公文

公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。

公文概述

概念

制发主体：党政机关（法定代表人）

特定效力、规范样式

特点

作者的法定性

错误表述：作者是撰稿/写人

发文机关

体式的规范性

格式

官方文件

语言

准确（第一要求）、简洁、庄重、严谨

文体

说明、叙述、议论（论点论据论证）

说明最常用

处理的程序性

收发有序

起草—签发—收文—归档

法定的权威性

强制性

效用的现实性

及时有期限， 内容时代性（与时俱进）

现行的公务活动

稿本

文稿

草稿（无效力）

定稿（有效力），也称签发稿

签发后，不对外发行

文本

正本

副本

仅复印（无效力）

加盖章（有效力）：复印机关的章

正本特殊形式

试行本、修订本、暂行本（有效力）

分类

来源：收文、发文

行文方向

上行文：给领导，报告、 请示

下行文 ：给下级机关的，如命令、 通知、 批复，通报、 决定等；

平行文：级别一样，函

适用范围

通用公文

法定公文

事务性文书（倡 议书、 邀请函、 简报）

法规性公文（条例、 办法、 规章、 制度、 规定等）

专用公文

国书、起诉书、判决书等

内容性质

指挥性公文

批复、

知照性公文（发布周知事宜）

公告、公报、通知、通报

记录性公文

纪要

法规性公文、报请性公文、商洽性公文

公文的文种

决议

无会议无决议

会议讨论

必须出自于党或人大的会议

决定

决策和部署

安排工作

奖惩

对象侧重于长期的艰苦工作

变更或者撤销

命令

法规和规章

行政法规和规章

重大强制措施

比如戒严令、 隔离令、 解酒令

嘉奖

晋升衔级

侧重“急难险重”， 代表着突发性

强制性

公报

重大决定或重大事项

具有新闻性、 报道性

公告

范围较大（国内外）

重大事项或法定事项，发文机关级别一般较高

更具新闻性，往往借助新闻媒体向国内外发布，不以红头文件

通告

范围较小（特定范围内）

在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

面向人民群众，高级别机关和基层单位均适用

意见

多向性，泛行文

通知

要求下级单位执行、干活，

下行

有关单位周知或执行

平行

批转、 转发公文

转发：上下平

批转：上级批转下级的文件

分类

发布性通知

用于发布行政规章制度及党内规章制度

指示性通知

用于上级机关指示下级机关如何开展工作

知照性通知

用于公布需要人们周知的事项的公文

转发性通知

用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员

可用来奖励的文种

嘉奖令

发文机关

层次特别高

奖励对象

完成“急难险重”任务中事迹突出、影响广泛

仅奖励

表彰性决定

发文

层级较高，不是被表彰的直接上级机关

对象

在长期艰苦的工作中表现突出、成绩卓著

eg：劳模、特级教师、科学家

表彰性通报

发文

层次不受限，常是被表彰对象的直接上级机关

对象

典型事件、情况、具有教育性、说理性

有目的

决定、通报可以惩罚

通报

表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况（教育说理的目的）

报告

可以事中、 事前、 事后汇报

可一文多事

上行文

请示

必须事前

一文一事

期复性

上行文

批复

无请示无批复

被动性

函

不相隶属（互相不能领导、负责）

eg：县教育局—县财政局

议案

各级政府向同级人大/人常

纪要

记载会议主要情况

公文的行文规则

行文方式

逐级行文

越级行文

多级行文

同时2个以上

直接行文

不相隶属的机关

直达行文

子主题

基本行文规则

一般不得越级行文

越级行文的情况

事情重大紧急（如战争、重大灾害）

多请未决

上上级指定越级

询问无需经过直接上级的工作问题

上下级间有争议而无法办理的事宜

检举直接上级

越级行文时一定要抄送给被越过的机关

上行文规则

主送一个机关，不抄送下级机关

重大事项应经本级政府同意授权

属于职权范围内的应直接报送上级

转报下级的请示要提出倾向性意见，不得原文转报上级机关

除上级领导直接交办，一般机关对机关

受双重领导，必要时抄送另一个上级

下行文规则

重要行文抄送直接上级

政府的办公厅（室）经本级政府授权，可向下级政府发指令性公文

需政府审批的可由政府职能部门行文

注明已经政府同意

涉及多部门职权要先协商一致

向受双重领导的下级行文，必要时抄送下级机关的另一个上级

特殊行文规则

同级必要时可以联合行文

属于党委、政府各职权范围内不得联合行文

党委、政府的部门依据职权可以相互行文

函

政府部门与同级人民团体之间可以联合行文

妇联、红十字会

部门内设机构除办公厅（室）外不对外正式行文

公文的格式

版头

红线以上

份号

6位阿拉伯数字

eg：000001

涉密公文应当标注份号

密级和保密期限

密级

绝密

最重要、最严重，最高 30 年

机密

重要保密、严重损害，最高 20 年

秘蜜

一般保密、一般损害，最高 10 年

仅密级时， 默认按照其最高年限

密级和年份中间的连接符用的是“黑色实心五角星”

