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《精益工作法》读书笔记

这本书通过研究多位世界知名大厨的工作秘诀，揭示了他们成功的关键在于运用了精益工作法。精益工作法是一种关于如何开始、完成、加速、放缓和取舍的工作哲学，其核心是“精益部署”，包括准备、实施和保持清醒专注三个元素‌。这本书适用于职场和家庭生活，帮助读者更好地组织和管理时间，提高工作效率和生活质量！

编辑于2024-12-04 17:49:13

工作效率
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《精益工作法》读书笔记

结论：精益部署的奇迹

建立一个系统也不难

各种清单、各种颜色编码的日程表、空的文件夹、记号笔，以及良好的意图

最难的是维护这个系统，真正做到精益工作

空间、时间、资源和人

利用每日安排，我们可以维护任何系统，因为每日安排就是一个旨在维护组织系统的组织系统

而每日安排的基本理念与整体精益部署是相同的：两者都需要你全身心地投入

第三部分精益之道

精益工作的责任

精益工作系统与厨房中的精益部署系统有着共同的基本原则

三项核心价值，以及十种“原料”或行为准则

准备充分，更加努力

实现精益部署的基本要求就是“责任”

卓越需要承诺，你的承诺则要求你遵从你的精益部署、坚持你的行动、严守你的系统

“成功之路有两条，”大厨阿尔弗雷德·波尔塔莱说，“一条是成为天才，另一条是准备得更充分、工作得更努力

遵从价值观

价值观准备：每天花30分钟做计划（“每日安排”）

价值观致力于一种让自己变得更好的实施法

要遵循自己的计划，使用检查清单，提高自己的技能

要将精益部署的价值观和习惯纳入你的工作当中

我们所追求的是卓越，而不是高产

高产代表你很努力，而卓越则意味着你在工作上精益求精

价值观无论做什么，都要全身心投入

专注倾听，或许是人类最强大的技能

言出必行

活在当下

行动起来

计划是关键——时间管理

方法：计划是最初的想法，而非事后反思

计划包括任务的安排与排序，这意味着你要进行时间管理，尊重你的能力范围和个人局限

行动：认真管理时间

每日都做计划

安排空间与优化行动——空间管理

方法：你设置的空间应能使你的动作更经济并减少体力和脑力的消耗

行动：精心布置你的工作空间，减少对动作和活动的障碍

消除阻力

边干边清理——进行系统管理

方法：再好的系统不加维护也是无用的

行动：专心维护你的系统

要不断清理

重视起头动作——进行优先事项管理

方法：眼下的时刻比未来的时刻更有价值，因为现在的行动会启动进程，并让你开启其他人的工作

行动：努力更好地利用时间

现在就开始

完成行动——进行目标管理

方法：完成了90%的项目等于完成零，因为它无法交付

半途而废的任务会导致更多的工作量

行动：致力于“完成”

