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职场写作训练营（最终版）
得到原价2999的职场写作训练营，17大公式拆解写作难题，150 模版锦囊。场景包含微信沟通，职场发通知，周报，会议纪要，工作计划，资源申请，朋友圈经营等等。
编辑于2022-10-13 10:30:13 四川省- 向上管理
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导向行动
职场写作不是要传递情绪，而是要导向行动
写职场文案就是要问自己: 我写这个文章目的是什么，是要推广品牌，还是要直接卖货? 如果你要推广品，,至少得有品牌名的露出对吧? 卖货那更是就直接卖，没什么可藏着掖着的。挣钱不光荣吗?
一个广告文案的招聘案例： 一间银行，一打啤酒，一栋房子，一通电话。 这可能不是你的生活,但可能是你将要做的广告，如果你打算来我们这儿上班的话。 我们是某某公司，两周前刚刚搬了新家。 如你所还没见，这里最多的除了树还是树。数十株百年以上的细叶榕，参天蔽日，颇多阴凉，直径20多米的树盖可不是盖的。 某某寺就在旁边，门票5元，听钟声免费。 总之，这地儿基本上很适合顿悟。悟创意,悟人生,悟事悟人,悟情悟爱,悟什么都行,想怎么台就怎么悟，别误了上班就行。 你最好是一个文案，好的那种。毕竟,文案只是角色，而好文案是主角。 yuzhougongsi@yuzhougongsi.com，是我们一位CD的邮箱。 北京市银河路100号宇宙大厦1号,请注意,这就是我们出没的地方,我们在这里等你
这封招聘启事有14行字，只有3行是直接跟工作相关的。对招聘对象提的唯一一个要求就是:“你是一个好的文案"。"好"是什么要求？但凡一个有上进心的年轻人，都很难真的被这样的招聘启事打动。 我是去上班的，不是去参禅的。工作环境是很重要,但是我更关心的是我的职业发展，至于公司旁边是细叶榕还是粗叶榕，对我找工作一点帮助都没有。
那什么是有效的导向行动？我在一家公司的招聘启事上看到过这么一句话: 此轮招聘非常紧急，公司高度重视，董事长亲自看简历，现在面试还赠送公司礼物。 这是不是更能让应聘的人行动起来？再强调一遍，职场写作的根本目的不是传递情绪，传递信息，而是导向行动。
导向行动=起止时间+执行动作+赏罚结果 导向行动就是要在文本中有意识地引导读者做出行动。
交付时间
不光是发个会议通知需要写清楚具体的时间地点，任何一个书面沟通都应该有意识地安排交付时间。
假设我们有个岗位特别重要，下面两个招聘启事，你觉得哪个更能让人投简历呢? 1.本招聘长期有效; 2.招聘截止日期2021年6月29日24:00。
没错，答案是B。哪怕这个职务的确是长期招人，都应该不断地刷新简历的截止日期。有拖延症的人太多了，如果我们没有明确的截止日期，就会大大降低投简历的积极性，三拖两拖就拖黄了。有那么一句话: Deadline是第一生产力。既然职场写作是想要导向行动，我希望你务必记住这么一句话:“凡是行动，必有起止。”
假如你是公司的行政，最近正要组织一年一度的岗位竞聘，需要收集同事们的竞聘材料。通知里下面三种时间，哪种是最合适的? 1.下周三下午; 2.24日下午20:00; 3.2021年2月24日20:00。
A答案，首先不专业，很随意，平时生活中朋友之间用可以；其次，在工作中，只说下周三下午，要是有个别同事下周一才看到，他眼中的下周三就与大家理解的不一样了。就会导致工作差错。 B答案也不专业，24小时制就不要说上下午了。如果用12小时制，说下午8点，不排除有同事会看成上午8点，带来不必要的误会。
正确答案是C，真的要精确到20:00吗？是的。截止时间写得越精确,你对他越严肃,你越能管理别人的预期，促成他的行动。那有必要写是哪一年吗？这个总不会弄错了吧？确实是现在不会弄错，但是如果未来有一个人要找历史资料，标准的时间就有了价值。
执行动作
“凡是起止，必有执行"。起止时间定了，我们就得明确执行动动。
有一位公司高管因为离职，在官方认证的个人微博号上发了一封离职公告，他是这么写的: 昨天是我在宇宙公司工作的最后一天，衷心感谢公司的信任，感谢同事、朋友和工作伙伴的支持和帮助。这8年是我在生命中很重要的时光，忘不了那些助。这8年是我在生命中很重要的时光，忘不了那些跟兄弟并肩作战通宵加班的日子，江湖再见，后会有期。
这样的公告，如果你仅仅是把它发到微博里当作个人生活记录，其实一点毛病没有。但是我们知道，在今天，微博已经成为很多公司或者个人发布正式消息的渠道。如果你是因为工作发声，那这也算是一种职场写作。如果用职场写作的目光，我们再来看一眼这个公告，你可能发现了其问题：没有导向行动。
其实在人类学上，出生、成年、结婚，这种人生转换的时刻都是人生的关键时刻。对于职场人来说，离职当然也是一个重要的转换时刻。只要你不打算退休，还想继续征战职场，那这个时候，你发离职公告唤起了公众的注意力，导向行动是最好的方式： 1.我在宇宙公司的工作交接给了王某某，对方的工作邮箱是：wangjingbu@yuzhougongsi.com，大家可以直接跟这位同事对接。 2.我的邮箱变更为xinyouxiang@xinyouxiang.com，有事请给这个邮箱发邮件。 3.我的下一步工作规划是教育相关的出版，有相关业务可以联系我。 (如果下一份工作还没确定，你至少可以提一句：下个阶段，我感兴趣的方向是学科教材出版，欢迎大家多交流、多联系。)
当然，其他类型的职场写作也可以导向行动。比如我给老板写一个项目复盘，我还能命令老板执行什么吗？当然可以。项目是你做的，你对情况最了解。最低限度，你可以在复盘报告里加上这么一句话:“建议复盘会上请领导表扬以下五位同事”。(注意常用祈使句) 就这么几个字，同时交付了时间和动作。时间是什么？复盘会，它是一个明确的时间，虽然没有明确的年月日，但是它一定会开，这就相当于规定了老板的动作时间。动作是什么呢？表扬以下五位同事。
要注意，执行动作要具体、直接，千万不要拐弯抹角。职场不是谈恋爱，要有什么，就直接说什么，不要让别人猜，而且尽量少用修饰性的词语。比如我们给设计师提要求:“PPT要简洁大方"。就不如说:“一张PPT的配色不要超过三种，文字不要超过三行"。
赏罚结果
我要是个上级部门，发个文规定个事，下级部门还挺容易执行的。可是我得经常跟客户，跟平级的部门，甚至跟领导写个材料，有人觉得会有点困难。 别怕，咱们可以交付赏罚结果。也就是明确激励。注意这个激励点有可能是正向的，也有可能是负向的。但你得让人清楚地知道，做了这件事有什么好处，不做这件事有什么坏处。所谓是凡是执行，必有结果，凡是结果，必有赏罚。
比如，经常有人找罗胖推荐自己的新书，怎么能让罗胖尽快帮你把这事给办了呢？我听过最聪明的一种做法，就是在短信后面加上这么一句话:“您要是能在朋友圈里推荐一下，这本书当天的销量至少能涨200本。”虽然卖得好这钱也不归罗胖，但是这个好处能激发他的成就动机。听了这句话，罗胖肯定很快就给你发了。这就是正面说行动好处的效果。
比如，财务部门希望业务部门尽快提交年度预算，财务部就发了一个通知。有两种写法，我们来看一看哪种写法更能够促进大家来配合财务部的行动: 1.请所有部门在2021年1月31号之前提交年度预算; 2.请所有部门在2021年1月31号前提交年度预算，部门一季度的奖金以提交日期为准，3个工作日之后发放。
这个B方案厉害吧。短短一句话，赏罚分明。你延迟提交了，会连累到整个部门的奖金发放，谁还敢延迟？
简历
简历模板其实是为了让所有人都能把自己的经历填进去，而不是为了让你脱颖而出的。所有人写的一个样，就体现不出你的特点和价值。写简历不是为了给自己写说明书，而是要给自己写广告。我们去超市买一瓶酱油，瓶身的背面贴的说明书，多半你也不会看，看了你也看不出来它跟其它品牌的酱油有什么区别。但是，正面的广告会针对性地告诉你，这款酱油的特点是什么。比如晒足180天，体现的就是工艺。
当然并不是说模板简历完全没用。首先要知道，一般整个求职过程你得过三关。 第一关，是机器关，无论你是怎么投的简历，通常首先是机器筛选。 过了这一关，才会有真人的HR来看你的简历，这就是第二关，人工筛选。 HR看过之后，经过了几百上千份的简历，你的简历才有可能会被送到第三关，也就是业务部门负责人的手里。业务部门的负责人会再从一堆的简历里，挑选出一部分符合他要求的，再来通知面试，这个时候你才可能有机会见到活人。
机器筛选
在求职网站上，后台是人工智能结合大数据来做简历的推荐和分发的。其逻辑就是关键词筛选。我们就得想办法让自己的简历打上关键词的标签。比如我们要求职互联网运营这个岗位，那我们的简历上如果有数据能力，或者策划能力，我们的简历被看到的可能性就更大一些。 所以，我们在正式写简历之前，先不要着急填模板，我们得根据自己想要应聘的那个岗位，猜测一下机器人可能被训练的需要看到什么样的关键词。
一个案例：这是一个互联网公司市场社交媒体运营的岗位。判断一下这个岗位的需求是什么？ 职位描述 岗位职责: 一、负责公司官方微信公众号、头条号内容更新，定期撰写文案，提升用户数和阅读量。 二、策划用户运营活动，结合公司产品卖点,挖掘用户痛点，创造热点话题形成传播。 三、要负责广告、海报、易拉宝等媒介的创意策划和内容文案。 四、定期对用户进行访谈。 任职资格: 一、统招本科及以上学历。 二、有1年公众号运营经验。 三、能适应高强度工作。
你看，这家企业对候选人的核心要求，至少有七八条内容。那我们怎么从这么多描述里判断出面试官到底想考察什么能力，这个关键词到底是什么呢? 其实不管是什么岗位，对人能力的需要大致都可以分为三类： 第一，筛选性能力，你可以理解成这个职位的一些硬门槛。比如说学历、专业、相关的工作经验，这个是最容易判断的信息，有就有，没有就没有，一般它会明确地写在职位描述里。 第二，关键能力，这个是这个岗位所需要的专业能力，它也会明确说出来。比如设计师要会用某个画图软件，工程师得会用什么样的语言。 第三，隐性能力，它可能是职位描述上没有明确说出来的，但是你可以通过岗位职责去推断的能力。或者它说了，但是没有办法量化的能力。比如说管理能力、组织能力、抗压能力、学习能力，都属于这类。
我们就这个社交媒体运营的招聘启示，来拆解一下这三方面的能力要求： 筛选性能力:本科毕业，1年公众号运营经验。 关键能力:公众号运营，文案撰写，策划活动。 隐性能力:沟通能力，抗压、共情能力。 你看，这就是我们要在简历上呈现的关键词。
所以，我们得学会从招聘广告里学会去挖掘关键词，把它放到我们简历里。甚至，如果我们的经历和背景不能够直接匹配关键词，我们也尽量要在简历中通过相关的经历或者间接的经历，来匹配这个关键词。 吴军老师就讲过这么一个例子，他有个同学，曾经在清华读了五年的土木工程，后来出国转了计算机专业。这个经历如果你想求职一些互联网公司，公司可能就会觉得，你不太算科班出身，因为你土木学了五年，计算机只学了两年，这么一对比下来，对比那些专业学计算机的同学可能稍微要吃点亏。 后来，吴军老师就建议他，把清华的经历改成从清华获得工程本科学位，不用具体强调是哪个院系毕业的，你也不用强调是哪一年毕业的。 你看，这也不算造假，但是在机器筛选的过程中，你就可以更好地抓取这个关键词。机器抓到的就是一个很好的大学，清华大学，接受了工程的通识教育，硕士阶段又有计算机的专业训练。那可能就会比抓到土木工程这种关键词更容易被筛选中。 但是，请注意，这是因为土木工程这个专业跟程序员的工作没有那么匹配，所以才会需要这么修改。如果你去面试建筑行业，那你就不能把关键词改成工程本科学位了，而一定要用土木工程。所以，咱们在提取关键词的时候，一定要配合着职位的需求来。
人工筛选
当你通过了机器筛选，现在来到了面试官面前。但是，你跟他的沟通界面仍然只有桌前的这张A4纸。 那怎么能够通过这么一个模板简历，让你比别人更有机会获得面试呢？一个方法：加半句大法。 只要不是性别、年龄这些不能改的，我们都可以想办法在我们的真实经历后面加上半句解释。
第一，能力后面加证据
前面我们说了，要识别出对方需要的能力。当你学会识别后，你这么写：本人精通Office，文案功底深厚。 听起来是不是特别符合要求？但10个人面试，9个人都会说自己能力很强，认真负责。但面试官为什么会相信你呢？这个时候我们就要在能力后面加上证据。比如: 我有文案写作能力。在宇宙杂志等媒体上，发表过十几篇文章。 如果还有空间，你可以直接把作品的链接附在下面，这就是在能力后面加上了硬打硬的证据。
第二，经历后面加价值
一个案例：董青青在简历里写了这么一句: 参与和新浪合作的项目，策划临时停车牌推广活动，活动人次达到单日4000人。 是不是显得她干了一个挺大的项目？但是，这句话在面试官看来说得还不够。面试官想知道的，不是你跟着公司做了哪些厉害的项目，而是你在其中承担了什么工作，负责了什么责任，这些工作又锻炼到了你什么能力。最好，还能体现你的能力到了什么样的程度。面试要考验的就是你的能力在过去的经历中，能不能迁移到新的工作环境里。所以，董青青可以这么改: 参与和新浪合作的项目，策划临时停车牌推广活动，活动人次达到单日4000人。我从中学习了如何从0到1策划千人量级的活动。
咱们应该在每一个经历后面都跟上这个经历的价值点。价值点其实也是我们自己一个反思、复盘和沉淀的结果。它出现在简历上，一方面是给面试官敲黑板，提醒他我拥有这项能力。但更重要的，你还可以传递一个信号，你是一个对自己的工作有觉察的人。
第三，软技能后面加准备
咱们做好一份工作，只有专业上的硬技能肯定是不够的，我们还得具备一些软技能。比如沟通能力、学习能力、管理能力、风险意识等等。这些能力在面试的时候很重要，但是很难识别出来，我们也很难给出明确的证据证明我们有。那怎么跟面试官证明我们拥有这些软技能呢？很多同学就会写得很生硬：本人认真负责，特别有学习能力。这么写其实完全没有说服力，因为每个人都可以这么写。这个时候，我们可以加上半句: 本人学习能力很强。最近关注教育领域，正在阅读《学校如何运转》，对组织架构有了新认识。
你看， 这么写，展示了我们在这个领域，除了我们日常工作以外，我们还在关注这个领域的新的书、新的信息、好的内容，这就说明这个面试者有主动学习的能力，而且他还能站在更大的格局和视野上去主动学习。那他不但证明了自己有学习能力的软技能，可能他还有一些管理上的认识。
面试
—般来说，到了面试环节，基本上你已经符合了基础的条件。这个时候，面试官关心的是你简历上写的是不是属实，哪些真是你自己干的，哪些是你旁观别人干的，你的处事风格是什么样，未来你能不能跟得上组织的发展，有没有潜力。但口说无凭，你得用事来证明。一个经典的方法就是STAR模型：就是四个英文单词的缩写，背景、任务、行动、结果。
一个案例：你面试新媒体运营岗。如果你在简历写了这么一句话: 曾在某公司负责某某微信公众号以及微博账号运营、活动策划和H5页面制作，任职期间有效提高了公众号的用户量和阅读量。 你看，是不是任何一个干过新媒体运营的人简历都能写成这样，这么写你的特点突出不出来。 咱们用STAR结构来改写： 【背景】加入宇宙公司时，有3000粉丝存量。 【任务】公司要求3个月内将粉丝量提升至6000以上。 【行动】我通过3轮问卷调研和50多例访谈调研，收集用户反馈，重新制定推送策略，并结合后台数据分析，不断调整优化。 【结果】通过3个月的运营，微信公众号粉丝量从3000多涨到10000多，超过公司预期。 感受一下，这么写是不是一下子就抓住了面试官的眼球。
模版
基本信息之自我评价
大部分人在写自我评价的时候，要么写了活泼开朗，要么写了沉着冷静，这么写就不能体现出你的特点。我建议咱们写自我评价的时候，放弃形容词，变成一句话的小故事。 比如你如果写"我是一个细心的人"，就不如写"我是猫头鹰人格，曾经在某个项目中排查了一整晚，降低了一半的错误率"。 再比如，写"我是一个爱操心的人，我是一个有责任心的人"，就不如写"我是马蜂窝攻略达人，好几篇攻略都因为很详细，获得了精选推荐"。 这个经历也不一定非得是工作经历，也可以是生活经历，只要表现出你的特质就可以了。如果你觉得实在没什么好写的，那我的建议是，你可以写一写自己的目标，让面试者知道你对未来的规划。
公开发言
公开发言=一个挑战+三点方案+一次返场
一个挑战
首先要准备一个开场白，它是一个发言技巧，它主要是实现一个目标――――建立跟台下观众的连接感。我要给你讲的这个内容跟你有关系，就是这么个感觉。 开场白的套路可以有很多，呼应上一个发言者，讲讲刚刚现场发生的事，跟观众拉拉关系，这些都是套路和技巧。但我给你的建议是在开头设置一个挑战。 首先它得是一个问句。也就是说，一开始你要告诉观众今天我们来解决一个什么样的问题。
通常大家上来就是客套话，直入主题，比如"大家好"，"感谢主办方"等，但我建议第一句话是"我们今天来讨论一个问题"。因为好的发言者不是要讨好台下的观众，而是要建立你对自己内容的控制感，能够精准地表达。 总而言之，就是把原来的陈述句改成一个问句。 比如你今天的发言题目是《2020年北京餐饮集团经营概况》，那你就可以把它改成《疫情下餐饮企业如何突围》，这个问题只要是台下的人也关心，他就一定会跟你一块来破解、探寻，你一开始就能抓住他们的注意力。 那找到了问题，用问句的形式说出来，就能够让台下的人想听下去吗？还不一定。我们需要解答一个观众的疑问，就是你要说的东西跟我有什么关系，为什么我一定得听你的? 得到高研院老师经常说一句话，叫做"与你有关，让你喜欢"。这句话的意思就是，我们要聊的内容最好是台下的人想听的，尤其是咱们面对不同的人，他们可能想听的问题还不一样。比如，有些人的公开发言或者公司演讲，准备得很好，讲的精彩，但是内容对听众没有价值，讲得再精彩也没用。
同样是介绍自己的公司，如果是给客户介绍，那我可能会着重说，我们公司有什么样的产品，我们跟客户合作的理念是什么。但如果我要跟政府介绍呢，我可能就会聊聊我们创造的社会价值是什么，我们能给当地政府贡献多少税收收入，解决当地多少就业。如果是一个想来求职的大学生，那我们可能就得聊聊，他来了之后会有什么样的成长，这个公司有什么样的文化。你看，同样介绍同一家公司，针对不同的用户，侧重点是不一样的。 如果要做一场公开表达，我们最好先养成一个习惯，先问一问主办方台下的听众都是什么人，这样才好对症下药。
当你抛出了一个跟台下的用户有关的问题，让他们感兴趣了，那还有没有更好的方法，让所有人都被我们第一句话镇住，眼前一亮，然后他的注意力就能一直跟着我走呢？有，那就是渲染你这个挑战的价值。告诉听众它不是一个简单的问题，而是值得我们每个人都关心的一个挑战。可以从两个方向来入手： 第一个渲染的方向是你这个目标是什么，也就是你这个挑战的价值很高。 第二个渲染的方向是提出障碍，说一说想实现这么高价值的这个挑战，它很难。
所谓表达的张力，其实就是在这两者之间，你可以想象，自己是在拉一根绳子。一头拉的是目标，这件事价值很大，咱得干。另一头拉的是障碍，实现起来困难重重，这能怎么办呢? 这个冲突越大，两边的张力越大， 听众听起来就会更期待。 还是前面那个例子，从《2020年北京餐饮集团经营概况》，我们把它变成了《疫情影响下餐饮企业如何突围》，这个就是增加了障碍。疫情期间餐厅都开不了门，这生意怎么做呀，困难重重，就让人更好奇了。 那另一头目标，我们能不能也拉一拉呢？可以这么改，《疫情影响下餐饮企业如何翻倍增长》。正常情况想活下来都不容易了，还想翻倍，那就更难了。这就是树立了一个更高的目标。
