导图社区 设计部例会管理
这是一篇关于设计部例会管理的思维导图,主要内容包括:设计部会议流程sop,设计部分组,这周先确定分组、基础流程框架说明(解决问题会不纳入),并问询大家建议-250317。
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设计部会议流程sop
目的
1-成果积累:成果是衡量团队的唯一标准,让自己成为一个有价值的人。
2-共同成长:共享、共识、共建,成为一个有实力、受人尊重的团队。
3-解决问题:群策群力解决问题,为部门变得更好而努力。
会议环节
成果环节
1-前期会后安排进度回顾(3分钟)
说明
凡事有交代,件件有着落
3分钟以内
流程
3分钟以内说明
①:主持人逐一问讲述前期会后安排的进度情况
②:遇到悬而未决的内容,主持人问询负责人确认
注意
速战速决,不拖沓
相关负责人要配合主持人,提前将进度等汇报清楚,不在会议上耽误时间
2-成果汇报(15分钟)
分为两大内容
成果
汇报上周取得什么成果,带成果证明
成果分“有成果”、“无成果”、“过程成果”三种情况
有成果
评判标准
工作内容获得直接对接人的认可、同时工作内容有用到,此项工作即为有成果
为何要加入认可?
举例
对于成员:项目提案中,育文哥安排小白做字体设计,小白设计完成后,育文哥认可了,同时提案中用到了,小白做字体设计这项工作就是有成果。(无论育文哥提案有没有通过,小白都有成果)
对于队长:对客户项目提案时,客户认可并通过了,也会在需要时按提案方案执行(不一定必须都立即执行,但一定要是客户内心真认可而非客套),育文哥这项工作有成果。或者客户局部认可,那么认可的部分就有成果。
没看懂
无成果
工作内容未得到直接对接人的认可、工作内容未用到,此项工作即为有无成果
对于成员:项目提案中,育文哥安排小白做LOGO设计,小白一直调整,育文哥不认可,提案没有用到小白的设计,小白做LOGO设计这项工作就是有无成果。
对于队长:对客户项目提案时,客户不认可提案方案,育文哥这项工作没有成果。或者客户局部不认可,那么不认可的部分就没有成果。
过程成果
工作内容正在进行中,还不知道有没有成果
项目提案中,小白负责做LOGO设计,还在设计进行中,未到确认环节,则这项工作即为过程成果。
准时率
汇报去的成果的准时率,是否准时完成
准时率分“准时”、“未准时”两种情况
准时
规定时间内完成,即为准时
未准时
超出规定时间外完成,即为未准时
每人1.5分钟以内
汇报人汇报步骤
①:上周我做了1….2…3….
②:准时完成有成果的内容1….2....我遇到的问题是........
③:未准时完成有成果的内容1….2....。原因是......我遇到的问题是........
④:无成果的内容1….2....。原因是......我遇到的问题是........
⑤:过程成果的内容1….2....我遇到的问题是........
话术案例
遇到成果问题记录
①:汇报人讲述针对成果上遇到的问题内容,带上问题说明
②:主持人记录好问题
小组个案问题
部门共性问题
注意:
问题不当场解决,将有价值、共性、值得沟通的问题在每月一次的问题环节上探讨解决
只记录共性且值得探讨的问题,小组问题小组自行解决
案例
设计创作类
落地对接类
一茗建设类
3-下周重点工作汇报(5分钟)
重点工作,全体参与
每人0.5分钟
①:我下周的重点工作1….2…3….
品牌项目
一茗建设
成长环节
4-团队成长分享(18分钟)
3个人分享(一组一人轮流)
每人6分钟以内
4分钟以内说明
①:说是什么工作情况
②:说你收获了什么,要具体
③:说为什么值得分享给大家
2分钟问答
其他人提一个问题(这周没分享的人提问)
30秒问,1分半钟答
投票奖惩
分享后全体举手投票
票数最多2个人,各得一个徽章。谁集齐3个徽章,请部门喝奶茶(公司出钱)
票数最少,扣1个徽章。谁欠了3个徽章,所在组请全体喝奶茶(所在组全组出钱)
徽章记录表
分享1个点,不能多,只分享和工作有关系的
可以是技能、资源、人际关系等等
5-部门建设进度汇报 (2分钟)
①-建设计划是否正常进行?如果正常,环节结束
②-有延后问题出现,谁延后,组员各扣1个徽章
6-水哥共识分享(9分钟)
6分钟以内分享内容,3分钟回答1-2个问题
轮流提问题
提问话术:你刚才说.......我的问题是....
如果水哥不在,其他人可以分享,也可以取消
分享人,奖励1个徽章
##每月月末一次--部门问题解决环节##
开会前小组探讨确认问题
环节一:部门共性问题探讨( 24分钟)
每组1个问题,组成员轮流提出
每个问题环节时长为8分钟
3.5分钟以内说明
格式:情景(什么情况下),冲突(造成什么不顺),问题(问题是什么),答案(我的解决建议)
用成话术,不要用底层逻辑
2分钟就可以
0.5分钟表决
主持人主持表决这是否是一个值得探讨的问题,半数以上人举手则进行探讨,半数人以下举手则放弃探讨
去掉这个环节
4分钟建议
每组给出至少1条问题建议并说明
1分钟内建议,1分钟内回答,两组4分钟内结束
其他两组对解决方案的意见,认同、补充、不认同
话术
需要有解决方法的成果,确定可解决,不然无法确保解决问题
注意:共性问题需要主持人记录到“设计部问题库”,后续需要执行的则现场安排负责人执行,权责到人
小组个案问题汇报
环节二:成果问题探讨(16分钟)
这些问题可以作为上面的问题
针对以往对成果问题的记录做探讨
成果议题环节空置在16分钟内(约三个议题)
3分钟主持人问题说明
4分钟问题探讨
另外的两组,分别选代表讲述本组的建议
针对问题,各小组可在会议前沟通好解决方案
1分钟表决记录
每组的建议,全员表决,80%以上人通过,则建议采纳
注意:成果问题需要主持人记录到“设计部问题库”,后续需要执行的则现场安排负责人执行,权责到人
注意:此两个环节在月末部门例会后开展
过程思考
每月一次
3-无成果情况的记录和解决方案汇报
记录
无成果事件+负责组
汇报
原因+解决方案汇报
一个事件汇报3分钟
备注
设计部分组
育文组
育文
组长
小白
设计师
项雨
插画师
阿闯组
阿闯
浩然
小瑜
雅平组
雅平
浩栋
山谷
这周先确定分组、基础流程框架说明(解决问题会不纳入),并问询大家建议--250317