注和制作易读的视图外，还有一个要做的就是保障数据的安全了。
8.3.1 使用“锁定”功能，确保数据不被误操作
在职场中经常会遇到误操作的情况，一不小心就会把某个重要数据修改了，而且由于Excel中的数据较多，就算修改后也难以察觉，导致数据的正确性受到极大的影响。
单击本案例的表格中的任意单元格，按“Ctrl+A”快捷键全选表格数据，按“Ctrl+1”快捷键打开“设置单元格格式”对话框，单击【保护】选项卡，发现默认情况下所有的单元格都是“锁定”的，无须修改，单击“取消”按钮退出。 虽然单元格都是“锁定”状态，但是因为没有启用“保护工作表”功能，所以单元格的“锁定”未生效。如何能够启用“保护工作表”功能，从而让单元格的“锁定”生效呢？单击【审阅】选项卡，单击“保护工作表”按钮。 在弹出的对话框中，无须填写密码，直接单击“确定”按钮。因为当前保护工作表的目标是防止自己误操作而已，无须设置密码。
当设置完毕后发现，当前工作表中所有的单元格都不能修改了，也就意味着，无法对单元格进行误操作了，而当真正有意识地要修改数据时，只需单击【审阅】选项卡中的“撤销工作表保护”按钮即可。
8.3.2 采集信息时，只能填写指定列
Excel在职场中也常被用于信息的采集，比如采集员工的出生年月、手机号码等信息。 可以使用“锁定”功能，将不需要修改的数据“锁定”，而允许员工修改和填写的数据设置为“不锁定”即可。
使用上一小节的操作，已将所有单元格改为“锁定”状态，只需将这两列数据取消“锁定”即可。选中E3:F9单元格区域，按“Ctrl+1”快捷键打开“设置单元格格式”对话框。在【保护】选项卡中，取消勾选“锁定”复选框，并单击“确定”按钮。实现过程： ①使用上一小节的操作，已将所有单元格改为“锁定”状态，只需将这两列数据取消“锁定”即可。选中E3:F9单元格区域，按“Ctrl+1”快捷键打开“设置单元格格式”对话框。在【保护】选项卡中，取消勾选“锁定”复选框，并单击“确定”按钮。 ②为了让“锁定”生效，单击【审阅】选项卡中的“保护工作表”按钮。 ③在弹出的对话框中，输入密码，密码越复杂越好，而且无须记录。因为本工作表不需要“取消保护工作表”，它只是用于采集数据，在“保护工作表”的状态下，仍然可以复制数据。因为密码要输入两次才能确定，所以通常会新建一个文本文档，随意输入一个较长的密码，然后将这段密码复制粘贴到输入框中。
8.3.3 在Excel文件中增加自己的版权信息
8.4 利用“宏”简化烦琐的操作
在使用Excel的过程中，当你需要频繁地进行一些重复操作时，这时可以考虑将这些操作“录制”下来，下次再需要重复操作时，只要按相应的快捷键，Excel就会自动执行。这个功能就是Excel中的“宏”。
子主题
8.4.1 把新增的数据放在首行
数据表中经常需要新增一行数据，而许多有经验的职场人士都选择在第一行插入数据，而不是在最后一行插入数据。因为将最新数据放到最前面较为合理。
8.4.2 保存带有“宏”的Excel文件
8.4.3 一键搞定，将“123 000”变成“12.3万”
第九章 把枯燥的数据可视化打印与传播
当需要讨论Excel中的数据时，会将表格进行打印，而打印出的文档将会是呈现你工作成果的一种可视化的方式。如果你呈现出来的表格是一目了然的，那么你的工作价值将会被认可，这也是你升职加薪的关键所在。
第十章 十个工作好习惯