三点方案
挑战提出来了之后，观众的注意力就被你吸引过来了。接下来就得说说解决方案。记住不要给什么三大点，五小点，讲太多观众记不住，逻辑一定要简单。 一个最简单的方法，就是把你的解决方案只写成三点。再有多的信息咱也不写了。为什么只说三点？投行圈有一个习惯，就是说什么话之前有一句起头的，叫做three things to my mind，我想到了三件事。 凡事讲三点，这其实是麦肯锡工作法，目的就是为了提升沟通效率。讲三点真的挺微妙的，因为人的注意力最多其实只能驾驭三四个东西，你说多了对方记不住，如果你只说了两点，好像又差点意思。所以，三点正合适。有人会说，讲三点不够的嘛，我想讲的东西有点多，怎么办？那就删。好的文章都是删减出来的，只挑重点的说。 如果实在有你觉得特别重要的内容没有讲，怎么办？你还可以给大家发材料，只要你多说一句:"有一个部分也挺重要的,但是今天在发言里咱就不说了，我给大家每个人桌上放一份材料，重点我已经写出来了，大家可以自己来看一看。"
讲解决方案也是有技巧的，普通的发言稿里那叫"第一、第二、第三”，或者“首先、其次、最后"，三点虽然也清清楚楚，但是点和点之间都是孤立的，那别人就不容易记住。听众的感受也会比较零散。 想要抓住用户的注意力，我们可以把排列变成递进。这是写解决方案一个特别重要的技巧，就是第二点比第一点更重要，更难，更有价值，层层递进，就是为了建立你发言的势能。
一个例子：得到高研院有一个同学，他是做物流公司的。有一次，他做了一个公开分享，题目是"怎么找到最合适的物流网点加盟商"。他提出了三个检验标准，这个标准每一条都很厉害。加盟的申请人要满足三点: 第一，申请人得有家人支持。 第二，考察时得去做实地家访。 第三，申请人须通过价值观考核。 这就是常见的第一、第二、第三。感觉三点之间没有逻辑和递进感。那何如改呢？
我们可以这么来说：现在，我给大家来介绍一下我筛选申请人的三种标准: 第一，申请人得有家人支持。为什么工作要求都提到家人那儿去了呢？因为咱们物流行业特别辛苦，刮风下雨、跌打损伤都得保证网点的照常运作，一个人肯定是干不过来的。所以，如果申请人背后有一整个家庭愿意支持他，那在我看来就大大提升了这个申请人的靠谱程度，所以，他不是一个人在战斗，而是有一个能够互相依靠的团队。但这就有个问题了，申请人说家里人都愿意支持，那我就能相信他们全家都会全力投入吗？不行，为了保证绝对靠谱，我还得去做一次实地家访。 好，那做了实地家访，全家人也都特别靠谱，说要一块儿干，那我就能相信这家人能成为特别可靠的加盟商了吗?不行，还有最后一个环节，就是价值观的考核。如果只是为了赚钱，价值观跟我们总部不合拍，那长期来看,这种合作关系是走不长久的。所以,价值观考核是最后最重要的那道门槛。 你发现没有？这三个筛选标准被串起来了。其实这三条标准一条比一条难满足，一个比一个要求高。全家人一块儿干快递，已经非常苛刻了。但是呢，全家人还得经过实地家访的考察。通过了之后呢还有第三条，还得通过价值观的考核。这么讲，三条标准就更容易记忆了。
当然，除了递进，如果你想把重点放在前面说也可以，但是你需要提前管理一下用户的预期，因为我们大部分时候都是默认，后面要讲的东西会越来越重要。但如果你的逻辑是反的，那你可以先这么说一句: 接下来我的发言分成三部分，首先我希望所有人的注意力能放在第一个部分，我认为这部分最重要。
在这三点框架之下，每个部分的细节要怎么写呢？ 我的建议是，抽象的概念和道理要立刻跟进感性素材。啥是感性素材？往粗里说就是一件事，谁、什么时间、什么地点、干了什么、为什么、怎么干，这些呢都属于感性素材。新闻里管它叫5个W，1个H。Who、Where、When、What、Why、How。 但感性素材还可以更细，细到什么程度?人名、地名、公司名、数字、专有名词、颜色、画面描写、动作描写，这些都算。这些词让对方一听到就知道我们在说什么，而不用时刻紧绷着神经，跟着我们的逻辑走，担心自己听不懂。
比如， 我们来看一句话: 2012年，安踏关门了快600家低效的门店后，在中国市场的门店还有8000多家。 你听完什么感觉？其实8000家门店对于一般人来说，就是一个抽象的数字。但是，这个时候只要你多加一句话： 安踏当时的门店数量，比今天的肯德基在中国的门店数量还要多。 一般人对街头肯德基的门店都会有印象，走到哪都有，那这么来说，安踏的门店数量就一下子有了画面感。 感性素材服务的感受是什么？是让听众放松，注意力一直绷着也挺累的。2005年，微软就做过这么一个研究，成年人的注意力持续保持在一件事上的不走神，从12秒下降到了8秒。我们的注意力是一个不断对焦的过程，这个过程你需要不断地去召唤它，对回来这个焦。这个召唤点就是感性素材，就是这些可感知的细节元素。一大段话里，听到了一个熟悉的名字，好，我的注意力回来了。同理，演讲里面穿插故事，就是一个吸引注意力的好方法。
你可能也会发愁，有些材料就是很抽象，我找不出有什么画面感的材料，找不出可感知的细节元素。别担心，这个我们也有办法。这个办法就是把你自己的情绪加进去，你这个人站在台上讲，你就可以营造出画面感来。 比如下面这段公司介绍，这是一段高盛的公司介绍。它是这么说的: 高盛是一家国际领先的投资银行，金融专业能力当然不容置疑。但是他们对信息技术的重视，对高科技的大笔投入，也是高盛能够在数字时代保持活力的重要原因。 听起来是不是有些枯燥，那我们怎么修改呢？我们可以在后面加一句话: 让我特别惊讶的是，它竟然有1/3的员工都是计算机工程师，难怪高盛这个金融老字号，在数字时代还能持续保持活力。 “让我特别惊讶"这句话，虽然它好像没有传递什么信息，但是情绪也是一种感性素材，在公开发言的场景里它特别能带动台下的听众。
一次返场
我们有了开头，有了跌宕起伏的内容。最后，我们该收尾了。 普通版的收尾就是"谢谢"，保守版可能加一个总结。那加分项是什么呢？是给你带来一个意外的体验。要想给听众带来一个印象深刻的收尾，你得让他出乎意料。这就好像咱们去听音乐会一样，在临走结束的时候，再给你来一个返场，观众对这场音乐会的体验自然就会更好。
意外怎么给呢？脱不花有一次听成都的常委介绍这座城市，他前面把成都的好说得都差不多了，最后他是这么来收尾的: 成都的火锅店全国第一，你们可能都知道。但你们不知道，成都有4500家书店，成都书店的数量全国也是第一。 你看，成都的领导知道得到是一家教育公司，他说成都的书店全国第一，肯定能引起脱不花的极大兴趣。但你注意，他没有把这个内容放在前面的正文里，而是放到了结尾，这就给人留下了一个令人印象深刻的意外。
这就是公开发言里的峰终体验管理，最后营造一个意外，可以是一个事实，比如成都是全中国书店最多的城市；也可以是一个故事，转头就能跟别人去转述；也可以是一个号召的行动——听完了今天的分享，你最希望台下的人配合你做什么。
年终工作总结
一个优秀的年终工作总结不是面向过去在列成绩，而是咱们要面向明年来做竞聘。最关键的是要把过去一年的能力和发展嵌入到组织未来的蓝图中。那怎么写才能达到这个效果呢？ 年终总结=工作总结+能力盘点+明年计划
工作总结
这个很好理解，就是过去一年我们都干了什么，干得怎么样。 但是有个坑要注意，因为我们会不自觉地想把自己的辛苦都展现出来，就特别容易写得事无巨细，密密麻麻，二三十点项目的摘要、复盘，好像是显得我们工作量特别饱满。 千万不要，这些信息可能很多都属于无效信息，写得多不等于干得好。我们要时刻珍惜用户的注意力，让他一眼就能看到他关心的那个问题： 你有没有完成组织交代给你的目标？ 你取得了什么样的工作成果？
如果组织给我们的主要目标我们没完成，但是却打了一堆支线副本，看起来这些支线好像干得很好，但是我们也没有完成主线的目标。如果我们有制定目标的习惯，那复核目标是很容易的，把年初的目标一条条拿出来核对就可以了。 主线工作就是跟绩效考核直接相关的，如果是特别间接的任务，那我们就要考虑一下是不是有必要放进年终总结里。这部分很简单：总结=复核年初的目标+现在目标的完成情况+关键证据 也就是： 组织的年度目标是...... 我的目标是... 我完成了多少....
比如一个销售他去复核目标，就可以这么来复。 【组织目标】部门的年度计划是销售额达到1000万。 【个人目标】今年我的计划是达到销售额300万，年底的业绩是350万。 【关键证据】我新搞定了A、B两家大客户；手头15家老客户都成功续签，其中7家销售额实现增长30%。
目标完成了倒好，那没完成呢？写没有完成的目标，我们稍微把完成的目标变个形就行，我们可以把关键证据这部分换成原因，加上改进方向。 一个例子：销售部去年如果没有完成目标，那部门经理王进步可以这么来写他的总结部分： 我们组去年业绩目标是2000万，实际只实现了1400万。从销售业绩上看，我们工作没做好，甚至可以说是失败，我们要正视问题。 首先，他在复核这个目标，表示了正式的态度。 这个失败确实存在客观原因，主要有两个不可抗力︰ 第一，疫情耽误了年初的三个月; 第二，年底两大客户换领导，导致回款延迟，没法在今年确定收入。 这是第二部分，他解释了一些客观的原因。第三句，还得找找咱们自己的原因。 当然，更多是我们团队自身的问题。主要体现在这3方面: 1.新客户拓展太少; 2老客户的新需求挖掘不够; 3.团队梯队建设不成熟，中坚力量不够。 关于这几个问题，我准备了改进方案，接下来会分别展开。（或者把它放到复盘报告里都可以）
不知道你发现没有，写工作总结，无论是完成得好的目标，还是没有完成的目标，我们其实都可以做一个加分项，就是附上我们的复盘报告，可以是干得好的经验，可以是日常性工作的经验总结，也可以是没干好的，问题出在哪的复盘。 怎么写复盘，我们可以参照上一讲的内容，但是在工作总结里，我们讲好主线就可以了，更多的细节的经验可以放到复盘报告里，用附件的形式附上。
避坑指南一：我们复盘的这个目标要是主线目标，最好能扣住整个组织的大目标。不要从自己部门的视角出发，对上级领导来说，他可能觉得这些事没有在他的主线里。这会让领导觉得你的工作价值感不高。
就算我们是支持部门，不是一线的业务部门，我们也可以这么加一句，我们实现的目标是怎么服务了公司的核心目标。 一个例子：宇宙公司法务部的小朱，他的年终工作总结里有一条是这么写的: 设计合同模板，加速业务部门签约效率。 这个确实是法务部的重要目标。但是对于整个公司来说，只是一个日常性的工作。 这么写才能扣到公司的核心目标上。可以在这个后面再加半句: 合同签约时间平均缩短了5个工作日，签约期间客户的流失率下降了10%
避坑指南二，我们写具体工作的时候要少定性，多定量，少用形容词和大词。比如说同样是说成绩，王进步说：过去一年我承担了我们部门大部分的业绩，这就是个抽象的形容。这么说会让其他同事误会，觉得你自夸自大。 这个时候，王进步就应该摆事实，提供证据，用量化的方式来说： 去年部门总共完成业绩1500万，我个人完成了800万，客户复购率90%
练习一：在总结去年获得的成绩时，下面哪个更合适? A热心服务家长和学员，收获好评。 B家长及学员满意度95%，续课率70%。 当然是B，领导一看就知道你到底完成得怎么样。
能力盘点
干过的工作我们就算是说完了，很多人就开始写下一年的计划了。慢着，你得给自己加—项能力盘点。工作业绩是公司的，能力增长是自己的；工作业绩是摆在桌面上的，能力增长是隐形的。 所以，就算领导很了解你的工作，他也可能并没有察觉到你能力的增长。这就需要我们通过年终总结呈现给我们的领导，方便他安排未来对你的使用。但要注意，不要写得很虚。
比如董青青是这么写的: 【个人优势】认真细致，责任心特别强。 【个人不足】学习技能还需不断提升，运营实操的经验还需继续积累。 写这些肯定不行。咱们还是要回到用户的视角，组织想知道我们的优势和不足，是想干什么。 在能力盘点这部分，它关心的其实是这么两个问题: 1.过去一年有什么变化? 2.经历能否总结成经验? 那这几个问题其实都指向了一点，那就是你的成长潜力有多大，也就是说在这个部分，重要的不是写你现在有什么优势，重要的是突出你的成长，有哪些是你新增的能力，你能不断地新增能力，就说明你是一个有潜力的人。
练习一：看看下面三个选项，哪个符合我们说的成长的这个知识点? A承接北京第4分区销售工作，有策划方案、落地执行的能力。 B负责执行本年度的行业论坛，规模为500人，三天两夜，沉淀了大型活动的策划和执行能力。 C报名《得到·职场写作训练营》,提升了写作能力。 A选项，他只说了自己做了什么工作，但是没有突出成长和变化。这是需要改变的地方。 B选项和C选项都突出了成长，但仍有问题。问题就在这两种能力是明年组织需要的能力吗？是你的用户期待看到的吗？你的成长不是你一个人的事，你得让老板看到，你的成长目标里不只有你自己，还融合了团队的需求。你去强调你的一个能力是不是有价值，要看公司接下来是不是需要这个能力。 如果你承担了整理部门经验的重担，那写作能力就很重要，你就需要把这个目标加进去。 如果咱们公司明年要多办线下活动，那活动策划能力自然也很重要，你也需要把这个目标体现出来。
年终工作总结是一次书面竞聘，最好的信号就是告诉公司，你的蓝图我都看懂了，我正在对应储备我的能力，我已经准备好了，想要承担更多的责任。所以，更好的写法我们可以分成三个部分：组织的目标，我的行动成果，我刚刚增长出来的新能力。 比如刚刚的B选项，我们就可以这么来修改: 部门目标是推广品牌，沉淀公司的行业地位。我们举办了一年两次的行业论坛，活动规模为500人，覆盖行业30多家媒体，并在年底论坛上发布我司定义的行业标准。在这个过程中，我沉淀了大型活动的策划能力和执行能力。 你看，这个是突出成长，并且把自己的成长和公司大目标挂钩的写法。
练习一：王进步是宇宙公司新产品的研发负责人。假设老板明年的目标就是上线更多品质更好的产品，下面两个表述中，王进步应该把哪个选项放进年终工作总结里? A团队沉淀出成熟的研发方案，二代产品顺利上市，用户好评率比一代提高15%，研发方案明年可以复用。 B二代产品销售额增长30%，用户好评率比第一代提高15%，市场反响特别好。这一次产品研发奠定了品质保证的品牌信息。 答案是A。为什么呢？你可是研发负责人，你的能力增长应该奔着怎么能够让团队系统性地做出好产品去。所以，销售和品牌这些指标虽然说很重要，但不是衡量你的工作最重要的一个指标。产品卖得好，那也不是咱们研发部一个部门的功劳。那研发部的成长应该在哪呢？在团队研发能力的提升上。
总结：能力盘点部分，我们要突出的是变化和成长。这其实是在告诉公司，在组织的大目标上我又增长了什么新能力，明年可以在哪个方面给公司做出新的贡献。突出成长也是在证明我们有成长的潜力。
明年计划
前面讲过如何写计划，可以复习一下：写工作计划的时候，我们要对齐目标，和公司的目标对齐，这是在对标。在拆分目标和形成计划的过程中，我们还要找到关键结果，这部分要跟协作者来对齐进度表，这是对表。 所以，写工作计划，核心就是对标和对表。在写的时候，我们可能还要有一个标准来要求自己写得清楚，就是SMART工具。我们用了“目标=行动方向+量化标准"这个公式，来帮你写得更清楚。 但是，在年终工作总结这个场景下，有一点需要强调，我们不光要对齐公司的目标，还要对齐公司明年的这个新目标。
练习一：最近一年冒出了很多线下小剧场，很受欢迎。宇宙出版社受到启发，也计划明年开展自己的线下活动。宇宙出版社里的王老师是一个策划编辑，他要写自己的年终总结，下面哪一个选项适合他写进自己明年计划这个部分呢? A今年每位编辑的产出是每月出版2-3本图书，我的产出是每月2本。明年计划每月稳定产出3本。 B努力担任新书发布会主持人，用实战机会锻炼临场反应能力。 答案是A+B。A是优化自身能力，找到自己更大的待提升空间，争取为公司做出更大的贡献。 B选项也是重点。公司明年有新的方向，那要开展自己的线下品牌活动，肯定是需要主持人，需要有人来牵头这件事的。所以，咱们能不能在自己的计划里去体现出这一点呢? 新目标，公司对我有新的要求，我已经开始着手准备了，这个姿态非常重要。
项目复盘
复盘报告不是给自己的备忘，也不是对这一次的总结，而是我们写给继任者的攻略。 所以，复盘这个动作服务的其实是下一次项目的开始，而不是这一次项目的结束。 而且，你也不要觉得这么写没有突显自己的功绩。这份攻略写得好，就是在为组织沉淀经验，说明你有能力把自己的经验复制给其他人，这就是领导力最好的证明。
复盘报告=定义问题+操作步骤+决策思路 最后还有一个加分项，就是正反案例。
定义问题
一说定义问题，大家都会觉得，问题都是我解决的，定义出来那还不简单吗?还真不简单。如果定义不清楚，还真会出问题。举个例子： 一战期间有一个法国的指挥官，发现了部队里有一个奇怪的现象，就是每次炮击的时候，总得有一个士兵站在大炮的前面，而且他观察了很久，发现这位士兵其实啥事也没干。他就问那个士兵，你站在这儿干什么呀?士兵回答说，我也不知道干什么，但是炮兵手册规定了，在大炮发射的时候这个位置就需要有一名士兵。指挥官还把手册拿来看，还真有这么一条规定。为什么呀? 原来啊，这个手册是从拿破仑时代流传下来的，那个时代大炮还是用马来拉动的，每次发射之后，大炮就会因为后坐力移位。所以，这个时候就需要有一个士兵牵着马把大炮拉回原来的位置。后来技术进步了，大炮改成机器牵引了，不需要马匹了。但是那个牵马的士兵却留下来了。 你看，这个炮兵手册就是一份复盘报告，总结了前人的经验。但是复盘时，如果不把问题和当时的情境交代清楚，久而久之，后人就会忘记这个经验是用来解决什么问题的。 网上有句话，叫"抛开剂量谈毒性，就是耍流氓"。复盘也是这样，世界上没有包治百病的灵丹妙药，也没有什么经验是能解决所有问题的。所以，复盘报告里不能直接给行动，而是要先把"解决什么问题"这件事给说明白了。
要想定义清楚问题，有这么几个维度的信息: 这个问题是什么? 它会在什么情况下出现? 问题出现了又有哪些特征? 定义问题，其实也是让继任者在迁移经验的时候，能够有一个判断依据。
练习一：董青青负责了一次新书签售会，老板让她写一个复盘经验报告，总结一下。下面这两个选项，哪一个问题定义得比较清楚呢? A学术领域出名的作者，怎么向公众做好宣传? B在出版市场持续没落的情况下，怎么宣传新书作者? 答案是A。那B选项也是在说我遇到了什么问题，为什么就不行呢? 行不行不是我们来定的，要从用户的角度来思考。如果你是下次办签售会的那个负责人，你更能从哪个经验里获得你想需要的信息？那当然会是A选项了。 定义问题，切口越小，描述得越清晰，问题越具体越好。B选项这个问题就是定义得太大了，这几乎是所有纸书上市都会遇到的问题，你问这个问题，就相当于是厨师要回答“怎么做饭?“那你的复盘报告就没啥参考价值。
所以，定义问题，一定要具体。你跟其他的情况有什么区别？你得把这个问题的特殊性写出来。比如和其他的新书销售相比，这场新书销售独特之处在哪？是人的特点，是因为作者名气局限在学术领域，大众不太知道。 写问题的时候，你可以这样问自己：这个问题的独特之处是在哪？是时间、地点，还是人，或者其它什么因素？到底发生了什么变化？跟其它的问题有什么差异? 差异和变化这两个点，是我们去找到独特性的好切口。
操作步骤
