导图社区 避免Excel误算的三法则-熊野整
这是一篇关于正确无误的Excel避免Excel误算的三法则-熊野整的思维导图,主要内容包括:法则三 彻底执行团队合作,法则二 彻底执行检查工作,法则一 只做简单易懂的计算。
编辑于2025-01-23 15:11:24正确无误的Excel 避免Excel误算的三大法则-熊野整
法则一 只做简单易懂的计算
尽量简化计算。 计算越复杂越容易出错,最好简单到任何人都看得懂。
1. 简化计算,最重要的是把手动输入的数字和算式明确区分开来。
清楚看出计算依据
比较容易进行模拟工作
比较容易发现输入错误的数字
为了培养“手动输入的数字和算式分开”的意识,也请养成区分文字色彩的习惯
2. 避免使用太长的算式
制作Excel最重要的一点,就是要让任何人都看得懂,所以只要其中有任何一道太长的算式,都算是失败的Excel
算式越简单越好,就是“这个单元格加这个单元格,等于这个单元格”,或“这个单元格乘以这个单元格,等于这个单元格”
要是计算太过复杂或太难理解的话,上司或同事就无法修正Excel。因为一旦更改算式,就有可能牵动整张表格,导致误算
3. 制作出工作表的架构图
在Excel最前面的工作表中制作一张架构图,明确标示出这份文件里有哪些工作表,哪张工作表又是哪张工作表的计算依据
一旦养成制作架构图的习惯,当我们展开Excel的作业时,就会在每次制作新的工作表前,思考工作表的用途:“这张工作表要做什么呢?”
1.工作表“由左向右”计算。
注意工作表的排列顺序:配合计算的程序
因为计算的方向是由左向右,所以工作表的排列也应该由左向右。 基本上都应该从左侧的工作表向右侧的工作表进行,如此也比较容易记住工作表的每一个程序。
理解Excel的计算程序是一件相当费神的事,通常只能依靠工作表索引标签的顺序去理解。正因为如此,我们才要让工作表的顺序配合计算方向
2.工作表用颜色分类。
在工作表的架构图中,把工作表分类并标上不同的颜色
eg.与营业收入有关的工作表,包括A事业的营业收入表、B事业的营业收入表和营业收入统计表,将这三张表标上同样的颜色。这样就能清楚地知道这三张工作表都属于营业收入。
要把架构图中的颜色设定成和各工作表索引标签一样的颜色。
有一些无法分类的工作表,不必设定颜色也没关系。
3.不可以隐藏工作表。
暂时用不到的工作表移到最右边,索引标签改成设定为灰色
若将未使用的工作表隐藏起来,浏览文件的人并不会注意到还有其他工作表。这有可能给后续工作造成很大的麻烦。
可能会觉得:“隐藏起来别人就看不到,所以大概计算一下就好。”有不少人会因为这样的心态而松懈,当然也就容易发生误算的情况。
4. 工作表的数量越少越好
工作表越多,越容易造成混淆,风险当然也就越大,所以工作表应尽可能精简。
减少工作表之间互相参照的情况。工作表越分散,工作表之间互相参照的情况就越多,检查起来也就越麻烦。
5. 明确标记出数字的出处
在项目名称右侧设一栏“出处”,并记录在此栏内。如果是从网站上引用,可以利用上标功能标记“网站(1)”,在表格下方列出网址。
如果不知道数字是从哪儿来的,就没有人能够确认数字的正确性,这就等于是个黑盒子。
误算不是什么好事,如果清楚地列出数字的出处,还可以在出现误算时加以确认和修正。如果连数字的出处都不知道,那究竟是数字本身有误,还是计算过程出了差错,也都不得而知了。
eg.
法则二 彻底执行检查工作
不论计算怎么简单,都很难避免人为失误。 彻底执行检查工作是很重要的。
1. 检查Excel计算的重点
(1) 每计算一次就要检查一次。
如果心态上一直拖延,觉得“做完一个段落再一起检查就好了”,最后通常会不了了之,而且也搞不清楚前一次检查到哪里了。
(2) 所有的单元格都要检查。
在Excel的表格中,所有的数字都有关联,只要有任何一个地方出错,就会影响到最后的结果。
(3) 花在检查上的时间。 “计算的时间”=“检查计算的时间”
如果彻底遵守前面提到的两个重点,花在检查上的时间就会跟计算的时间相差无几。各位在操作Excel的时候,如果觉得“计算的检查工作怎么这么快就完成了?”,这代表检查得还不够彻底,必须特别注意。
2. 计算的检查方法
(1) F2键
点选有算式的单元格,单击“F2”键,可以知道计算的内容,确认是否为手动输入。
若是手动输入的单元格,则不会显示算式,可以借此确认是否为手动输入。
为防误触把“F1”键扣掉。
(2) 追踪功能
追踪前导参照\追踪从属参照: 用箭头标示出某单元格的计算中参照了哪些单元格。
可以同时显示多个算式的前导参照。
当我们把这些计算公式相同的算式,用追踪前导参照的功能放在一起比较时,很容易就能找出产生误算的部分。
eg.
