避免Excel误算的三法则-熊野整

这是一篇关于正确无误的Excel避免Excel误算的三法则-熊野整的思维导图，主要内容包括：法则三 彻底执行团队合作，法则二 彻底执行检查工作，法则一 只做简单易懂的计算。

正确无误的Excel 避免Excel误算的三大法则-熊野整

• 法则一 只做简单易懂的计算
  • 尽量简化计算。 计算越复杂越容易出错，最好简单到任何人都看得懂。
    • 1. 简化计算，最重要的是把手动输入的数字和算式明确区分开来。
      • 清楚看出计算依据
      • 比较容易进行模拟工作
      • 比较容易发现输入错误的数字
      • 为了培养“手动输入的数字和算式分开”的意识，也请养成区分文字色彩的习惯
    • 2. 避免使用太长的算式
      • 制作Excel最重要的一点，就是要让任何人都看得懂，所以只要其中有任何一道太长的算式，都算是失败的Excel
      • 算式越简单越好，就是“这个单元格加这个单元格，等于这个单元格”，或“这个单元格乘以这个单元格，等于这个单元格”
      • 要是计算太过复杂或太难理解的话，上司或同事就无法修正Excel。因为一旦更改算式，就有可能牵动整张表格，导致误算
    • 3. 制作出工作表的架构图
      • 在Excel最前面的工作表中制作一张架构图，明确标示出这份文件里有哪些工作表，哪张工作表又是哪张工作表的计算依据
      • 一旦养成制作架构图的习惯，当我们展开Excel的作业时，就会在每次制作新的工作表前，思考工作表的用途：“这张工作表要做什么呢？”
      • 1.工作表“由左向右”计算。
        • 注意工作表的排列顺序：配合计算的程序
          • 因为计算的方向是由左向右，所以工作表的排列也应该由左向右。 基本上都应该从左侧的工作表向右侧的工作表进行，如此也比较容易记住工作表的每一个程序。
          • 理解Excel的计算程序是一件相当费神的事，通常只能依靠工作表索引标签的顺序去理解。正因为如此，我们才要让工作表的顺序配合计算方向
      • 2.工作表用颜色分类。
        • 在工作表的架构图中，把工作表分类并标上不同的颜色
          • eg.与营业收入有关的工作表，包括A事业的营业收入表、B事业的营业收入表和营业收入统计表，将这三张表标上同样的颜色。这样就能清楚地知道这三张工作表都属于营业收入。
          • 要把架构图中的颜色设定成和各工作表索引标签一样的颜色。
          • 有一些无法分类的工作表，不必设定颜色也没关系。
      • 3.不可以隐藏工作表。
        • 暂时用不到的工作表移到最右边，索引标签改成设定为灰色
          • 若将未使用的工作表隐藏起来，浏览文件的人并不会注意到还有其他工作表。这有可能给后续工作造成很大的麻烦。
          • 可能会觉得：“隐藏起来别人就看不到，所以大概计算一下就好。”有不少人会因为这样的心态而松懈，当然也就容易发生误算的情况。
    • 4. 工作表的数量越少越好
      • 工作表越多，越容易造成混淆，风险当然也就越大，所以工作表应尽可能精简。
      • 减少工作表之间互相参照的情况。工作表越分散，工作表之间互相参照的情况就越多，检查起来也就越麻烦。
    • 5. 明确标记出数字的出处
      • 在项目名称右侧设一栏“出处”，并记录在此栏内。如果是从网站上引用，可以利用上标功能标记“网站（1）”，在表格下方列出网址。
        • 如果不知道数字是从哪儿来的，就没有人能够确认数字的正确性，这就等于是个黑盒子。
        • 误算不是什么好事，如果清楚地列出数字的出处，还可以在出现误算时加以确认和修正。如果连数字的出处都不知道，那究竟是数字本身有误，还是计算过程出了差错，也都不得而知了。
        • eg.
• 法则二 彻底执行检查工作
  • 不论计算怎么简单，都很难避免人为失误。 彻底执行检查工作是很重要的。
    • 1. 检查Excel计算的重点
      • （1） 每计算一次就要检查一次。
        • 如果心态上一直拖延，觉得“做完一个段落再一起检查就好了”，最后通常会不了了之，而且也搞不清楚前一次检查到哪里了。
      • （2） 所有的单元格都要检查。
        • 在Excel的表格中，所有的数字都有关联，只要有任何一个地方出错，就会影响到最后的结果。
      • （3） 花在检查上的时间。 “计算的时间”=“检查计算的时间”
        • 如果彻底遵守前面提到的两个重点，花在检查上的时间就会跟计算的时间相差无几。各位在操作Excel的时候，如果觉得“计算的检查工作怎么这么快就完成了？”，这代表检查得还不够彻底，必须特别注意。
    • 2. 计算的检查方法
      • （1） F2键
        • 点选有算式的单元格，单击“F2”键，可以知道计算的内容，确认是否为手动输入。