有些经验一句话就能说完。比如，这次新书上市，作者需要更加大力度地宣传。这么一句简单的话，还需要写操作步骤吗? 答案是：一定要。因为同样一句话，你是给将来的人做事用的，那你的理解跟他的理解可能有很大的差距。 同样是大力宣传新书，下一任如果经验不足，他可能想的是多办几场签售会。你有经验，可能你想的是签售会不好使了，咱们现在得用抖音，得用线上的方式来宣传。那就这么一句“大力宣传”，可能指向的动作就非常多。
所以，如果你真的想让他把这个经验学走，你得告诉他： 第一，先要去找什么样的账号，什么样的人适合合作，什么样的人不适合合作，不同的网红、KOL应该用什么样的文案。这个才是他能够学走的操作步骤。不把操作步骤说清楚，那这个经验也就无法准确地交给继任者。
比如， 有一位消防员，他给得到分享过一张危机状况下的行动清单。这张清单说的是，遭遇火灾的时候怎么打火警电话。有四个要点: 第一，要突出有人被困火场。 第二，要突出自己的位置，不能简略,被困的位置，要具体到房间。 第三，要突出火灾形势，要往大了估计。 第四，要突出建筑类型。 有了这四个要点，这个电话的内容应该是这么来打: 我家客厅着火了，我这里有三个人被困在西南侧的房间，我所在的公寓有25层，外面火势很大，烟气很浓，我感觉温度很高。
这个清单好在哪呢？全是祈使句，句子里都是动词加名词的组合。 还记得导向行动原则？祈使句最能够说清楚行动，给出清晰的指令，比如“禁止停车""出门戴口罩""请参会”，等等。只要继任者按照这些操作指令来做，他就能够解决前面说的那些具体问题。 你看，一旦写出操作步骤，你的整篇复盘报告就摆正了姿态，你就是在对下一任负责人说话，而不是在检讨或表彰这一次的工作成果。
决策思路
就是我们得给理由：为什么要这么做。 就比如刚刚说的这个火警电话，为什么打火警电话的时候还得交代建筑的类型。这个建筑类型，我是说公寓，还是说两室一厅，还是说钢筋混凝土建筑呢？如果不明白理由，继任者执行的时候很有可能会因为不理解，就执行得不到位。 所以，但凡咱们的操作步骤里面有一个反常识的东西，我们都得给它加上理由，加上决策思路。
还比如，B站里有个有名的up主"美食作家王刚"，他的教学视频最后都会对这道菜做一个技术总结。 做白萝卜烧牛肉，需要加一罐啤酒。 做鱼头豆腐汤的时候，有一个步骤是淋上白酒，而且一定要从锅边淋下去。 这两步咱能看懂，但是不太明白为什么要这么做。这位UP主在讲的时候，就会加上一句决策思路。 加啤酒，是为了去腥增鲜。 锅边淋白酒，是为了用酒精和高温带走鱼腥。 你看，加上了这条决策思路之后，我们就知道为什么这么做,我们就会坚定地执行。
正反案例
就好像我们去办事填表，表格很复杂，我们不知道有的空格应该怎么填。如果这时候窗口上能贴一张示范，那我们就能自己照着填，不用反反复复去问人了。
比如， 有位同学问零售专家黄碧云老师：新超市开业要怎么选址？ 黄老师给的步骤是： 1.先做调研，看看你感兴趣的位置，附近还有没有其他适合开超市的位置。 2.如果竞争者是大型连锁超市，那就要密切注意这家超市的策略，再根据它来制定自己的策略。 说完步骤，她马上就说了一个真实的案例，来帮助同学更好地理解这条经验： 根据半年后才开张的大超市，调整自己的策略，从大型生活超市，缩小成中小型生活超市。
黄老师说，她有个客户看中了一个很适合开店的位置，但是附近有一家购物中心规模的超市，半年之后就开张。他就赶紧去调研这个竞争对手，后来这位客户就根据这个大超市，调整了自己的策略。 原本他想开一家1500平米的生活超市，但是为了和大超市错开消费群体，就缩小成了500平米大小的规模,消费群体也锁定年轻人和附近的学生。
练习一：这是一篇董青青的复盘报告。 可优化: 1.7月1日没有事先考虑到雨天方案。当天阴雨绵绵，影响了客流量与现场活动效果。 2.场地布置没有按时完成，导致彩排严重延迟，正式表演时效果有所折扣。 3.观众合影环节，动线缺乏事先梳理，因此比预定时间超出二十分钟。 4.下次活动，可以多增加破冰游戏、问答、抽奖等观众互动环节，有助于现场气氛活络与观众体验加分。 5.如果预算充足，可以考虑赠送现场观众活动纪念品，可以提升体验，并增加口碑传播的机率。 6.根据观众满意度问卷数据，有25%的观众认为表演时间过长，中间应该增加休息时段。可以考虑在下次活动中增加中场休息环节。 7.与票务中心的工作对接中，几次发生信息不同步的情况，险些导致票务方面流程失控。下次活动中，务必多加重视事前售票的工作环节。
这样一篇复盘报告肯定是有问题的，我们挑两条重点来改一改。 先来看第一条，她写的是: 7月1日没有事先考虑到雨天方案。当天阴雨绵绵，影响了客流量与现场活动效果。 这个口气就有点像在追责，没有考虑到雨天方案是项目组织者的问题吗？我们把姿势调整一下，从总结这次的问题，扭转成给下一任负责人总结经验。可以这么改： 5-8月在上海做大型活动，需要做雨天备案。这个季节有梅雨，也可能受台风影响，长三角的城市也可以参考这条经验。雨天备案放在附件1里了。
再来看一条问题比较大的。第三条写的是: 观众合影环节，动线缺乏事先梳理，因此比计划时间超出二十分钟。 这条的问题，也是感觉在追责，没有给出下一个人建设性的方案。 我们先说第一点：定义问题。下面有两种定义问题的方式，看看哪一种说得比较清楚。 A怎么控制流程，提升观众的合影体验? B怎么控制流程，提升带小孩的家庭，在合影环节的体验? 答案当然是B。A选项定义的问题就比较宽泛，面向的是所有的观众，没有特殊性。对比之下，B选项定义的问题就更明确了，未来看复盘报告的人就知道，当时这个问题出在了哪。原来是因为带小孩的家庭比较多，所以，合影时间比较长。那这个经验也主要适用于解决亲子类的活动。如果下一次用户变了，变成了老年人或者学生，那这个经验的使用可能就要慎重了。
那我们第二步就来说一说，怎么写操作步骤？如果你这样写: 观众合影完毕后，要以最快速度完成打印和装裱，让观众马上就能带回去。 好像也说了怎么干，对吧？但是，其实别人看了也不知道具体怎么操作。 如果我们用操作步骤的方式来写，可以写成一条—条的清单。 第一步，活动开始前要准备数量足够的手牌、相框和打印机，打印机最好准备两到三台，高峰期一台打印机不够用，容易造成排队。 第二步，合影前给用户发放号码牌，最好是能够串在手上的，避免遗失。 第三步，合影之后现场打印，装进相框。 第四步，活动结束，根据号码牌把相片发给用户，同时回收号码牌。 你看，同样是这么一条经验，如果你给出了具体的行动步骤，那后面的人就特别清楚，每一步要怎么做才能避免乱套。有了具体的标准，具体的行动步骤，咱们的行动才能准确，继任者也能用好你的经验。
接着，做完了行动步骤，我们还要写决策依据: 要帮观众打印相片并装配相框的原因，是让每个来参加活动的家庭都可以带一张全家福照片回去，平常放在家里，对品牌自身而言，还能够促进口碑裂变。 那复盘报告写到这儿，已经差不多完成了。最后我们还可以补上一个案例示范，比如往年做得好的合影照片是什么样子，这样复盘报告的用户就能对这件事有基本的理解。那这篇报告写到这，就算是完整交付了。
申请
这里讨论的申请不是那种简单的，像是报销机票、申请年假，这一类申请，领导批得很爽快，也没什么难度。这里说的申请是那些领导得根据具体方案做权衡、做取舍，不能拍脑袋就决定的申请。 这种申请，第一用户当然是领导，但你还得考虑一种情况，他大概率不是自个儿就能决定，他可能还得跟其他人讨论，甚至这份文件还可能会在多个部门，甚至他的领导那儿流转。你要得写得让他们都看明白，这是用户意识。写得他们都愿意给你支持，这是你要导向的行动。 申请=资源回报+风险提示
资源回报
一个例子：这是员工的一篇转岗申请： 我进入公司两年半以来，一直从事行政工作，表现良好。近期，我了解到公司要开拓三线城市的零售加盟业务。我也很希望走出舒适区，往新的方向发展。因此，向领导申请，从行政部门转至销售部。如果申请获得批准，我一定会全力以赴投入到新的工作中。恳请领导支持!
这封申请，看似基本诉求都写得很清楚了，理由也很正当，好像没什么问题。但是我们换一个角度，站在领导的角度看到这封申请，他会怎么想呢？为什么我要批准你的申请？公司开展了新业务是为了帮你实现职场转型吗？ 领导看到了可能会有这么几种反应： 第一种反应:你想换岗，那你现在从事的行政岗有人接替吗? 第二种反应:你凭什么认为自己有能力做得好销售？ 第三种反应:换岗是你的需求，它对团队，对公司能带来什么价值? 通过这个例子，我们要知道，书面申请不是简单地提需求，而是要立足于用户意识，把你的目标变成你跟领导的共同目标，从而才能获得支持。 所以，申请不要只是强调你要什么资源，而要让对方明确地看到，如果我批准了你的申请，也能给我带来什么收益。这是领导的视角。
一个比较高级的例子，这个虽然不能算典型的申请文体，但是可以给我们学习和借鉴： 北京十一学校对得到很感兴趣，想组织一批中学校长来参访。但是，他们当时不认识得到的人，所以十一学校的沈祖芸老师就写了一封公函，托人发给得到。我读完了之后有种强烈的感受，这次参访不是对方来要资源，而是他们给我们带来帮助的。 沈老师的这封公函分为三个部分。首先，她介绍了自己来自于一个什么样的组织。第二个部分，她说了需要得到提供什么样的帮助。最后一个部分，可厉害了，她是这么说的: 我们也诚挚地期望贵公司能给此次访学提出要求，比如贵公司需要我们做哪些案头准备或需要基本阅读哪些资料；作为教育界专业人士的到访，贵公司是否有哪些教育方面的需求需要我们予以支持。 这么一写，我们作为被求助方马上就消失了那种单方面的付出感，我们感受到的是这次参访虽然要投入时间和精力，但是可以换回很大的收获。那你说，这还能不答应她吗？实在是太高明了。
练习一：一个常见的经费申请文件： 我司员工培训中心在2004年完成改制以来,坚持为员工输出高品质的课程。全国各地每年培训场次超过150场，连续5年在员工满意度调查中获得A级。并于2019年公司年会上受到总经理亲自认可，获颁年度最佳贡献奖。 然而，近年行业市场格局变动，专业技术高速发展，相应的资质规定也有所改变，我们亟需迭代我司员工培训课程。此次课程迭代，制作难度高且时间紧迫，需请专家人才投入研发。如不及时启动新培训，则明年度我们即将面临生产线上持有合格证人员不足的情况。 在经过广泛地调查研究,以及借鉴行业相关组织成功经验的基础上,我们已经与市场上专业技术培训的头部品牌和专家有过初步交流，以技术引进的方式，来更新目前现有的课程体系。 邀请专家研发课程的方案与预算摘要如下:课程研发需用时一个月，专家研发费用50万元，课程制作费用100万元，以上预算共计150万元。详细课程教学内容与预算明细，请见附录。 以上方案，请领导批示。
这个申请大概说了三件事儿: 第一层意思说的是，咱们培训中心干得挺好，对公司的贡献挺大。 第二层意思说的是，去年国家出台了新政策，我们需要配合这个新政策来迭代我们的培训课程，但是因为这个课程制作的难度很高，时间现在也很紧张，所以需要专家人才来投入，不然明年政策上路，我们这个生产线的资质可能就不合规了。 第三层意思，邀请专家需要花多少钱。 首先，夸自己的话在申请里就没必要说了。其次，它申请的核心理由是什么？是这个课程如果我不找专家，我自己都弄不了了。 你说，这时候如果领导看到了这儿，他可能会怎么想？如果他不了解你的情况，他可能就会揣测，做好培训是你的本职工作，时间这么紧张，是不是被你给拖延的呀？你没有能力解决问题，怎么要求我多花时间，多花钱来搞定你的麻烦？一旦他产生了这样的感受，就有可能觉得他是来给你救火的。那你到底能给领导创造什么价值，提供什么回报呢?
"资源回报"在这儿完全没看到。那我们应该怎么转换姿态来写这份申请呢？我们不能说我需要资源来解决麻烦，而是要说这个资源可以带来什么样新增的价值。你可以想象一下，写申请其实就是你花钱投放做广告，虽然花了一笔钱，但是这笔钱可以帮你换回来更多的价值。两个参考选项： A近年技术发展迅速,相关政府规定也有所变化。此变化对我司的影响是，需要投入专家资源，抓紧提高生产线持证上岗的比例。根据现有证照数量，如果不赶紧行动,预计明年度就会影响生产线的正常运作。 B近年技术发展迅速，相关政府规定也有所变化。为响应政府规定，我司需迭代课程。此次课程如投入专家资源，则课程专业度、员工学习效果都会有所提升。
风险提示
跟领导请示工作，通常来说保持透明，不要隐瞒风险是明智的选择。一味地说好处，一句都不提风险，就容易让领导觉得你这个申请不靠谱，你是不是隐瞒了什么信息？甚至有可能他会觉得你是不是在给我挖坑啊? 当然，这个风险的考虑我们不求全面，算无遗策，我们只需要让对方知道，我有风险预判的意识，有替决策者考虑的态度。
那什么是风险呢？就是投入这个资源之后，会不会带来什么新的麻烦需要解决。拿刚刚练习一的例子来改写一下: ·如方案实施，开展课程后，参与培训的员工需要投入每人每年20课时。 ·为此，需要请各地分部协调工作量，避免负荷过重，对培训产生抵触心理。 你可以说，专家授课需要各个分公司配合专家的授课时间集中培训，这个工作需要各地的人力资源部门协调生产线的员工时间，可能会需要某些部门调整生产计划。这么来改，你就帮领导提前考虑到了它可能带来的问题。
除了经费申请，还有一种更困难的申请，升职申请。 要知道，岗位也是一种非常稀缺的资源。那么，怎么证明这个资源应该给你，不应该给别人呢？说清楚这个资源投放在你身上可能获得更大的收益就非常重要了。 先不说咱们领导到底会不会通过这个申请，只要是领导看到了，它可能就会改变领导对我们的印象。所以，升职、竞聘这一类的申请，我们主要得说自己过去的成绩和未来的展望，它跟我们每个人的切身利益十分相关。
一个案例：董青青的升职申请： 尊敬的公司领导: 你好！我是董青青，现任旗舰店副店长，今天提出这份申请，是希望能够获得升职店长的机会。 加入我司已经三年半，公司开放透明的工作氛围、积极上进的企业文化，使得我不只从这个团体中学会工作，也从身边人身上学习了人生经验。在公司的领导下，我会更加严格要求自己。做好本职工作的同时，我也要不断学习与积累，不断提出问题，解决问题,不断完善自我，使自己能更加快速、完美地完成交办工作。 于此同时，我希望我付出的努力可以被领导看到,我的能力可以得到领导的认可，也希望自己能够有机会承担更多的责任与工作。 因此，今天我郑重地向公司申请"晋升旗舰店店长"。理由如下: 一、我在入职一年后，就成为了店里的业务骨干，能够独立承担工作板块，多次获得店长与经理的嘉赏和认可，对业务细节非常熟悉且掌握全面。 二、我在店内长期主管人力资源相关工作，有较好的管理经验。 三、我已年满三十二岁，在平级同事中年纪稍长，如若今年再不升职，担心日后机会越来越渺茫。 我明白在新的岗位上责任大、压力大、困难多，但我已经准备好迎接新的挑战。我愿竭我所能,拼尽全力，带上团队一起战斗。 因此，恳请公司领导给予我这个磨练的机会，我将会以最大的热情迎难而上，为公司创造价值,展望美好未来。 董青青敬上
我们来看这一封申请，如果你是领导，你收到了，你会怎么看呢？恐怕任何一个领导看了都得皱皱眉。你年纪到了，这不是我的问题，是你自己的问题。那怎么优化这一封升职的申请呢？ 首先第一点，我们不要用解决麻烦的心态来申请。但是，具体怎么写才能证明自己能够带来新的资源呢？董青青的原文，她列了好几点理由，说自己有管理店铺的经验。但是，这几点怎么就能说明她能胜任新岗位呢? 注意，咱们能胜任过去的岗位，这些能力和经验可不能代表我们一定能够在新岗位上也创造价值。 那如何改写呢？两个选项： A我上任之后，会继续克勤克勉，不怕艰苦不怕难，努力胜任工作。 B我上任之后，可以发挥我在一线服务的用户敏感度。这几年工作，我积累了大量的用户和供应商访谈，整理出了一份华南地区的渠道优化方案，放在附件里了。希望有机会能向总部做详细汇报。
那说了这么多好处之后，咱们就能保证董青青升了职不会给组织带来新的问题吗？当然不是。接下来，还得说一说资源的投入可能会带来什么样的风险。这个风险放到升职的申请上，可能我们可以这么说，说说自己身上还有哪些不足和有待改进的地方。 两个版本，哪个更适合董青青加进去呢? A我会妥善安排我的家庭时间，付出更多的心力在工作上。 B我没有做过渠道运营的经验，但我最近半年参加了两次渠道运营相关的培训，掌握了专业的背景知识。虽然有短板，但是我也为这个短板做出了努力，希望能够弥补自己经验的欠缺。
在这儿，我们多说一句，B选项的这个风险选得也比较巧妙，她选的风险属于经验问题。经验问题假以时日是可以弥补的，但是如果是天赋上的问题，领导可能就会想想你是不是真的合适了。所以，在升职申请里面，提到的风险最好是你通过努力可以解决的。
实战案例
尊敬的公司领导: 您好！我是电话销售部的董青青，今天提出这份申请，是希望能够获得晋升电话销售主管的机会。 今年是我加入公司的第三年，一直非常认同公司的企业文化，喜欢公司的工作氛围，对公司的所有业务都非常熟悉。同事之间互相学习，互相帮助，互相鞭策。领导的悉心教导，让我不断学习和积累工作经验，发现问题，提成问题，解决问题,不断完善自我，使我有更高效的工作能力完成绩效任务。 为此，我希望我的努力可以得到领导的认可，也希望自己能够有机会承担更多的责任与工作。所以，今天我郑重地向公司申请晋升"电话销售主管"一岗。 我总结了如下几方面理由，认真考虑后做出的决定。 1.【业绩】年初业绩目标是50万课程销售额，年底业绩达标60万，超额完成业绩目标。 2.【资源】建立了2000名学员资料库，与老学员关系很好，具有可转化为转介绍的潜在价值。 3.【经验】在电话销售岗总结出一套销售沟通技巧，受用人反馈不错，可作为新人导师的培训教材。 4.【售后处理】在处理售后服务，运用跨组协作能力和处理复杂问题的能力，成功处理10次严峻的售后服务，获得满意的反馈。 5.【创新】创新出一套新的销售方法"打电话+微信"，经实践试验，对长期维护客户关系有帮助作用，可把此方法标准化，推给各产品部门实行。 6.【不足之处】由于目前缺乏带领团队的经验，我会向领导和有项目经验的同事学习，提升管理能力，第一步可先从培训新人入手。 最后，恳请公司领导综合以上几点，给予我这个磨炼的机会，我将会以最大的热情迎难而上，为公司创造价值，与公司共同成长。 董青青敬上
尊敬的公司领导: 您好！我是董青青，现任电话销售岗，今天提出这份申请，是希望能够获得晋升主管的机会。 加入公司三年，我非常认同公司开放透明的工作氛围和积极上进的工作文化。三年中我在做好本职工作，连续三年超额达成业绩目标。同时，我也不断学习与积累，不断提出问题，解决问题，积累了丰富的销售管理经验。 在此基础之上，我愿意挑战更有难度工作，为公司销售业绩分担更多责任。为此，我郑重地向公司申请晋升主管，理由如下: 1.深挖老客户资源做二次转化 我具备一线电话销售经验，三年间积累了2000余位老学员的资源，晋升主管后，我可以带领团队深度挖掘老学员资源，通过转介绍为公司拓展新客户资源。 2.创新销售模式，提升销售业绩 在电话销售岗位上，我提炼了一套"打电话+加微信"相结合的销售模式，经过三个月的试用，季度业绩环比增长20%。晋升主管后，我计划将此模式标准化，并在多条产品线中进行经验复制，推广到全国，提升团队整体销售业绩。 3.与时俱进，不断创新和尝试 在三年一线销售工作中，我具备了跨组织协作和处理复杂问题的能力，晋升主管后将带领团队与时俱进，积极尝试和创新销售模式，挑战更高的业绩目标。 过去三年我独自作战，没有带队伍的经验，但我已经深刻认识到团队管理的重要性。一个月前，我已经申请成为新人导师，带新人出业绩，为做好团队主管做铺垫。 恳请公司领导给予我这个磨练的机会，我将会以最大的热情迎难而上，为公司创造价值，展望美好未来。 董青青敬上