当任务接近完成时，把它完成，要不断排除障碍

减速以求快——进行情绪管理

方法：精度优于速度

平静的身体可以使心态平静

行动：顺畅、平稳地工作

通过身体的秩序来恢复思维的秩序，不要急躁

打开耳目——增强觉知力

方法：卓越既需要专注力也需要觉知力

设定目标、提高能力和协调身心可以增强觉知力

行动：致力于保持内、外部觉知的平衡

时刻保持警醒

呼叫与应答——保持沟通

方法：高效的团队会成为一个相互连接的神经系统

卓越需要积极的倾听

行动：确认和要求对必要沟通的应答

一定要应答

检查和纠正——不断反馈

方法：全盘掌控一切是永远不可能实现的，你需要不断评估和改进

行动：自我培训，接受培训，并培训他人

进行自我评估

物尽其用——节约资源

方法：不浪费空间，不浪费行动，不浪费资源，不浪费时间，不浪费人力

行动：珍视空间、时间、精力、资源和人

什么都不要浪费

精益工作的工具

工作站点

它可以简单到一桌一椅

关键是你需要这样一个空间来推动你完成任务

输入箱和输出箱

放置它们的目的是每天至少将它们清空一次

在你的每日安排开始时，输入箱为满，输出箱为空

结束时，输入箱为空，输出箱为满

行动清单和日程表

建议电子版清单和日程表

用于记录传入任务的流水账清单（行动输入箱）

已经被归纳为任务的行动列表（行动清单）

文件箱/抽屉盒、文件夹和记号笔

软毛巾和喷水罐

这些工具的最终目的不是为了保洁，而是为了方便你在不同任务之间干净利落地转换

精益工作的备用工具

技术：硬件

电脑、手机、平板等，保持这些电子产品的清爽和整洁

技术：软件

电子化的任务清单和日程表。好但不等于你完成任务

工具和容器

你的桌子上往往会摆满各种工具（订书机、胶带）或容器（笔筒、文件夹等）放在抽屉里或方便拿的位置

精益工作的系统

行动

行为都是行动

任务和预约没有区别

两者都是行动

行动只有两类：计划内行动和计划外行动

任务

任务就是理由

你的任务是你想要在生活和工作中完成的事情

任务都有若干相应的行动或步骤

任务赋予那些行动以意义，也赋予它们最关键的秩序

是那种时间跨度为一年或更长的大目标

为了创建你的任务清单，把它分成三部分：工作、家庭、自我

列出你希望在明年内完成的事情。每项任务都应以动词开头

保持平衡，你要兼顾生活中各个领域的任务

10项任务对于大多数有工作的人来说可能是最佳数量

从长期来看，我无法维持这么多的任务量

在工作量和工作效率的动态比例关系中，总会出现一个回落点

如果我们不能根据自己的能力对某些任务说“不”，我们就会在无法完成任务时发现自己心有余而力不足

“前灶”和“后灶”

每个任务都有个行动清单

任务排序

及时采取行动、完成重要任务

在精益工作系统中，“前灶”是推进一项任务的第一步，其他所有后续的行动都是“后灶”

“前灶”需要我们的更多关注，而且“前灶”的数量总是等于你的任务数目

然后设定排序（制定次序或顺序才是我们真正去执行这些任务的唯一方式：首先做什么，接下来做什么，如此等等）

“后灶”是指每项任务（“前灶”）的后续任务

当你完成任何“前灶”任务时，接在它后面的“后灶”立即会取代它成为“前灶”，依此类推，直到任务完成

教课

惯例

惯例在本质上是理想一周的空模板，是你日程安排中的一个个时间段，让你把行动放进去，让我们对时间进行精益部署

惯例可以属于以下任何一种类型

私人时间

对于你的健康和幸福指数至关重要

你首先要安排它们：你什么时候吃午饭？你打算几点钟回家？等

预约时间

约见、会议和电话——无论是经常性的还是一次性的——是你的工作要求你全身心投入当下的首要形式

沉浸时间

这些时间段是为那些需要你深入、专注的工作预留的

你越珍惜自己的沉浸时间，就越会得到别人的尊重

程序时间

面对突发事件可以在一天中的若干关键时间点安排出一些程序时间段来处理它们，这是管理时间的最明智的行为

在一天中，把程序时间以固定的、较短的时间间隔安排在会议时间、沉浸时间、私人时间之间的停止点上

收束程序惯例与安排它们同样重要

惯例的安排

在制定惯例时，你要特别注意那些从家到办公室之间以及在不同预约之间的转换时间

利用转换时间，来做一些事

惯例不是行动，而是计划行动的时间段

每周日程表变成了对时间的精益部署，其中你所要做的一切

无论大事小事、急事闲事——都有其正确的位置

当行动成为例行公事，它就变成了惯例

有些任务不需要行动清单，它们只需简单的重复行动

举例：你的计划之一是每周跑步3次，在这种情况下，你要安排的行动项目应该是“安排私人惯例：每周跑步3次”

这样，它就变成了你的日程表上的一个惯例

如何将任务、行动和惯例融合在一起

分享一个精益工作的通用词汇表

任务，你的大目标菜单

行动，为完成任务而按照“前灶”和“后灶”排序的若干步骤

惯例，你对时间的精益部署，行动就安排在其中

举例

精益工作的一天

晚上：准备

第一步：清理你的工位（大约15分钟）

清空和归档实体输入

钱包

收据和名片放入桌面输入箱

手提袋或手提箱

把需要的物品分类放回应在位置，其余处理掉

桌面

便签等物品放入输入箱

桌面输入箱

处理的项目记录到你的行动清单或日程表上去

不可付诸行动的项目归档或当作垃圾扔掉

笔记本

如果你在笔记本中写下了行动提示，请将这些项目记录到你的行动清单或日程表上去

清空和记录数字化输入

电子邮件

浏览收件箱并标记需要采取行动的所有电子邮件

将已标记和未标记的电子邮件归档，清空收件箱

打开已标记的文件夹，将其中的电子邮件记录到你的行动输入箱中去

可以通过剪切和粘贴，也可以将标记的电子邮件转发到你的数字化任务清单中

许多任务清单都有这种功能

将所有已做好记录的电子邮件取消标记

语音邮件

短信或即时通信

企业通信软件

笔记软件

社交媒体

电子便笺和桌面笔记

网络浏览器（所有设备上的）

数码照片

深度整理

物品排列整齐、擦拭

数字化归档或删除，关闭程序

第二步：优化你的工具（约5分钟）

调整你的日程表

看看你过去24小时的日程，现在

重新安排未发生的预约或未完成的任务

从日程表中取消那些你不能或不想立即重新安排的项目

如果它们尚未列在你的行动清单中，请将它们列进清单

检查并调整你安排的惯例

确保这些时间段与你前一天已经实际经历的正好对得上

提示：我通过切换颜色来“签收”已经完成的行动项目

调整你的行动清单

清理完工位后，你的行动输入箱会填满未分类的项目

以下是你接下来要做的事

给每个输入的行动项目分配一项任务。完成之后……

调整每项任务的顺序，把合适的“前灶”放在顶部，并为接下来的几个“后灶”排序

通常，一个新行动会成为“前灶”，先前的“前灶”向后延一个位次；否则，这个新行动就会成为“后灶”

