搞定DONE

This is a mind map about 搞定DONE，Main content: 第三部分 三个关键原则，第二部分 原理压力，提高效率，第一部分 通向从容之道。 焦虑感和内疚感并非是由于承担太多的工作而造成的，这是由于你撕毁了同自己签订的协议而自然导致的后果。 持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。

搞定DONE

• 第一部分 通向从容之道
  • 第 1 章 新情况 新做法 像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。
    • 焦虑是由于缺乏控制力、组织整理，以及缺少准备和行动不足造成的。——David Kekich
    • 问题：增长的需求，匮乏的资源
      • 工作不再有清楚的界限
        • 日益发达的互联网为我们提供了丰富的信息资源，取之不尽。
        • 工作缺乏明显的界定导致每个人的工作量加大。
      • 工作职责在不断地变化
        • 主要原因：
          • 一是我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、市场、技术、以及所有者都在不断地更新变化，这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组和调整。
          • 二是与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。简言之，人们不会长期从事任何单一职业。
      • 旧的模式和习惯已显得力不从心
        • 长期以来，在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷：缺少一套连贯一致，并能够在实实在在的工作中产生出卓越功效的系统和工具。
      • “大局”与事物的本质
        • 关注价值观并不会使你的生活变得简单。它阐明意义，指明方向，但同时也带来更多复杂的情况。
    • 承诺：武术家的“一切就绪的状态”
      • 心如止水的比喻
        • 任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制住你，事情往往如此。
      • 在需要的时候进入自己的“高效状态”。
    • 原则：有效地处理内心的承诺
      • 悬而未决的问题
        • 任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。
      • 管理承诺时的基本要求
        • 首先，如果这件事情总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情，都必须置于一个客观可靠的体系中，或者是我称之为“工作篮”的工具之中——必须经常回访并且清理它。
        • 第二，你必须明白你的工作到底是什么。还必须做出判断：需要采取什么行动来推动工作的进程。
        • 第三，一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息。
      • “知识工作”的本质
        • “知识工作”的真实本质和操作原则是：你对工作投入的思考，应该比你现在实际付出的多，但比你所预想的要少。
        • 思考结果是促进希望转化为现实的最有效的手段之一。
      • 为什么有些事情总是萦绕在你的心头
        • 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
        • 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
        • 你还没有把预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。
        • 持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。——Kerry Gleeson
      • 不断地考虑那些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力，而且这往往只会使你更加焦虑不安。
    • 过程：管理你的行动
      • 开始便是行动的一般。——希腊谚语
      • 分配有限资源的时候必须做出的选择：
        • 你想利用自己的时间做什么事情？
        • 你要把获取的信息运用到哪件事情上？
        • 你要把有限的精力花费在哪件事情上？
        • 本质：在某个时间，你应该做什么，要如何管理行动。
      • 仅仅怀有对前景的展望是远远不够的，它必须与大胆的行为结合起来。仅仅靠双眼盯住阶梯是不够的，我们必须勇于跨上阶梯。——Vaclav Havel
      • 采用自下而上的方法
        • 一般观点认为，最恰当的做事方法是自上而下地进行处理：
          • 确定个人人生目标（公司的长期目标）
            • 定义工作的主要目标
              • 最后把焦点集中到实施计划的细节问题上
        • 实际情况：大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身，进而严重阻碍了他们集中精力总揽大局。
        • 当处理底层具体行动的做法，已经成为你日常事务处理模式一部分的时候，也就为进行更高一级的思维活动做好了充分的准备。
      • 行动管理两个维度：
        • 横向管理维度：
          • 定义：横向控制是把你所涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。
          • 工具：需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事务，并在需要时及时地提供必要的提示，从而确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上。
        • 纵向管理维度：
          • 定义：纵向控制是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。