尊敬的领导您好: 我是董青青，现任公司电话销售岗位，今天提出申请是要竞聘公司销售主管岗位。 进入公司后，一直在公司电话销售岗位上工作，并较好地胜任目前工作岗位的工作要求，也取得了相应的成绩，完成既定工作目标。 如果由我但任销售主管，我将从以下两应方面开展工作: 1.【个人独特的优势、新经验】我上任之后，可以发挥我在电话销售岗位积累工作经验，并依据这些经验整理了销售优化方案，放在附件里了。希望有机会能向领导做详细汇报。 2.【个人独特的优势、新经验】我虽然没有管理经验，但我自从来到公司后，参加了历次公司的管理培训课，了解掌握了专业的背景知识及工作框架。虽然有短板，但是我也为这个短板做出了努力，希望能够弥补自己经验的欠缺。 恳请领导考虑我的申请，我会尽全力为公司销售部门带来新的增长业绩。 董青青敬上 20121年6月25日
尊敬的领导： 您好，我是董青青，现任公司电话销售岗位，今天提出中请是想要竞聘公司电话销售主管岗位。 进入公司已经三年，在公司领导和同事的指导和帮助下，我目前已能较好胜任目前电话销售岗位的工作要求，非常喜欢公司的工作氛围，高度认同公司"求真创新，锐意进取"的企业文化，也取得了阶段性的成绩，年底达成了60万元的销售额，超额完成了年度制定的50万元的业绩目标。 公司年度会议上提出了全年达成销售额xxx万元，学员人数增长xxx人，客单价提升xxx元的目标，我认为电话销售部门对于公司年度目标达成承载着非常重要的责任。为了更好实现电话销售部门年度业绩提升，促进公司年度目标达成，如果由我担任部门主管，我将从以下方面开展工作: 1.【推进全员回访流程规范，提升整体学员复购率】在工作开展过程中，我有意识地进行了老学员资料库的建设工作，共计收集档案2000份。通过梳理这些老学员的沟通记录，我对不同用户的回复要点进行了归纳总结，整理了共计122条通用回复模版，并且借助模版，实现了老学员的快速有效回访，大大提升了他们的售后满意度，提升复购率达70%。同时，也在部门内进行了分享，同事反馈具有较好实践效果。 我将定期组织全部门对学员回复模版进行梳理总结完善，并通过培训指导和过程管理，推进全员规范回复流程掌握，提高学员整体满意度，以此提升课程复购率。 2.【整理老学员档案，引导实现用户资源拓展开发】通过对老学员的回访服务，由于其较高的满意度和复购率，主动为我吸引来了不少新客户，上半年共计实现新客户引流117人。下半年，我将转介绍的案例进行总结提炼，并整理了一套针对复购学员的推荐话术，提升了整体新用户的转介绍率，全年共计实现新用户开发421人。 我将组织对现有全部老学员档案进行整理，聚焦整体满意度较高的复购学员，进行专项电话回访，引导实现新用户的转介绍。
工作计划
我们做工作计划，不是要追求把所有事都定下来，而是要在不确定性的未来面前，先定出自己的确定性。组织想看到的，也并不是一份不用改的计划，而是我们先能把各个部分的目标来对齐，我们把握一下大方向没有走偏。 所以，我们写工作计划，不要只想着自己眼前的事儿，而是要汇入组织的大目标。如果没有全局眼光，跟大目标背道而驰，那你对未来的计划写得再周密也没有意义。
工作计划=对目标+对进度表
对目标
一个案例：宇宙公司销售部的王进步，给领导提交了2月份的工作计划，这是其中最核心的市场，以及客户这部分计划。我们看看有什么问题： 一、市场及客户: 1.维护老客户。新年回来准备陆续拜访之前有成单过的老客户。拜访时，为客户准备小礼物。这次重点可能是A客户、B客户、C客户，准备分别约三次单位参访。 2.拓展新客户。把接触点延伸到新公司和行业论坛。目前有两个安排: (1)3日-5日计划去长沙和分公司一起拓展新用户，宣讲产品方案; (2)12日-13日计划去上海参加论坛，挖掘新用户。 3.寻找行业内合作伙伴。通过参加本月2场行业内的前沿展会，寻找合作伙伴。 4.市场动向。多关注市场信息和客户的新关注点,争取跟客户保持同频。 5.加强业务和专业知识的学习，在和客户沟通时，让客户多说，从客户的描述里找到用户的需求。
看着好像大方向也对，但是，还是会有很多疑问：列了这么多事儿，你的目的是什么? 比如有一条他写的是：陆续拜访之前承担过的老客户。那你这么做是为了维护关系，还是为了保障项目的验收，还是为了获取新的项目机会？ 还有一条写的是：寻找行业内的合作伙伴。那我们是为了这个项目的需求，还是为了长期未来的项目拓展做准备? 你看，王进步写了很多安排，但是没有指出他的目标是什么。
其实咱们在做长期计划的时候，领导可能没有那么关心你具体怎么做。他最关心的是，你的工作能不能帮团队完成大目标。部门背着一个亿的KPI，你王进步这个月到底准备干什么？你能抱走多少目标? 所以，我们写工作计划，第一步就是先和组织来对齐目标。这个其实跟OKR的思路是一致的。想要把目标写清楚，我们可以运用SMART原则，它们分别是具体、可衡量、可实现、相关性和有明确截止时间，这就是我们把一个目标写清楚的五点要求。 最后，我们可以把SMART原则变成一个可以填空的公式，照着这个公式来写，我们就能写出清晰的目标了。这个公式就是： 个人目标=关联组织目标+量化标准
关联组织目标
比如组织有三条大目标，那我们就得想想，我们能承接其中哪个部分，我们要拆个小目标落在自己身上。拆分的时候，我们要结合自己的岗位角色来做拆分。比如，同样是为了实现组织提升效能的目标，销售部和人力资源部落实的方向肯定是不一样的。
练习一：宇宙公司运营部第三季度目标有三个: 一、策划店铺及重点产品，推广活动不少于15场，新增流水相较第二季度上浮30%。 二、开展不少于3次用户调研，找到至少5个用户体验提升点。 三、用3个月的时间，搭建起有战斗力的运营团队。 运营部里的小李，他是负责社群运营的，他是这么来写自己的第三季度目标，有两点: 一、至少策划10场社群活动，用户活跃度较第二季度提升30%。 二、配合用户运营组完成第二季度重点用户回访，输出回访报告，找到不少于2个用户体验提升点。
你看，小李就没有响应部门目标，部门里有一个目标：通过策划活动增加流水。这个照理说也是小李的主线任务，但是小李没有写相关流水的目标，只写了我要策划活动，增加用户活跃度。可是，提高了用户活跃度是不是就一定能增加流水啊？其实是不确定的。 同样，部门里还有一条目标叫"用三个月的时间搭建起有战斗力的运营团队"，小李也没有响应。你可能会说，小李他也不是领导呀，他怎么来响应这个目标呢？其实他也能为这个目标做出贡献。他可以带带新员工，或者输出一下自己的工作方法呀。 此外，小李也没有结合自己的岗位角色，来拆分目标。比如，小李提到了要输出回访报告，找到不少于两个用户体验点的提升点。这个确实响应了部门要提升用户体验的目标。但是，输出回访报告是用户运营部的职责，和小李的岗位要求是不符合的。这其实不适合放在小李的目标里。
我们可以帮小李这么改，来贴合部门的目标: 一、至少策划10场社群付费活动，提升用户活跃度，新增流水20万，较第二季度提升15%。 二、对社群内的活跃用户开展一轮用户调研，输出调研报告，找到不少于5个社群服务提升点。 三、尝试总结自己的社群运营经验，在9月底输出一套社群运营SOP，帮助新人快速上手。
量化标准
一个案例：宇宙公司产品部的目标是: 在第四季度用户满意度整体提升10%。 员工小刘的目标是这样写的: 优化C端用户产品体验，提升用户满意度。 这么写确实是贴合了组织的目标，从自己的岗位出发了。但是，可能还不够清晰。那这个季度，你具体准备怎么优化呢？是不知道的，是增加一个新的功能？还是要修改视觉体验？ 所以，我们写目标的时候，要把我们的目标量化。比如，我们可以这么写: 修改产品使用体验上的5个bug。在下一轮用户问卷调研中，提升用户使用满意度5%。
练习二：员工写了这么个目标：6月底，推出一个爆款产品。 这个目标的问题也是没有量化，爆款产品到底爆到什么程度叫爆？是下载量高还是好评度高，还是媒体报道你？目标不量化，你就不知道具体你要交付什么。我们自己也不知道，我们到底算不算做到了。 我们可以试着这么来改一下: 6月底，推出一款新产品，上市三个月内，下载量超过50万。
对进度表
我们回看练习一小李优化后的个人目标，他的工作计划只写了这三条就够了吗？可能还不够，这可是三个多月的工作呀，涉及的事儿也特别多。 比如他计划要做10场社群运营的付费活动，领导就想知道了：你准备什么时候做，你需要动用什么样的资源，会不会得不偿失啊？可能其他同事也会考虑，你这个计划会不会跟我的工作有关系啊？我是不是要帮你宣传你的活动呀? 所以，我们给出了目标，还得给出具体的实现方式，我们得给出大目标下面拆分的关键结果。 比如，小李想实现"10场付费活动"这个大目标，那想实现它，必须有哪几件事儿是要完成的呢？可能有要找好每一场活动的嘉宾，要策划出活动方案，还要能够测试几个可行的活动渠道，这些都是关键结果。那20万的流水，我可能还得拆分到不同的活动里，每场活动得完成多少才算，这可能也是关键结果。
关键结果=截止时间+量化标准 关键结果不是怎么打的具体行动，而是实现大目标的一个个小目标。 比如我们拿生活中的一个例子来说。我有一个目标是，我今年要瘦30斤，但这个目标太大了，很难执行下去。那我可以怎么拆分呢？如果我这么拆：我每天跑10公里，每周去一次健身房，每天只吃两顿饭。看起来这么拆也有截止时间，也有量化标准，但不一定能实现目标。因为我执行了这些行动，我也不能保证我30斤的目标就能够完成。 那我们应该怎么拆呢？我们不要拆具体的行动，每天要跑多少，而是应该拆我每个月要瘦3斤。这样，把一个大目标拆成一个个的小目标，才是关键结果。一个月瘦3斤，这个目标我是可控的，可能我后面还有其它的行动来去支撑这个目标。 所以，写关键结果，不是写我们做了什么，而是写我们要完成什么目标。
一个案例：宇宙公司负责运营的小王，他的季度工作计划里有一条目标写的是: 通过对新用户的生命周期分析，新用户留存率提升20%。 他的关键结果写了这么几条: 1.和产研部门对接需求，商讨用户数据的呈现。 2.分析新用户的使用路径，找到新用户流失的关键节点。 3.利用A/B测试，找到提高新用户留存的方案。
小王这个拆分就属于，只给了行动，没有给结果。 我们能看到小王要做哪几件事，但是没有看到每件事要达成的结果是什么。没有结果，领导就没有办法判断，小王到底能不能完成目标。要配合的产研部门，也不知道要配合到什么程度。那这份工作计划就没有做到位。可以这么改： 1.20日前，完成不少于2张用户留存的可视化报表，为评估用户留存情况提供数据工具。 2.完成新用户的使用路径分析，找到2个新用户流失关键点,并在月底前，推动产品技术部完成可落地的优化方案。 3.利用A/B测试，完成3个提高新用户留存的方案。
注意事项：写完之后再做一个检查，那就是你所有的关键结果写完了之后，它是不是能等于你就完成这个目标了？这是检验我们关键结果有没有写好的一个特别重要的标准。如果关键结果加起来不等于目标完成了，那就说明咱们拆解得还不对。
一个案例：宇宙公司人力资源部的黄丽丽，负责人员招聘，她有一项季度工作计划： 季度目标: 扩充人才库，新增不少于200位候选人。 关键结果: 一、在Linkedin上完成公司主页的搭建，维护脉脉、拉勾、猎聘等渠道公司主页。 二、每周完成5个候选人的联系。 三、加入1个专业论坛，尝试与相关专业牛人建立联系。 四、3月底前完成春招直播宣讲，主要面向技术院校实习生及文科院校应届生。 如果黄丽丽完成了这四个关键结果，她就能实现新增200位候选人这个大目标吗？恐怕不能。 建立公司主页，可能会带来新增的候选人，但是，能带来多少呢？那每周主动联系5个以上的候选人，一个季度下来，大概也就60个人，距离200人的目标也有差距。再说了，联系候选人就能保证这个候选人符合标准，进入人才库吗？这些都是要考虑的问题。这个计划这么写，恐怕不会让领导对黄丽丽放心。
所以，写完关键结果要检查一下，我们这几个关键结果实现了之后，是不是就能实现那个大目标？如果不能实现，我们得调整。 黄丽丽的关键结果具体怎么一条条改，是人力的专业范畴，我们就不在这儿一条条改了。总而言之，把目标做拆分，分解成可执行的关键结果，是辅助我们把不确定的事儿变得可控的好方法。
通知
通知怎么写才叫写好了呢？首要标准就是别人看了你写的通知，能不能配合你去行动。 它的难处在于，通知不是发给一个人看的，而是发给一群人看的，每个收到的人可能都会这么想：反正也不只是发给我一个人，我先等等看，看看别人是怎么干的。 最典型的就是行政部号召各部门年会报节目。年底谁不忙，每个人想的可能都是我不报没关系，总有人会报的，结果谁都不报，这种事太常见了。人一旦认定自己属于一个群体，谁都不愿意冒头，这就是发通知的天然障碍。 通知=喊来看+指行动
喊来看
通知的第一个任务，就是要先吸引用户的注意力，没有人来看，肯定后面也没有行动。我们首先要在标题上下功夫，我们很多人都默认通知的标题就是"通知"两个字，但实际上用户关心的是这个事跟我有什么关系。
练习一：宇宙公司下周一有人来参访，会重点参观技术部。行政部的董青青就给技术部全体写了一条通知，她的标题是这么写的: 请检查杂物的通知 这个标题的问题在哪呢？看的人会想：这跟我有什么关系？那我们可以这么改： 请技术部同事检查杂物配合下周一政府视察 如果你是技术部的员工，多半你也会多看一眼这个通知。
还记得在邮件那一讲里面说的，行政部改班车那件事吗，如果你只是写: 行政部关于优化班车路线的通知 那当然没有人关心了。但如果你写的是: 【5号班车】调整路线，在前店村上车的同事必看 你把前店村同事这个关键信息指出来，那他们一定会多看一眼，这就是给特定的群体发通知。
给全员发通知的两个小技巧:
第一个技巧，我们可以把全员变成具体人，或者特定的群体，缩小通知的范围，一个一个地来发。哪怕你发的还是全员通知，我们总能细分成不同的业务部门吧。比如说同样是通知全员做核酸检测，你就可以这么分开来发: 请运营部的同事在14:00来一楼大厅做核酸检测 请产品部的同事15:00来一楼大厅做核酸检测 通过缩小范围，每个人承担的责任就变得更明确了。
第二个技巧，给赏罚激励。前面在行动导向原则里讲过这个知识点：给明确的激励点，也就是你要告诉他做这件事有什么好处，不做这件事可能有什么坏处。 练习一：宇宙公司品牌部要向全员征集员工故事，号召大家投稿。通知的标题是这么写的: "我是宇宙人"故事征集 你想想这么一条通知，你会看吗？如果你工作很忙，你大概率可能会忽略它。 那应该怎么改呢？我们尝试来找一个正向的激励点，可以这样写: 投稿有奖金！欢迎参加"我是宇宙人"故事征集
当然了，不是说一定得有物质诱惑才能推进工作。我们要做的是抓住通知里面跟对方利益相关的点，可以是激励，也可以是惩罚。我们就可以把这个激励点放进标题里，给它放大，吸引他过来看。
指行动
通知的目的就是要传达行动，所以行动指令一定得非常明确。 练习一：宇宙公司行政部征集年会节目的通知，它的正文是怎么写的: 各部门同事请注意： 新的一年已经到来，为了感谢大家在过去—年的付出,我们准备在2月1号举办年会。现在向大家征集年会节目，欢迎大家踊跃报名。希望通过这次年会，同事们能相互交流，为新的一年蓄积能量，创造新的奇迹! 宇宙公司行政部 这条通知有问题吗？问题大了。先不说同事们愿不愿意报名，就算他愿意报名，行政部大概率也会收到各种各样的提问。因为这条通知里，连基本的行动指令都没有。年会举办的地点在哪里，节目有什么要求，年会的形式是什么样的，有没有人数限制，时长是多长，都没有说清楚。想报名的同事也不知道怎么报，观望的同事觉得没说清楚，去问又太麻烦，很有可能就不报了。
我们同样可以用清单体来优化： 各部门同事请注意: 新的一年已经到来，为了感谢大家在过去一年的付出，我们准备在2022年1月20日举办年会，地点在宇宙大酒店—楼宴会厅。 现在向大家征集年会节目，欢迎大家踊跃报名。节目优胜者有奖励。 节目要求: 1.积极向上，能够反映工作中积极应对挑战的风貌。 2.每个节目时长控制在20分钟以内。 3.每个部门报名节目不少于一个，个人或者团体的形式均可。 4.节目题材不限,唱歌、舞蹈、小品、时装秀等均可。 5.节目征集时间:2021年12月15日-2022年1月15日 6.联系人:董青青，12345678 宇宙公司行政部 2021年12月15日
练习二：这是一条宇宙公司的春节放假通知。它是这么来写的: 【请关注 春节放假通知】 各位同事好! 公司的春节放假安排如下: 春节的春节假期安排是2021年2月10日-2021年2月18日，假期共9天，2月18日正式上班。 祝大家春节快乐! 宇宙公司 2021年1月10日 这条通知咋一看好像没有什么问题，重要的时间也已经通知了，动作也很明确，大家自行安排就好了。 但是这条通知很可能会带来一个结果，大家到了该上班的日子，还是会推迟来上班。我们都知道，春节不管放多少天假，总有员工想早走，或者晚回来。所以，问题出在它没有明确的激励点。
我们可以这么完善： 【请关注 春节放假时间共9天】 各位同事好! 公司的春节假期安排如下: 公司的春节假期安排是2021年2月10日-2021年2月18日，假期共9天。 这次，考虑到大家往返订票困难，公司特地在法定节假日前后各加了一天假期，方便大家订票。 2月18日是正式上班时间，请准时返工，如无特殊情况，不允许请假。返工日当天，我们会为大家准备开工红包和礼物，仅限当天发放。 祝大家春节快乐！ 宇宙公司 2021年1月10日 你看有正激励，也有负激励，也有明确的要求，只有你准时返工了，才能领到红包和礼物。我们这样来改，可能就会提升员工按时到岗的几率。
很多时候我们在通知里明确了行动指令，对方就可以按照我们想要的去行动了。有些通知虽然已经说得很明白了，但对方还是没有办法配合你行动。问题出在哪儿，出在了收到通知的人虽然看明白了，但还是不会干。这就需要我们用职场写作的第二个原则，用户意识，帮对方清理路障。
一个案例：宇宙公司准备把公司周年庆的庆典主办权下放给各地的分公司，品牌部给分公司的总经理们发了一条通知，我们一起看一下: 【宇宙公司周年庆典申办方式介绍】 一、基本情况 谁来申办:开放给各分公司总经理 何时截止:2021年4月26日周五 如何申办:发邮件提交申报方案 二、活动概况 1.时间 周年庆时间:2021年8月4日(暂定) 2.预算 今年暂定跟去年持平。 三、邮件申办格式 4月26日前，请各位以邮件形式，发送给董青青，抄送王进步。 邮件内容为:北京分公司，申办宇宙公司五周年庆典，对分公司申办资格做阐述。 请大家提早进行规划，踊跃申办。 有任何问题随时沟通。
这么一写好像还挺清楚的。但是有几个问题需要注意。 首先是标题，这条通知是面向各地总经理的，那至少应该在标题上体现人群的特殊信息。我们还是用行动+具体的人和事来组织一下。标题可以这么改: 【各地分公司总经理快来申办宇宙公司2021年周年庆典】 除了标题，这条通知最大的问题还是正文。虽然它是用清单体写的，也给出了明确的行动，但是它想顺利收到分公司的申办材料，估计还不容易。 因为有些分公司从来没有办过类似的活动，它提报一封合格的申请邮件，会遇到很多障碍，比如说: 方案包含哪些要素？有没有模板可以共考? 去年的预算是多少，做预算的时候还需要考虑到什么? 筹备期有多长，有没有要协同的部门? 邮件有没有统一的要求，预算超了怎么办? 任何问题都可以随时沟通，找谁沟通呢?