单击“F2”键只能显示单一算式的内容,无法横向比较,即使参照来源跑掉了也不太容易发现。如果在计算公式相同的算式旁标上追踪箭头,比较之下很容易就能发现错误的地方。
追踪功能也能帮助我们检查从属参照的单元格
追踪不同工作表上的前导参照单元格
当前导参照的单元格位于其他工作表上时,箭头会以虚线表示。
在虚线处点两下,选择移动的目标,即可移动到前导参照的单元格进行确认。
eg.
如果在其他工作表上的前导参照只有一个,按Ctrl+[ 来移动到前导参照的单元格。
追踪功能快捷键:
追踪前导参照:Alt+M+P 追踪从属参照:Alt+M+D 移除箭头:Alt+M+A+A
eg.
追踪前导参照
追踪从属参照
“Alt”键必须单独使用才行。 若以追踪为例,就是依序按下“Alt”“M”“P”。
(3) 数值的推移可以用“线”来检查: 检查数字的变化时,养成画线来看的习惯
选取要绘制折线图的范围后, 依序按下Alt+N+N+Enter键。
eg.
绘制折线图的位置,只要不挡住原来的数字,可以和表格放在同一张工作表中。
完成数字的检查后,记得删除折线图。 先点选折线图的区域,再单击“Delete”键即可删除。
(4) 在Excel的工作上安排充分的时间
制作Excel时越心急越容易出错,这是毋庸置疑的事实。如果没有安排充裕的时间,计算时绝对会出现错误。
尽量安排一段完整的作业时间。
法则三 彻底执行团队合作
比起个人的工作失误,误算的起因更多是来自团队内的沟通不畅。 由于Excel是团队全员共同完成的工作,因此如果不把避免误算的措施提升到团队的层次,就永远也无法排除误算的情况。 在团队内严格制定一套避免误算的原则,并让公司内部成员适应这样的文化很重要。
团队合作的两大原则: 指定一个人负责计算, 所有计算汇整成一个文件。
1. 指定一个人负责计算。
分工越细,越容易出错。
分别完成多个文件以后,再把计算合在一起,是一件非常辛苦的工作。
基本上所有的文件都统一由一人管理,修改的工作也由同一个人进行,这才是投资银行的常态。
一个人负责全部的计算,两人负责检查计算的内容,用这种方式分工合作。
不要自行修改原始的Excel文件,而是把要修改的部分全部告知Excel的计算负责人,让他进行修改的工作。
负责人理解了应该改的部分后,应自行完成全部的修改工作。
2. 文件只能有一个。
文件尽量整理成一个,让人清楚知道这是最新的文件。 如此一来,就不会误用到旧的文件。
计算时如果同时使用多个文件的数字,文件与文件之间的关联性也很难理解。
即使是大规模的并购案,大部分情况下也只有一个Excel文件。在一个文件内完成所有计算,是投资银行彻底遵循的原则。
存档时“另存新文件”
我大概每进行一小时的Excel作业,就会另存一个修订版的文件。
当计算越来越复杂时,另存新文件的频率也会越来越密集, 从30分钟一次,到15分钟一次,甚至每完成一步就储存一个修订版的文件。
作业越复杂越容易出错,修正的动作也会越来越频繁。
建立原始文件夹。把为了后续追踪而留下的旧文件,全部都收到原始文件夹里。 如此一来,就不会搞不清楚哪个才是最新的文件,也不会不小心误用到旧的文件。
Excel文件不要附加在邮件中
站在收件者的立场,他并不知道附件的Excel是不是最新的文件,因为文件有可能在寄出以后再度被修改。
eg.
多人共用Excel文件时,要让所有人共用最新的文件。 为了避免使用到不同的版本,请在共享中心上选定一个共享文件夹, 把最新的文件放在文件夹里共享,并严格执行这个方法。