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信息系统项目管理师—项目沟通管理,适用于中、高级软考项目经理考试,亦或者是想自学项目管理,均可,希望能帮到你!
编辑于2024-05-20 16:46:56信息系统项目管理师—项目干系人管理背诵知识点,展示了项目干系人管理的主要过程和步骤,标明了与五大过程组(启动、规划、执行、监控、收尾)之间的关系,特别是“识别干系人”位于启动过程组,“规划干系人参与”位于规划过程组,“管理干系人参与”位于执行过程组,而“监督干系人参与”则与监控过程组相关。这些关联说明了干系人管理在项目生命周期的各个阶段中的重要性。
信息系统项目管理师—项目采购管理背诵知识点,详细列出了包括范围管理计划、需求管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划以及成本基准在内的多项内容。这些计划为项目管理提供了全面的指导,确保项目能够按照既定的目标和计划进行。
信息系统项目管理师—项目风险管理知识点背诵,详细概述了项目风险管理的规划过程,强调了规划风险管理的重要性和具体步骤。首先,定义了如何实施项目风险管理活动的过程,为后续的风险管理提供了明确的指导。随后,流程进入风险识别阶段,包括识别单个风险以及整体项目风险的来源,并记录风险特征的过程。这一阶段的目标是全面了解项目中存在的各种潜在风险。
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信息系统项目管理师—项目干系人管理背诵知识点,展示了项目干系人管理的主要过程和步骤,标明了与五大过程组(启动、规划、执行、监控、收尾)之间的关系,特别是“识别干系人”位于启动过程组,“规划干系人参与”位于规划过程组,“管理干系人参与”位于执行过程组,而“监督干系人参与”则与监控过程组相关。这些关联说明了干系人管理在项目生命周期的各个阶段中的重要性。
信息系统项目管理师—项目采购管理背诵知识点,详细列出了包括范围管理计划、需求管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划以及成本基准在内的多项内容。这些计划为项目管理提供了全面的指导,确保项目能够按照既定的目标和计划进行。
信息系统项目管理师—项目风险管理知识点背诵,详细概述了项目风险管理的规划过程,强调了规划风险管理的重要性和具体步骤。首先,定义了如何实施项目风险管理活动的过程,为后续的风险管理提供了明确的指导。随后,流程进入风险识别阶段,包括识别单个风险以及整体项目风险的来源,并记录风险特征的过程。这一阶段的目标是全面了解项目中存在的各种潜在风险。
信息系统项目管理师—项目沟通管理
一、项目沟通管理的含义与作用、意义
1、确保项目干系人之间的有效沟通:通过规划沟通管理,可以确定项目干系人的沟通需求,并制定相应的沟通计划,以确保信息的及时传递和有效交流。
2、提高项目成功的可能性:有效的沟通可以减少误解和冲突,增加团队合作的效率,从而提高项目成功的可能性。
3、促进团队协作:良好的沟通可以增进团队之间的合作和信任,提高团队效率,有利于项目顺利完成
4、及时发现和解决问题:通过监控沟通,可以及时了解项目进展和团队状况,帮助项目经理及时发现和解决问题
5、增强项目的透明度和可控性:通过管理沟通,可以确保项目信息的准确性和完整性,增强项目的透明度和可控性。
二、项目沟通管理包含的主要内容、过程
规划沟通管理
1、工作内容:确定项目干系人的沟通需求,制定沟通计划,定义沟通流程
2、目的:确保项目干系人之间的有效沟通,以满足项目需求
3、涉及角色:项目经理、沟通经理
4、主要工作成果:沟通管理计划、干系人沟通需求分析
管理沟通
1、工作内容::传达项目信息,确保信息的及时、准确地收集、分发、存档和管理
2、目的:确保项目团队和干系人之间的有效沟通
3、涉及角色:项目经理、沟通经理、团队成员
4、主要工作成果:项目报告、会议记录、工作绩效报告
监控沟通
1、工作内容:监控与沟通有关的工作绩效信息,评估沟通效果,及时纠正任何不足之处
2、目的:确保项目信息及时传达,沟通顺畅
3、涉及角色:项目经理、沟通经理、团队成员
4、主要工作成果:工作绩效报告、项目记录、沟通管理计划更新
三、项目沟通管理中用到的工具和技术、输入输出
1、规划沟通管理
输入