所以，我们的优化有两个思路： 第一个思路，我们需要回答用户心里的那些疑问。时间是什么，周期有多长，联系人是谁，这些信息我们都要一口气给到。 第二个思路，对于那些没有申报过的分公司来说,我们可以给示范、给模板，比如去年的预算、方案，都可以给到它。 【各地分公司总经理，快来申办宇宙公司2021年周年庆典】 一、申办必看 谁来申办:开放给各分公司总经理 何时截止:2021年4月25日18:00 如何申办:发邮件提交申报方案 二、基本情况 1.时间 周年庆时间:2021年8月4日(暂定)。 2.预算 今年暂定跟去年持平，金额是80万元。 可参考去年的预算分配情况，详见附件一。 3.方案 方案包含活动流程、嘉宾名单等,模板详见附件二o 4.筹备相关 筹备参考周期：【7周】 筹备关键节点: *确认场地。(建议至少提前2-3个月锁定场地的档期；大场地需提前更久，如提前半年) *与密切协作部门对齐进度。(总部品牌部、活动部) 三、邮件申办格式 请在4月25日18:00前，将申办方案以邮件形式 发送给:董青青 抄送给:王进步 邮件主题:北京分公司申办2021年周年庆典方案 邮件正文:对分公司申办资格和方案做阐述 请大家提早进行规划，踊跃申办! 有任何问题，随时沟通。 联系人记电话：董青青，123456
练习一：宇宙公司各部门的年底忙着冲业绩，人力部发了一个通知: 【请各部门组织拍摄一个新年的拜年视频，一周内要提交。】 这种通知发下去，一般都是人力部追着各部门的联系人要视频。但对方也很无奈啊，说我们最近真的是太忙了，凑不齐人拍视频。 我们可以这么优化：先用我们前面说的方法缩小范围，把责任主体先落实到具体的部门。我们的标题可以这么来改: 【请财务部拍摄新年视频，2021年2月10日14:00在三楼大会议室拍摄】 然后通知的正文可以这么来写: 1.年底了，我们想邀请财务部门拍摄一个新年拜年视频。 2.我们已经准备了几版拜年词，在三楼会议室准备了摄像机和可入镜的周边，大家只需要抽出20分钟前来拍摄就可以了。 3.2021年2月10日14:00，请财务部的小伙伴抽空过来拍摄。
练习二：行政部为全员采购了一个福利，2月份可以去合作的机构免费洗一次牙。通知是这么写的: 各位同事好，我们为大家提供洗牙福利，大家从今天就可以预约了。预约电话:400-12345678，公司附近的星星口腔门店。 明明是一件好事，结果行政部发现最后预约洗牙的同事特别少，福利根本都没有起到作用。因为这个通知对于同事来说行动起来太麻烦了: 公司究竟是怎么跟口腔医院约定的，没说明白。 行政给的是一个400的总机电话,那我拨过去问总机我应该问什么呢? 通知说的公司附近的这家口腔门店到底是指只能在这家洗，还是其他门店都可以? 我们用清单体这么完善： 各位同事好! 1.公司为大家提供洗牙福利，大家从今天就可以预约了。 2.预约方式:拨打电话,报公司名字和人名，选择具体的门店和时间段，任何门店都可以。 3.推荐大家去公司附近的A门店和B门店，离公司近，午休和下班时方便过去。 4.预约电话:400-12345678。
会议纪要
会议纪要=会议信息+共识+行动清单
会议信息
会前
第一，时间、地点。这个是最基本的，不多解释，最好还要有预计时长，两个小时的会，跟三十分钟的会，节奏也是不一样的。 第二，会议的议题。这个会议上要讨论哪几个问题，目标是讨论到什么程度。同样讨论一个方案，目标可能是碰细节，也可能是定方向。最浪费时间的会，就是偏离了议题的会，定战略的会上，方向还没聊，一直在聊细节，就很难讨论出结果。 第三，参会人。一个会议上，其实有好几种不同的角色: 有会议的发起者，他—般也是会议的主持人; 有的人是会议的协作者，他们需要提供相关的背景信息，会后，还需要落实到行动上; 还有一类人，可能是把关的人，比如公司的人力、财务、法务。他们有可能不直接参与这个业务，但需要从自己的专业维度把关，提出专业性的意见; 可能还有一些拓展思路的人，他们可能是策划人。 第四，是这个会议有没有相关需要提前了解的资料，或者背景信息。如果有的话，这是你做功课的好材料。
会中
千万不要一字一句都记，只要记要点就行。推荐使用一个著名的记笔记方法，叫康奈尔笔记法。它就是一张纸，一分为二，左边窄，右边宽。左边，你可以记录关键词，它可以是待解决的问题，也可以是重要的观点。右边，你记录跟这个关键词相关的重要信息，比如要做的行动，形成的重要的决策思路等。
共识
建立好记录的模型之后，我们就要在听的过程中找两类信息: 第一类很明确，就是那些需要在会后落实的行动。行动清单一般都会写在会议纪要的最后，后面会讲。 第二类呢，记起来就有点纠结了。我们来看一个例子: 在一个活动策划会上，负责人说了一句，“这次活动，我们的最高原则就是控制预算。” 那在这个会上，其实还没有讨论到预算的问题，所以它还没有办法马上变成具体的行动。但是这一点很重要，它可能会指导未来的行动。所以这就是我们在会上特别应该记录下来的东西，就是我们在会上达成的共识。
一个案例：今天宇宙公司开了一场"双十一"的销售方案会。在会上，CEO说了一句话，"这一次咱们要打好品牌认知战。"你说这句话该怎么记呢? A.不需要记，因为这句话没有导向任何明确行动。 B.记关键词，"打好品牌认知战"。 C.左边写上"打好品牌认知战"，右边再补上几个关键信息:"去年双十一销量不错，没有突出品牌，后续一个月增长乏力，整个十一月份的流水同比没增长。" 很明显选C。虽然它不是具体的行动，但是它是方向性的，所以当然要记。不过，我们不能单单只记这一句话，因为转头大家可能就忘了这是什么意思，所以你要给这句话补上背景信息。
所以，我们随时要记得"默认公开"。我们要让这个会议纪要穿越时间也不变形，那结论、观点我们就得给它补上必要的背景信息，让它离开了会议这个高语境，后面的人也能准确地理解。 背景信息还有个作用，也是为了让后人和没有参与会议的协作者知道，这个思路是适合用来解决什么样问题的，它的使用边界在哪才不会导致滥用。 比如，我从探鱼的老板那听到了一个他很重要的成功经验，就是他们只用两斤大小左右的鱼。 那我听到这个经验之后，我只要把它记下来就行了吗？还不够。如果我要再去开一家烤鱼店，我们能直接用这条经验吗？可能因为我们要解决的问题不一样，我们不一定能直接复用。为什么探鱼只用两斤大小的鱼，那是因为它要让全国的门店都能做到口味一致，标准化。但是如果我只开一家店，我可能就得卖大鱼，越大越好，把大作为我的特色。
好，明确了记录共识的方法。我们来挑战—个难度比较高的会--务虚会或者头脑风暴。这种会议通常只是交流交流精神好观点，不一定每次都能达成共识，那这种会议纪要怎么写？ 假设你陪自己家的老板，跟别人家的老板开了一个务虚会。在会上，你老板说:“根据我们上半年的日活数据，我对下半年的流量转化不是很乐观。” 对方老板就说:“我同意。但是我还观察到一个现象，虽然日活的数字普遍不行，但是渠道投放的收益还是不错的，很值得我们继续投入。” A.对方老板同意了咱们家老板的意见，那就把咱们家领导的话记下来就行了。 B.两种观点都记录，并且要写下他们的判断和依据。 答案当然是B，虽然短短两句话的交锋，但是它有两个不同的层次的信息，我们都要记录下来。如果你用清单体来记，那你就可以两个观点各写一条。
行动清单
一个会议纪要，什么都可以没有，但是必须得有行动清单。 先看一个案例：还是宇宙公司的董青青。她的会议纪要里有这么一条:下周完成活动晚宴的餐点供应方案。 这就是一条不合格的行动记录。看起来好像还挺明确的，但是她真的能够保证它落地吗？“下周"指的是下周几？谁来完成这个方案？方案要怎么完成才算完成？是把详细的方案写出来，还是形成了部分共识就可以去落地了呢?
所以一条行动要包含这几条内容： 谁， 做了什么， Deadline是什么时候， 交付的标准是什么， 赏罚结果是什么。
所以，董青青这条记录可以这么改: @运营部李总，于2021年3月3日(下周三)14:00前，完成初版活动晚宴的餐点方案。方案需要附上用餐人数和预算表，供周四项目会议讨论。备注:可参考去年年会的餐点方案。
练习一：宇宙公司人力资源部的会议上，发生了如下对话： 李总:“明年公司内部的人才培训应该开始筹备了。小张，你牵个头吧，去跟这个业务部门也沟通—下，确定一下明年的培训内容。" 小张:“好的好的，李总，就是现在时间比较紧张，10月3号前就要把方案定下来，能让小董跟我—块儿分头去沟通吗？争取咱们早点搞定。” 小董:“我这边安排得过来，我们可以顺路把培训的人数也摸个底，省得咱们来回沟通。” 李总:“挺好的，你们去干吧。” A.10月3日前,要确定内训的主题和人数。 B.沟通各个部门的培训需求，10月3日前要定下明年内训的主题，并且盘点出培训的人数。小张牵头，小董配合。
练习二：李总:“小张，你今天要去把这个品牌发布会的时间定下来了。你去跟公关部门再商量一下这个时间，争取早点给嘉宾发邀请。” 小张:“对对对，一定得尽早通知。我今天就去跟公关部说。” 小王:“好的，提醒一下，公关部可能需要我们给他们一份基本的名单。我整理了一下，下午三点前可以发给你。” 两个人的行动纠缠在一起了，那我们也可以分两条来记: 第一，小张负责在今天之内向公关部发起需求，请他们支援产品发布会的嘉宾沟通工作。 第二，小王要协助整理嘉宾的名单，三点之前要完成，供小张跟公关部做沟通。
周报
周报=主线任务+决策思路+情报视野
主线任务
这个60分合格的周报应该怎么写。这个版本的目标是跟领导和同事对齐工作，信息透明。所以周报至少要包含两部分的内容，第一部分是上周工作的完成情况，第二部分是下周工作你的计划是什么。如果是日报呢，其实也是一样，今天的完成情况，加上明天的计划。
一个例子：看看董青青周报里的上周完成情况是怎么写的: 1.周一上午跟领导汇报A活动的方案。 2.开部门例会。 3.跟供应商同步本月销售计划。 4.周三下午跟产品部门对接了产品定位。 5.完成了一些领导临时交代的沟通工作。 首先，这份周报是不合格的。为什么呢，这份周报，董青青确实罗列了很多工作任务，但是看完之后我们还是不知道董青青的主线工作是什么，她每份工作完成得怎么样了。
我们通常写周报，会暴露一个问题：我们只写了我们干了什么，我们要干什么，这些都是任务层面的。但是从我们的用户，也就是领导的视角来看，他想看到的是什么，他想看到你干的事情的效果怎么样。所以我们光写了你干了什么任务还不够，你得加上这个任务的完成情况。 改前：周一上午跟领导汇报活动方案。 改后：周一上午跟领导汇报活动方案，确定了时间和方向，下一步需要敲定场地。 改前：跟供应商同步本月的销售计划。 改后：跟供应商同步销售进度,对方提醒"618"大促时间紧张，现在修改需求可能会增加成本，测算后供应商会在下周一18点前提交新版的预算。
一个案例：董青青有一个策划的方案比较复杂，写了好几周都没有完成。其实这个工作非常重要，肯定得在周报里面写，但是没有完全完成，她应该怎么写呢? 我们来看两个选项: A. 【40%】本周完成了S方案的活动目标和框架部分，各会场的思路还需要细化，特别是晚宴的流程，下周还希望能请教王总。 B.本周推进了S活动的策划方案，下周继续推进，争取能够全部完成。
答案是A。首先B选项的问题，其实跟刚才的问题是类似的，看起来她好像是在推进这个工作的情况，但是现在完成到了什么程度，需要多久，现在的问题是什么，这些都没有写出来。 那A选项就很清楚了，完成了什么事，还需要做什么事，也列出了目前遇到的困难和需要求助的地方。如果王总看到了这份周报，他也会非常有预期地知道，我可能会接下来接到你的求助。 A选项还有一个小技巧，就是前面加的这个40%，这就是你工作的进度条。它可能不完全准确，但是它就是一个可视化的仪表盘，能帮你自己和他人都知道现在大概到什么程度了，更有掌控感。
重要提醒
记住这部分的关键词是"主线任务"。所以在周报里我们只用把主线任务，最重点的任务写进去，就可以了。如果你事无巨细地把所有事都写进去，领导都看不到重点。那怎么明确自己的主线呢? 判断的标准就是和你的业绩考核是不是直接相关。如果一项工作跟业绩考核不是直接相关，那它大概率就不是你的主线任务。
一个案例：宇宙公司运营部的小王，他在周报里写了这么一条，给客服解答商品优惠规则，打了很长时间的电话。 这么一条合不合适，小王的主线工作是什么? 是运营，运营才是他出成果的地方。当然给其他部门支持也是非常重要的工作，但是这件事不直接对结果负责，只是日常的支持工作。如果没有异常的情况，其实就没有必要写在周报里了。
我们再回看第一个例子，董青青的周报，她周报里写了这么两条: ·开部门例会。 ·完成了一些领导交代的临时沟通任务。 这些其实都跟董青青的主线目标没有直接的关系，不属于业绩考核的范畴，所以也就没有必要写进周报里了。
决策思路
80分的周报其实只需要我们多做一步，就是在每个主线任务后面加上自己的决策思路，你执行的过程中你的思考和决策的过程，这样就能呈现出你对工作理解的变化，周报是用来提高我们工作战略透明度的。
第一，我关注的关键变量是什么，这么做我的思考依据是什么。
比如，宇宙公司地产部的王进步，这周他敲定了三家北京新门店的选址，选址的时候他考虑了哪些关键变量，他当时是怎么考虑的，为什么选了这么三个地方，而没有选其他的地方。 你看，选得好还是选得不好，这背后是有思考依据的，这就是能够展现王进步思考和决策能力的地方。
第二，我们需要考虑的问题是，和原来的方案相比，新方案有什么优势。
比如，产品部的小郭这周要和供应商开会了，讨论出了新的物流方案。那为什么需要新方案，旧方案出了什么问题，新方案好在哪里。
第三，我们要考虑的问题是，这个方案有哪些潜在的风险
当你把这个方案的潜在风险分析清楚的时候，领导就能感受到你思考的全局性，你把控风险的能力。 这其实是在给对方多提供一点信息，帮助领导在他的维度上去做决策。
说到这儿，有人可能想问，如果我是一个职场新人，我没有任何事的决策权，那我是不是这个周报就没有办法写这一点了? 当然不是，即使我们是新人，没有决策权，我们也可以写写我们对自己工作的判断。比如，我们前面说的新门店选址，虽然我没有办法决策，但只要我们参与了这件事，我们也会有自己的视角和信息，我们就可以输出和分享自己的思路，来给同事以参考。
一个例子：鲁秀琼，现在是可口可乐大中华区的CMO，她分享了她自己的成长心法： 鲁秀琼刚毕业的时候，在外企做管培生。当时她觉得自己的领导好厉害，为什么什么事他都能解决？所以她就多做了两个动作。 第一个是在她领导思考下判断的时候，她自己没闲着，她也在思考，如果是我，我能怎么办。 第二件事，等她领导做完决策的时候，她会主动去问，领导，你为什么这么干啊，你是不是因为这么三个原因这么干的? 结果一猜就知道，实习生嘛，很多原因可能归得都不对。她领导就告诉她，没有你想的那样，我其实是这么这么想的。 这两个动作厉害在哪儿? 第一，她主动制造了一个竞赛对比，每一次决策都是一个机会，她都能参赛，赛后还能跟领导去复盘他们的差距。日积月累，这个差距肯定是越来越小。 第二个动作就更厉害了，她是在拿自己的错误答案套领导的正确答案。再加上她自己是努力思考过的，知道了正确答案之后，印象肯定更深刻，所以自然比其他管培生成长的速度更快。
一个案例：有一个工作才两年的新人，他有一次在周报里写了一个自己的小思考。他说针对不同价格的产品，我们能不能提供不同的服务？比如说五百块钱的产品，对应的是一个服务形式，五千块和十万的产品对应的是不同的服务形式。 他的周报发出来半个小时之后，老板就回复了。老板是这么说的：资源可以差异化，但是服务不能。就像飞机分头等舱和经济舱，座位、飞机餐都可以不一样，但是我们不能把空姐对于头等舱服务更周到当作销售的噱头。 你可能觉得这个新人好惨，提了意见还被打脸了。事实上只要你站得够高你就会发现，他其实是赚到了。 他首先展现了自己的思考，先不管这个思考是正确的还是错误的,但是他马上得到了领导的反馈，他就能把自己瞎琢磨的时间，把自己执行错误行动的时间省下来，这个风险都省下来了，多划算。
情报视野
情报视野可以是竞品动态，可以是行业前沿，也可以是和业务没有直接关系，但是我关注领域发生的新鲜事。 这么做，不是为了炫耀自己读书多，而是帮公司做一个哨兵来看一看，周围的环境可能还会有什么新的机会。
比如，有一位产品经理，每一周都在周报里跟大家介绍一个新产品。像这样的分享，可能跟当下的工作没有直接关系，但是它可能对公司未来拓展是有帮助的。未来公司如果要拓展新业务，那他周报里很多产品的新的思路可能就会被作为研究的材料。 更重要的是，只要你坚持做这件事，你就能在同事们心里夯实一个印象。我是一个在做研究的产品经理，知道一堆好玩有趣的新产品，如果下次谁还想找一个新的App，那想到的第一个人一定是我，这就是这个产品经理在公司里的生态位。 所以在周报里定期地输出情报和视野，其实就是在经营你在组织里的位置。
比如，你是做活动的，你就可以定期讲一讲，你参与别人家活动的体验和汇报，这样未来公司再办一个新的大活动，那一定会用得上你的观察，你的视野。 比如，你是做运营的，但你有一个自己的短视频账号，有几万粉丝。你在新媒体运营、营销短视频内容上积累了一些手感和经验，只要你坚持分享，这就是你独特的视野。未来如果公司要拓展这块业务，那肯定首先会想到的人选就是你。 当然，我们不是只能找一个领域长期积累，也可以分享最近你看的一篇有价值的公众号，你觉得它这个议题视角很独特，这里有对你工作有启发的信息，这都可以是一个非常有价值的小情报。
注意事项
写周报如果涉及其他人工作的时候，措辞要非常慎重。因为很多公司的周报是全员可见，这就相当于是一个公开的大广场，任何一句措辞都有可能被围观群众放大监视。 比如董青青在周报里写了这么一句话：上周和运营部配合某某活动，但是运营动作设计得太愣了，还需要改进。你看这么一句话，虽然也是在反思自己的工作，但因为你是跟运营部一块配合的，那对方看了你这条周报，很有可能就不舒服了。 其实我们可以这么写：上周和运营部一起配合某某活动，过程当中我们遇到了一个障碍，后来我们是这么解决的，下一次从我工作的角度还有这么几点值得改进。要时刻记得职场写作的默认公开原则。
邮件
主题
写邮件主题，一定要有用户意识。要让对方明确地知道这封邮件是干什么的。如果是全员邮件，就得让全员都理解，这封邮件跟他自己有什么关系，我为什么要点开来看。
案例：下面是三封未读邮件标题，你会优先打开哪一封? A主题:(空主题) B主题:提案资料0228 C主题:请确认A公司的5月活动的提案资料 很明显，答案是C。主题的作用，就是要吸引对方的注意力，点开你的邮件。所以，你写主题时，要想的是怎么从众多邮件中脱颖而出，优先被点开。
案例：宇宙公司前段时间，员工内部论坛吵翻了天，行政部的同事被围攻了。起因是行政部给全员发了一封邮件，通知公司的班车改路线了，3月1日施行。结果到了3月1日当天，很多同事炸了锅，投诉行政说今天上班没等到班车，为什么改路线了公司不通知?行政部也觉得很冤，我不是都发邮件了吗?里面清清楚楚写了有两条路线变更，请大家注意调整上车地点。大家依然感到很气愤，说什么时候发的都不知道。 邮件主题是：行政部关于优化班车路线的通知 当你收到这封邮件时，你会第一时间打开它吗？我们每天收到那么多信息,很多人邮箱里有成百上千封未读邮件，凭什么就要打开一封行政部的优化通知?对方没有理由一定要打开。 改写后主题：【5号班车】6月20号调整路线，在前店村上车同事必看
案例：如果你是技术组的同事，下面三封未读邮件的标题，你会优先打开哪一封: A主题:测试结果 B主题:App首页测试结果 C主题:请技术根据App首页测试结果修改bug 答案很明显是C，B虽然比A详细，但是A和B的问题都一样，一封测试报告，跟我有什么关系？每天事情那么多，那当然很有可能就忽略不看了。
所以，写主题，要让收件人觉得事关自己，那就要在主题里，喊出他来，并且提要求，点出他的行动。最好用的写法就是写一个祈使句：动词+包含具体的人/事。
与其写:“剪彩仪式邀请"，不如写:“邀请您参加本周五(2月10日）宇宙商场的剪彩仪式"。 与其写:“谈判结果汇报"，不如写:“请查阅与XX公司的谈判结果的汇报"。 如果你非常期待收件人针对邮件反馈，还可以用上用户意识原则里教的，用格式划出重点。你可以在标题的前面加上方括号，框出你期待的行动。比如，【需要周五前反馈】【需确认策划方案】等，这样你的邮件就可以在收件箱里更快地被看到。 但要注意，不要在邮件主题中随便使用【紧急】这类格式，除非真的十万火急。如果你经常把自己的邮件标为【紧急】，结果对方一打开发现没那么紧急，那他下次就算看见你标了【紧急】，也不会在意了。
正文
正文最容易犯的错就是把信息糊在一起，让人找不到重点，不想读下去。 所以推荐使用清单体，让人一目了然，明确重要信息。清单体的要点：列条目，一条内容就一层意思，按行动-观点-事实-视野排序。
一个案例：宇宙公司市场部的董青青，给政府事务部负责人王进步发邮件。正文是这么写的，你看一下: 为了共同精进，我司与北区政府达成了战略合作，下周二将举办战略合作签约会，我司CEO吴恒星和区长李星云将出席，会后，两位领导还会接受记者采访。为了更好地宣传此次战略合作，彰显我司在大数据业务方面的行业领先地位，公关部拟写了一篇新闻稿。请确认稿件内容。 这封邮件有什么问题呢？没有明确重点，铺垫太长，耐心减一分。最重要的是，这封邮件的用户是王进步，他只知道这邮件和签约会有关系，但这个项目跟他有什么关系，他应该做什么，没说清，耐心减一分。最后派活，市场部写了一篇新闻稿，为啥要我确认?要我确认的具体问题是什么?不明确，耐心再减一分。
用清单体改写后： 1.我给您发这封邮件，是想请您确认与北区政府签约会的新闻稿。稿件在附件中。 2.这封新闻稿的目的，是借助下周二我司与北区政府的战略合作签约会，宣传我司在大数据业务方面的行业领先地位。 3.我司CEO和区长将在出席后，接受记者采访。现场采访的内容，会在当天再及时补充到新闻通稿后面。
在邮件的格式上，也可以注意这两点：第一点，每个要点下的条目，一行一条，特别是，邮件正文中的时间、地点、联系方式等信息，分条列出。 一个例子： A关于上周(2月10日)开会讨论的活动方案，虽然开会的时候说是2月底启动，但因为甲方的调整，想在3月中旬的时候再启动，所以需要重新调整日程，可否下周再开一次碰头会。 B关于上周(2月10日)开会讨论的活动方案，甲方想从2月底调整到3月中旬，所以需要重新碰头调整日程。请问下周二或者下周四，您有时间吗?