          • 纵向管理焦点聚集在某一事务、状况或某一个人身上，勾勒出执行过程中的一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。
        • 目标一致：解除你精神上的负担，并把事情做好。
      • 最重要的技巧：把一切事务赶出大脑
        • 通常，你大脑中盘踞问题的数量与其解决问题的效率成反比。
        • 对一件事情不需要进行两次同样的思考。
  • 第 2 章 掌控生活：横向管理工作流程的5个阶段 我们应该使任何事物都变得越简单越好，而不是比较简单。
    • 收集
      • 百分之百地捕获一切“未尽事宜”
        • 未尽事宜：那些你已经有所计划但是尚未付诸行动的事情。以及那些你已经实施但尚未最终确认完成的事务。
        • 需要暂时把这些“未尽事宜”全部放入一个“存储器”中。
      • 收集工具
        • 工作篮
        • 纸质记事簿
        • 电子记事簿
        • 录音设备
        • 电子邮件
        • 高科技产品设备
      • 影响成功收集的因素
        • 成功收集的三个必要条件：
          • 1、每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。
          • 2、你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。
          • 3、你必须定期清空这些设备。
        • 把一切赶出你的大脑
          • 如果你还在使用自己的大脑来追踪多个事务的进展，那么你自然会丧失使用和清空工作篮的动力。
          • 大多数人之所以并不把这些收集工具放在心上，是因为他们知道，这些工具收集的事务并不完整。
        • 尽量减少手机设备的数量
          • 采用标准化的工具和手段来捕捉想法和信息尤为重要。
        • 定期清空收集工具
          • 必须拥有一个完善的行动管理系统。
          • 当工作篮中存入过量的资料和信息时，就只会让你感到面临崩溃的危险，根本无法起到提醒的作用。
    • 处理
      • 是否需要采取行动：
        • 是
        • 否
      • 不需要采取行动：
        • 1.这是无用的垃圾，没有必要保留它。
          • 删除或扔掉。
        • 2.目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理（孵化、酝酿）。
          • 记录在备忘录或日程表中。
        • 3.该信息具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场（参考资料）。
          • 放在一个完善的归档系统中保存。
      • 需要采取行动
        • 1.你承诺完成哪些工作？
        • 2.需要达成哪些目标？
        • 3.具体的下一步动作是什么？
    • 组织整理
      • 项目
        • 定义：任何一个需要多步骤才能完成的任务。
        • 如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未完成。
        • 事实上，你不可能直接执行一个项目，你所能执行的是与项目相关的“下一步行动”。当你完成了足够多的正确步骤后，才能达成项目的预期目标。
        • 项目的辅助性资料
      • 下一步行动的归类
        • 日程表
          • 行动的提示信息可以分为两类：
            • 1.一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息；
            • 2.另一类是应该尽快完成的行动提示信息。
          • 日程表所负责记录的就是第一类行动提示信息。
          • 提成表上只标注三种情况：
            • 1、需要在指定时间执行的行动。
            • 2、需要在指定日期执行的行动。
            • 3、需要再指定日期获取的信息。
        • “下一步行动”清单
          • 所有行动提示应该记在”下一步行动“清单里。
          • 它和日程表一起，构成每日行动管理的核心结构。
          • 把”下一步行动“进一步细分不失为一个明智的做法。
        • 无须付诸行动的事务
          • 垃圾
            • 一切没有行动价值或者参考价值的东西
            • 扔掉
          • 需要酝酿的资料
            • ”将来/也许“清单
              • 可以用于保存一些目前不打算实施，但又希望在将来某一时间处理的事情。
              • 必须定期地查阅这个清单，建议在每周回顾的过程中进行一次浏览。
            • 备忘录
          • 参考资料
            • 并不需要采取任何行动，但是具有重要价值的信息。
            • 保存的参考资料要能够在需要时毫不费力地查寻到。
            • 参考资料系统的两种形式：
              • 按特定主题或特定领域分类存储的系统；
              • 一般性参考资料归档系统。
    • 回顾
      • 回顾的内容
        • 内容：
          • ”项目“清单
          • 日程表
          • ”下一步行动“清单
          • ”等待处理“清单
          • 根据你的需要，经常地回顾你的清单，把事务赶出你的大脑。
      • 成功的关键因素：每周回顾
        • 1、收集和加工处理多有的“材料”
        • 2、回顾整个系统
        • 3、更新各类清单
        • 4、做到彻底、清楚、实时和完整。
      • 大多数人在清理、了结、整理或重新审视了他与自己或别人达成的所有“协议”后，都会感到轻松畅快。既然如此，就应该每周这样做一次，而不是一年一次。
