文书档案整理方法

行政档案、文书档案整理方法，详细阐述了文书档案整理的步骤，内容涵盖收集组件、分年度、确定归档范围、分类、立卷、分保管期限、文件排列、装订、编号、数页码、装盒、编目、放置备考表、上架/排架等环节，还涉及档案分类、档号结构、目录字段等相关说明。

档案整理

• 文书档案整理方法
  • 文书档案整理的步骤
    • 1. 收集（组件要求）
      • ①正文+附件＝1件
      • ②正本+定稿＝1件
      • ③转发文+被转发文＝1件
      • ④原件+复制件＝1件
      • ⑤正本+翻译本＝1件
      • ⑥中文本+外文本＝1件
      • ⑦报表/名册/图册等：一册为1件
      • ⑧简报/周报：一期为1件
      • ⑨会议纪要/记录：一般一次会议为1件
      • ⑩会议记录一年一本：一本为1件
      • ⑪来文与复文（请示与批复…）：可独立成件
      • ⑫有文件处理单/发文稿纸：处理单+文件＝1件
    • 2. 分年度
      • 区分年度3规则
        • 形成年
        • 办结年（当年办结的文件）
        • 文件签发日期
    • 3. 确定归档范围
    • 4. 分类（2选1）
      • 年度—问题—保管期限
        • 问题分类
          • 党群行政业务（党群管理类）
          • 行政管理类
          • 业务类
      • 年度—机构—保管期限
        • 机构分类
          • 党委/办公室/教务处/学生处…
    • 5. 立卷
    • 6. 分保管期限
      • 永久
      • 定期
        • 10年
        • 30年
      • 多部门文件→归入主办部门
    • 7. 文件排列
    • 8. 装订
      • 以件为单位
      • 牢固、安全、简便
      • 原装订良好则维持
      • 装订材料与保管期限匹配
      • 禁用：回形针、热熔胶、办公胶水、塑料封套…
      • 推荐：三孔一线（左边距，居中孔上下6-7cm）
    • 9. 编号
      • 档号结构
        • 全宗号—档案门类代码·年度—保管期限代码—机构（问题）代码—件号
        • 示例：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001
      • 归档章（首页上端空白）
        • 必填：全宗号、年度、保管期限、件号、页数
        • 选填：机构（问题）
    • 10. 数页码
      • 以件为单位，正面右上角/背面左上角从1开始
      • 空白页不编号
      • 成册已有页码且一致→可沿用
      • 发文处理签+定稿→连续编号
      • 收文处理签→作为第一页
    • 11. 装盒
      • 同一最低一级类目按件号顺序装盒
      • 不同年度/机构/保管期限→不得混盒
      • 厚度根据文件数量决定
    • 12. 编目
      • 依据档号顺序逐件编目
      • 目录字段：序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注
    • 13. 放置备考表
    • 14. 上架/排架
      • 年度—机构—保管期限→按机构序列上架
      • 年度—保管期限—机构→按保管期限序列上架