第二点：如果内容比较多，分别属于不同类别，你也可以给要点起短标题划出重点。比如，我们刚刚修改的清单体，还可以这么优化一下: 1.【待办】我给您发这封邮件，是想请您确认与北区政府签约会的新闻稿。稿件在附件中。 2.【目标】这封新闻稿的目的，是借助下周二我司与北区政府的战略合作签约会，宣传我司在大数据业务方面的行业领先地位。 3.【补充信息】我司CEO和区长将在出席后，接受记者采访。现场采访的内容，会在当天再及时补充到新闻通稿后面。
结尾
写结尾，这里还有一个坑。如果邮件太长，哪怕你开头说过目标和期待的行动了，但收件人看到最后可能就忘记了。我建议你在最后重申行动，把收件人的注意力再次拉回到行动的环节。比如, “我们可以随时保持沟通。”就不如问, “本周四，我们是否可以和目前的供应商续签?“
第一，要明确回复要求，比如时间，你要写明期望对方在一个什么时间范围内进行反馈。如果有明确的最后期限，那就直接告诉对方时间；如果不着急，甚至不用回复，也要告诉对方，“这封邮件不需要回复”。 第二，主动设置选项。如果你希望快点推进工作，你可以在结束语里化被动为主动。比如，董青青在结束语里写："期待您回复意见"，不如写"这次项目的线下活动方案的风险管控部分，特别想请您把关。如果您时间方便，望在周五项目会之前回复。特别感谢。"
附件
附件的命名也是写邮件容易忽视的地方。附件命名清楚，会让人抓狂。很多人在在乎邮件正文的命名，就不注意附件的命名。要知道，附件名的使用场景，可不仅是在邮件里，对方还需要下载到自己电脑里，方便未来查找。时刻记住用户意识，我们要帮用户消除歧义。
附件的命名，建议一定要包含关键词。 附件名=附件主题+作者+时间+版本号 如果是要反复修改的文件，我建议你加一个版本号。比如，你可以这样写： XX产品2021年2月销售额-董青青-20210302-V1.0 如果是最终定版的版本，你可以在前面加上最终版这三个字。 【最终版】XX产品2021年2月份销售额-董青青-20210302
如果你要发多个附件，建议你在邮件正文后面，简要介绍每个附件对应的内容。这样对方就能快速找到对应的附件，不用每一个都打开了。 正文中可以这样介绍附件: 附件一是整体的进度表，附件二是目前为止，所有已经完成项目的信息汇总文档，附件三是........
收件人
抄送在邮件里最容易被人用来做文章的地方，抄送谁、不抄送谁，特别容易出问题。之前我就看到过有个项目经理，给领导汇报项目成果，没有抄送兄弟部门。结果兄弟部门就直接开撕，觉得你过河拆桥。 这里我给你一个建议，除了信息的共享者，你还可以多考虑一层，问自己三个问题: 第一个问题，谁还关心这件事的进展? 第二个问题，谁还应该知道这件事? 第三个问题，收件人还希望谁知道这件事?
抄送有时候会被用作投诉和警示。 比如分公司的人觉得总部支撑部门的人不支持工作，于是在提诉求的时候抄送所有总部领导。这就是在警示支撑部门，领导看着呢。 同样，老板批评一个中层，邮件抄送给其他中层看，也是为了警告其他人，别犯同样的错误。
微信朋友圈
朋友圈=塑造第一印象+事儿里有自己+心里有别人
塑造第一印象
静态信息--管理好自己的昵称、头像和个性签名
事儿里有自己
动态信息--发工作朋友圈
先来说一个跟职场最有关系的朋友圈，转发公司广告怎么发。发公司的事儿最核心的是什么呢？就是事儿里得有自己。 一个案例：假设宇宙公司推出了一款新产品，领导希望大家能发个朋友圈，帮着公司宣传宣传。话都说出来了，你能不发吗？这里我们要敲下黑板，其实公司未必就指着我们那点私域流量，很多时候领导和同事看的其实是我们对公司的认同度，所以，咱们肯定该发还是得发。
但是怎么发呢？这个时候，董青青直接就把公司的产品介绍复制到朋友圈，什么第六代产品具备五大功能，能全面地解决什么什么问题。一次两次可能还行，但经常这么发，你其他的朋友肯定会觉得你董青青像个微商一样。 另一个同事王进步比董青青强了一点点，他没有直接复制冰冷冷的产品介绍，而是复制了老板的朋友圈。老板说：我司新品上线，希望各位同仁指正和支持。老板这么说可以，王进步这么说合适吗？不合适。
我们可以把自己的体验、自己的参与、自己的评价放进去。 比如我们可以这么写: 同事研发产品的时候调研过我，调研问题设计得很新奇。产品研发出来之后，我还第一批参与了试用，做这个PPT，分析数据的效率一下子就快了好几倍，总是熬夜做PPT和分析数据的同学值得试一试。 你看，这么写，就把你自己的试用体验放进去，你和这个产品就有了关系，它就变成了你一条真实的动态。 你这么写，你就把你的动态装进了公司的事里，朋友读起来也不会觉得反感。而且，万一别人有类似的需求，你这条内容还对朋友有用，人家可能也用得上啊。这条内容既帮了公司，又呈现了你的状态，还帮到了朋友，岂不是三赢?
说到这儿，可能有同学会问，万一是一个自己没有参与的产品怎么办呢？我们再来做个练习。假设宇宙公司新拍了一条公司的品牌推广短视频，你该怎么把它发到朋友圈呢? 其实对于这种比较大的话题，你也可以说说你在公司工作的真实体验。比如你可以这么来写: 时间过得真快，没想到我来公司已经一年了，在宇宙公司我最大的体验就是友好。上班大家也为工作争执，但是从来没有人往心里去。下了班大家一样聚在一起，踢球、吃肉、侃大山。在这里能快乐工作，还能快乐生活。
咱们可以再上个台阶。我们还可以从解决用户痛点的角度，表达你对公司所在行业的思考。这种思考的干货对于关心这个行业的朋友就更有价值了。比如你可以这么写: 引领和跟随最大的区别就是引领者不计一时一地的得失，发现值得做的事就坚定地长期投入。比如特斯拉、比亚迪也曾经因为业绩波动饱受非议，却一直坚持自己对新能源行业的判断，不断地大手笔投入，如今成为了公认的引领者。我真幸运，见证一个小众的产品得到全球认可的过程。 你看，这么一写，事儿里还是有你，但朋友会感觉到你有一点行业总结的意味。那广告的味道自然也就淡了。
说到这儿，还是有同学会问，那万一这事儿跟我真是一点关系都没有，就是隔壁部门托我来发一个广告，我该怎么办？比如隔壁部门同事托你发一个招聘的广告，给他们部门招个销售，连招聘海报都发给你了，那你可以怎么写呢？你还是有办法把自己放进去。要么从公司这一侧写写你跟这个部门，甚至这个部门领导的关系，写写你跟他们合作的感受，要么你也可以从自己这一侧，请朋友给自己帮忙，推荐合适的人。比如你可以这么写: 王总是我特别信赖的前辈，过去一年带着团队开疆拓土，有章法，有冲劲，他带领的团队也跟他一样特别专业，氛围还好。现在团队要招新人，招聘需求在图片里，欢迎推荐。
这就是发朋友圈的第一个原则，就是： 发公司的事儿的时候，事儿里要有自己。
心里有别人
动态信息--发私人朋友圈
除了工作，我们也许会发自己的私事儿，是不是就没有这么多的限制了？当然也不是呀。这个限制就是发个人的事儿的时候心里得有别人。 心里有别人是要想着别人读的时候，看到你这条朋友圈的时候，会不会觉得有用，有营养。比如我们经常看到晒娃的朋友圈，那晒娃怎么晒出对别人有用呢？
一个案例：你周末带娃去了一个公园，那你就可以这么写∶ 今天带娃去了宇宙公园，人很少，自行车道很长，很适合带娃去骑车。另外，公园里还有一个足球场，如果喜欢踢足球，也可以去体验一下。不过，踢球一定要从公园南门进，从其他门进距离就太远了。 这条朋友圈把晒娃发成了一个去公园的带娃攻略，这个时候，你再配上几张孩子骑车疯玩的照片，就不但写得可爱，还会有用了。
再看一个案例：假设董青青有一个5岁的孩子，终于可以自己独立睡觉了，这对一个母亲来说真的要喜极而泣，恨不得马上要发个朋友圈。那这条朋友圈该怎么写呢？如果只是写一句：娃终于自己睡了，老母亲喜极而泣。那这条朋友圈可能就跟别人关系不太大，可能只有你亲妈和亲闺蜜会给你点赞。这个过程，或许你经过了非常艰苦的斗争，积累了很多知识和经验，那你就可以这么写: 5岁的小宝今天终于可以自己睡觉了，如今回想这个过程挺曲折的，但我们至少做对了一件事儿，不指望孩子第一次自己睡就能坚持整晚，只要他能坚持哪怕几分钟也要表扬他。小宝自己睡的第一晚，熄灯半个小时之后就放弃了，因为害怕。我们既没问他为什么，也没有批评他临阵脱逃，反而夸他勇敢，第一次就能自己睡30分钟。小宝得到鼓励，第二次要求再试一次。 你看，这样一条朋友圈就把一个时刻变成了一个小故事，它能让别人真的体会到你带孩子不容易。而且，如果有同样困扰的朋友，也能从中汲取经验。哪怕这条朋友圈有点长，别人也愿意看下去。
总结：如果你能要求自己按照“发公司的事儿，事儿要有自己；发个人的事儿，心里要有别人“这个原则，认真地写每一条朋友圈，相信我，你的职场写作能力一定会水涨船高，你的个人品牌和形象也会不断地增值。
回复留言
回复留言=我的体验和总结+对你有用
评论它是一个对话的过程，关键点就在于不要主动关闭对话。好的互动能帮你经营好朋友圈的弱关系。你也可以借鉴一下"yes and"的方法，先肯定对方，再来加入新的信息。 一个例子：你发了一条"整整冲刺了一天，又到了凌晨4点，看到了凌晨4点的上海，小伙伴们都拼尽了全力，这次活动一定会一炮打响"。 好，就有同事评价你,“郊区夜里打车注意安全”，你就不要写“没事儿，上海大城市非常安全”。你这么说，让同事很尴尬。你可以说“对"，先肯定他,“夜里不好打车，我们提前预订了，感觉在上海用这个App打车比较好用"，这又给他了一个有用的新信息。
我们再举个例子，你发了一条减脂餐的朋友圈。朋友评论你说“吃了一个星期了，还是一两都没瘦，我太难了”，你可以说“我听到了得到冯雪老师说，减重确实会有一个平台期，但只要坚持过去，减肥的效果就会很明显，咱们一起加油"。
微信沟通
先看一个职场案例：一个微信聊天界面的截图信息： ·你在哪儿 ·给我五分钟 ·救我一把 ·小张 ·张 ·救命 ·啊啊啊啊啊啊 ·救命啊
别笑，这是一个真实的职场对话。发信息的人是在求助，我们用职场写作的三原则来检查一遍: 首先，行动导向。他连着发了一屏幕的信息，但对方还不知道他想干什么。 第二，用户意识。发信息的这个人，啰哩吧嗦发了七八条，根本就没有替收信人考虑，只表达了自己的焦虑。 第三，默认公开。你就想想，要是这个对话不小心被领导和同事看到了，是不是会觉得这个人特别不专业？
微信对话=交换情报+还原温度
交换情报
为什么是交换情报呢？咱们应该都看过谍战片，发微信就好像两个特务之间发电报。电报里面写不了多少字，而且中间不知道什么时候电报就会断掉。所以交换情报得用最少的字，一次性把问题说清楚。
一个案例：
你看，如果微信里叮呤咣唧一顿响，一下子收到这么六七条信息，但仔细一看，一会儿是工作计划，一会儿是新品发布会，一会又说团建费，乱七八糟的，你会不会有点头疼？那怎么改呢？ 第一，要事优先。这个反复提及过了。到了微信环境也是一样，我们就不能像熟人一样瞎聊天，而应该有事说事，所以重要的话一定要放到一条微信的最开始先说。 第二，消除歧义。在微信环境里，如果一条信息盖一条信息，十几条信息全部扑向对方，那你其实不知道哪句和哪句是在说一个事，上下文特别容易交缠在一起，容易引起歧义。 比如，在刚才约张总时间的那个例子里，审批团建费就是另外一件事，不要掺和在一起，最好不要连续发很多条信息，造成刷屏，这也会导致用户的信息失焦。 第三，简明清晰。这个也反复强调了，你可以设身处地地想一想，用户在阅读的时候，手机屏幕那么小，一屏都显示不完的信息，显然是过多了。 一个硬性标准：一条微信不要超过200字，微信是情报，不是万言书。如果你觉得200字都说不清楚，那最好你写封邮件，或者特别重要的事，打个电话当面说都行，用微信反而效率不高。
你可能会说，段落多了，我想突出的内容还是被淹没了，怎么办呢？用户意识里还有一个方法，也能用在这儿，就是用格式划出重点，如果你想强调一条微信中特别重要的某一个细节，可以用方括号【】或者是表情来把它强调出来，这样也提醒对方，重点看这个内容。
现在我们已经帮用户提速了，但有的时候，光提速还不够，我们还得清理路障。再看一个案例：
董青青是这么提需求的:“昨天你给我的那份PPT，我觉得需要修改，今天下午能给吗?“这个需求的提法，不仅推动不了设计师的行动，反而会让对方一脑袋问号。“我只有知道到底是什么需求，我才能判断我能不能按照你的时间做完。” 最后董青青提的需求也很抽象，背景图要"昂扬大气"。"昂扬大气"是个形容词，用形容词来作为标准，很容易不清晰。 所以你别看这个对话短，就五句话，但是设计师和董青青一来一回聊了半天，问题完全没解决。这样的问题，也是我们平时沟通的重灾区。
对于这个案例，有几个重点: 第一，如果你对时间有比较明确的要求，那你最好用24小时制来表示，方便识别，避免使用上午、下午这种模糊的说法，避免出错。 第二，如果目前你提的需求比较难理解，直接给对方示范和模板，会更有帮助。还有一种情况，如果你要给对方提需求，特别是对方比较难完成的那种需求，请你一定要加一句原因，对方才可能比较容易配合你。
怎么回复消息？
比如，同事在微信群里发起了一个讨论，有A、B、C三个设计方案，问你哪个更好。他发到了工作群里还@了你，你会怎么来回答呢直接打个字母选A吗？速度是很快，但是不一定高效。也许对方需要再追问一句，你为什么选A？有用户意识的做法是，你在选择方案的时候，就要附上你的理由是什么。
如果别人已经讨论了很多了，我们没有更好的意见，但我们还能不能参与讨论呢？这个时候，你其实可以做一个很有领导力的动作，就是做总结。怎么做总结呢？你可以在微信群里总结下面三个方面的问题: 第一，目前已经有了哪些意见? 第二，目前哪些问题达成了共识? 第三，还有哪些问题需要待确认? 这个动作好比你就是在会议现场，拿起白板笔梳理大家意见的那个人，你在统一共识。
还原温度
很多时候我们在微信里面的沟通，觉得对方很生气，已经怒不可遏了，但当你真的面对面去找他的时候，你会发现，领导情绪好像也还好吧。 这是因为微信写作有一个很特殊的地方：它是书面沟通，所以会损失表情、语气、声音这些维度，你只能接收到文字信号，我们感受到的沟通温度就下降了一度，这会造成一个什么样的结果呢？情绪就会变形。
比如，领导在微信里问:“为什么还没做好?"当面听的时候，领导可能只是好奇地问一句，“为什么还没做好呀?“但隔着屏幕，你脑补的画面就是"为什么还没做好!” 再比如领导说:“你得先问问我。"当面听的时候，可能你听到的是领导正常地指导你的工作:“你得先问问我。"但隔着屏幕,你脑补的可能是“你得先问问我啊!“这种带着批评的口气。 所以我们在发送微信对话的时候，就要注意把语气和温度这两个维度还原回去。两个心法：
第一个心法是入乡随俗。不同公司的环境是不一样的，我们到了一个新的环境中，可以先看看大伙是怎么用的，尤其跟着你的上级领导学学看，看看他发微信是什么习惯。如果领导从来都不发表情包，那我们在和他沟通的过程中，也可以谨慎使用。 如果你的上级领导基本上不跟你一对一小窗说话，那咱们也可以尽量有事群里说。你可别觉得这是在拍马屁，领导发微信的风格一定程度上也代表了他的经历和工作风格，所以想让领导觉得你靠谱，认可你，至少你可以在说话和表达方式上，先跟他保持同频。至于表情包，你可以留着跟同事来打成一片，但说正事的时候，最好就不要用了。
第二个心法，就是书写规范。我们可以把书写规范做到极致，避免歧义。一开始说了，微信是一个很容易凸显自己的职场写作场景。当大家在微信对话里都用语不规范，不把句子写完整的时候，谁能把句子写得文从字顺，没有错别字，标点符号也都对，你就胜出了。 特别要提醒你的是，谨慎使用感叹号。有人习惯性地用感叹号，本来没什么重要的事，一句话也用三四个感叹号。别人还以为你情绪很激动，职场上这么沟通很容易给人留下一个印象：你不是很稳重。
一个案例：
王进步给同事董青青发了一条微信说:“我把项目进度跟领导同步完了。"董青青就发了一连串的问句:“你什么时候说的?""怎么说的?""领导听完有什么反应?“王进步多多少少会觉得有点被冒犯到。 但是如果你这么回复，可能就不会有冒犯的感受了。
清单体
清单体就是一、二、三、四，一条一条的文体，每一条都不长，常见的有待办清单、备忘事项。其实我们看到的法条、字典都是清单体写作。诚挚地给你安利清单体，不仅是因为它好上手、写得快、简单清晰，更是因为清单体是最容易实现和检验前面三原则的文体。只要你愿意尝试，它可以搞定所有的职场写作场景。
李总: 您好！我是宇宙公司的销售代表董青青，昨天我跟您通过电话，讨论的是您这边商场的国庆活动布置需求。您提的需求我司可以满足，并且运营组和设计组连夜赶制了一版初步的设计方案。我想和运营总监一起，跟您约一个时间，当面沟通一下这一版方案，请您提提意见。我计划在8月17日（周四)14-15时去贵公司拜访，不知道您时间合不合适。如有疑问，欢迎随时联系。祝您工作顺利！
李总：您好! 1.我是宇宙公司的销售代表董青青。 2.昨天我跟您通过电话，讨论的是您这边商场的国庆活动布置需求。 3.您提的需求我司可以满足，并且运营组和设计组连夜赶制了一版初步的设计方案。 4.我想和运营总监一起，跟您约一个时间，当面沟通一下这一版方案，请您提提意见。 5.关于下一轮沟通，我的建议安排如下: 时间:8月17日(周四)14-15时 地点:贵公司 内容:商场国庆活动场地布置方案 6.不知道上面的安排，您是否方便？期待收到您的回复。 7.如有疑问，欢迎随时联系。 祝您工作顺利!
