导图社区 5W2H分析法:一种调查研究和思考问题的有效办法
这是一篇关于5W2H分析法:一种调查研究和思考问题的有效办法的思维导图,主要内容包括:5. 相关工具,4. 实例分析,3. 工具运用,2. 工具内容,1. 概念含义。
编辑于2025-02-05 20:04:485W2H分析法:一种调查研究和思考问题的有效办法
1. 概念含义
5W2H法又称七何分析法,是二次世界大战时美国陆军兵器修理部首创的,后来广泛运用于组织管理的各个领域,是一个非常简单而又实用的工具。它提供解决问题的基本思路,并有助于弥补考虑问题的疏漏。
提出疑问对于发现问题和解决问题极其重要。创造力高的人,都具有善于提问题的能力。提出一个好的问题,意味着问题解决了一半。提问技巧高,可以发挥人的想象力,反之则可能挫伤想象力。发明者在设计新产品时,常提出:为什么(Why)、做什么(What)、何人做(Who)、何时(When)、何地(Where)、如何(How)、多少(How much),这构成了5W2H法的总框架。带有“假如……”“如果……”“是否……”的虚构提问属于设问,需要更高的想象力。
该方法通过以5个以W开头的英语单词和2个以H开头的英语词组逐一提问,并思考回答,从中发现解决问题的线索和新思路,进而设计构思,达到解决问题或实现发明创造的目的,可理解为“发现问题,解决问题”。
2. 工具内容
2.1. 具体内容
What(什么?目标与内容):完成了什么?这项工作是干什么用的,目的是什么?
Where(何处?地点):何处做?从何处入手,何处入手最适宜?
When(何时?时间):何时做?何时完成?何时做最适宜?
Who(谁?人员):谁来承担?谁去完成?由谁来做最合适?
Why(为什么?原因):为什么需要做?为什么要这样做?为什么要做成这个样子?
How(怎样?方式、手段):如何做?怎样做效率最好?怎样实施?
How much(多少?定量指标):要完成多少数量?成本多少?利润多少?
这七问较为全面,涵盖了做事时可能遇到的各类问题。
2.2. 5W2H提问表
表1:5W2H提问一览表
英文 中文 提问范例 Why 为什么 为什么变色?为什么不能有响声?为什么采用机器代替人力?为什么采用这个技术参数?为什么产品的制造要经过这么多环节?为什么非做不可?为什么停用?为什么要做成这个形状? What 什么 工作对象是什么?功能是什么?规范是什么?目的是什么?哪一部分工作要做?条件是什么?与什么有关系?重点是什么? Who 谁 谁被忽略了?谁会生产?谁会受益?谁可以办?谁来办最方便?谁是顾客?谁是决策人? When 何时 何时安装?何时产量最高?何时工作人员容易疲劳?何时是最佳营业时间?何时完成最为适宜?何时销售?何时要完成? Where 何地 安装在什么地方最合适?从何处买?何处生产最经济?何地有资源?何地最适宜某物生长? How 怎样 怎样避免失败?怎样才能使产品更加美观大方?怎样达到效率?怎样得到?怎样改进?怎样求发展?怎样使产品用起来方便?怎样增加销路?怎样做才能少用力?怎样做效率最高? How much 多少 功能指标达到多少?销售多少?成本多少?输出功率多少?效率多高?尺寸多少?重量多少?
3. 工具运用
3.1. 应用步骤
使用5W2H法,通常分为六个步骤,且是一个循环的过程:
利用5个W和2个H提问,分析现状:从多个维度对当前情况进行全面剖析,了解事情的全貌和存在的问题。
在把握现状的基础上,利用5个W和2个H提问,预测未来状况:基于现有情况,推测未来可能出现的发展趋势和潜在问题。
找出突破口:如果上述两步的回答中,存在不能令人满意的,或者无法解决的问题,那么这些问题就是后续改进和解决的关键切入点。
找到解决问题的思路:根据突破口,再次利用5个W和2个H提问,深入挖掘可能的解决方案和途径。
作出决定,并执行决定:确定最终的解决方案并付诸实践。
评估执行效果:利用5个W和2个H提问,评估执行效果。如果不满意,再进入下一轮的检查,即重复上述五步 。
3.2. 应用程序
检查原产品的合理性:
Why(为什么):为什么采用这个技术参数?为什么不能有响声?为什么停用?为什么变成红色?为什么要做成这个形状?为什么采用机器代替人力?为什么产品的制造要经过这么多环节?为什么非做不可?
What(做什么):条件是什么?哪一部分工作要做?目的是什么?重点是什么?与什么有关系?功能是什么?规范是什么?工作对象是什么?
Who(谁):谁来办最方便?谁会生产?谁可以办?谁是顾客?谁被忽略了?谁是决策人?谁会受益?
When(何时):何时要完成?何时安装?何时销售?何时是最佳营业时间?何时工作人员容易疲劳?何时产量最高?何时完成最为适宜?需要几天才算合理?
Where(何地):何地最适宜某物生长?何处生产最经济?从何处买?还有什么地方可以作销售点?安装在什么地方最合适?何地有资源?
