采购业务的内部控制

这是一篇关于采购业务的内部控制的思维导图，主要内容包括：采购业务的基本内容，采购业务解读，采购业务案例（Ford）。

采购业务的内部控制

• 采购业务的基本内容
  • 总则
    • 采购定义
      • 购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动
    • 采购风险
      • 采购计划安排不合理
      • 供应商选择不当
      • 采购验收不规范
    • 如何做
      • 总：结合实际情况，全面梳理业务流程，完善相关制度，统筹安排采购计划，明确各环节的职责和审批权限，按权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价薄弱环节，采取有效控制措施。
  • 购买
    • 采购业务应当集中，对办理采购业务的人员进行岗位轮换，重要和技术性强的业务应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批
      • 除小额零售或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程
    • 建立采购申请制度
      • 明确职责权限及程序
        • 设请购部门，统筹安排
          • 预算内，严格执行进度办理请购手续，根据市场变化提出合理采购申请
          • 预算外，先履行预算调整程序，经审批后再办理请购手续
    • 建立科学的供应商评估和准入制度
      • 签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商进行实时管理和综合评价（可委托中介机构）
    • 根据市场情况和采购计划合理选择采购方式
      • 大宗采购
        • 招标
      • 一般物资或劳务采购
        • 询价或定向
      • 小额
        • 直接购买
    • 建立采购物资定价机制
      • 协议、招标、谈判、询比价等多种方式
        • 制定最高采购限价
    • 根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟定，按规定权限签订采购合同
      • 合理选择运输工具、运输方式
    • 建立严格的采购验收制度
      • 采购项目的种类、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明
        • 大宗、新、特物资采购的应进行专业测试
    • 加强物资采购供应过程的管理
      • 异常情况应出具书面报告并及时提出解决方案
        • 全过程的采购登记或信息化管理
  • 付款
    • 加强采购付款的管理
      • 付款前
        • 严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序
      • 付款时
        • 严格审查发票；重视过程控制和跟踪管理；选择合理付款方式
    • 加强预付账款和定金的管理
      • 大额和长期预付款应定期进行追踪核查
    • 加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制
      • 指定专人通过函证定期与供应商核对来往款项
    • 建立退货管理制度
• 采购业务解读
  • 采购是存货管理的第一环节
  • 遵循的原则
    • 相互牵制原则
      • 横向控制（彼此独立的两个部门或人员）
      • 纵向控制（互不隶属的两个或以上的岗位和环节）
      • 同时考虑
    • 成本效益原则
      • 考虑控制投入成本和控制产出效益之比
    • 岗位责任原则
      • 不相容的职责划分
        • 授权和执行相分离
        • 执行和审核相分离
        • 保管和记账相分离
    • 协调配合原则
      • 相互牵制又相互协调
  • 存在的风险
    • 采购合同方面
      • 签订虚假经济合同，套取现金
      • 价格虚高（需掌握市场信息，合同内容表述规范）
      • 合同条款执行不严
      • 合同行为不当（贿赂行为）
    • 采购成本方面
      • 采购前期费用（信息失真、欺上瞒下、差旅费过高）
      • 采购价格（价格差、信息差）
      • 采购批量（采购次数）
      • 质量特性（分类管理）
  • 业务的执行
    • 请购
      • 原材料、零配件、商品及其他物资：根据预算填写请购单--本部门授权人审批--采购部门。请购单一式四份。
      • 临时需要的物品：直接提出。请购单经使用者提出-使用部门主管-财务部门-采购部门。
      • 紧急需求：制定特殊程序
    • 采购
      • 控制订单数量
        • 请购项目有效归类--经济批量法测算成本及批量和次数
      • 选定供货单位
        • 采购部门（采购部门应选有利于企业且成本最低的供应商）--资金预算部门--存货管理部门
      • 适时发出订货单
        • 采购合同中列出品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等内容
        • 采购合同一式四份：一供应商（发货）、一采购部门（执行）、一会计部门（监督）、一仓库（核对）
    • 验收
      • 验收入库职能须由独立于请购、采购和会计部的人员来承担
      • 入库单一式三联：一留存（登记）、一会计部门（结算）、一采购部门（备案）
    • 审核
      • 会计部门（检查原始凭证：购货数量、金额的准确性）
    • 交付购货款
      • 会计部门核对--无误后企业授权人审批--供应商办理结算--账务处理
        • 现金支付
          • 会计部门接到原始凭证--部门授权人审核批准--会计人员编制付款凭证--交给出纳人登记--退回会计部门
        • 赊账方式
          • 形成债务
    • 退货控制
      • 及时和供货单位联系
        • 退货
          • 退货通知单
        • 折让
          • 通过质检化验
  • 风险的应对
    • 采购合同风险应对
      • 全方位内部审计（签约审计、结算审计、消耗审计相结合）
      • 审查采购合同价格（价格咨询法、中标价格法、最高限价法、价格库应用法、成本测算法）
    • 采购成本风险应对
      • 充分进行市场调查和信息收集
        • 可派专人负责
      • 建立严格的采购制度
        • 明确权责
      • 供应商档案和准入制度
        • 企业的采购必须在已归档的供应商中进行
      • 价格档案和价格评价体系
      • 有利的付款条件
      • 把握价格变动的时机
      • 竞争招标牵制供应商
      • 向制造商直接采购或结成同盟联合订购
  • 注意的问题
    • 材料采购控制点
      • 有申请、计划、合同、验收、入库五个控制点，要引入市场调研和招投标控制点
    • 采购的内部控制
      • 不同环节应由不同部门执行，形成不同部门和分管经理之间的相互制约
    • 将材料的采购、仓储和质检只能授予不同部门，并将采购环节的一些控制职能交由另一部门
• 采购业务案例（Ford）
  • 建立共享数据库：无发票处理流程，计算机在线自动付款