日程安排的技巧

《如何掌控自己的时间和生活》第七章 你需要为每一天规划自己的时间，来帮助你完成人生目标和重要的工作，这里有一些技巧可以帮助你： 1、适合做规划的时间； 2、用日程安排清单来为自己做规划； 3、合理的记录自己时间支出，优化时间分配，改变时间管理方式； 4、确定黄金时间，让工作更高效； 5、不要排满日程，留出弹性时间。

安排日程的技巧 ——《如何掌控自己的时间和生活》

• 你有遇到这些状况吗？
  • 状况一：以前的任务还没有做完想继续完成，现在又规划新增了A级任务，更加忙碌了
    • 解救之道
      • 接受现实
        • 在没有富有的条件下，吃穿住行都需要花费精力和时间处理，这是不可避免的
      • 减少焦虑
        • 暂时放下人生目标，集中注意力规划好当下的时间，你今天必须做些什么？
      • 拒绝穷忙
        • 多留意自己日常常规的活动事项，减少无意义的活动的时间投入
  • 状况二：每天都把全部时间安排去处理老板交代的常规任务，没有时间去做有趣的、有成长意义的工作
    • 解救之道
      • 不需要花费太多的时间在常规工作上，要把更多的时间集中在有意义的，有成长性的工作上
  • 总结
    • 大多数人每天的活动内容都是由自己当前正在处理，但还没有完成的工作决定的，有些是常规工作，有些是一些意外事件
      • 这意味着他们没有规划未来，因为他们在努力解决过去的问题，而不是把未来带到现在
    • 解决问题的基本三步法
      • 1. 分辨你现在的工作是成就未来还是解决过去的烂摊子
      • 2. 停止处理烂摊子的作业
      • 3. 认真规划好每一天
• 你一定有时间进行规划
  • 给你的5个理由
    • 正是因为没有时间，所以那才更应该抽出时间进行规划
    • 规划时间是具有指数增益效果的
      • 你花10分钟规划时间，你也将因此得到数倍的回报
    • 规划时间 = 挤时间
      • 不要总是口头上承诺挤时间，请拿出你的时间规划清单来展示你是如何“挤”的
    • 做规划不会花费你太多时间，绝对不会超过一个小时，请放心使用
    • 时间规划帮助你集中精力实现人生目标
  • 最适合做时间规划的时机
    • 早上起床时
      • 原因
        • 1||| 早晨头脑更清醒
          • 只有你对自己的任务比较清晰的时候，才更有可能高效率的一件件完成
        • 2||| 睡后精力更加充沛
        • 3||| 环境安静无外界干扰
    • 晚上睡觉之前
      • 原因
        • 1||| 确定当天的历史问题，为第二天的未来性活动做规划
        • 2||| 规划好后不必再胡思乱想，减少焦虑
        • 3||| 晚上睡觉期间大脑潜意识会根据你的规划进行额外的工作，为明天的工作提供灵感
    • 建议每天早上和晚上都进行规划
  • 作者的操作
    • 早上5点钟起床开始做规划，规划前总是先重温自己的人生目标来确定A级任务
    • 利用每个周末回顾本周活动，并规划好下周的活动，星期一来修改自己的计划
• 为A级活动挤时间
  • 记住
    • 你总是有时间来做那些对你自己重要的事
  • 主要工具：日程安排
    • 内容：就是有计划地将自己每天的事务与时间结合起来进行安排，以便做到有计划地进行生活和工作
    • 意义：为那些真正重要的活动留出时间或“制造”时间
    • 注意事项
      • 即便今天有很多琐事也一定要为A级任务留出足够的时间
      • 安排固定的时间段只做A级任务，坚决不做B级和C级任务，这个时间段不一定要很长，等适应了要事第一后再逐步延长A级任务时间
      • 固定时间段的两种安排方式
        • 横向
          • 每天固定时间段
        • 纵向
          • 每周固定的那几天的时间段
• 改变的时间管理方式
  • 记录活动花费的时间
    • 不要为了记录而记录
      • 不要每件事都记录花费多长时间，那是低效率且容易焦虑的
    • 为了优化时间分配而记录活动
      • 记录那些时间支出较多的活动，确定这些活动的意义
        • 不重要的活动，下次不做或减少时间支出
        • 重要的活动，保持或延长
      • 最终的目的就是要改变时间管理的坏习惯
  • 习惯 = 高效率
    • 坚持培养规划的习惯
    • 善用习惯的力量，规划中设定规律性可以提高做事效率
• 善用你的黄金时间
  • 内部黄金时间
    • 概念
      • 个人生理上表现最佳的时间
    • 注意
      • 每个人的内部黄金时间都是不一样的，需要你自己观察总结
      • 想想看你一天之中哪两个小时你的思维最清晰，注意力最集中？
    • 用途
      • 内部黄金时间用来处理自己最为重要的事情和工作
  • 外部黄金时间
    • 概念
      • 与其他人沟通的最佳时间
        • 他人能帮助你做出决定，解决问题，提供信息的时间
    • 注意
      • 处理问题的时候，一定要确保能见到你要见的人
      • 外部时间不一定要严格考虑对方的时间安排，可以在他们还没有进入自己工作状态的时候见面
    • 用途
      • 需要他人帮助你做出决定，解决问题，提供信息
• 不要把日程排的太满
  • 留出弹性时间用来应对意外事件
  • 建议每天安排至少1小时的空闲时间用来应对意外事件
  • 过满的日程安排 = 时间在控制你，而不是你在控制时间
  • 书籍推荐
    • 《弹性习惯》
    • 《PDCA循环工作法》
• 中心主题