      • 生活中的大多数事物之间都存在复杂的联系。如果不考虑这种联系而一味孤立地对待问题，将肯定无法得到满意的结果。 ——James Fenimore Cooper
    • 执行
      • 选择行动方案的三种方法
        • 1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
          • （1） 情境
          • （2） 有多少时间
          • （3） 有多少精力
          • （4） 重要性
        • 2. 评估每日工作的“三分类法”
          • （1） 执行事先安排好的工作
          • （2） 处理突发事件
          • （3） 安排自己的工作
        • 3. 总体检视工作的“六层次法”
          • （1） 事情的重要性是你决定你行动选择的基本根据。
          • （2） 5万英尺以上：人生。
          • （3） 4万英尺以上：3~5年的展望。
          • （4） 3万英尺以上：1~2年的目标。
          • （5） 2万英尺以上：责任范围。
          • （6） 1万英尺：当前的项目/目标。
          • （7） 跑道：目前的行动。
  • 第 3 章 控制项目：纵向管理项目计划的5个阶段 当着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。
    • 强化“纵向”工作
      • 在大多数情况下和大部分时间里，你仅仅需要“横向”管理。
      • 有时候为了更严格地控制某个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行，需要将精力聚焦在某个项目上，这就是我们所说的“纵向”管理。
      • 人们计划得越深入，形式越随意自然，效果就越理想，同时，也越能释放更多的压力。
    • 自然式计划模式
      • 世界上经验最丰富的计划者就是你的大脑。
      • 人的大脑在面对任何一项任务的时候，都要经过5个步骤：
        • 1. 定义目标和原则
          • 当你已经忘却了自己的目标，却还一再加倍付出时，你就是处在狂热之中了。 ——George Santayana
          • 如果你能站在“目标”的高度，仔细审视你正在从事的事情，那么这些事情的进程就很可能得到改善和加强。
          • 预先了解和掌握任何行为的目标，将对理智清晰地分析问题，富裕创造性地推动事情的发展，以及人们互相之间通力协作具有重要的知道意义。
          • 思考“为什么”这个问题的价值
            • （1） 界定成功
              • 人们喜欢赢，但如果你对你的行动目标不是一清二楚的话，你将会失去取胜的机会。
              • 要及时庆祝自己取得的任何一点进步，而不要等待一切都变得完美无缺的时候。 ——Ann McGee Cooper
            • （2） 建立决策标准
              • 通常，作出一个艰难决策的唯一途径就是，回到目标上来。
              • 考虑你试图达到的目标，这样才能知道这些资源投入是否是必不可少的。
            • （3） 调配资源
              • 调配那些资源？调配多少资源？
              • 无论那种情况，问题的回答都将取决于我们希望达到的目标。即“为什么”。
            • （4） 激发动机
              • 事实上，如果对做某件事情找不到充分的理由，那么它就根本不值得去做。
              • 实际生活中很多人忘了自己做事的动机。
            • （5） 阐明重点
              • 当你紧紧抓住了工作的真正目标时，一切就变得一目了然了。
            • （6） 拓宽选择
              • 当目标精确地定位了工作重心时，它也同时开启了人们创造性思维的大门，从而能够去探寻更加广阔的可能性。
              • 确定目标，便拓宽了你针对实现预期目标的思考范围。
              • 如果你对自己行为的动机缺乏十足的把握，你就不可能尽力而为。
          • 原则
            • 简单清楚的目标和原则可以激发复杂而机智的行动。复杂繁琐的规则和条例将导致简单而愚昧的行动。 ——Dee Hock
            • 产生心理压力的一个主要原因是，别人的行为超越了你设立的标准，或者别人容忍此类行为的存在。
            • 重视原则的另一个重要原因是：它能为我们的行为提供清晰明确的知道。
            • 就像目标赋予我们十足的干劲和方向感一样，原则界定了我们行动的限制因素一击行为的标准。
        • 2. 展望结果
          • 目标和原则提供了动机和监控手段，而前景则是描绘最终成果的一个现实的蓝图。
          • 聚焦的力量
            • 我们头脑中坚持不懈遵循的信念，能够影响我们对外界的观感以及我们的具体表现。
            • 要做的是，为关于工作的思考提供一种具有实用价值的集中精力的模式。
            • 当你把精力聚焦于某件事情上，这种精力集中即刻便会使你转入充满灵感的思维模式，而这是平时无法达到的效果。
            • 网状激活系统：
              • 当你的大脑中产生了一个清晰的镜像，描绘出你所渴求的事物，并专注于这个事物时，你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了。
              • 念念不忘，必有回响。
          • 阐明结果
            • 通常，在你促使事务在现实生活中发生以前，你需要首先在大脑中进行构思。
            • 总有人畏缩不前，根本不去摄像自己渴望达到的结果，总是等着别人来告诉他们应该怎样去做。这就意味着他们在运用大脑认知力和创造解决问题的方法方面仍然处于滞后状态。
            • 在知识工作的领域中，最有效的技能之一就是创造出清晰可见的结果。
          • 展望前景的3个步骤：
