导图社区 ②中层管理课:规范期
企业里中层是最难的,“上有老,下有小”,很多人还没有经过系统学习就已经上岗,这里可以给你来一次宝洁高管内部的中层培训课,给你交付30个管理工具,直接拿来用!
编辑于2023-07-19 11:41:33培训调研
很多中层管理者都因为下属出不了业绩,业绩全靠自己一口气撑着,根本不敢休假。那么如何找出下属出不了业绩的原因,你要先完成两个目标: 一个是让团队能够可复制、可持续地完成战略任务; 另一个是能够有效地提升下属能力,推动业绩达成。也就是说,这个阶段,你的首要任务就是搭建成熟的流程、制度以及给下属赋能。
培训之前要先做需求调研 首先要注意,培训不是缺啥补啥,下属能力不行补能力,心态不行补心态。比如,大家业绩总完不成,心情很差,压力很大,所以大家需要阳光心态这门课来帮大家舒缓压力。这不搞笑吗,这事的关键,不应该是找出为什么大家完不成业绩吗?因为完不成业绩是主要矛盾。没有解决,心态再好,回到工作当中还是白搭。所以在培训之前一定要搞清楚:“到底是什么行为,制约了员工出业绩?”只有解决了这个问题,才能知道培训什么才会有效。
找到对的人
根据经验,五大培训调研对象分别是:
第一是你的直属上级。他对于要出什么业绩,是起到指挥棒的作用。不和你的上级达成共识,你自己在那培训得热火朝天也没用。
第二,培训对象当然也很重要。你需要和他们一起工作,看看他们到底问题出在哪里?
第三,课题专家。他们可能是内部的高手,也可以是外部的专家,总之,他们对于这个领域,有丰富的经验和专业的知识。
第四,人力资源经理。他们往往能够从业绩的角度,告诉你不同行为下,被培训对象的业绩表现。
第五,和被培训对象合作的利益相关方。他们可以是内部是兄弟部门,也可以是外部客户。
问对问题
第一步,汤总找到他的领导,首席商品官CMO。问领导对培训对象,也就是我(汤总)团队的采购们的业绩期待是怎样的?对当前我们的采购们最不满意的点是什么?CMO 的回答说业绩期待是:希望今年合同谈判的返点,能够提升两个点。但是,目前采购人员的谈判水平低下,导致在过往的谈判当中,我们和供应商要来的返点,远远低于业界的平均水平。于是,我获得了两个重要的信息: 业绩目标:提升两个点的合同谈判返点。 业绩差距:合同返点低于平均水平。
当然你还可以补充几个支持性的问题,比如:这次培训CMO能够出多少预算?领导是不是可以参与到培训的项目设计中来?当时CMO给我的答案,是希望以内部培训为主。当然,他非常愿意以各种形式参与到培训设计中。
第二步,找到培训对象,也就是这些商品采购进行调研。但注意不要问“你们能力有什么欠缺的地方”之类的问题,他们担心自己说了之后,被贴上“能力不行“ 的标签。你可以这么问:“如果有同事在这个任务上表现不好,最有可能的原因是什么?”或者反过来也行,“如果有同事在这个任务上表现异常出色,那么它最有可能的原因是什么?”这两种方法,都可以帮你更好地避开敏感的话题。汤总当时这么问的:你们在和客户谈判的时候有什么流程吗?在哪个流程环节遇到困难最大?如果有同事做的好,很可能是什么原因?记住要不断追问他们在不同环节的具体表现。他们当时就回答合同返点主要有四个环节: 1.谈判条款设计 2.约供应商进行三轮左右的谈判 3.内部资源协调 4.谈判结果落地
他们在谈判条款设计上,遇到最大的挑战。这个时候你就需要进行追问了,为什么他们会在谈判条款设计这个环节遇到挑战了?原来我们这些采购,不知道怎么去向供应商,要他们市场部的费用。供应商在别的电商平台的市场费投入是我们的两倍。那么你还可以继续追问,为什么他们不去要市场部的费用呢?原来我们的采购不知道,拿网站上的什么资源去和他们市场部换。那为什么我们的采购不知道自己有什么资源呢?到这里采购们自己也答不上来了,反正就是不知道。看起来线索在这里就断掉了,还得去找其他方面的人来继续聊。在接下来三个访谈对象的时候还会继续向你介绍,我是怎么找线索的。 不过,关于培训对象,你还是可以再追问一下:你以前接受过哪些关于这方面的培训?来验证你的假设。比如我就了解到,这些采购其实都在传统的商超,有着十余年的工作经验。在跟供应商谈判、内部协调资源和谈判条款执行这三个方面,确实已经接受过多次的培训了。所以听起来,谈判条款设计这个环节,很可能就是一个短板。
