总部工作会办会流程图（4月20）

中青集团工作会协办流程，会议通知，前期工作会议通知，收集回执信息。预定酒店住宿，编制会议预算，编制会议手册。会议报告材料，会议室布置，会议接待，用餐安排，车辆保障，会后工作。满满干货！

中轻集团工作会办会流程

• 一、会议通知前期工作 （会前1个月）
  • （一）每年6月下旬、12月中旬，办公室与保利集团行管中心联系，关注保利集团工作会议召开时间和会议形式。
  • （二）会议材料准备
    • 由办公室、企业发展部、科技管理与产业推进中心、财务部组成写作组，着手准备经营工作报告
    • 由党委办公室、人力资源部、纪检部、工会、团委组成写作组，着手准备党建工作报告；
    • 董事会办公室着手准备董事长讲话稿
  • （三）拟写会议日程安排
    • 办公室着手向各部门（商分管领导）征集会议内容（议程），包括：通报生产经营和发展改革情况、分析财务运行情况、专家授课培训、宣讲有关政策、传达上级文件精神、表彰先进、签订有关责任书、子公司交流发言、需套开的专题会议等。征集完会议议程后，拟写会议日程安排
  • （四）拟写会议通知
    • 办公室结合保利集团工作会时间安排，以及中轻集团工作会初步日程安排，请示集团领导，确定中轻集团开会时间、地点、会议形式、参会人员、会议内容等，然后拟写会议通知。
• 二、会议通知
  • （一）会议预通知
    • 在会议时间确定后，可提前通过微信工作群，告知相关信息，或印发简要的预通知。
  • （二）会议通知主要内容
    • 1. 会议时间
      • 年初通常在1月中旬，年中通常在7月下旬，具体视保利开会时间作相应调整。
    • 2. 会议地点和形式
      • 主会场 ： 中轻大厦2层报告厅
      • 分会场 ： 各二级、三级子公司视频会议室
    • 3. 参会人员
      • 主会场
        • 集团公司领导、总经理助理；集团总部各部门负责人、主任助理；二级子公司党政主要负责人（党政分设的均参加）；在京二级子公司领导班子成员；如有表彰，受表彰的代表也参加。
      • 分会场
        • 各二级子公司不在主会场参会的领导班子成员、各部门负责人和骨干员工；海诚股份各子公司领导班子成员、各部门负责人和骨干员工；集团总部不在主会场参会的员工。
    • 4. 会议主要内容
      • （1）传达央企负责人会议、保利集团工作会议精神；
      • （2）中轻集团当年度（年中）经营工作报告；
      • （3）中轻集团当年度（年中）党建工作报告；
      • （4）通报生产经营和发展改革情况、分析财务运行情况、专家授课培训、宣讲有关政策、传达上级文件精神、表彰先进、签订有关责任书、子公司交流发言……
      • （5）党委书记、董事长总结讲话。
    • 5. 其他事项
      • 子公司准备交流发言材料要求，报到时间、食宿安排，会议回执，视频会议联调要求等。
  • （三）向保利集团上报邀请参会请示
    • 以公文形式上报请示，附上会议通知、日程安排和办公室联系人（通常为办公室负责人）。
• 三、收集回执信息
  • 办公室负责人联系保利综合管理中心确定保利集团参会领导
  • 董事会办公室确认参会的外部董事
  • 确定主会场参会人员、分会场参会的班子成员、各分会场参会人数。外地来京参会人员需确定来京、离京时间和航班（车次）信息。
  • 业务相关部门负责落实培训授课的外部专家
  • 确认参会领导和专家是否需要接送、接送的时间和地点。自驾来参会需确定车号，报给门卫安排停车。（会前3天）
• 四、预订酒店住宿
  • 在确定开会时间前，提前与昆泰酒店（或其他协议酒店）确认是否有房。
    • 会前1个月
  • 确认需入住的会议代表后，将名单（姓名、工作单位）发给酒店联系人。
    • 会前2天
• 五、编制会议预算
  • 办公室拟写会议预算签报，报集团领导审批。预算开支内容包括：1.住宿费；2.餐费（桌餐、自助）；3.茶歇、茶叶、防疫物资；4.资料费、会议材料印刷费；5.笔、本、市内交通；6.司机补贴；7.会议室租金（加电子屏幕使用费）；8.讲课费等。
• 六、编制会议手册
  • （一）会议手册的主要内容
    • 1. 会议须知：明确会场纪律、着装要求（商务正装、佩戴司徽、党徽）、会场地点、住宿地点和退房要求、用餐时间和地点、会务联系人等。
    • 2. 会议日程：开会时间、会议议程、主持人、发言人等
    • 3. 参会人员：主会场参会人员名单（人数）；分会场参会人员名单（人数）