How(怎样):怎样做省力?怎样做最快?怎样做效率最高?怎样改进?怎样得到?怎样避免失败?怎样求发展?怎样增加销路?怎样达到效率?怎样才能使产品更加美观大方?怎样使产品用起来方便?
How much(多少):功能指标达到多少?销售多少?成本多少?输出功率多少?效率多高?尺寸多少?重量多少?
找出主要优缺点:如果现行的做法或产品经过七个问题的审核已无懈可击,便可认为这一做法或产品可取。如果七个问题中有一个答复不能令人满意,则表示这方面有改进余地。如果哪方面的答复有独创的优点,则可以扩大产品这方面的效用。
决定设计新产品:克服原产品的缺点,扩大原产品独特优点的效用。
4. 实例分析
4.1. 案例:某航空公司小卖部设置5W2H分析
【某航空公司小卖部设在机场的二楼候车厅,生意非常冷淡。后来运用5W2H分析法来解决这个问题】:
Who(谁是顾客):机场小卖部本应以出入境的旅客为主顾,但实际流程导致这些主顾无需上二楼,在二楼徘徊的大多是送客和接客的人,他们很少光顾小卖部,所以小卖部顾客很少。
Where(小卖部设在何处):根据程序,出入境的人经海关并交付航空公司后,都从一楼离开,小卖部没有设在顾客的必经之路。
When(何时购物):出境的顾客只有在行李进行海关检查并交付航空公司后,才有时间去购买物品,而旅客上机前才能把行李交给航空公司,导致旅客没有时间购物。
【经过这些分析之后,航空公司采取了一些改进措施】:把顾客当主顾;将出入境旅客的海关检查路线改为必经二楼小卖部;服务方法改为随时可以把行李交给航空公司。经过这些改革后,小卖部的生意就兴隆多了。
5. 相关工具
5.1. 5H1W
5.1.1. 概念含义
5W1H分析法也叫六何分析法,是一种思考方法,也是一种创造技法,是进行工作研究的有力工具。它由美国机械工程师吉尔布雷斯设计,通过对问题的目的、方法、人物、时间、地点等六个方面提出问题进行提问,了解问题的现状,并对问题提出建设性意见 。该方法由5个以W开头的英语单词和1个以H开头的英语词组组成,所以简称5W1H工作法。
5.1.2. 主要内容
Why:为什么干这件事?(目的)
What:怎么回事?(对象)
Where:在什么地方执行?(地点)
When:什么时间执行?什么时间完成?(时间)
Who:由谁执行?(人员)
How:怎样执行?采取哪些有效措施?(方法)
从项目角度思考方向及内容:
Who:谁与此问题最相关?谁可能解决这问题?
What:什么是解决问题的必要条件?什么是解决问题的助力或阻力?什么是解决问题的挑战?
Where:问题发生在哪个地点?问题的范畴有多大?解决问题的着力点在何处?
When:问题发生的时间、时段或期限?解决问题的时间、时段或期限?
Why:为何在这个时候、这个地点出事?为何都是这种人出事?为何必须在这个时间、日期,才能解决问题?
How:事情发生的经过如何?事件发生的频率?花多少时间才能解决问题?环境改变,事件本身如何变化?
5.1.3. 运用步骤
运用这种方法分析问题时,先将这六个问题列出,得到回答后,再考虑列出一些小问题,又得到回答后,便可进行ECRS四原则,即取消、合并、重排和简化工作,对问题进行综合分析研究,从而产生更新的创造性设想或决策。
5.1.4. 运用技巧;ECRS原则
取消(Eliminate):首先考虑该项工作有无取消的可能性,如果所研究的工作、工序、操作可以取消,这便是最有效果的改善。例如,不必要的工序、搬运和检验等,应予以取消,特别要注意那些工作量大的作业;如果不能全部取消,可考虑部分取消。例如,由本厂自行制造变为外购,这实际上也是一种取消和改善。
合并(Combine):将两个或两个以上的对象变成一个,如工序或工作的合并、工具的合并等。合并后可以有效地消除重复现象,能取得较大的效果。当工序之间的生产能力不平衡,出现人浮于事和忙闲不均时,就需要对这些工序进行调整和合并。有些相同的工作完全可以分散在不同的部门去进行,也可以考虑能否都合并在一道工序内。
重组(Rearrange):也称为替换,通过改变工作程序,使工作的先后顺序重新组合,以达到改善工作的目的。例如,前后工序的对换、手的动作改换为脚的动作、生产现场机器设备位置的调整等。
简化(Simplify):经过取消、合并、重组之后,再对该项工作作进一步更深入的分析研究,使现行方法尽量地简化,以最大限度地缩短作业时间,提高工作效率。简化就是一种工序的改善,也是局部范围的省略,整个范围的省略也就是取消。
无论对何种工作、工序、动作、布局、时间、地点等,都可以运用取消、合并、改变和简化四种技巧进行分析,形成一个新的人、物、场所结合的新概念和新方法。