第三步,找课题专家。他是一位公司外部的谈判高手,我就向他请教:在完成合同条款谈判的时候,他是怎么做的?最关键的环节是哪一步?高手和新手的区别在哪里。他的回答进一步验证了我们的假设,那就是:谈判条款的设计,是整个合同谈判中最关键的一个环节。对于电子商务谈判来说,网站的流量价值是一个找供应商市场部要资源的重要的筹码。他在进行谈判条款设计的时候,会把每个资源位背后的流量价值算给供应商听。于是,我又获得了一个非常重要的信息,也就是这个电子商务谈判的最佳实践。而我们的采购,在这个行为上是缺失的。
第四步,找HR进行调研。想知道团队里头不同背景的员工,在谈判结果上有什么不同?在这一步,要获得的调研证据,是培训对象的KPI完成情况。HR给了我一个很有意思的洞察,那就是:过往有做过网站运营的采购,要比单纯从传统零售出来的采购,在合同谈判这一块业绩有明显的优势。一分析我就发现,那些有做过网站运营背景的采购,对于流量价值的换算是比较在行的。所以,在和供应商谈判的过程中,他们底气也足,供应商也乐意掏钱。而传统的采购虽然谈判技巧很好,但是往往也就仅局限于各种技巧的使用,并没有让供应商意识到和我们合作的真正价值。
第五步,找其他利益相关方,也就是和采购合作的运营部同事。我直接问他们,在和采购们进行合作的过程中,印象深刻的环节有哪些?如果我希望提升采购们的谈判能力,你会有什么建议给我们?这些同事们,都提到了这一点,那就是:采购对于运营的知识非常匮乏。偶尔有些采购,会在谈判前来找他们,零零碎碎地问一些关于流量价值计算的事。他们也特别希望,能够系统性地帮助采购们提高这方面的知识。
其实,经过五步调研,我们发现我真正要解决的,不是笼统的谈判技巧,或是邀请谈判高手,而是要帮助采购们建立起对网站流量价值计算的能力,并帮助他们用这些筹码设计谈判条款。后面按照这个思路,汤总请了公司内部的运营部同事,重新设计了培训项目。最终也一举达成了合同谈判的返点目标。
文化打造
和价值观有点像,团队文化也是看不见、摸不着,但又时时刻刻影响着每个员工最微观的行为表现。
一个团队战斗力的公式: 团队战斗力=彼此信任度 x 目标一致性 x 斗志 团队的战斗力,其实无外乎来自三个方面:因为是团队合作,所以彼此要信任;而且大家要力往一处使,所以目标方向要一致;最后,团队要有斗志。 那么,怎样能够增加团队的信任度、目标感和斗志呢? 三种团建方式:
1.朋友的团建
如果你的前 3 道题,平均得分低于 3 分,那么你要小心了。你的团队,现在还是处于公事公办的状态,团队成员之间并没有任何感情连接。
有一家科技企业。当时他们团队,大家彼此不熟悉,就像齿轮之间少了润滑剂,经常为了一些鸡毛蒜皮的小事争吵。下属都要离职了,管理者往往是最后一个才知道。大家要想干到一起,首先要能够玩到一起。至于是吃饭,还是旅游?这不重要。重要的是,通过活动能不能增进彼此的认识。最好的办法,是从一个大部分成员都感兴趣的活动入手。汤总创业的时候,第一次管理以程序员为主的技术团队。他们普遍年龄要小十岁,感觉和他们没什么共同语言。但是后来汤总发现和他们聊起足球特别有共鸣。于是,我就给大家租好场地,买好队服,组织足球队活动,一起踢球。这件事坚持了三年后,粗略地算过,球队成员的离职率,比平均水平低了接近一半。更重要的是,很多人跟汤总成为了无话不说的朋友,大家遇到职场上的困惑,也愿意拿出来说了。
除了这种日常的关系提升,我还特别推荐一种叫作“人生地图”的工具。它可以快速呈现和了解彼此的过往,让团队关系迅速升温。我会带下属到一个安静的场所,大家围坐一圈,然后我会开宗明义地告诉大家:今天我们来做一个分享“人生地图”的游戏,帮助彼此之间增进了解。请每一位同事,在一张横着的 A4 纸上,沿着对折线,画一条横轴,从左到右代表从过去到现在的时间,然后把自己经历过的最重要的五件事情,按时间顺序写进去。带给自己开心、幸福的事,就在横轴上方;让自己遗憾、难过的事,就放在横轴下方。离横轴越远,就代表这种情感越强烈。每个人的分享时间大约在 15 分钟,所以如果是个十来人的小团队,你差不多要花三个小时的时间。多准备些零食,让大家边吃边聊,放松紧张的情绪。通过这样两到三个小时的长谈,能够非常好的化解团队成员之间的误解和敌意。同时,能够让下属意识到,他们的上级首先也是一个有血有肉的人,然后才是他们的领导。
我曾经有一位非常尊敬的老板,就带我们做过这个游戏。以前我们总觉得她太过认真了。怎么这么严格,为什么老是针对我们的工作,吹毛求疵?团队的气氛,一度是比较紧绷的。但在这次分享中,她第一次和我们说起了,她曾经经历过的一次生离死别。她之所以现在这么认真,甚至有点较真,是因为她非常庆幸自己从灾难中幸存下来。所以,她发誓要珍惜余下所有的时光,不能对事情马马虎虎,糊弄过去。你看,是不是一下子,就让整个团队理解了她对工作的态度,化解了彼此之间的误解?