    • 4. 会场座位图： （1）根据上级领导和中轻集团领导的职务顺序，从前排中间开始，依照右为尊的原则，依次向左右两边编排，第一排排完再从第二排中间开始排。 （2）子公司参会领导排在集团领导后排中间区域。按照子公司排序，先排各子公司党政主要负责人，然后排在京子公司其他领导班子成员。 （3）集团部门负责人、主任助理等排在集团领导后排两边区域。
    • 5. 就餐分组名单：按公司领导排序，每桌至少安排一名集团领导和部门负责人。
  • （二）会议手册的审核
    • 会同人力资源部进行初审，再送分管领导审核、最后经集团主要领导审定后付印。
  • （三）印制要求 封面封底用铜版纸、内页用80克复印纸印制，骑马钉装订。 会前1天
• 十二、会后工作
  • 办公室起草会议新闻稿、简报，党委办公室筛选提供会场照片，新闻稿和简报分别报集团领导审核后予以发布、印发。
  • 办公室将会议材料存档
• 十一、车辆保障
  • 办公室需提前向在京子公司抽借司机，统一调度。
  • 办公室根据保利集团、京外子公司、董办及相关部门反馈的需接送人员信息（接送时间、地点、航班、车次、联系人、联系电话等），统筹安排车辆接送。安排情况需提前反馈负责联系的部门。
  • 接送司机需提前与被接送人员联系确认
• 十、用餐安排
  • 办公室落实用餐人数、餐标，确定菜单（会前2天）
  • 午餐 （自助餐）
    • 保利集团（外部董事）和中轻集团领导26层餐厅
    • 其他会议代表及工作人员中轻大厦B1餐厅
  • 晚餐（圆桌自助餐） 地点：中轻大厦B1
    • 报到当天: 确定参加的京外代表及中轻集团领导
    • 会议当天：全体代表及工作人员
    • 提前打印摆放分餐名单表，准备茶水、饮料、消毒纸巾
• 九、会议接待
  • 1. 提前确定保利集团领导来中轻的时间，请中轻集团相关领导到大堂外迎接。保利集团部门领导来参会的，请对口部门负责人迎接。若系自驾，提前向门卫报车号，安排停车位。
  • 2. 提前联系物业在大堂电子屏幕显示欢迎辞，安排控梯。提前打开贵宾室房间，准备茶水、热毛巾等。
  • 3. 提前准备好中午休息的房间。
• 八、会议室布置
  • 1.联系中轻大厦物业，预订使用报告厅的时间及天数（会前3-5天）
  • 2.制作会议条幅或电子屏幕背景（PPT格式）。
  • 3.办公室收集子公司汇报PPT，提前拷入会场笔记本电脑，编排好发言顺序和文件名称，并现场确认播放正常。
  • 4.办公室负责将会议材料及相关物品装袋，包括会议手册、经营工作报告、党建工作报告及其他会议材料、签字笔、记录本等，疫情期间需备消毒纸巾、口罩等防疫用品。
  • 5.办公室负责按会场座次图摆放桌牌。
  • 6.物业准备会议指示牌、会场茶水，确保话筒、音响、投影、灯光、空调、卫生间设施和用品等准备齐全，能正常使用。
  • 7.科技中心和物业做好视频会议系统联调。
  • 8.如有礼仪服务需求（如签责任书、表彰等），业务部门需提前告知办公室，由办公室联系物业安排礼仪人员提供服务。具体服务需求、流程细节、背景音乐等由业务部门与物业工作人员提前确定，必要时提前彩排。
  • 9.会前由党委办公室安排人员拍照，拍照人员需提前了解会议安排，确定拍照时间节点和拍摄内容。
  • 会前1天
  • 10.会议开始后会务人员在会场外摆放茶歇
• 七、会议报告材料
  • 经营工作报告撰写
    • 1. 写作组在会前1个月着手收集有关材料，主要根据各部门、各子公司提供的年度（半年）工作总结，梳理出经营工作报告提纲，提纲内容细化到具体业务事项。
    • 2. 写作组将报告提纲呈董事长、总经理审核修改后确定。
    • 3. 写作组按照提纲中涉及的业务事项，对总部各部门撰写内容进行初步分工。由总经理召集各部门负责人，布置确认分工撰写内容，同时明确完成时限和相关写作要求。
    • 4. 各部门在规定时间内，将各自负责撰写的内容交写作组汇总，由写作组进行统稿，形成经营工作报告初稿。统稿过程中要注意结合国家、上级的文件和会议精神，提升高度。
    • 5. 报告初稿呈董事长和总经理审阅，写作组再根据主要领导的指导意见进行修改后，形成报告讨论稿。
    • 6. 总经理召集写作组和各部门负责人，对报告讨论稿进行集体讨论、修改完善，形成报告征求意见稿。
    • 7. 办公室将报告征求意见稿发各子公司、相关人员广泛征求意见，再根据反馈意见进行修改完善。
    • 8. 办公室将报告修改稿呈董事长、总经理审核，再行修改完善后，形成上会审议稿，办公室同时制作演示PPT，呈报集团党委会、总经理办公会审议。
    • 9. 报告经集团党委会、总经理办公会审议通过后定稿。
  • 报告排版规范
    • 报告标题：小标宋，2号 正文一级标题：黑体，3号 正文二级标题：楷体，3号，加粗 正文文字：仿宋_GB2312，3号
  • 印制要求
    • 用70克复印纸印制，骑马钉装订。印制数量为主会场参会人数+10份。