高效会议的秘籍

高效会议的注意事项和原则，包括：会议的作用、如何判定该不该开会、会议成本、会议为什么低效、不成功会议的五大表现。

高效会议秘籍

• 会议的作用
  • 融合意见，达成共识
  • 咨询分享，政策宣传
  • 表彰先进，激励士气
  • 集思广益，头脑风暴
  • 问题讨论，产生决策
  • 听取汇报，分配任务
• 如何判定该不该开会
  • 适于开会的情况
    • 发起人想从参会者那里获取信息或建议
    • 发起人想让参会者与解决问题或制定决策
    • 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策
    • 问题需涉及不同岗位员工或多部门协调解决
    • 有重要事情需要把参与人集中一起传达
    • 领导者需要公开表彰先进以激励士气等
  • 不适于开会的情况
    • 已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论
    • 会议成本太大，或还有比开会更好的方法
    • 问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好
    • 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围
    • 发起人对要解决的问题已经作出决定
    • 大家之间怨气大、敌对情绪浓，开会前需要时间平静
• 会议成本
  • 时间成本
    • 参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+正式会议时间+会议休息及耽搁时间）
  • 金钱成本
    • 开会的时间成本*与会人员平均每小时的工资+场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本
  • 效益成本
    • 参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益
  • 机会成本
    • 开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意，不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户，不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响的等
• 会议为什么低效
  • 主题
    • 没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因
  • 议程
    • 没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控
  • 参会
    • 参加人数众多，无多大关系的人参与的现象严重，或该到的人未到
  • 支持人
    • 未指定支持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑
  • 记录
    • 思想火花及最终决策未做记录，记录发放不及时，精神未能及时传达
  • 时间
    • 时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会
  • 地点
    • 地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行
• 不成功会议的五大表现
  • 不能准时开始，迟到，早退
  • 与会者参与度低，发言低效
  • 会议没有规则，目的性不强
  • 会议组织者对会议控制力度不强
  • 会议没有输出有效决议
• 如何提高会议效能
  • 会议类别
    • 定位
    • 方向
    • 可能性
    • 计划
    • 实施
  • 会议场景
    • 传递信息
    • 激发创意
    • 解决问题
    • 鼓励表彰
    • 交流学习
  • 高效会议三部曲
    • 充分的会前准备
      • 提前准备好会场、开会设施、会议讨论材料、会议签到表等
      • 会议前提前通知与会者相关事宜及会议材料学习
      • 提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、支持人、记录人等
    • 恰当的会议组织（会中做好控制）
      • 确保会议按时开始，并严格按照会议议程进行
      • 严格把控会议时间和进度，避免会议拖沓冗长，并要按时结束
      • 营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境，给与参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策
      • 保障与会者相互尊重彼此所发表的意见，并包含与会人员不受人身攻击
      • 控制会议秩序，避免过渡争吵或题外话，如发现跑题，应立即给予制止
      • 对讨论的结果及时进行汇总，并形成会议结论
    • 及时的会后跟踪
      • 衡量一个会议是否有成效，要看会议是否能够形成有效的决策，要会后的决策是否能在规定的时间内实现
      • 会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力
      • 会议发起人要指定专人（会议支持人、记录人或其他人员）来追踪待完成工作的进度，并明确指出追踪的频率（多久追踪一次）和汇报的频率（多久汇报一次），至所有项彻底完成
      • 如果例行会议，可以在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况，在例会上公开晒出进度，以督促相关人员保质保量地完成任务
  • 高效会议六大特征
    • 会议目标有共识
    • 卷入关键人员
    • 拟定并掌握议程
    • 良好的会议氛围
    • 与会者全情投入
    • 达成共识并明确分工
  • 会议三部曲
    • 议题
    • 意义/价值
    • 负责人
• 高效会议的五项原则
  • 如何提高会议效能
    • 议题明确
      • 一次会议，最好只有一个主题
    • 议程清晰
      • 要有明确的议程及时间分配原则
    • 精选参会人
    • 制定支持人
    • 做好会议记录
    • 合适的时间
    • 合适的地点
  • 正确的开会
    • 是团队形成共同工作方法的关键点之一
    • 关于会议的两个建议
      • 一定要开计划内的会、保证会议要很明确
      • 计划内的会明确后可以定一些专题会议
      • 例行会议尽量不要开临时的会议
  • 管理技能
    • 会议管理
      • 会议需要解决两个问题：效率和品质
    • 时间管理
      • 处理好时间与资源
    • 沟通
      • 学会沟通、善于沟通
    • 概念化能力
      • 把复杂的问题简单化
  • 管理职能
    • 计划、组织、领导、控制、协调
• 高效会议流程
  • 会议目的
    • 会议类型：信息同步、做决策、解决问题
    • 会议目的：明确会议主题
  • 会前准备
    • 准备阅读资料、背景资料、报表等
  • 会议时间
    • 确定会议时间、会议时间不得超过预定时间
  • 成员角色
    • 包括：主持人、记录员、决策者、参与者
  • 议程时间
    • 5分钟明确会议议程、保证有结果
  • 陈述议题
    • 陈述议题时间少于5分钟
  • 一对一谈论
    • 同一时间只允许一个对话且只允许一个人讲话
  • 明确决策者
    • 一个人决策或参与者共同决策
  • 5分钟总结
    • 下一步工作、负责人、截止时间
  • 24H会议记录
    • 发布会议内容至会议参与者或者需要通知的人