            • （1） 超前预想工作情况
            • （2） 想象”大获成功“的景象
            • （3） 捕捉预想中有助于成功的各种特点、各个方面和各种品质
        • 3. 头脑风暴、集思广益
          • 获得一个好主意的最佳途径是拥有许多的想法。——Linus Pauling
          • 捕捉住你的想法
            • 允许自己捕捉并表达任何一个念头，稍后再去考虑是否符合需要及如何操作。
            • 在众多技巧中，使用最为普遍的就是”思维导图“。（mind-map）
          • 分布式认知
            • 头脑风暴的最大优点在于，它不仅能够捕捉到新颖独到、富有创意的想法，还能够启发你产生更多的好主意。
            • 没有什么事情比你只拥有一个想法更危险。——Emile Chartier
            • 只有那些能轻快地运用自己的观念的人，才是自己观念的主宰，只有那些能做自己观念主宰的人，才不被观念所奴役。 ——林语堂
          • 头脑风暴的关键技巧
            • （1） 不判断、不质疑、不评估、不批判。
            • （2） 追求数量、不求质量。
            • （3） 把分析组织工作置于次要的位置。
        • 4. 组织整理
          • 组织整理的基本要点：
            • （1） 明确事件的重要组成部分
            • （2） 整理分类（按照下面一个或多个标准）
            • （3） 构成因素
            • （4） 先后顺序
            • （5） 重要程度
            • （6） 足够详细的描述
        • 5. 明确下一步的行动方案
          • 基本要点
            • （1） 针对当前这项工作每一个进程中的环节，确定下一步行动。
            • （2） 如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案。
          • 抓住关键
          • 需要更多的计划吗？
          • 当下一步行动需要由别人完成时
          • 你需要计划到什么程度？
            • 如果某项工作还徘徊在你的大脑中，那就说明你还需要进行更多的计划。
    • 非自然式计划模式
      • 如果你在产生任何想法之前，一心期待着想出一个好主意，那么，你就不会拥有太多想法了。
      • 如果你试图处理某一问题时，并不遵循大脑运作的自然规律，那么问题就不那么容易解决了。因为人们会一直忙碌于处理各种各样的问题，而这种状态总是容易造成混乱不清、压力频添的局面。
    • 应激式计划模式
      • 非自然式计划方式往往不是遵循自然规律产生的，对实际工作的指导意义不大，所以导致人们干脆放弃任何计划。至少不会在事务发展的前期进行计划：人们往往等到会议、演讲和重大工作开始前的最后一刻才开始着手进行计划。
      • 如果不是在事前进行考虑，当你陷入最后一分钟的紧急状态时，应激式计划模式就应运而生。——这一局面令许多人不堪重负。
• 第二部分 原理压力，提高效率
  • 第 4 章 准备工作：确定时间、空间和工具 提升个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有你乐于使用的管理工具。
    • 下定决心，全力以赴！
      • 通过行动使自己感觉良好，要比通过使自己感觉良好而进入一种较佳的行动状态容易得多。 ——O.H.Mowrer
      • 学会建立一套系统并付诸实施，直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。
    • 预留时间
      • 建议安排整段时间来启动这一管理计划，准备一个工作区，包括适宜的空间、家具和工具。
      • 专门腾出两天的时间来处理这一过程，对于你的工作效率和精神健康来说，都具有双倍的价值。
      • 因为人们要耗费大量的精力来收集处理如此多的未尽事宜，尤其是当它们长期以来一直处于”悬而未决“或”陷入困境“的状态时。
    • 准备工作区
      • 工作区的实用性是至关重要的。
        • 一张用于书写的书桌
        • 一个可以放置工作篮的空间
        • 专业人士可能还需要其他设备
      • 即使你是在公司办公，在家里你仍然需要一个工作区
        • 移动中的工作区
        • 不要共享工作区
      • 拥有自己的工作区是十分重要的。你希望运用自己的系统，而不仅仅是在头脑中考虑它们。
    • 准备好你需要的工具
      • 一些基本的管理工具
        • 1. 资料存放托盘
          • 存放新资料
          • 存放已经处理完毕的事务文件
          • 存放工作中需要的辅助性资料和你将要”回顾检查“的资料。
        • 2. 一叠信纸大小的白纸
          • 可以用白纸开始你的收集工作。
          • 随时捕捉突发的奇思妙想。
        • 3. 一支钢笔或铅笔
        • 4. 即时贴
        • 5. 回形针
        • 6. 活页夹
        • 7. 订书机和订书针
        • 8. 透明胶带
        • 9. 橡皮筋
        • 可以方便快捷地整理和存放你的文件资料。
        • 10. 自动打签机
        • 11. 若干文件夹
        • 12. 一个日程表
        • 13. 废纸篓或循环垃圾箱
      • 一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织整理的内容，你所要做的就仅仅是创建和管理清单了。
      • 配备管理工具的真正目的，是管理你的清单。
    • 构建归档系统
      • 专用归档系统——用来保存各类有明确分类，且可以建立索引的资料。
      • 一般性的归档系统——包罗万象
        • 各类期刊
        • 笔记便条
        • 传真信件
        • 论文讲稿
        • ......