如果你是收件人，你应该更喜欢看下面这封，对吧？其实两张图的内容是一模一样的。但是呢，清单体这一封，一目了然，很清晰。回到我们用户意识原则里，让读者愿意看，就是咱们职场写作的使命，而清单体天然就解决这个问题。
包括常见的政府倡议书，清晰明了，没有半句废话，而且你看它，有解释每一条的内在逻辑吗？其实不需要的，直接说你期待的行动就好了。 长江流域重点水域"十年禁渔"党员先行倡议书 为贯彻落实习近平总书记“守护好一江碧水"的重要指示精神,让党旗在禁捕退捕一线高高飘扬，确保长江流域重点水域“十年禁渔"禁得住、管得好，我们向全市各级基层党组织和广大共产党员发出如下倡议: 一、对禁捕水域内的水生野生动物做到不捕捞、不买卖、不运输、不加工、不食用;不使用、不销售非法捕捞工具、违禁钓具。 二、严格遵守水域辖区垂钓管理规定，休闲垂钓做到“一人、一杆、一线、一钩”，爱护水域环境,不乱扔垃圾，不将渔获物用于交易。 三、合法开展增殖放流活动，不私自在天然水域放生，不放生外来物种、杂交物种，保护渔业生态安全。 中共岳阳市委组织部 2021年3月1日
清单体=列条目+涟漪结构
列条目
一个例子：这是会议纪要里写的行动安排，它是这么写的: 董青青负责A产品，王进步负责B产品设计，董青青要在3月完成A产品的调研。 很明显，王进步的工作被混在了董青青的工作里面，对吧。如果你这么写，对两个人来说，这个写法都不够清楚。因为如果我是王进步，我回头要找到我自己的那条来看，才能分辨我后面的行动。
1.董青青负责A产品，要在3月完成A产品的调研。 2.王进步负责B产品设计。 你看这么一改，两个人都特别清楚自己要干什么。 所以，我们在写清单的时候，注意一个细节，就是一条只有一个主语，一个主语就是一个人。
一个教育机构的介绍： 机构成立于2008年成立，依托于XX、XX等众多高校，有强大学术背景，面向初高中、大学适龄学员招生，学校遍布北京、河北、河南、山东等地，致力于培养中国互联网高端人才。目前在读学员超过6000人，为企业输送创新实用型人才累计数万人,得到了社会各界广泛的认可。 我们课程体系有教师面授和翻转课堂两种教学模式，实现了线上线下相结合。 同时,我们拥有专业强大的讲师团队。我们为学生配备1:4教师团队(每个班级含一名专业老师、一名班主任、一名助教、一名就业辅导专家)，采用“综合素质教育+就业辅导+项目实训"的方式，全方位培养符合互联网时代的高素质人才。
拆成清单体后： 1.成立时间:2008年 2.地点:北京、河北、河南、山东等地有学校 3.招生对象:初高中和大学适龄学员 4.教授内容:互联网技术 5.培训方式:综合素质教育+就业辅导+项目实训 6.学习途径:教师面授+翻转课堂，线上线下结合 7.讲师团队:1:4配置，即每个班级含一名专业老师、一名班主任、一名助教、一名就业辅导专家
咱再回顾之前宇宙公司的道歉信： 关于这次广告事件,公司管理层仔细阅读了大家的留言及建议，感谢广大消费者的批评和指正!经过公司的调查,这次事件确实是公司内部的工作失误,让违背企业价值观的广告上线传播,辜负了大家的信任，对此，我们郑重地说声:对不起! 接下来，我们会优化内部流程，防止此类事情再次发生。 这次事件,也让我们再次回溯8年前创立“宇宙"这个品牌的初衷。 2013年,“宇宙"品牌创立,我们用第一个水果礼盒设计，打开了市场，获得了第一批用户。 2014年，越来越多的用户知道了“宇宙",在各种各样的商品上，都能看到“宇宙制造"礼盒的身影; 8年来，我们拿到了多个国际设计大奖，领先推出了10款风靡市场的礼盒，“品质优于利润，为生活增添惊喜"的企业价值观深入人心。 感谢8年来消费者的一路支持,我们会以此次事件为警戒，认真反思，吸取教训，继续为大家提供更好的服务。 你看这个道歉很不诚恳。这封道歉信被很多人诟病的一点，就是开头只道歉了几句，后面全是公司的自我表扬和宣传。写着写着就偏离中心了。其实清单体就能很好地规避这个问题。清单体一层就一个意思。可以这么改：
1.亲爱的用户，广大的网友，我要为“我们公司广告事件"表示最诚恳的歉意。(上来就得直接道歉) 2.我们深刻认识到，这个广告存在侮辱女性的问题。我们为这个广告给用户带来的不良影响，深感抱歉。(道歉的理由) 3.发生这样的问题，是因为我们市场公关相关部门的责任，一味为了追求广告创意，而没有照顾到广大女性用户的感受。(交代事件发生的原因) 4.市场公关部整体部门会整顿反思，同时邀请外部资深专家加强培训，增强团队对宣传内容的把控能力，充分考虑的社会影响。(公司的解决方案) 5.公司整体会加强价值观教育，从符合社会主义核心价值观的角度出发，强化公司整体的价值观教育。（公司的解决方案） 6.我们会积极整改,也欢迎广大用户、网友积极监督。(发起邀请，让用户继续监督) 7.最后，再次诚挚致歉。(再次道歉) 这样写，才加强了情感的浓度、道歉的强度。这才是真诚的道歉。这7条下来，没有华丽的辞藻，但很真诚。
总结一下，清单体的标准： 1.清单体的形式是一条条的，每一条内容可以是独立的。 2.一条内容就一层意思。一个主语就是一条，换主语了就另起一条。比如时间、地点、人物、事件应该各自分开写一条，哪怕很短，也分开。 3.如果一个人要干两件事，那就分两条写，一件事写一条。 4.一条清单不要写太长，一般上限是3-4句话，不超过100个字。太长就不叫清单体了。
实战演练
分析材料: 目的：约面谈，促成渠道合作 根据问题找答案: 为什么渠道商要和你合作? 你的产品和新产品的区别在哪? 你的优势在哪? 合作对渠道商有什么好处? 渠道商为什么一定要选择你?
XX总: 您好！我是宇宙公司的销售董青青。 1.现特向您申请面谈合作机会，推广我司新推出的“真果·天然水”。本品定位轻奢，天然含气矿泉水，且增加多种口味类型。 2.目前市场上缺乏针对30岁以上，成熟白领人群的健康饮料。 3.星辰公司的气泡材料"小星辰"针对的用户是30岁以下的年轻一代。 4.我们公司有长期的果汁产品的研发经验，且有竞争对手无法做出的香型。产品的果味更加接近自然，口感控制更细腻 5.我公司在饮料行业积累了30年的口碑，尤其在30岁以上的用户群体中品牌忠诚度比较好。 6.给渠道的销售政策方面，在推广阶段，也有比较大的灵活度。 不知道您什么时间有空能来我司洽谈合作？届时我们会举办小型的产品品鉴会，向您展示我们的产品。 我的联系方式是13XXXXXXX。如果您有任何问题，请和我联系，谢谢!
王总，你好! 我是宇宙公司董青青，久闻您大名，您资源广、经验多、眼光毒，对产品高标准严要求，慕名来信，寻求合作。 想跟您合作的产品是我公司研发的新品"真果天然水"，取水于全球稀缺优质水源，拥有独家自然果味配方，品质有保障。 该产品是为30岁以上的成熟白领设计的健康饮料，目前市场存在空白，我公司在饮料行业积累了30多年的口碑，拥有30岁以上的忠诚用户。 产品定价10元，如果达成合作，推广期间以每瓶3元的价格给您。 我公司拥有丰富的产品矩阵和灵活的渠道政策，如果此次新品合作成功可以探讨进一步的合作。 盼复! 宇宙公司市场开发部董青青 附件1:宇宙公司全球水源报告 附件2:宇宙公司果咏专利报告 附件3:真果味天然水微量元素检测报告 附件4:宇宙公司产品目录 附件5:宇宙公司近三年销售报告
还可以给对方，介绍一下，几份附件是分别是要说明什么样的问题。
尊敬的渠道方: 你好，我是宇宙公司销售部董青青。我公司新研发出一款饮料产品，听说贵公司对新产品要求很高，这点也非常契合我公司理念。为了进行更有效沟通。我想跟您约个时间，可以当面把产品介绍给您。 我们公司前期做了调研，将我公司产品"真果天然水"与星辰公司气泡饮料"小星辰"做了对比。对比资料详见附件。 在此先简要介绍两款产品对比情况，具体如下: 1.【客户群】小星辰的客户群体为青少年。我公司真果天然水客户群体为30岁以上成熟白领人群。30岁以上的用户群体忠诚度更佳。 2.【产品价格】小星辰4元。真果天然水10元。鉴于我公司品牌知名度和行业影响力比较扎实、产品矩阵丰富，我公司可以给渠道更灵活的销售政策。 3.【产品类型】小星辰属于非功能性无糖气泡饮料；真果天然水为天然含气矿泉水。 4.【产品口味】小星展目前仅有青桔味、甜橙味两种口味；真果天然水有百香果、石榴、葡萄等多种口味，果味更接近自然。 5.【产品质量】真果天然水主打健康水、属于低糖、低脂饮料，含有更多有益身体的微量元素，满足人们对健康、低脂生活的追求。 6.【市场前景】目前市场上没有针对30岁以上白领的产品，但他们也有喝无糖气泡水的需求，真果天然水刚好可以填补市场空白点。与主要的竞品对比后发现、我公司真果天然水在以上各方面都很有优势，与贵公司对新产品要求不谋而合。 我公司是一家老厂，品牌、技术和资金实力雄厚，在产品推广阶段还可以给出更大的价格让利。目前真果天然气在推广阶段、给渠道方供货价还可以打3折，让贵公司获得更高利润。 我公司产品推广期为2021年6月11日—2021年6月15日，如有意、请在推广期结束前回复。或电话联系，董青青、电话: 156XXXXX。 热盼您的回复。
尊敏的王总: 我向您推荐我公司的新品，这是一款非常好喝，口感独特的天然含气矿泉水"真果·天然水"。您是我们最尊重的、行业渠道大咖，我们非常有诚意希望和您合作。我把新品的市场信息，向您简单汇报如下: 一、预期效益 1.市场定价:10元。由于轻奢定性，以及水源的稀缺性，市场定价合适。 2.集道定价:5元。我们的产品在推广阶段，给集道很大的价格让利，渠道的效益极高。 二、市场定位 1.目标受众:30岁以上的白领人群。经济能力最强的消费群体; 2.产品特征:轻奢风、水源稀缺性 三、核心优势 1.公司拥有强大的果汁产品研发能力 2.公司有专业的香型工艺师，是竞争对手做不到的; 3.我公司在饮料行业深耕30年，品牌知名度和行业影响力扎实; 4.拥有庞大的30岁以上用户的品牌忠诚度; 四、产品背景 1.随着健康、低脂生活方式的流行，低胝、低糖饮料受到人们的青睐，我们的新品符合市场流行趋势; 2.市场上缺少针对30岁以上，成熟白领人群的健康饮料、我们的新品填补了该市场空白点; 3.通过市场调研，用户希望在矿泉水基础上，能喝到有口感的饮料、我们新品除了口感好，还调整了水的软硬度。 五、竟品对比分析 1.小星辰气泡水。属于非功能性无糖气泡饮料;我们的新品含有更多有益身体的微量元素; 2.主打青少年市场，通过年轻流量明星代言，积累了年轻用户群体;我公司是饮料行业的老牌、拥有非常好的口碑，并自带流量。 以上是我公司新品的简单介绍。请告知您方便的时间和地点，我和我公司副总将直接前往拜访面谈，你将了解到更有价值的市场信息。以下是我的手机号:13988889999，期待您的来电。 商祺 董青青
XX渠道商X总: 您好! 我是宇宙公司销售部的董青青。我公司新研发的非功能性无糖气泡饮料，期待能与您合作销售！我简要说明。 1.【市场趋势】市场占有率高。比如"小星辰"，2020年6月上市，不到一年时间，青少年市场占有率68%，还有上升趋势。 2.【销售优势】以您的销售渠道和实力，将会带来更高回报和占有率。 3.【市场优势】30岁以上的白领也有这种饮料需求。但目前市场空白。 4.【技术优势】我们的产品口味类型多，并有独家香型，如百香果、石榴、葡萄等。 5.【消费趋势】健康、低脂生活方式流行，低糖、低脂的饮料，受到人们青睐。 根据您的行程，请您在2021年6月15日至6月30日，选择一个时间，我去公司拜访您。您直接在表格勾选日期，点击回复即可，具体事宜我会跟您的秘书联系。 联系人:董青青 电话:1234567 谢谢您！祝健康！ 附件：具体的产品细节和竞品调查报告. 2021年6月11日
下划线部分，就是把行动管理在现场。你都不用回头再联系我，打我电话或者加我微信。我现场，我就给你一个链接，你现在就可以把时间给我勾上，这个我觉得这是一个非常棒，而且一个很有经验的动作，让我们具体的行动最后可以落地。这就是有意识地去管理咱这最后的行动，是不是能落地，让这个事变得更加容易。
经典结尾一：再次希望您能给予我们一个边喝边谈的机会，时间地点按照您方便的行程，我们配合您，这是我的联系方式*****（微信同号)，同时如果您不介意的话，我们先按照您公司的办公地址寄送一些样品过去，您和团队先体验体验? 经典结尾二：公司领导知道您经常出差，故特将所有分公司的地址和负责人的联系方式汇总，一齐发给您，您出差到哪座城市都可以随时联系。 随时欢迎您的回复，期待与您当面磋商!
涟漪结构
就是给清单排序。顺序排得好，就能牵着用户的注意力，带着他看下去。前面讲过，职场写作里有一个非常重要的原则，叫做金字塔原则，其实这个原则非常简单：最重要、最有价值的内容放到最前面，不重要的就往后放。
第一重要的是什么?行动。行动导向，你想做什么事，是最重要的。 第二重要的是什么?是观点。他紧接着就想知道，为什么要做这件事。 第三重要的是什么?是事实。有什么样的事实能够支撑你上面这个观点。 最后，你可能可以再补充一些视野，其他的信息，你有什么样的新发现。
你可以想象这么一个场景，你在楼下喊小伙伴出去玩，第一句话是什么?一定是行动。 喂，下来玩吧。 喊了半天，他下来了，你们俩变成面对面说话，你第二句话可以说什么?可以讲观点了。 你可能会说: 别成天一个人闷在家里了，会闷坏的。 好，他跟你走了。第三句话，你们可以聊点事实了，去哪儿呢? 学校的篮球场刚刚装修好，特别适合打篮球。 第四句，他踏踏实实地跟着你出去玩了，你们才开始扯闲篇，也就是聊视野。 昨天晚上的球赛你看谁表现最好呀?
其实很多大V在公众号卖货的时候，他们用的顺序完全是跟这个结构反过来的： 第一，一开篇，视野很宏大，所谓天下大势，分久必合，合久必分。 第二，开始摆事实了，历史上有多少大事证明了这个事。 第三，谈谈观点，我们最重要的还是要享受生活。 最后，享受生活这么重要,那你应该怎么做呢？来买我一斤桃子吧。 看完你是什么感受？你不就是卖桃吗？别扯那么多，能不能先把链接发出来。
别忘了，职场写作最重要的是以对方为核心，以用户为核心来促成行动。 我们可以这么写： 第一句话就是，我要给你们推荐一个特别好吃的水果，铁皮柿子。 第二层可以放观点了，它是现在市场上最流行的西红柿，很贵，但是很好吃。 第三层，你就要用事实来证明它了，一斤二十多块，确实有点贵，好在它口感独特，七分酸三分甜，你马上用具体的事实来支撑一下你的观点。 最后第四层，你就可以来扯点闲篇了，这个柿子目前种植困难，良品率不高，最近几年不会降价。 对于喜欢吃西红柿的人来说，看到第二条就已经想下单了。
一个向领导申请资源的案例： 宇宙公司行政部的董青青想向领导申请一笔经费优化员工的宿舍环境，她是这么写的: 尊敬的王董: 现在我们的员工有500人了，宿舍房间入住率98%。 宿舍的最后一次装修是在6年前，现在很多设施已经老化了，居住体验比较差。 今年有许多员工反映，希望优化一下居住环境。 有权威研究证明，说良好的居住环境能够提升员工的归属感，降低员工的流失率。 特向领导申请20万经费，用来租用两层新宿舍和装修老宿舍。 请领导审批。 行政部董青青 你们觉得，领导看完是什么感受。他看了半天，听的全是你的吐槽，全是问题，他已经很烦了：你行政部说这么多，到底想让我干什么?
