采购管理下

全网范围内所有标准化的产品都能找到合适价格的供应商;对供应商公司和相关产品的风险,评价和舆情信息都能够自动汇集;质价信息始终贯穿整个采购审批和执行过程.

采购管理（下）

• 1. 供应管理
  • 跟踪合同履行情况，异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案
  • 巡视、点检和监造制度
    • 对需要监造的物资,择优确定监造单位,签订监造合同
    • 落实监造责任人,审核确认监造大纲
    • 审定监造报告,并及时向技术等部门通报
  • 选择合理的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜
  • 全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购过程的可追溯性
• 2. 验收控制
  • 明确的采购验收标准
  • 验收过程
    • 责权分离原则,设置独立行使收货职能的部门
    • 审查所收货物与请购货物的一致性
    • 重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致
    • 验收报告是表明采购交易完成及债务成立的证据
      • 验收报告应预先连续编号,填制后交采购、财务等部门
      • 验收部门在验收报告基础上编制验收日志
    • 物资入库前,验收部门需检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件
    • 验收时涉及技术性强的、大宗的和新特物资,还应讲行专业测试
    • 必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收
  • 异常情况
    • 如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等,验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告,相关机构应当查明原因并及时处理
    • 对于不合格物资,采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜
    • 对延迟交货造成生产建设损失的,采购部门要按照合同约定索赔
• 3. 会计控制
  • 加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制
  • 详细记录供应商、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、人库凭证、退货、商业票据、款项支付等情况
  • 做好采购业务各环节的记录,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对—致
  • 对账函
    • 专人通过函证等方式,定期向供应商寄发对账函,核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项
    • 对供应商提出的异议应及时查明原因,报有权管理的部门或人员批准后,作出相应调整
• 4. 评估制度
  • 定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析
  • 及时发现采购业务薄弱环节,优化采购流程,同时,将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系
  • 促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接,不断防范采购风险,全面提升采购效能
• 5. 付款控制
  • 职能分离
    • 采购与付款在组织上、业务上的分离
    • 财务部门应当严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性
    • 重视采购付款的过程控制和跟踪管理
    • 发现异常情况,应当拒绝向供应商付款,避免出现资金损失和信用受损
  • 选择付款方式
    • 根据国家有关支付结算的规定和企业生产经营的情况选择
    • 严格遵循采购合同规定,防范付款方式不当带来的法律风险,保证资金安全
  • 预付账款和定金的管理
    • 涉及大额或长期的预付款项,应当定期进行追踪核查
    • 综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况
    • 发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施,尽快收回款项