2.队友的团建
如果在这个测试里,你中间 3 道题的得分平均分低于 3 分。那么这时候,你就需要“队友的团建”了。
“队友”最大的特征就是,团队要有明确的使命、愿景。 之所以会出现中间3道题的的情况,那是因为团队成员对于自己工作的意义没有感知。大家只是重复手头的工作,上一份工而已,没有把职业当作事业。作为管理者,你要做的,是把你们工作的意义提炼出来,并且不断宣讲、触达。使命愿景听起来很大,我建议你组织一次团队的讨论,拉齐大家对这两件事的认知: • “使命”是利他的,你需要找到你团队的服务对象,提炼出你为他们创造了什么价值? • “愿景”是利己的,你的团队持续解决这些问题之后,会变成一支怎样的团队?
比如,刚刚讲的那个科技企业团队,他们为企业的数据安全提供技术支持。这是非常有意义的一件事,但是,管理者们从来没有和团队沟通过。大家就感觉每天就是加不完的班,干不完的活。 汤总做的就是:把大伙召集在一起,探索使命、愿景和目标。 首先是使命,管理者向团队展示了一家家企业数据中心落成的图片,还请几个客户录了视频,向员工表达了自己的谢意。有个客户说到:自己公司曾经遇到过一次严重的数据安全事件,当时感觉真的要倾家荡产了。生死存亡之际,是你们公司的产品救了我们的公司。员工们这时候才意识到,原来我们帮助企业解决了这么复杂的数据安全问题,我们真的为社会创造了价值,一下子觉得工作有意义多了。 后来这个团队一起探讨了:我们团队,做到怎样才算成功?大家第一次在一起畅想未来。管理者提出,我们目前在全国范围内只是第三名,希望用三年的时间,成为这个领域的第一名企业。这个愿景,团队成员也是第一次了解到,原来自己的公司这么厉害,原来自己有机会成为业内第一的企业成员。这对自己的职业生涯,那肯定是极大的加分。
3.战友的团建
这个“自测清单”的最后三道题,如果你团队平均得分少于 3 分,说明很多员工出现了工作疲劳,他们感觉日复一日。那么,你就要做“战友的团建”了。
在发力期讲过怎么带团队打大仗。到了规范期,你要把团队,从队友打造成患难与共的战友,还是离不开打大仗,因为你需要一场场胜利,让团队有新鲜感和成就感。 大环境不好的情况下,很多团队会面临增长乏力、经营亏损的挑战;在使命愿景实现的路上,磕磕绊绊是很正常的。很多下属,就在这个时候掉队了,非常可惜。 比如说,竞争对手负增长 10 个点,我们负增长 5 个点;去年我们团队亏损 100 万,今年亏损 10 万,这些算不算胜利?同样也算。但是,这些需要你作为管理者去重新定义胜利,让大家从不同角度看问题,把士气提起来。
我有幸跟过一位这样的上级,我们当时曾经砍掉了一条老产品线。从公司的角度来说,这条线不赚钱,也不是战略方向,砍掉是必然的。但是我们这个团队接近一半的业务都来自这条线,业绩一下子就等于被腰斩了。 我的上级第一时间就告诉大家,他会怎么评价团队今年的成功: 1. 所有数据中,把老品基数扣掉,让大家轻装上阵。 2. 在考核中,打粮草的结果 KPI 占比下降,比如销售额权重;增肥力的过程 KPI 占比上升,比如覆盖客户数、转化率等等,鼓励我们做好基本功。 而且,每当我们取得了突破,那位上级就会写一封热情洋溢的邮件,抄送其它兄弟部门。除了表扬我们的努力,他还会提到我们团队现在遇到的转型困难,需要什么样的帮助等等。虽然每次公司级别的业绩排名,我们都是垫底。但是,团队的士气,却比以前顺风顺水的时候还要高涨。因为大家目标明确,而且特别有成就感,这就是重新定义胜利的重要性。
价值规范
在规范期,光有流程制度还不够,那只是框架性地指导员工工作。还有很多你看不见的缝隙,要用方向性的价值观去填充。作为中层管理者,你至少要从两个层面上,认识到价值观对管理工作的重要性。
首先,价值观是制度之外的行动指南针,它会在微观层面影响员工行为。 举个例子,你是一家水果店的店长,店里有一份价值 30 元的芒果,才放了 3 天,就出现了一些霉点;但是公司的制度写的是可以存放一个星期。你会怎么处理这份芒果?你看,制度之外的缝隙,出现了。员工到底是该主动销毁品相不好的水果呢?还是应该降价销售或者切成果盘继续销售呢?这个时候,价值观就可以起作用了。 如果这个团队的价值观是质量第一,那就应该主动处理掉品相不好的水果;但如果这个团队的价值观是成本第一,那就要降价处理或者切成果盘再卖。这是价值观的用处,它可以让员工清晰地判断,哪些东西优先级更高。