咱们用涟漪结构，可以这么写： 尊敬的王董: 1.特向您申请20万经费，需要多租两层宿舍，并且重新装修。(这是行动) 2.目前我们的员工宿舍空间不足，且装修老化。(这是观点) 3.现在我们的员工有500人了，宿舍床位入住率98%，快接近极值了。 4.宿舍的最后一次装修是在6年前，设施已经老化了，居住体验比较差。今年有许多员工反映，希望优化一下居住环境。(这是事实) 5.有研究证明，良好的居住环境能够提升员工的归属感，降低员工的流失率。(这是视野) 6.如上所述,请领导审批。 行政部董青青
优化点
第一点是，每一条有没有突出的重点。涟漪结构要求我们的是，重要的要先说，如果一条清单有几句话，那也请你把中心句放在最前面。
一个例子： 这台手机拍照特点是5倍光学变焦，4K高清录像,还有延时摄影。具备超稳定模式,防抖，能够自动对焦.…这款手机的拍照功能，目前秒杀所有市面上的安卓手机。
我们看完了，这一段话的中心句在哪里？应该是“这款手机的拍照功能，目前秒杀所有市面上的安卓手机。“这句话是中心句，你就应该把这一句话放在最前面。
第二点是，格式还可以优化。别忘了用户意识教给我们，我们可以利用格式来划重点。 强化格式的方式一般有两种，一个是把第一句话加粗，也就是中心句你要加粗。第二是可以单起一行作为小标题。小标题一般可以去掉主语，用一个祈使句，动词加名词就可以了，这样的结构会更有力量。
一个例子：学校今年春季扩招，我们学校在全市的影响力又上了一个台阶。但同时会带来一个问题，老师们负担加重，建议增加老师加班费。
这么一段话其实传递了两层意思，最后我们可以用清单把它分成两条。两条分别的小标题：第一个就是影响力提升，第二个就是提升老师的加班待遇。 【影响力提升】学校今年春季扩招，我们学校在全市的影响力又上了一个台阶。 【提升老师加班待遇】春季扩招带来一个问题，老师们负担加重，建议增加老师加班费。
默认公开
任何你觉得不能够发到网上的文字，那就绝对不要出现在你职场写作的文章里。现在网络太发达了，截个屏转发出去太容易了，所以一篇合格的文章不仅要考虑咱们的目标用户，我们还要考虑围观的人。我们在发布信息、发公告之前要想想，如果这篇文字公开了会不会出问题？默认公开原则就是要求我们默认我们写的每一个字，都可能会被我们目标用户之外的人看到。
默认公开=经得起扩散+经得起时间 默认公开原则要求我们的职场写作能经得起这两种考验: 第一个是，如果这篇文章被扩散了、公开了，其他的人会怎么看; 第二个是，如果这篇文章放到了很长时间以后，后人会怎么看待它。
对外人:经得起扩散
一个案例：宇宙公司老办公区的卫生间容量不太够，行政部的董青青就想要规划新办公区，规划之前她想测试一下公司卫生间的实际使用情况。并且开始做实地调研了，很有实验精神，有工作方法。 她是怎么做的呢？她在卫生间的上方放了一个智能的计时器，董青青还害怕大家不知道这是什么，在计时器的下方贴了一行大字说“计时器测试中"，这个大字下面还附了一行小字，"如果你有任何建议，欢迎反馈给行政同事"。
如果你在网上第一时间看到了这张图，你是什么反应？后来这张图真的被传到了网上，网友都炸了锅，“上个厕所还要计时，太压榨员工了吧"。对，就是这个反应。这张图后来给宇宙公司带来了一轮公关危机，即使后来公关部拼命地解释，也没有办法弥补一开始的负面影响。 所以，这就是我们在职场写作当中特别要小心的地方，一经发出就会留下痕迹，传播得越广，影响力越大，也就越难弥补。同样一句话放到不同的场景里意思可能就会变了，公司内部同事知道这是为了解决卫生间的问题，但是放到网上，网友们是没有这些背景信息的，他们自然只能靠一张图去联想。而且公司里来了访客，单凭这张公告也会困惑，为什么使用卫生间还要计时呢？所以通知和任何文体虽然是写给特定用户的，但也要考虑到还有外人在呢。
好，如果要考虑到外人，董青青应该怎么来写这封公告呢？一定要解释清楚做这件事的背景和原因，至少要写出这么三层意思: 1.公司卫生间容量不够，给大家带了不便。(介绍背景) 2.为了让新办公区有更合理的规划，行政部安装了计时器，测试厕所实际使用时长。(说明理由) 3.测试不会影响大家的个人隐私，和卫生间的正常使用。(打消顾虑) 如果有任何建议，欢迎随时反馈给行政同事。 你看，有了这三层意思，即使这张图片再怎么转发出去，发到任何场景下也不容易被误解了。所以，在我们发布之前就应该把自己代入到一个旁观者的视角，检查一下我们这么说有没有不妥。
一个案例：宇宙公司的董青青参与的项目完成了，她主动给领导发了一封邮件汇报工作。领导看完了之后很满意，于是把这封邮件转给了全组的同事学习，让大家都向董青青学习。结果同组有一个同事叫王进步，他也参与了这个项目，还给董青青帮了很大的忙，他中午就不跟董青青一起吃饭了。为什么呢？你单独发给领导可能没问题，但是一转发，王进步看到了就不高兴了，为什么你对我只字不提，我下次可不会再帮你了。王进步就是董青青意料之外的读者，这就是外人。
这种事其实经常在我们身边发生，所以无论我们是写给一个人看还是写给一群人看，都要多问自己一句，这个内容如果被转发出去会有问题吗?
一个案例：宇宙公司发了这么一条通知说，今年公司业绩良好，利润有比较大的增长，所以公司决定允许员工自愿申请每个月降低待遇的10%。作为网友，你看到这么一条公告，会觉得这个公司太过分了吧，而且太矛盾了，为什么公司利润涨了反而让员工降薪呢?
当时这条信息发到网上引发了网友的热议，公司也受到了很大的舆论压力，创始人信息都被人扒出来了。后来公司也发了公告去解释，说这是断章取义，公司确实允许员工自愿降薪，但是会提高员工的年终奖，所以员工的整体收益其实是更多了。虽然解释了，但是网上绝大多数人只能记住公司是让员工自愿降薪，因为这是最刺激的信息，也是传播度最广的信息。
那这事应该怎么写才合适呢？可以这么改： 公司现提供选择，员工可以自愿选择调整薪资结构：提高一次性发放年终奖比例，同时，每月到手薪酬需降低10%。 这样一句话任你怎么截屏意思都不会偏差。
再看一个例子：宇宙公司里面某一个部门的老板在微信群里发了这么一条通知: @所有人 从今天开始，财务部所有人上午9点，下午3点分两次，把自己的定位发到群里。准时准点发。自己定个闹铃提醒一下。 如果单纯地发在公司内部，它就是一条打卡提醒。后来被人截图发到了网上，很多网友就猜测，说宇宙公司真是黑心企业，为了保证员工的考勤，连人身自由都要限制。也有人揣测说公司是为了监控员工的个人隐私，记录员工的行踪。实际上真实原因很简单，领导之所以要发这条消息，是因为会计部门的同事在出勤收应收款的时候，遇到了不讲理的客户，发生了冲突。同事被堵在客户公司里，一下午都联系不上，把领导给急坏了。出于对员工的安全保护，公司希望可以及时跟进员工的出勤情况。
那回到这个背景，如果我们要发这条信息可以这么改: @所有人 最近财务部有同事在收款中，遇到了危险。 为了确保大家的安全，及时了解大家所处的位置，从今天开始，请财务部所有人在群里发自己的定位。 —天两次，上午9点一次，下午3点一次。 希望大家准时准点发，怕忘记的就自己定个闹铃提醒一下。 你看，这么一修改，不仅介绍了背景，缓和了口气，也不会引发误解了。
对后人:经得起时间
一个职场写作的文章，使用者还不仅仅是公众，如果我们把时间拉长，未来可能还有其他人要查阅我们写的文件。这个时候我们写作的内容就必须得经得起时间的考验，把后人也作为我们的用户考虑进来。比如你写了一封会议纪要，其实你是写给所有参会的人的，但是可能过了两个星期有一个新同事来了，他跟这事也相关，他可能就需要查阅到这封会议纪要，那他就是这封会议纪要的后人。
职场写作里我们怎么来满足事后查阅的需求，满足后人的需求呢？我给你的方法是不要写相对信息，而要写绝对信息。你要知道，很多信息你现在看得懂，过了三五个月，哪怕是你自己写的，你可能自己都不明白当时写的是什么。 比如，对于时间，如果我们写周三，可能到了下周，我就不知道你指的是上周周三还是这周周三。但是如果我们要求大家写时间写的是2021年3月7日20:00，它就是一个绝对信息，只有绝对信息才能保证这个信息穿越时间也不变形。 称呼也是一个职场写作里特别要注意的信息，比如说董青青今年还是董老师，明年可能就是董总了。你写董老师，那指的是谁呢？你就不如写成她的名字，最多带上她的称谓，董青青老师，这样就是准确的。
一个例子：宇宙社区居委会给居民发了一个通知，说小区运动会的时间要改，通知是这么写的: 由于天气原因，宇宙社区原定今天下午的"趣味运动会"活动时间顺延到下周二下午，地点不变。请大家知悉，相互转告。我们下周二下午再见。 祝大家生活愉快! 你想想，这条公告有什么样的问题呢？很明显，时间和地点都不绝对。
我们这么改： 由于天气原因，宇宙社区原定今天下午的“趣味运动会”，顺延到下周二(3月12日)14:00开始。 地点不变，还是在宇宙社区运动场门口集合。 请大家知悉，相互转告。我们下周二再见。 祝大家生活愉快! 你看，这么一改是不是就不会产生误解了?
标签意识
考虑到事后查阅的需求，做到穿越时间，信息也能保持准确。但在后人的查阅场景里其实还会有一个问题，就是文件太多，时间长了之后找都找不着了，即使是当事人都找不着。我经常需要去查阅某一条聊天记录，花了很多时间可能也找不回那条信息，所以我们日常的信息存档整理工作就显得尤为重要，这其实特别能体现你的工作闭环能力。
标签意识就是在容易检索的地方给关键词，比如说写一封邮件，你就可以在主题里打标签，因为主题特别容易被搜索到。 一个例子：董青青要给电商部门发一封邮件，电商部门秋季要上新了，要做采购的准备。直接用"上新采购清单"行不行？也不是不行，但是这种名字的清单可能很多，两三年之后，你可能就很难找到你想要的那一封了。你可以这么来改写，比如"2021年A渠道秋季上新采购清单"，这样就很明确了。
一个例子：董青青每周都要做竞品调研，每个星期都要把她调研的文件发到群里。如果每次命名都不太一样，有的时候叫"竞品调研报告”，有的时候叫"调研周报”，又有的时候叫"竞品周报”，回头就很难持续去管理。好的做法是固定格式，比如"2021年第23周竞品调研-H产品”，指向一个具体的产品。
我们职场写作经常会需要修改，修改了很多版本就容易乱，我跟团队写作，我们就有一套统一的命名方式，我们会用“文件名+版本+时间+修改人"这样的命名方式来。不管这个稿件中间经过了多少人的修改，多少轮的修改都不会乱。 所以，在给文件命名，发邮件，往群里扔关键的信息，你都值得有意识地强化关键信息，用标签意识让这条信息容易被检索到。
用户意识
前面讲了，职场写作要导向行动，但指令说清楚了对方就能完美执行吗?当然不是，很可能指令说清楚了，工作还是推不动。你发了一个任务通知，但没有人回应你；你请隔壁部门协助你完成项目，需求提得很明确了，但就是没有人接手，推进行动怎么就这么难呢？原因是没有用户意识。 你的目的不是让读者看完你的文字，而是要求他看完之后能根据你的文字去行动。你的文字就是他的行动说明书。
先看一个例子：宇宙小学的教务处给全校的老师发了一条通知: 2021年3月5日下周三14:00，全校老师来学校东区的教研室开会。 作为一个通知，时间、地点都很清楚，也有明确的行动，应该很清楚了，能看懂。但是这条通知发下去造成了很多麻烦，好多老师跑过来确认,“那我这个时间还要上课，学生怎么办呀?“还有老师就没有问，直接去开会了，结果周三下午班级没人管，学生到处跑，全校乱哄哄的。你可别笑，职场上类似的情况真有挺多的。
这条通知就只顾了"读懂"这个部分，没有管理好老师收到通知之后的应用场景。老师看完通知只需要参会就行了吗？当然是不够的，周三下午是工作日，正常是需要上课的，那有课的老师要不要也要参会呢？如果有课的老师也参会，那原本约定的课程怎么安排？这些都是这份通知应该解决的问题。 你看，这就是写给读者还是写给用户的区别。所以，要带着用户意识去写作，先要问自己三个问题： 第一个问题，我的用户是谁，他是怎么想的？ 第二个问题，我的用户看明白了没有? 第三个问题，看明白之后用户能按照我的需求完成行动吗?
用户意识=踩油门+清路障
踩油门
传达信息的过程，就像你在高速公路上开一辆车，终点是对方按照你的信息采取行动。你要想办法快一点，踩一脚油门，快点把这个关键信息送到他面前，方便他做决策。 有时候在职场，领导经常说"说重点！"，领导这么说的意思就是"你传达关键信息的速度太慢了"。
比如，宇宙公司的董青青想请公司各部门高层参加一个新业务的筹备会，她的邀请邮件正文是这么写的: 尊敬的各位领导: 近年来，中国电商行业蓬勃发展，线上零售交易额及增速均位列全球前茅。 2018年以来，直播电商如雨后春笋，撑起线上零售市场的半边天。相关数据显示，2020年电商直播用户规模超2.5亿，占直播用户数量近50%。电商直播领域将是下一个蓝海，利用线上直播销售渠道引流，带动相关业务发展，对我司战略布局具重大意义。 为顺应电商直播趋势发展，进一步提升我司的互联网营销能力，电商部拟成立直播业务中心，增强现有用户的品牌粘性，为集团目标贡献心力。在此，特别诚挚地邀请各位领导来参加直播业务中心的筹备会，讨论直播业务的定位和阶段目标。本次筹备会将于2021年1月30日上午9:00召开，地点为宇宙大楼五层会议室。希望各位领导拨冗参加。 电商部董青青
好，看完这封邮件，你是不是想对着董青青问一句话：你到底想要说什么呀？这么多数据、概念，看得我头都大了，而且看到最后才知道，原来这是一封会议邀请的邮件。其实我们看这封邮件的感觉就特别像平时领导让你"说快点""说重点"的时候，心情是一样的。 所以，在职场写作中，我们必须要假设用户是极度不耐烦的，把最坏的情况当作预期。
踩油门的第一方法：简明表达
拿常见的微信场景来说，你要给领导发微信的时候请他做一个指示，特别是这个项目还挺复杂的，两百字可能都介绍不清楚来龙去脉，那你应该怎么写呢？是写得很详细吗？而且你还要考虑，领导的事都特别多，他的微信界面肯定还有很多未读信息等着他。你发过去了，还不一定能很快回你。
所以，两百多个字一屏可看不完，你至少可以分成两条：第一条，介绍背景。第二条，把他需要做的事，单独用一条，短短地跟在后面。比如你就是要约他的会议时间，第二条你可以这么写: 领导，项目会需要确认您的参会时间，周三下午两点，周四上午九点，您哪个时间方便? 这么发，他就知道你是想找他确认时间了，而且还给出了两个特别明确的选择，加速了他做决策的速度，这就是更有用户意识的做法。想办法让他配合你的工作，才算完成了你自己的工作闭环。
所以，我们回过头去看董青青那封邮件，铺垫太多，阅读负担太大，应该怎么改呢? 第一点应该说行动。"开展电商业务的计划要进入筹备阶段了，邀请您来参加筹备会。"讨论主题说清楚; 第二点应该说什么呢？怎么参会，时间、地点说清楚。
尊敬的领导: 宇宙集团开展电商业务的计划，开始进入筹备阶段，特邀请您来参加直播业务中心的筹备会，讨论直播业务的定位和阶段目标。 时间:2021年1月30日上午9:00 地点:宇宙大楼五层A会议室 这次会议的材料附在附件里了，供您查阅。期待您拨冗出席。 电商部董青青 这封邮件可以改得特别简短。可是还有那么多背景信息怎么办呢？附在附件里就可以了。你看，这么一封邮件简单清晰，作为一个领导或者一个用户，我看到了马上就知道我要做什么。
踩油门的第二方法：要事优先
在新闻报道里有一个专业的原则，叫倒金字塔原则，最重要、最新鲜的事要放在最前面，其次的就往后放，按重要性来递减，最不重要的事就放最后。 之所以这么写，是因为当年电报技术刚刚发明的时候，技术很不成熟，经常传到一半就断了，所以新闻记者就想出了这么一个办法。在职场写作的时候，你也可以想像自己跟用户之间的联系随时可能断掉，他随时可能就不看了，所以最重要的信息一定要先说。
我们经常会遇到有人发微信问:“你明天下午有空吗?""在吗?“这种消息是不是挺惹人烦的？遇到这种问题，我们的第一反应是什么?“你想干么?“我肯定得先听听你的目的，才决定我有没有空。你看，你找他的目的，才是用户关心的重点，所以你得先说。 同样是我们要请别人办个事，你可以这么发: 青青，你对茶叶很有研究，我想请你帮我挑一盒茶叶，拜访时送给福建的客户，你明天有时间吗? 这就是先把对方关心的重点说出来，他才好做判断要不要行动。
踩油门的第三方法：消除歧义
先来看一个例子：为了迎接重要的客户参访，宇宙公司行政部给全员发了一个通知，说周五要大扫除。这个通知是这么写的: 本周末行政部会清理办公区的杂物，请各位同事周五下班前把自己工位附近清理干净。 结果，周末行政部的同事去检查的时候，发现很多人桌子下面还有箱子，桌上也是乱七八糟。为什么同事不按要求行动呢？可能也不全是同事不想配合你，还有一个问题是行政部发的通知行动标准不够清晰。
好是多好？干净是多干净？一千个读者有一千个哈姆雷特。标准不明确，大家的理解都不一样。怎么改呢？ 周末行政部会清理办公区杂物，请各位同事周五下班前将闲置在公司的杂物清理干净。 清理要求: 1.工位下方的不能放置任何物品。 ⒉保持桌面整洁卫生，只留下必要物品（电脑、鼠标、笔筒、电源线)。
你看，我们可以加一个清理要求，这么给就更清楚了。 更好的做法，你还可以给两张图：一张是符合标准的，一张是不符合标准的，这样一来，是不是行动起来就清楚多了?
踩油门的第四方法：划出重点
就是利用好文字的格式和排版给用户划重点。 你可以把格式的关键信息呈现出来，比如时间、地点这样的信息全部都另起一行，这样别人就能看得一清二楚。我看到过一个学校发的领取毕业照的通知，把最关键的信息用红色大字高亮出来了，特别能起到提醒的作用。
清路障
好，现在我们已经知道了，用户意识的第一个要点就是要踩油门，加快对方处理信息的速度。但是，为什么有时候明明对方看到了，也看明白了，却还是不行动呢? 这是因为他在行动的路上还会遇到一些障碍，我们最好也能想办法帮他清除掉这些路障，顺利地让他往前走。
清路障的第一个技巧：给模板和示范
阻碍对方行动的第一种情况，是他知道你的要求，但是他不会干。最后的结果是要么他拖着迟迟不行动。 比如，人力经理要收集全公司的竞聘材料，大家写得五花八门，整理起来也很费劲，那你就不如给所有人一个模板，必须按照这个模板来填写，姓名、工号、工龄、原岗位、应聘理由、未来的工作计划，等等，都按照统一的格式列上去。把写竞聘材料这个复杂的动作变成一个简单的填空题，就能让所有的候选人按一个标准来填写。
包括现在很多银行和政府办证中心，就准备了一些模板图、示范表等。来办理的人，可以对着来模仿，这就是在帮他清除路障。
清路障的第二个技巧：消除顾虑
但还有种情况，对方可能已经明白该怎么干了，但是他知道干完之后可能会带来新的麻烦，所以他行动起来有顾虑。 一个最常见的例子：很多企业培训的时候就会有这么一条通知: 所有参与者，培训期间都要关上电脑和手机，专心听课。 但是培训现场大家一般还是会玩手机，因为有一些人要处理工作沟通，没办法。这种情况该怎么办呢？
比如，在培训活动开始前，主持人就提醒大家:“手机要调静音，上课的时候咱们不要使用手机。"但是万一有工作上的急事找到你怎么办呢? 这里有一个小巧思，主持人可以在PPT里放一张图，写着: 我在某某单位听某某老师讲课，上课时间是几点到几点，这个期间如果你要找我请给我留言，课后我会及时跟你联系。 这一页PPT一出来，同学们纷纷都举起手机拍照发朋友圈，培训现场看手机的人也就很少了。
所以，我们回过头再看那个宇宙小学教务处发通知的案例：2021年3月5日下周三14:00，全校老师来学校东区的教研室开会。 咱们可以在后面多加一句：2021年3月5日下周三14:00，全校老师来学校东区的教研室开会。学生停课半天，各班自行安排自习。
清路障的第三个技巧：减少协作
比如，人力部门通知各部门的leader要提交部门每个人的年度计划，这个行动指令leader一个人完成不了，他得给底下的人提要求，如果你是HR，你想快速地把年度计划收齐，你就得帮部门leader降低他的协作难度，把他需要做的动作降到最少。 你可以直接写好一封以部门leader为口吻的通知，告诉对方你直接把这个通知转发给你的团队就行了,这样对方行动起来就方便多了。
另一个案例：宇宙公司一次部门会上，运营部的负责人王总就跟董青青说:“我有个朋友对你们新研发的这个产品很感兴趣，你给我发点你们的产品资料，我帮你牵牵线。"董青青很高兴，把所有的产品文档压缩打包微信发给了王总，跟了一句：王总，这个是产品资料，感谢! 结果王总回复了一句"收到"就再也没有下文了。 这件事问题出在哪儿？是王总忙忘了吗？不是，问题不在这，王总可能是挺忙的，但是董青青发给王总的资料是一个打包的压缩文件，这就非常不合适。王总无论是自己看还是传给别人都很麻烦，不方便他进行协作。在整个环节里，王总本来是牵个线，但如果他要投入这么多的精力，王总当然就没有了行动意愿。
正确的做法是，董青青应该把这个艰难的任务拆解。虽然介绍一个产品是挺麻烦的，但是她可以直接给王总发三段信息: 第一段，简单的产品介绍。 第二段，合作的对接方式，包括流程和联系人。 第三段，告诉王总:“王总，上面两段信息，您直接转发给客户就可以了，感谢!” 这样一来，王总所需要做的动作就从要写大段的信息，消化大量的文件，变成了只需要做一个简单的转发动作就可以了。你觉得他还会不行动吗？这就是给你的用户清路障。
记住：在相对复杂的行动面前，不要给对方提太多的要求，而是想办法给对方清路障，让对方的行动更简单。 一个好的产品就应该这样，把简单留给对方，把复杂留给自己。这里的复杂不是指字多字少，而是行动的复杂程度，我们能做的就是尽量减轻对方的行动负担。