1、项目管理计划
2、干系人登记册
3、事业环境因素
4、组织过程资产
工具与技术
1、沟通需求分析
2、沟通技术
3、沟通模型
4、沟通方法
5、会议
输出
1、沟通管理计划
2、项目文件更新
注意事项
1、沟通模型关键要素
1、编码
2、信息和信息反馈
3、媒介
4、噪声
5、解码
2、沟通模型的5个基本状态
1、已发送
2、已收到
3、已理解
4、已认可
5、已转化为积极的行为
3、沟通渠道
1、正式沟通:正式沟通,效果好、比较严肃,约束力强,易于保密,信息沟通权威,但需要层层传递,比较刻板,沟通速度 慢
2、非正式沟通:不受组织监督、直接明了速度很快,可以获取内幕新闻,但难以控制,传递信息不确切,易于失真曲解,容易导致小团队、小圈子
4、主要作用:规划沟通管理,根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况,制定合适的项目沟通方式和计划的过程,主要作用是识别和记录干系人沟通最有效、最效率的沟通方式。常用的沟通方式有:交互式沟通、拉式沟通、推式沟通
2、管理沟通
1、输入
1、沟通管理计划
2、工作绩效报告
3、事业环境因素
4、组织过程资产
工具和技术
1、沟通技术
2、沟通模型
3、沟通方法
4、信息管理系统
5、绩效报告
输出
1、项目沟通
2、项目管理计划更新
3、项目文件更新
4、组织过程资产更新
注意事项
1、管理沟通:根据沟通管理计划,生成、收集、分发、存储、检索以及最终处置项目信息的过程主要作用是,促进干系人之间有效果、有效率的沟通
2、沟通管理计划的主要内容
1、通用术语表
2、干系人的沟通需求
3、需要沟通的信息(包括语言、格式、内容、详细程度)
4、发布信息的原因
5、发布信息及告知信息收悉或做出回应的结果或频率
6、负责沟通相关信息的人员
7、负责授权保密信息发布的从员
8、将要接受信息的个人或小组
9、传递信息的技术和方法
10、为沟通活动分配资源,包括时间和预算
11、问题升级程序,用于规定下层员工无法解决问题时的上报时限和上报路径
12、随项目进展,对项目管理计划进行更新与优化的方法
13、项目信息流向图、工作流程、报告清单 、会议计划等
14、沟通制约因素
3、影响沟通技术选择的因素
1、信息需求的紧迫性
2、技术可用性
3、易用性
4、项目环境
5、信息的敏感性和保密性
4、绩效报告:它是指收集和发布绩效信息,包括状态报告、进展测量结果和预测结果。应定期收集基准数据和绩效数据进行对比分析,以便 了解和沟通项目进展和绩效,并对项目结果做出预测
5、绩效报告的内容
1、对过去绩效的分析
2、项目预测分析(包括时间和成本)
3、风险和问题的当前状态
4、本报告期完成的工作
5、下个报告期需要完成的工作
6、本报告期被批准的变更汇总
7、需要审查和讨论的其他相关信息
3、控制沟通
输入
1、项目管理计划
2、项目沟通
3、问题日志
4、工作绩效数据
5、组织过程资产
工具和技术
1、信息管理系统
2、专家判断
3、会议
输出
1、工作绩效信息
2、变更请求
3、项目管理计划更新
4、项目文件更新
5、组织过程资产更新
注意事项
控制沟通:在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程,以确保满足干系人对信息的需求。主要作用是随时确保所有沟通参与者之间的信息流动最优化
问题日志:用于记录和监督问题的解决,沟通渠道的问题=n*(n-1)/2
四、如何做好沟通管理
1、问题描述 :项目干系人沟通需求不清晰,导致信息传递不及时或不准确
1、在项目启动阶段,通过需求调查和访谈明确各干系人的沟通需求
2、制定详细的沟通计划,包括沟通频率、方式、内容等
3、定期组织沟通会议,确保所有干系人了解项目进展和变化
2、跨部门沟通困难,导致信息传递受阻
1、设立跨部门沟通渠道,建立跨部门沟通协调小组
2、制定明确的跨部门沟通流程和标准化文档,统一沟通规范
3、提倡跨部门间定期会议和信息分享,增进理解和协作
3、项目团队成员沟通技巧不足,导致沟通效果不佳
1、提供沟通技巧培训,帮助团队成员提升沟通能力
2、鼓励团队成员积极参与团队活动,增强团队凝聚力
3、建立开放的沟通氛围,鼓励团队成员提出建设性意见和想法
4、沟通工具使用不当,影响沟通效率
1、选择合适的沟通工具,如项目管理软件、即时通讯工具等
2、统一使用沟通工具,避免信息分散和混乱