其次,价值观可以有效化解分歧和冲突。 因为价值观,说白了,就是一种做事优先级排序的共识。 有一位宝洁老领导,他当年在欧洲负责波兰的业务,他当时无意中发现,有一次公司印刷的宣传海报上,有一个英文单词,在波兰语中是比较负面的意思,会让消费者觉得不舒服。但问题是,所有宣传品都已经制作好了,召回的话可是数十万美元的损失,所有人的年终奖就别想了。而不撤回,最多有部分消费者投诉,花几万元赔偿就是了。这个老领导,就建议把这次宣传海报全部撤回,但他当时只是一个刚毕业没几年的小兵,人微言轻,尽管他反馈了好几次,可是没人听他的。结果,这个老领导被逼急了,他把墙上的公司价值观的镜框拆了下来,扛到了总经理办公室,放到了总经理的桌子上。他说,我知道如果考虑成本利润,不撤回都是对的。但是,我们公司的价值观,第一条就是以客户为中心,我认为应该排在成本前面。结果这位老领导以为要被辞退,结果他靠着价值观说服了总经理。
从“知”和“行”两方面拉齐价值观
首先,是“知”。 之所以大家没法统一共识,其实是因为,价值观太过于抽象。 所以,第一,要帮员工把抽象的价值观,翻译成可评估、可测量的行为。 我有一个价值观的定义:“在什么情况下,采取了怎样的行为,导致了什么样的后果。” 比如,拿“使命必达”来说,这个词比较抽象,但你可以这么翻译一下:
• 如果员工对上级布置的任务,行为是推三阻四,拒绝接受,导致任务失败,这属于不达标。 • 如果员工在完成任务时,能够根据工作任务的重要性,合理分配工作时间和精力,排好优先级,保证有价值的目标实现,这就算合格了。 • 如果员工在完成任务的时候,能够对内部流程和管理,进行全面系统的诊断和评估。在高度混乱和模糊的环境中,有效保证所有工作目标的实现,这就算优秀了。
再来说说“行”。 怎么把价值观落地,变成我们可以借力的管理工具呢? 中层管理者要做的,是把价值观嵌入到选人、用人、育人、留人的管理动作中,只有这样,才能让大家真正相信你是动真格的。也就是说,你要在管理的每个环节上,都要身体力行地践行你宣扬的团队价值观。
举个例子,面试的时候,我一定会追问:“候选人在达成目标的背后,是依据什么作为出发点进行选择的?”是优先考虑客户,还是优先考虑业绩?是成本导向,还是价值导向?等等。 在选人的时候,就选择价值观相似的候选人,这样,未来要达成统一共识的概率就会更高一些。 用人时,我也会把价值观作为一个重要的考察维度。我的做法是,每个季度,我都要求团队成员,参考公司的价值观,给自己打一个分。1 分表示不合格,3 分表示达标,5 分表示优秀。同时,如果自评不是 3 分,那么,都需要提供一个真实的案例故事作为佐证。 比如,如果有下属为了完成业绩,编造报表欺骗公司,违背了你们诚信的价值观;或者是发生了伤害顾客体验的恶性事件,违背了你们“顾客第一”的价值观。但同时,他们都还是业绩不错的员工,那么,你该怎么处理? 我建议是,一定要做到零容忍。请 HR 和你的上级第一时间介入,如果触碰了公司的红线、底线,我建议果断开除,并作为价值观的反面案例,给其它员工做培训。 因为价值观是一种做事的判断排序共识。一旦你容忍了违背价值观的一件小事发生,团队就会收到一个错误信号,那就是:“看起来你说一套,做一套嘛”。那么,你以后再说价值观,就很少有人相信了。
考察下属
即使你用对了考核方式,也设计了相对合理的考核指标,但是在提拔下属的时候,你还是可能会选错人。 比如说,一家商贸公司,他们要从 5 个销售经理中选拔 1 个人,接替销售总监的职位。总经理认为小 A 是最适合的人选,小 A 是公司多年的金牌销售,而且自己也表达了强烈的晋升意愿。 但汤总不这么觉得,小 A 业务能力的确很突出,但管理能力还没有“被证明”。冒然给小 A 升职,有可能给团队带来很大风险。后来,总经理没有听取汤总的意见,还是坚持提拔了小A。结果,小 A 成为销售总监之后,真的带不动近百人的大团队。业务流程混乱,也缺乏培养下属的意识,一年之后,整个销售团队业绩一落千丈,小 A 也被迫离职了。这种选拔下属的“局”怎么破呢?
在做绩效管理的时候,“考核”之外,还要加上“考察”。考核只能了解员工对当下任务和指标的完成情况;而考察需要更多地关注到员工的长期潜力。 站在管理者的角度,兼顾“考核”和“考察”就更重要了。“考核”可以让你的日常管理变轻松,但“考察”能让你未来的工作变轻松。只有学会考察下属,你才能找出那些值得长期培养或提拔的人才。
1.考察不能“凭感觉”
第一,考察缺乏标准。 谁绩效好,但后劲不足?谁能力不突出,但特别有潜力 ?大家没有标准共识。你觉得小李有能力;那小张天天加班,没有功劳还有苦劳;小马还是名校毕业的呢,你说谁更有潜力?