        • 基本上涵盖了任何不能纳入专用归档系统的东西。
      • 成功归档分类的要点
        • 强烈建议使用自己的归档系统，并且这个系统要放在触手可及的地方。
        • 当你把一直文件——就算是一张潦草的笔记——归档到系统之内的时候，那种成就感并不逊于处理了一大摞正式的文件。
        • 改进归档系统的要点：
          • 1. 一般性归档系统应该触手可及
          • 2. 按字母排序（或者按照拼音排序）
          • 3. 准备足够多的空文件夹
          • 4. 保持抽屉中的资料少于3/4
          • 5. 选择质量好的文件柜
          • 6. 尽可能不适用悬挂文件夹
          • 7. 至少一年整理一次归档系统
    • 最后一件需要准备的事
      • 处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的其他任何事务。
  • 第 5 章 收集阶段：归拢资料 训练自己发现那些没有做到位的事情。
    • 预备，各就各位！
      • 主意，一定要在你彻底完成所有的收集工作之后，再开始对这些材料进行处理。
        • 1. 这有助于你认识到自己面对的工作量
        • 2. 同时让你清楚”终点“在哪里
        • 3. 当开始进行处理和组织整理的时候，不希望自己因想到还有些事宜没有收集起来而心神不宁吧。
    • 开始！
      • 外在的收集工作
        • 训练自己随时发现并收集那些未尽事宜。
        • 那些东西不该动
          • 日用品
            • 包括一切你经常使用的、需要保留的物品。
          • 参考资料
            • 指哪些记载了你所需要的信息的东西。
          • 装饰品
            • 包含家人额照片、工艺品、纪念品、盆栽植物...
          • 办公设备
            • 包含电话、电脑、打印机、碎纸机....
          • 除此之外的所有东西都应该收集到你的”工作篮“中。
        • 收集过程中可能遇到的问题
          • 收集的内容过多，一个工作篮不够用
          • 可能偏离到清理和整理的环节中去
          • 可能碰到一些以前收集和整理过的东西
          • 可能碰上一些紧急的事情
        • 从办工桌开始
          • 堆积成山的信件和备忘录
          • 电话记录本
          • 收集到的名片
          • 会议记录
        • 办公桌的抽屉
        • 柜子、台子的表面
        • 柜子、台子的内部
        • 地板、墙壁和书架
        • 设备、家具和房间设施
        • 其他地方
      • 内在的收集工作：清空你的大脑
        • 那些仍然存储在你脑海中的事项，时刻侵占你的注意力。
        • 写在白纸上。每张纸上只写一件事情。
      • “引子”清单
        • 为了帮助你清理自己的大脑，尽可能找出所有需要收集的事情，列出“未尽事宜的引子”清单。
        • 一旦有所发现，马上在纸上记录下来，投入工作篮。
    • 收集的成果
      • 当你面对眼前的收集成果，再也想不到其他应当归入其中的事项时，你也就完成了收集工作。
      • 收集到工作篮中，但不要长期放置在工作篮中。
  • 第 6 章 处理阶段：清空工作篮 工作篮是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。
    • 当你完成了对工作篮的处理后，你将：
      • 1. 丢弃你不再需要的一切。
      • 2. 完成所有用不了2分钟就能完成的事务。
      • 3. 把所有可以委托他人处理的事情委派出去。
      • 4. 为所有需要两分钟以上时间的行动注明提示信息，以提醒你日后执行。
      • 5. 根据获取的信息，明确你目前较为重要的工作和任务。
    • 处理阶段的方法指导
      • 几个基本原则：
        • 1. 首先处理工作篮中最上面的事务。
          • “处理”这个动词并不仅仅意味着“花费时间”，它还指“判断事情的实质，确定下一步的行动方案，然后进行相应的处理”。
          • 紧急搜索不是处理
          • 工作篮是一个处理问题的地点，而不是一个存储容器。
        • 2. 一次一事。
          • 强迫自己只处理最上面的一项，其他的内容尽量看都不看。