举例

提示：有时，可以将输入的行动项目分组到惯例中去执行。例如，要回的电话

第三步：计划你的一天（约10分钟）

你已经知道了你的日程表上为明天安排好的行动和惯例。利用这些信息，你可以

做一份清单，列出已为明天安排好的行动和惯例，以及你想要为明天添加的其他行动和惯例

确定哪些行动需要沉浸时间（较长，需要30分钟到几个小时），哪些只需要程序时间（较快，可以组合在一起）

估计你有多少时间可用于新的行动和惯例

在你的日程表上安排新的行动和惯例，目标是

最大化“前灶”的数目

平衡沉浸时间和程序时间

保持不超过你能接受的“最大任务量”

备用做法：创建一份每日时间表，也就是清单形式的日程表

每天，我都会在便笺上抄写一份我的日程表，它包含与我的日程安排完全相同的内容，但形式是清单

不要超额安排任务

举例

第四步：备齐你的资源

请把第二天所需的资源备齐

将计划工具放在它们应在的位置，关闭设备，然后离开我们的工位

我们可以享受余下的休闲时间了

上午：实施

问候这一天

早晨留出足够的时间用于私人惯例

冥想、锻炼、吃一顿美味的早餐、与配偶交谈、与孩子一起玩耍

早晨检查

检查你的日程表

检查你的重要输入（如电子邮件或工作场所的通信软件）

执行行动清单

到岗

冷静、从容的去执行，有两个最大的控制杠杆是

给自己安排足够的交通时间

恪守我们设定的开始时间和结束时间

程序时间

当我们到达工作场所时，要做的第一件事就是花费一段短的时间（也许是30分钟）来做程序工作

程序惯例可能意味着要及时处理电子邮件、语音邮件和文书工作

转换安排

当程序时间完成时，在进入下一个预约或任务之前，我们可以先做一下1~5分钟的转换安排

转换安排就是“边干边清理”的办公版本，它会使空间更有秩序，并保证所有东西都在正确的位置上

以下是做法

重置桌面

检查你的日程表

检查你的电子邮件

一个好的转换安排能使我们的每日安排变得轻松

沉浸时间：有意识地利用中断

记录下我们在工作过程中的每个中断

下午：全身心投入

意外：对触发事件做出反应

设定提示，定期检查、做到“打开耳目”

锁定：在不能完成时终止

面对突发事件打断我们的沉浸项目，这时要找到一方法把手头工作安排好

第一步是找到一个终止点

对沉浸项目做好整理，为下次接手方面

第二步是设定目标，给那个为我们设定任务截止时间的人（沉浸项目）打电话

分流：清空手头项目

因突发事件，让原先行动搁置，这时可以清空日程表，然后今晚把这些项目从新安排

匆忙：放慢和检查

会议：尽力投入

错误：执行惯例

晚上：准备（新的一份清单）

第一部分精益工作的力量

专注：精益部署的秘密

思维精益部署

即学员们如果不先组织好自己的头脑，就无法掌控自己的肢体

精益部署的思维

要想成功，你必须做好准备，准备好迎接任何可能出现的状况

厨房里的禅

准备——明天始于今日

当你向别人供奉宽容、快乐以及父母般的照料时，你也是在努力让自己变得更好

追随你的导师

混乱：没有精益部署将会怎样

生活和事业等方面都会出现问题

精益部署的三大要素

准备

“准备”是核心，而不是可有可无之事或事后添加之物。“凡事都要想在前”

抛弃“准备工作低人一等”的观念

形成了一种内在的气质

谦卑、勤奋、坚定

实施

核对清单

不断改进自己的程序，而犯错误就是他们改进的机会。“犯错误不是问题，”“怀利·迪弗雷纳说，“只是不要总犯同样的错误。”

全身心投入

大厨要划清工作和个人生活之间的界限。要做到能进能出、能行能止

前言

精益部署（道德准则、信仰）代表着一种集中精力与遵守纪律的传统、一种工作与生存的方法

很多厨师把它称为一种“生活方式”

精益工作的三项通用价值观：准备、行动、全身心投入

书籍信息

作者: [美]丹·查纳斯

美国知名记者、作家，曾于2007年获得普利策新闻奖学金，并著有《大回报：嘻哈商业史》等作品

出版社: 中信出版社

出版年: 2020-1