3、建立沟通工具使用规范和流程,定期评估沟通工具的效果,及时调整和改进
5、项目进展信息不及时反馈,导致决策延迟
1、建立定期报告机制,按时向相关方反馈项目进展情况
2、使用进度追踪工具,请及时更新项目进度信息,保持透明 度
3、设立异常情况报告机制,及时汇报项目中的问题和风险,促使决策的及时制定
五、沟通渠道
1、正式沟通
个人沟通
1、优点:直接、个性化、传达信息更准确
2、缺点:耗时耗力,信息传递范围有限
3、应用:一对一会议、电话、面谈等
非个人沟通
1、优点:信息传递范围广、覆盖面广 ,适合传达一般信息
2、缺点:信息传递可能不够准确,容易引起误解
3、应用:邮件、通告、公告等
2、非正式沟通
个人沟通
1、优点:信息传递快速,反馈及时,适合紧急情况下的沟通
2、缺点:信息传递可能不够准确,容易引起误解
3、应用:即时通讯工具、社交媒体等。
非个人沟通
1、优点:传递信息简单、快捷,适合传达简单信息
2、缺点:信息传递可能不够准确,容易引起误解
3、应用:口头通知、传呼等。
六、什么是沟通渠道
沟通渠道是指信息在项目团队内部或团队与外部之间传递的途径或方式。根据沟通渠道的数量计算公式为n*(n-1)/2,其中n 为团队成员数量。
七、沟通模型(编码、信息、媒介、噪声、解码)
沟通模型是描述信息传递过程的理论框架,通常包括编码、信息、媒介、噪声和解码五个要素,这些要素相互作用,影响着信息的传递和理解过程。
1、编码:发送方将想法或信息转换为可传输的形式,例如文字、语言、图像等
2、信息:编码后的信息被发送到接收方
3、媒介:信息传递的方式,可以是口头、书面、电子邮件、电话等
4、噪声:任何干扰或阻碍信息传递和理解的因素,例如技术问题、语言障碍、环境干扰
5、解码:接收方收到信息后将其转换为可理解的形式。
八、如何制定沟通管理计划
1、识别项目干系人:确定项目中的关键干系人,包括客户、项目团队成员、管理层、合作伙伴
2、分析干系人需求:了解各干系人的沟通需求,包括信息的内容、形式、频率和方式
3、制定沟通目标:根据干系人需求和项目目标,设定明确的沟通目标,确保信息传递的有效性和及时性
4、确定沟通方式:选择适合的沟通方式,如会议、报告、邮件、电话等,以及使用的沟通工具
5、制定沟通计划:根据沟通目标和方式,制定具体的沟通计划,包括沟通内容、时间表、责任人等。
6、沟通频率:确定沟通的频率,如每周例会、每月报告等,以确保信息失真或遗漏
7、信息管理:确保沟通内容的准确性、及时性和完整性,防止信息失真或遗漏
8、沟通监控与改进:定期评估沟通效果,根据反馈意见和项目进展情况,及时调整沟通计划以满足项目需求
九、沟通管理计划的内容
1、沟通目标:确定项目沟通的整体目标和期望结果
2、沟通需求:确定各干系人的沟通需求,包括信息内容、形式、频率等
3、沟通方式:确定适合不同干系人的沟通方式,包括会议、报告 、邮件等
4、沟通责任人:确定负责与各干系人沟通的责任人,如项目经理、团队成员等
5、沟通内容:确定沟通内容,包括项目进展、问题解决、风险通报等
6、沟通工具:确定使用的沟通工具、如邮件、电话、项目管理软件
7、信息流向:确定信息流向,如上报信息、下发决策等
8、紧急沟通计划:制定应对紧急情况的沟通计划
9、干系人沟通需求分析:分析各干系人的沟通需求,包括信息需求、参与程度等
10、沟通效果评估:确定评估沟通效果的方法和频率,以及如何调整沟通计划
十一、沟通管理计划的干系人参与
十二、推式、拉式、互动式沟通方法的区别和作用
1、客户
1、沟通方法:推式沟通
2、特点:由项目团队向客户传递信息,客户被动接收
3、发布项目进展报告、提供产品演示,发送需求变更通知
2、开发团队
1、沟通方法:互动式沟通
2、特点:团队内外信息双向流动,团队成员可以提供出建议和疑问
3、适用场景:团队内部会议、团队沟通平坊等
3、测试团队
1、沟通方法:拉式沟通
2、特点:由测试团队主动获取项目信息,确保测试工作顺利进行
3、适用场景:提供测试计划和测试用例、测试进度更新、提出缺陷报告
4、需求分析师
1、沟通方法:互动式沟通
2、特点:与项目团队互动,共同澄清需求、优化需求
3、适用场景
5、部署团队
1、沟通方法:拉式沟通
2、特点:主动获取部署相关信息,确保部署工作按计划进行
3、适用场景:获取部署计划、了解上线通知、获取环境配置信息等
6、运维团队
1、沟通方式:拉式沟通