          • 每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。
          • 例外：多任务处理。
        • 3. 永远不要把任何事务再次放回工作篮。
          • 把东西拿出工作篮，这是一条“单行线”。
          • 当一件事务从工作篮中取出时，就应立刻判定它的实质以及处理方法，且永远不要把它再次放回工作篮中。
    • 处理过程的关键问题：“下一步行动是什么？”
      • 如果不需要付诸行动，你又该怎么办呢？
        • 垃圾
          • 如果你感到犹豫，扔掉它。
          • 如果你改到犹豫，保存它。
          • 完全由你来决定。
        • 待酝酿的事务
          • 把它们记入“将来/也许”清单。
          • 把它们写入日程表或“备忘录”中。
          • 酝酿的目的：让你现在暂时摆脱这些事情的压力，并且让你相信自己的系统能够在指定的时间提醒你完成这些事务。
        • 参考资料
          • 放入你的归档系统。
      • 如果需要采取行动...那么具体行动是什么？
        • 下一步行动必须是可执行的具体行动
      • 一旦你确定了下一步行动
        • 1. 立刻执行（如果两分钟之内可以完成）。
        • 2. 委派他人（如果你自己不是完成任务的最佳人选）。
        • 3. 推迟执行，把任务放在你的组织系统总，在日后有时间的时候再完成。
      • 剩下的“悬而未决”的事宜
  • 第 7 章 组织整理：建立好清单 在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的工作清单堪称一个主要的运作手段。
    • 一个完整的、没有漏洞的组织整理系统，可以赋予你无穷无尽的力量，因为它可以让大脑彻底摆脱那些低层次的思维，将精力投入到更重要的事情中，并且不会留下任何未经处理的事务来分散你的精力。
    • 基本分类：
      • 1. “项目”清单
      • 2. 项目的辅助资料
      • 3. 记录在日程表中的行动和信息
      • 4. “下一步行动”清单
      • 5. “等待”清单
      • 6. 参考资料
      • 7. “将来/也许”清单
    • 组织整理行动提示信息
      • 纳入日程表的行动提示信息
        • 两个基本类型：
          • 对执行时间有刚性要求的
          • 没有指定时间、越快完成越好的
        • 日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动，而其它行动都应该为其让路。
        • 千万不要把那些没有硬性时间要求的事情写入日程表。
      • 组织整理需要尽快完成的行动提示信息
        • 常见分类：
          • 1. 电话
          • 2. 在电脑旁
          • 3. 外出事宜
          • 4. 在办公室时
          • 5. 在家时
          • 6. 议事议程
          • 7. 阅读、回顾
      • 组织整理“等待”清单
        • “等待”清单上的内容，应该是那些你不关心过程，只关心结果的事情（或由别人负责的事情）。
        • “等待”清单只有放在手边才能发挥作用，而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能取得最佳效果。
      • 使用原始信息作为它自身的行动提示
        • 纸质提示信息的管理
        • 电子邮件类提示信息的管理
        • 清空电子邮件“收件箱”
    • 组织整理非行动性资料
      • 个人管理系统存在的严重问题：将可执行的事务和大量不可执行的事务混在一起。
      • 两大类：
        • 参考资料
          • 要做的决定是：要保存多少资料，需要多大空间，以何种形式保存，要保存在什么地方。
          • 参考资料的分类管理方法：
            • 1. 一般性参考资料归档系统——纸质和电子邮件类。
            • 2. 专门资料的归档。
            • 3. 名片册和通讯簿。
            • 4. 图书馆、档案馆式的归档系统
            • 你的归档系统应该是一个方便快捷的数据库，它保存的应该是各种非行动性资料，而不是行动或项目的提示信息。
        • 提示信息
          • “将来/也许”清单