紧急程度

公文

特急、 加急

电报

特提、特急、加急、平急

应当在第一条红色双线下位于版心左边缘顶格编排按序自上而下分行排列

发文机关标志

红头

全称、 规范化简称+文件（文件二字可省）

联合行文

全写：主前协后

只写主办方

发文字号

eg：国办发〔2017〕7号

机关代字

行政区域代字+政府机关代字

年份

标4位数字、用六角括号

顺序号

不加第、不加0

只有一个，联合行文用主办方

位置

居中排布

平行文和下行文

有签发人时，居左空一个字，要与最后一人的名字在同一行

位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字

签发人

上行文写签发人

位置

右空一字写

签发人：

名字之间空一格

一行最多两个，第三人与第一人名字对齐

主体

标题

发文机关名称+事由+文种

文种不可省

可拆行排成梯形或菱形，回行词意完整

只有一个“关于”

标点符号

可以用

引用法律、法规、书刊《》

特定含义“”

解释说明（）——

事由用顿号

发文机关并列空一格

不可以用逗号

主送机关

全称、 简称、 统称

公文首页必须出现正文

太多：挪到版记

统称排列

先高后低

先外后内

eg：市政府 省直各单位

党政军群

正文

层次序数

一、 （一） 1. （ 1 ）

引用公文

先标题， 后发文字号

开头用语

时间式、原因式、目的式、引文式

结尾语

平行文：函

“特此函复、特此发函”

如蒙惠允，不胜感荷

上行文：请示

不能出现“务必、 速速”

当/妥否，请批示。

附件说明

附件的目录

附件：1. XXX

顺序号

只有一个时不用排序

附件名称后不加标点符号

落款

发文机关署名

全/简称，在日期上居中

日期

右空四字

写阿拉伯数字

成文日期

会议通过、负责人签发时间

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期

印章

上不压正文、 下压成文日期

与正文间小于一行

联合行文

都署名盖章

互不相交、相切

一行最多三个章

成文日期在最后一个章

可不加盖

电报、普发性公文、纪要

附注

文件发放、传达方式

可有可无

位置

居左空二字加圆括号编排在成文日期左下一行

附件

正文的说明补充材料， 与正文的效力一致

位置

版记之前

‘附件’二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行

附件标题居中编排在版心第三行

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注‘附件’二字及附件顺序号

另

当排版后空白处不能容下印章或签发人章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决

版记

（最后一页黑线以下）

抄送机关

需要协助、 了解、 知晓的机关

4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排

印发机关

最下列左边

发文机关的办公厅（室）

印发日期

最下列右边

在成文日期之后

页码

版心之外

公文的页码不在版心中

4号半角宋体阿拉伯数字，在公文版心下边缘之下

一字线上距版心下边缘7mm

单页码居右空一字，双页码居左空一字

字体字号

一般

3号仿宋

份号、密级和保密期限、紧急程度

3号黑体

发文机关标志

小标宋体字，颜色为红色

签发人

姓名：3号楷体

签发人：3号仿宋

标题

2号小标宋体

正文的层次序数

一、黑体字

（一）楷体字

1.和（1）仿宋体

抄送机关、引发机关和日期

4号仿宋

页码

4号半角宋体阿拉伯数字

红线

发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布

公文拟制、办理和管理

拟制

起草

机关负责人指导重要公文起草

审核

办公厅（室）审核

不宜发文的

退回起草单位，说明理由

签发

重要公文和上行文

主要负责人签发

签署意见、姓名和完整日期

圈阅或签名，视为同意

联合行文

所有机关会签

办理

发文办理

复核、登记、印制、核发

收文办理

签发、登记、初审、承办（核心环节）、传阅、催办、答复

另

拟办：工作人员初步拟定意见

批办：领导批示办理

承办：具体办

注办：注明意见

办毕公文

归档

有价值

原件

主办机关归档

销毁

焚毁、碎纸机、重新制成纸浆、消磁等

清退

有问题

管理

绝密级公文

专人统一管理

一般不得复制、汇编，特殊发文机关或其上级机关同意

复制、汇编视同原件管理

复制件

加盖复制机关印章

汇编

密级按编入公文的最高密级标注

撤销和废止

被撤销，自始无效

被废止，自废止之日起失效