          • 若是手动输入的单元格，则不会显示算式，可以借此确认是否为手动输入。
          • 为防误触把“F1”键扣掉。
      • （2） 追踪功能
        • 追踪前导参照\追踪从属参照： 用箭头标示出某单元格的计算中参照了哪些单元格。
          • 可以同时显示多个算式的前导参照。
          • 当我们把这些计算公式相同的算式，用追踪前导参照的功能放在一起比较时，很容易就能找出产生误算的部分。
            • eg.
          • 单击“F2”键只能显示单一算式的内容，无法横向比较，即使参照来源跑掉了也不太容易发现。如果在计算公式相同的算式旁标上追踪箭头，比较之下很容易就能发现错误的地方。
          • 追踪功能也能帮助我们检查从属参照的单元格
        • 追踪不同工作表上的前导参照单元格
          • 当前导参照的单元格位于其他工作表上时，箭头会以虚线表示。
          • 在虚线处点两下，选择移动的目标，即可移动到前导参照的单元格进行确认。
            • eg.
          • 如果在其他工作表上的前导参照只有一个，按Ctrl+[ 来移动到前导参照的单元格。
        • 追踪功能快捷键：
          • 追踪前导参照：Alt+M+P 追踪从属参照：Alt+M+D 移除箭头：Alt+M+A+A
            • eg.
              • 追踪前导参照
              • 追踪从属参照
          • “Alt”键必须单独使用才行。 若以追踪为例，就是依序按下“Alt”“M”“P”。
      • （3） 数值的推移可以用“线”来检查： 检查数字的变化时，养成画线来看的习惯
        • 选取要绘制折线图的范围后， 依序按下Alt+N+N+Enter键。
          • eg.
        • 绘制折线图的位置，只要不挡住原来的数字，可以和表格放在同一张工作表中。
        • 完成数字的检查后，记得删除折线图。 先点选折线图的区域，再单击“Delete”键即可删除。
      • （4） 在Excel的工作上安排充分的时间
        • 制作Excel时越心急越容易出错，这是毋庸置疑的事实。如果没有安排充裕的时间，计算时绝对会出现错误。
        • 尽量安排一段完整的作业时间。
• 法则三 彻底执行团队合作
  • 比起个人的工作失误，误算的起因更多是来自团队内的沟通不畅。 由于Excel是团队全员共同完成的工作，因此如果不把避免误算的措施提升到团队的层次，就永远也无法排除误算的情况。 在团队内严格制定一套避免误算的原则，并让公司内部成员适应这样的文化很重要。
    • 团队合作的两大原则： 指定一个人负责计算， 所有计算汇整成一个文件。
      • 1. 指定一个人负责计算。
        • 分工越细，越容易出错。
        • 分别完成多个文件以后，再把计算合在一起，是一件非常辛苦的工作。
          • 基本上所有的文件都统一由一人管理，修改的工作也由同一个人进行，这才是投资银行的常态。
        • 一个人负责全部的计算，两人负责检查计算的内容，用这种方式分工合作。
          • 不要自行修改原始的Excel文件，而是把要修改的部分全部告知Excel的计算负责人，让他进行修改的工作。
          • 负责人理解了应该改的部分后，应自行完成全部的修改工作。
      • 2. 文件只能有一个。
        • 文件尽量整理成一个，让人清楚知道这是最新的文件。 如此一来，就不会误用到旧的文件。
        • 计算时如果同时使用多个文件的数字，文件与文件之间的关联性也很难理解。
        • 即使是大规模的并购案，大部分情况下也只有一个Excel文件。在一个文件内完成所有计算，是投资银行彻底遵循的原则。
    • 存档时“另存新文件”
      • 我大概每进行一小时的Excel作业，就会另存一个修订版的文件。
      • 当计算越来越复杂时，另存新文件的频率也会越来越密集， 从30分钟一次，到15分钟一次，甚至每完成一步就储存一个修订版的文件。
      • 作业越复杂越容易出错，修正的动作也会越来越频繁。
      • 建立原始文件夹。把为了后续追踪而留下的旧文件，全部都收到原始文件夹里。 如此一来，就不会搞不清楚哪个才是最新的文件，也不会不小心误用到旧的文件。
    • Excel文件不要附加在邮件中
      • 站在收件者的立场，他并不知道附件的Excel是不是最新的文件，因为文件有可能在寄出以后再度被修改。
        • eg.
      • 多人共用Excel文件时，要让所有人共用最新的文件。 为了避免使用到不同的版本，请在共享中心上选定一个共享文件夹， 把最新的文件放在文件夹里共享，并严格执行这个方法。