            • “将来/也许”类的事情并非是毫无价值的。相反，它们通常是你生活中最有意思、最激动人心、最富有创造性的事情。
            • 为你创造性的想象力创造一个清单
            • 重新评估当前进行中的项目
            • “将来/也许”的特殊类型
            • 让你更轻松地抓住那些感兴趣的东西，让生活更加多姿多彩，而不是整日深陷无休止的工作。
          • 用日程表记录将来要做的事情
            • 提醒自己开始落实某个项目
            • 你可能想要参与的活动
            • 提醒自己做出决定
          • “备忘录”系统
            • “备忘录”系统是一个非常简单的文件夹系统，它允许你将未来需要的各种提示信息收入其中，并在指定的日期展示在你面前。
            • 建立一个“备忘录”系统
              • 需要43个文件夹：
                • 其中31个注明从1到31，代表一个月的31天
                • 另外12个代表一年中的12个月。
              • 随时都可以保存接下来的31天和12个月内要提醒的事情。
    • 核查清单（Checklist）：创造性的提示
      • 指“核查工作中容易遗漏的细节的清单”，表示“列出要核查内容的清单”。
  • 第 8 章 检查回顾：保障系统的有效运行 只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天仅仅几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。
    • 要回顾哪些部分的内容？在什么时候进行？
      • 只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟而已。
      • 首先看一看你的日程表
      • 然后看一看你的行动清单
      • 根据情景选择恰当的回顾内容
    • 更新你的系统
      • 要保证你的系统是值得信赖的，关键的一点就是定期以更高的视点检视自己的内心，并对系统进行更新。
      • 每周回顾的重要作用
        • 1. 什么是每周回顾？
          • 回顾执行了工作管理流程5个阶段的前4个：
            • 收集
            • 处理
            • 组织整理
            • 回顾没有付诸行动的事情
            • 直到你能够确认：“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。”
          • 给出一些实际指导：
            • 收集散落的纸片
            • 整理笔记
            • 过往的日程
            • 即将到来的日程
            • 清空大脑
            • 回顾“项目”清单
            • 回顾”下一步行动“清单
            • 回顾”等待“清单
            • 回顾相关的核查清单
            • 回顾”将来/也许“清单
            • 回顾”悬而未决"事务和辅助资料
            • 收集你的奇思怪想和新奇电子
    • “大局”的回顾
      • 你必须搞清楚你的宏观目的、长期目标，以及你的愿景和原则，它们是你做出选择和判断的根本依据，也是推动你前行的终极动力。
  • 第 9 章 执行阶段：选择最合适的行动 你的工作是发现你的工作，然后全身心地投入其中。
    • 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
      • 1. 情境
      • 2. 有多少时间
      • 3. 有多少精力
      • 4. 重要性
    • 评估每日工作的“三分类法”
      • 1. 执行事先安排好的工作
      • 2. 处理突发事件
      • 3. 安排自己的工作
      • 通常，人们更容易卷入随时冒出来的紧急事务中，而不是按部就班地去处理自己的工作篮、电子邮件和其他悬而未决的问题。
    • 总体检视工作的“六层次法”
      • 1. 人生
      • 2. 3~5年的展望
      • 3. 1~2年的目标
      • 应该对自己提出的问题是：
        • （1） 长期目标和目的是什么？为了履行我的责任，我需要完成哪些相关项目？
        • （2） 我为自己设定的长期目标和目的是什么？为达成此目标，我该执行那些项目？
        • （3） 还发生了哪些可能影响到我的行动的重大事情?