第二,就算有考察标准,但过于抽象,无法执行。 比如有些考察标准就是积极努力、勤奋好学、主动进取等等。怎么拿这些指标去考察呢?什么叫勤奋好学?是每天都坚持读一本书?还是在工作中研发了一个迭代方案,优化了工作环节?都没有讲清楚。
第三,考察动作缺乏载体。 很多管理者是这么考察下属的:到了年底,对着打分表,就开始凭感觉打分。小李,勤奋好学 3 分,合格;小张,1 分,不合格。你问他 3 分和 1 分都对应着什么?他也说不清楚。
2.考察要有标准:胜任力模型
胜任力模型,就是要胜任这个岗位,员工必须具备的软技能是什么? 比如说,对于人力资源岗位,面试技巧就是硬技能,但硬技能背后的沟通能力、关系维护的能力,还有协调组织能力等等,这些都是软技能。 不同层级对软技能的要求,可能大不相同。 比如说,市场专员更看重信息搜集能力; 市场经理更看重分析判断能力,需要他们透过用户行为洞察用户意图,找到生意机会; 市场总监,就更看重决策能力,要能够根据市场经理发现的生意机会,做出商业决策。
这些软技能就是考察的重点,它们决定员工有没有潜力去到更高的层次。就像商贸公司的那个小A,老板之所以会发生决策失误,就是对小 A 软技能的考察不足导致的。
3.证明胜任力,要定义到行为层面
有了胜任力模型之后怎么考察呢?不是给下属贴标签,而是要用胜任力模型对下属的行为进行定义。 举个例子,很多工作都要求员工有较强的学习能力,怎么判断谁学习能力更强呢?比如,学历、是否名校该不该看?好像应该,但这也只能说明员工过往考试能力强。那么,看员工学习新知识快不快?这个好像对,但如果下属学了新知识,没有运用到实际工作中,这所谓“学习能力”也是无用的。再比如,员工学习意愿要不要考虑?如果下属学得快,也会用,但就是不愿意学。每次都是别人要求他他才学,他的学习能力该怎么评价呢?
把学习能力在行为上拆成三个维度,分别是爱学、会学和能运用。 • 爱学,就是他学习意愿强,不用别人逼,自己能够主动学习。 • 会学,是他知道怎么学习,掌握了学习方法,甚至能快速学会。 • 能运用,是他光学会还不够,还能运用到工作中,解决实际问题。 比如说,虽然小张的学历不如小李,但不能给小张的学习能力打低分,因为学历不在我们的考察范围内。而在工作中,小张通过自学采购管理知识,三个月把公司包装供应商采购成本降低了 5%;而小李只是按照公司要求完成了日常工作。这么看来,小张的学习能力就更强了,因为小李并没有让我们看到,他学了知识之后会怎么运用。
其他的胜任力也是一样,光有一个标签是不够的,你都要把这些抽象的概念,定义到具体的行为,这样才能为员工指明努力的方向,也为管理者提供了考察的依据。
4.用载体和工具,证明员工的潜力
标准有了,对应的行为也定义了,还要有考核载体去证明员工的潜力。 还是看小 A 的例子,小 A 没有做过总监,是不是就没有办法证明他的管理能力?当然不是,在汤总的建议下,那家公司总经理后来招来了一个新的总监,新总监除了完成业绩目标,还对经理们做了能力培养。比如,安排经理们开发系列的销售课程,锻炼他们的培训他人能力;牵头公司跨部门项目锻炼他们定义问题、驱动结果的能力等等。一年之后,经理们汇报这些项目完成情况,管理层对经理们的潜力进行评估。这些都是证据,也就是考察的载体。 如果你要进行人才的考察,建议你也可以采用“下属自证”的方式。比如,每半年,请你的所有下属给你做一次述职。在述职过程中,他们需要汇报自己取得了什么业绩、接下来的计划、对自己的自我评估等等几个方面,证明自己具备了去到更高级别的潜力。然后,邀请你的上级、HR 一起和你拿着胜任力清单,对员工们在完成业绩的过程中,按照之前招聘中提到的“STAR 提问法”,进行追问和打分。
1 分表示这个员工在这个潜力方面,完全看不到他成功的案例,甚至有失败案例。比如,学习能力,完全看不到他有把所学的用在工作中的例子,不但如此,他甚至还公开抵触学习; 2 分表示,这个员工有体现这个能力的运用案例,但是做得很不好。比如,有学习新知识的情况,但是,用知识方面有瑕疵。 3 分表示,合格,符合能力描述的要求。 4 分表示,这个员工的表现,在你的团队里可以成为楷模。 5 分表示,这个员工太优秀了,他的学习能力,可以成为全公司的榜样。
考核下属
没有绩效,团队管理就像吃大锅饭,干好干坏一个样。所以,大部分公司会用KPI做员工考核,奖励业绩好的员工,让团队里面你追我赶。但是有了绩效,考核的时候下属们完不成业绩,最喜欢的借口就是"KPI设计不合理”。怎么能让下属认可KPI指标,对绩效结果满意呢?