2、特点:主动获取项目运维需求和运行情况,及时处理故障
3、适用场景:获取运维需求变更、了解运维工作进展、接收性能监控报告
7、高层管理
1、沟通方法:推式沟通
2、特点:向高层管理层传递项目进展 、风险和重要决策信息,确保高层对项目的关注和支持
3、适用场景:发布项目汇报、提供风险报告、邀请参加项目关键决策会议等
十三、沟通技术(媒介选择、写作风格、会议管理、引导、演示)
1、媒介选择
1、特点:根据信息的重要性、紧急程度和爱欲特点选择适当的沟通媒介,包括邮件、电话、视频会议、面对面交流等
2、应用场景:发布项目通知、安排会议、确认需求变更
2、写作风格
1、特点:根据受众的背景和沟通目的的选择合适的文字表达方式,包括正式文档、简短通知、技术报告
2、应用场景:撰写需求文档、发布通知、编写进度报告
3、会议管理
1、特点:合理安排会议方程、控制会议时间、引导讨论方向 ,确保会议效率和成果
2、应用场景:召开需求研讨会,项目启动会、风险评估会议
引导技巧
1、特点:运用积极的语言、肯定 的态度、倾听和理解对方的观点,促进沟通双方 的共识和合作
2、适用场景:处理团队内部矛盾、解决需求分歧、推动项目进展等
5、演示技巧
1、特点:利用图表、安全、补全等形象生动的方式 展示信息,提高沟通效果
2、适用场景:展示项目进展、演示产品功能、汇报项目成果等。
十四、如何做好虚拟团队沟通管理
1、明确定义沟通渠道和工具:确定团队使用的沟通工具和频率,如电子邮件、在线会议、团队协作平台等
2、建立有效的沟通计划:制定详细的沟通计划,包括沟通的项目、内容、频率、参与者和责任人
3、加强团队合作和凝聚力:通过定期团队建设活动、远程团队会议等方式 促进团队合作和凝聚力
4、建立良好的沟通氛围:鼓励团队成员分享意见和想法,保持开放和透明的沟通氛围
5、及时解决沟通问题:关注团队成员之间的沟通问题,及时解决,并不断改进沟通方式和流程
6、利用技术手段支持沟通:使用在线协作工具和项目管理软件,提高沟通的效率和准确性
7、定期跟进和评估:定期跟进团队的沟通效果,评估沟通计划的执行情况,及时调整和改进沟通策略。
十五、如何高效召开会议
1、明确会议目标和方程:在会议开始前,明确会议的目标和方程,确保所有与会人员了解会议的重点和预期结果
2、精简与会人员名单 :只邀请真正需要参与 的人员,避免人数过多 导致会议效率下降。
3、准时开始和结束:严格控制会议时间,准时开始和结束,以免浪费与会人员时间
4、主持人控场:主持人需要控制会议进程,确保讨论不偏离主题,并平稳各方意见
5、积极参与和交流:与会人员应该积极参与讨论,提出建设 性意见,促进讨论和决策
6、记录会议要点:记录会议要点和行动项,并及时分享会议纪要,确保所有人了解会议结果和下一步行动
7、使用合适的会议工具:根据会议需要选择合适的会议工具,如视频会议、会议方程软件等。
8、及时跟进:会议结束后,及时跟进会议行动项的执行情况,确保任务按计划完成。
十六、沟通管理和其他项目管理知识领域的关系
1、范围管理:沟通管理与范围管理密切相关,有效的沟通有助于明确项目范围和目标,确保团队理解项目范围,并在范围变更时及时沟通和协调
2、进度管理:沟通管理和进度管理相互影响。良好的沟通可以提高团队效率,减少误解和延误,从而有助于项目案时完成。同时,时间安排也影响着沟通的频率和方式
3、成本管理:沟通管理和成本管理之间存在关系。有效的沟通可以减少成本,避免由于信息不对称或误解而引起的额外成本。同时,成本控制也包括沟通成本管理,如会议费用等
4、质量管理:沟通管理和质量管理密切相关。良好的沟通有助于确保项目交付的质量符合要求,并促进团队的质量意识和责任心。同时,质量问题的沟通和解决也需要有效的沟通渠道和方式
5、风险管理:沟通管理和风险管理之间存在关系。有效的沟通有助于识别和应对项目风险,及时沟通风险信息,减少风险对项目的影响。同时,沟通也可能是项目风险的来源,如信息传递不及时可能导致风险的增加
6、采购管理:沟通管理和采购管理之间有紧密联系。项目中的采购活动需要与供应商和承包商进行沟通,明确需求和期望,确保采购物品或服务符合要求。同时,采购合同中的沟通条款也需要谨慎制定和管理
7、干系人管理:沟通管理和干系人管理密不可分。干系人是项目成功的关键因素,有效的沟通是管理干系人期望和需求和重要途径。沟通管理需要考虑不同干系人的特点和需求,制定针对性的沟通策略和计划,以确保他们的支持和参与 。