      • 4. 责任范围
        • 这个层次是关于你当前的职位和工作的。包含了你在家庭、社区所扮演的角色，还包含你对自己的认知。
      • 5. 当前的工作
        • 完成你的“项目”清单。
      • 6. 目前的行动
        • 针对你当前的工作，列出在各个层次上的事务清单，你很容易看出这些事务的先后、主次、轻重缓急。
      • 你要做的是发现你的世界，然后全身心地投入其中。
  • 第 10 章 学会控制项目 准备行动、创造条件，对工作进行一些创造性的思考。然后，你能就把大多数人远远地抛在后面了。
    • 我们需要更多的非正式计划
      • 任何一个成功的项目在进行到中途时，看起来都如同一场灾难。
      • 你建立起的系统以及运用的技巧，应该能够帮助你更频繁、更轻松、更深层次地思考你面对的项目和情况。
    • 哪些项目需要你进行计划？
      • 有两类项目，确实需要进行某种形式的安排策划：
        • 1. 那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务；
        • 2. 那些意外冒出新点子或刚刚发现新细节的项目。
      • 项目计划也需要确定下一步行动
        • 典型的计划步骤
          • 头脑风暴
          • 组织整理
          • 召开会议
          • 收集信息
        • 随时产生的想法
          • 不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。
          • 如果你想到的点子不是可以列入行动清单的具体行动，就有必要想办法把它们保存下来。
    • 项目计划的辅助工具和架构
      • 思维辅助工具
      • 书写工具
        • 形式往往能决定功效，将自己置于易于捕捉思想的环境中，那些你都没有意识到的好想法便会自己冒出来。
        • 只有将自己的想法表发出来之后，才能清楚地了解自己的想法。
      • 辅助架构
        • 根据需要创建文件夹或者活页夹
        • 软件
          • 数字化形式的分级概要
          • 头脑风暴软件
          • 项目规划软件
          • 附加电子备忘录
• 第三部分 三个关键原则
  • 第 11 章 原则一：养成收集的习惯 焦虑感和内疚感并非是由于承担太多的工作而造成的，这是由于你撕毁了同自己签订的协议而自然导致的后果。
    • 收集习惯给个人带来的好处
      • 消极情绪的来源
        • 消极情绪都是你违反代表着你同自己签订的协议所导致的直接后果——它们是自我信任感丧失的结果。
        • 焦虑和内疚并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的。
      • 应该如何减少消极情绪？
        • 1. 不签订协议
          • 面对一大堆积压已久的陈旧资料，最让人感到轻松的处理方式，就是决定不再理睬它们。对付生活中未尽事宜的方法之一，就是学会说“不”！
          • 没人愿意随便降低对自己的标准和要求。然而，一旦你理解了这种方法的真正含义，你就会减少“协议”的数量。
          • 保有一份工作清单，可以让你更加轻松并理直气壮地说“不”。
        • 2. 完成协议
          • 根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作，然后标上“已完成”。
        • 3. 重新商定协议
  • 第 12 章 原则二：确定“下一步行动” 无论问题有多么大、多么严峻，你总可以向解决它们的方向迈出小小的一步，从而根除束手无策的感觉。
    • 当一个组织习惯于将“下一步行动是什么”作为一个标准问题时，它会自然而然地在效能、生产率、透明度等方面获得显著的提高。
    • 每个采用”下一步行动“技巧的人，都无一例外感到工作效率的大大提高，同时也获得了平和的心态。
    • 找到需要执行的”下一步行动“
      • 在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成易操作的小任务，然后立即实施其中第一项内容。 ——马克·吐温
      • 从最基础的层面入手，定义出行动的具体计划，并将行动提示信息有效地组织和管理起来，这是我们提高工作效率的关键。
      • 如果你不知道具体的下一步行动，那么在现实和目标之间就留下了一个潜在的、巨大的断层。
    • ”下一步行动“技巧的巨大价值
      • 澄清问题
      • 明确责任
      • 提高效率
      • 提升自身的能力
  • 第 13 章 原则三：学会关注结果 没有明确任务的展望充其量只是一个梦想，而缺乏前景的任务只是痛苦和艰辛的劳作。同时拥有前景和任务才是世界的希望。
    • 集中精力，让自己驶入快车道
      • 人们在成功使用这套方法之后，通常的感觉是自己的节奏变慢了，拜托了原来疲于奔命的状态，并掌握了主控权。至少，这套方法会让你变得思路清晰、精力集中，无论你想做什么，都会更容易执行并最终实现目标。
    • ”预想结果“的重要性
      • 结果和行动是紧密联系，互相影响的。
      • 只有对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有你知道该如何行动的时候，结果和现状才能联系起来。
    • 在多个层面上”关注结果“
    • 自然式计划法的神奇力量
      • 自然式计划法的价值在于，它提供了一套综合完整、灵活可变、连贯一致、广泛使用的视为模式。