1.KPI 指标设计的三个雷区
第一,考核点错了。比如用代码行数来考核程序员;用公司的利润率来考核一线业务员,都属于没有找到正确的考核点。
第二,KPI 指标失衡。比如只看销量额拿提成。有一家医疗康复机构,他们的顾客,要接受他们接近 18 个月的服务周期。而他们公司的 KPI 设置,是卖出一笔,就给销售员一笔提成。结果就有个别销售员,让自己的亲戚朋友来刷单。自己一个月拿了好几万的提成之后,辞职不干了。几个月之后,亲戚朋友们再来公司申请退款。
第三,KPI 考核点过多。我看过一家公司给员工定的 KPI,好家伙,有 13 个指标。我当时就笑着和他们老板开玩笑。我说:“来,我们合上电脑,你来给我背一下,都有哪 13个?”你看,连设计 KPI 的人,都记不住的 KPI,怎么可能达成考核目标呢?
2.四句口诀编制 KPI 指标
“资深员工重结果,初级员工重过程”
在制定 KPI 指标的时候,你先要把指标分成两大类:结果类和过程类。 比如,一个招聘团队每个月安排了多少场面试?这就是过程指标; 而每个月招到了多少名员工?这就是结果指标。 资深员工和初级员工考核点是不同的,当然考核指标也是不同的。 对于资深员工,你给出目标,他们就应该给你交付结果,所以你要用结果指标去考核他们。 而对于初级员工,如果也拿结果指标考核他们,这就有点强人所难了。
还拿招聘这个工作来说,初级员工没有辨别候选人的能力。这时候,你就要多用过程指标去考核他们。 比如:筛选出多少高质量的简历?给候选人打了多少电话?安排了多少场面试?等等。 这样才能保证你制定的 KPI,能够匹配想达成的目标。
“兼顾多快和好省,调节权重来达成”
兼顾多快和好省 想要避免 KPI 指标制定过分偏激,你不能只有数量指标,还要有质量指标,否则团队的文化会变得非常急功近利。
还是用招聘这个例子: 最容易考核的指标就是“多”,比如入职人数数量多。 但光数量多还不行,你要看在招聘的时候,他们能及时地把岗位的空缺补上?这就是“按期到岗率”,也就是“快”这个指标。 还有“好”也很重要,你招聘的标准是不是足够高?牛人占招聘入职的比例是多少?这是对质量的要求。 最后还有“省”,招聘预算控制得好不好?是不是有中低端员工也用昂贵猎头进行招聘?
比如,给一个地推管理团队定一个只有招商数的指标,也就是只用“多”这个指标。 结果,各个团队立刻招兵买马,靠增加一线地推人员的方式,把招商数做上去了。但是公司的成本就完全没法看了。 后来,改用了“多快好省”的平衡法则,我就给团队增加了一个指标作为平衡,那就是“人均产出”,也就是“省”。很快,团队调整了方向,最终顺利完成了公司的任务。
调节权重来达成 KPI 里的 K,就是 Key,强调的就是“关键指标”。 你不能把所有指标都拿出来考核,那同样失去了考核的意义。 一个经验:中层管理者的团队指标,控制在 6 个以内是比较合理的。有一种心理学测量上的说法,对于 15%以上的差距,人们比较容易注意到。100%如果平分 6 份,正好每份都大于 15%。而且指标还要有侧重,不能完全搞平均主义,你可以用设置权重的方法来调节:
拿一个电商运营团队来说,销售额占比是最大的,有 30%,其他包括利润额、退货率、库存周转率,各占 20%,最后转化率占 10%。一般来说,最小的权重也不要低于 10%,太小其实就没有考核的必要了。 像刚才电商的例子,200 万的销售额和 2%的转化率,没法变成一个统一的分数啊?怎么办呢?加一个“考核评估系数”,作为参照系。 比如,销售额完成率 100%算 1 分、90%算 0.9 分、110%算 1.1 分,以此类推。这样,不同分数和不同权重进行平均加权,你就可以得到每个员工的得分了。 这么做有两个好处:一个是,把你想考核的关键指标突出出来;另一个是用数字说话,尽可能把不同维度的指标,换算成了统一的尺度,让所有的员工都能服气。
权重法不仅可以平衡“多快好省”四类指标,还可以用来平衡过程和结果指标。而且,你要有红线指标,一旦发生违规行为,绩效直接清零。
3.KPI 并不是万能的,选对考核方式更重要
另外一些情况,明明也按照“多快好省”的方法制定了指标,也兼顾了权重平衡,但考核上还是会出问题。 比如一家创业企业就是这样,他们是做数据产品的。年初给员工制定绩效:东南亚跨境电商团队的月销售目标定为 200 万、利润率 10%。销 售额和利润率,这两个指标的权重各占 50%。而且为了激励员工扩展业务,公司承诺按照达成率发绩效工资。你看,“多快好省”也兼顾了,权重也考虑了。结果,当月这个团队一口气就完成了 600 万的销售目标,老板一看目标定低了。下个月赶紧把目标调到 800 万。结果下个月,团队只完成了 400 万的目标,大家绩效相当于打了对折,士气低落,离职率就上去了。问题出在哪呢?他们掉进了考核员工的另一个误区:不是指标制定得不合理,而是压根就选错了考核方式。
不是所有团队都适合用 KPI 来考核的,KPI 更偏向于自上而下地约束下属的业绩。 比如说客服工作,有标准的流程和业绩数据,考核点就是:一天接了多少客户的电话?解决了多少客诉问题?指标是清晰明确的。KPI 完成率是多少,就拿多少比例的提成拿奖金。 可是这家科技公司呢,公司和员工都在摸索,谁也没办法拿出一个准确的业绩目标。这样的情况你该用 OKR 而不是 KPI 来做考核。OKR 是一种自下而上,鼓励下属实现自我突破的目标设定方法。 像刚才这个团队应该做的,就是鼓励员工定雄心勃勃的目标,哪怕最后只完成了 50%,也比定一个平庸的目标完成 100%更好。
这个矩阵,按业务类型分成“创新型”和“成熟型”,按公司文化分成了“结果导向”和“长期主义”。 非常建议你在开始设计考核制度之前,先从这两个维度对团队做评估,选择正确的考核方式。
如果是创新型的业务,但也要快速见到结果,用 OKR 也不合适,怎么办呢? 建议是,用项目加权奖的方式,一个项目一个项目去结算。 比如,现在的一些咨询团队就是这么管理的,把每个项目的所有子项目,都列到一张 Excel 表格里,然后按照子项目的重要性进行权重分配。
持续优化
流程建好后,但真实情况可能是执行起来总是磕磕绊绊,不知道从哪里开始优化? 有一家公司创意团队的负责人M总。他的团队每天需要从数百条社会热点中,选出4条作为创意,产出宣传文案,最终给市场部做宣传材料。但因为每天都要做这个工作,又是创意型的工作,所有人都特别累。尤其是M总,基本上十几个小时连轴转。下属小T给他提意见:现在大家都超负荷运作,这样下去肯定不行,能不能加几个人?M总听从建议后,又多加了5个员工,结果更不轻松了。人多了,产出却没有增加。M总更是没精力带他们,几个月之后都陆续走了。
总结下来,M总至少犯了三个典型错误: 第一,问题描述错了。M总想要提高团队效率,但效率只是表面现象,根本问题是业务优化目标没想清楚。 第二,找错了解决方案。还没找到病因就决定加人,结果人员流失更严重。 第三,行动的时候节奏踩错了。上来就加人,想一步到位,而不是逐步选代,没给自己留出调整的余地。 如何解决呢?汤总这样建议M总:
第一步,先把问题描述清楚。汤总先请M总用“SMART 法则”,把改进目标写在A4纸的正面,清晰地描述出来。(SMART 法则,要求我们把目标说具体、可测量、可达成,达成之后,对于要管理的动作是有相关性的,并且加上完成的时间。)这一步的目的,是帮助管理者自己想清楚,到底要解决流程中的哪个问题。M总最开始,写的是“我希望提高团队工作效率”。
汤总用“SMART"标准来帮他调整:什么叫效率?怎么评价效率算是提高了?多久时间内提高? 然后他改成了“希望用三个月的时间,把目前自己带领团队每天产出4条创意文案的时间,从12小时减少到8小时”。你看,改了之后清晰多了。从12小时到8小时,而且用三个月的时间。目标合情合理不激进,既可达成,也有时间限制,还可以测量。 同时,写完“SMART”之后,还要写下“约束条件”。很多管理者会忽略的一个细节,比如:效率提升了,结果成本增加了;或者是成本控制住了,结果违反法律法规了。 M总思考了一下说,“我的约束条件是,4条创意文案的用户转化率不能下降”。也就是说,时间缩短了,质量不能下降。
第二步,对问题做结构化拆解。要想把模糊的问题,拆解到本质,符合“MECE原则”(不重复不遗漏),三种常见的拆法:
公式法。之前讲“如何给下属分配任务”里就有提到:通过计算公式,找出目标达成的抓手。比如,汤总的一位老领导,当年指导他们在年底快速提升柜台的护肤品生意的时候,用的就是公式法。 业务公式是:柜台生意=临柜人数 ×成交率×客瓶价×连带率
比如公式里:“临柜人数”就是多少人到你专柜,短期是改变不了; “成交率”短期也改变不了; “客瓶价”是指卖出去的护肤品,是贵的还是便宜的。一般来说,贵的肯定更难卖。所以,想要短期冲业绩,当时团队就把突破口放在了“连带率”上。顾客平时来了只买一份,如果你能让他买两份,就等于生意翻了一倍。汤总他们当时集中所有资源,冲击美容产品的连带率,果然取得了不错的业绩。
这种方法,特别适合去拆解目标明确、达成路径清晰的问题。
要素法。项目关键要素是人财物。那么,要提高项目质量,就从这三方面找方法。比如,快消品业务四大要素,就是 4P:Place 地点、Promotion 促销、Product 产品和Price 价格。管好 4P,生意就差不离了。
这种要素法,特别适合拆解,有现成成功经验要素的问题。
步骤法。这种方法,适合像 M 总遇到的流程性问题。汤总当时就请 M 总把每个步骤写出来,然后写出每个步骤所花费的时间和资源,最后再看哪些环节可以优化?
M总的三个问题: 第一,耗时间最长的,其实是第五个步骤,“创意变文案”。而同时,这个部分也是最简单的。那就完全可以授权给团队,培养他们独立出文案的能力。 第二,M 总现在带着两群人在做事。一群人专门负责找热点,另一群人专门负责写文案。从创意变文案这一步,两组人光是交流想法就要花费 2 小时。两组人看似专业有分工,其实负责找热点的人,没有负责到文案落地环节,没有办法获得有效的用户反馈,反而减弱了他们对热点的敏感度。导致“热点搜集”,成为仅次于“创意变文案”的第二耗时步骤,要用 3 个小时。 第三,M 总无处不在。所有的环节都有他。一旦他不在,某个流程就走不下去。比如,有一个环节,是他和市场部开会确定备选创意。这 2 小时,团队就基本在空转,得等他出来后,再进行接下来的工作。
改进行动计划: 第一,培养团队一条龙的工作能力,从“热点搜集”到“热点变创意、创意变文案”,从头跟到尾,这样既可以省掉两组之间交流想法的那 2 小时,也可以提高热点信息搜集的质量。 第二,在他和市场部确认创意的那两小时,团队别闲着,继续搜集信息,为明天的创意储备素材。这样,第二天的热点信息搜集,就不再需要 4 小时,只需要 2 小时就行了。 第三,培养团队创意变文案的能力,把 M 总抽身出来做带新人、建系统等等。
第三步,写下最小可行性单元(MVP)
“创业者”不要急着一步到位,把产品设计到完美才推出来,而是可以先有一个 MVP 来跑通流程,接受市场反馈之后再迭代。 管理上的动作也应该如此,管理者要习惯于 0 和 1 之间,有 0.1、0.5、0.8,不要急着一步到位。因为你没有完整地跑过一次之后,很多问题不会暴露出来。
所以,M 总抽调了一个 6 人的小团队,作为这次变革的MVP,完整地跑了一遍从热点搜集到热点变创意,创意变文案的过程。其他下属暂时不改动。 一个月后,M总的这6 人团队已经可以做到 9 个小时产生文案了。虽然离8小时还有一点差距,但这只是时间问题。
所以,管理要借助的手段是流程和制度,是“工程化”。它要基于步骤、数字、事实。有了好的流程,你就可以把优秀员工的个体经验快速复制,变成整个团队的能力。
经验萃取
当给员工做好培训之后,可很多时候,培训后有的员工能做到90分,有的员工只能做到20分,这时候该反思一下:从优秀员工的身上,能提炼出什么样的价值?我们可以从流程的角度入手,把优秀员工的个人能力萃取出来,变成组织能力。
1.用流程提升团队能力
有一家移动互联网公司,他们的商务拓展团队就遇到过这样的问题。他们的全国几百名推广人员挨家挨户上门,邀请线下零售门店安装他们的订货App。用这个App订货,比传统的经销商拿货便宜20%以上。团队负责人K总说,刚创业的时候,他带几个助理就能把业务指标搞定。现在要管整个团队几百人,反而很难。业务员能力差别太大,有的做到90分,有的只有10分、20分。集体培训做过很多次,但效果一般。90分的优秀业务员一跳槽,整条线的业绩立刻往下掉。K总就咨询汤总,汤总问:你们拜访客户有流程吗?K总说:有。见到客户先打招呼,然后推销APP,引导客户下载,最后礼貌离开。这个“流程”,严格意义上只能叫“步骤”。你给推广人员提供了什么工具?他达到什么标准算是做到位了?他在每一步要为客户创造哪些价值?这些都没定义。K总说:销售,就是应该八仙过海,各显神通。搞这么多流程,反而限制员工发挥。公司以前搞过流程,就是一些文件罢了。K总为什么觉得没用,其实他犯了几个错误:
第一,设计流程的人,本身对业务实际情况都不了解。K总请过一位很牛的外部培训师,给团队上了三天的销售技巧课。大家听完觉得厉害,但用不到工作里。
第二,流程建好了,却没有执行标准,或者标准设定不合理。这就限制了员工的执行。比如,有一个销售步骤叫:“客户需求要了解到位”。客户需求包含哪些?做到什么程度才到位?没定义清楚的话,下属们是没有办法去执行的。
第三,没有工具做落地承接。拿“了解需求"这个步骤来说,全凭销售现场想到什么说什么,是不行的,至少拿出一份提问清单。
第四,流程没有打通部门,变成了一个个“断层”。他们只有以销售部为中心的业务流程,而涉及其他部门配合的,比如回款、付款等财务问题、产品卖点等研发问题,全都没有相应的流程,所以K总认为流程没用了 。
2.四步完成经验萃取
第一步,萃取优秀的员工经验,找到“输入和输出”
最好的方法,是到一线去近距离调查,萃取经验。 输入,是指要做好流程中的某个步骤,需要什么资源或者工具? 输出,是指这一步做好之后,标准化的产出是什么? 比如,汤总调查了K总团队最优秀的10名业务员,发现一个有意思的现象:优秀的业务员在拜访客户之前,都会做“目标用户的信息搜集”,然后才做客户拜访。而业绩不好的业务员,往往直接挨家挨户地推销自己的产品。优秀员工怎么做目标用户的信息搜集呢?他们会先打开百度地图,看看这家店铺附近有哪些重要地区?客群收入水平如何?甚至会打开百度的街景,看看目标门店门头多大?门口摆了什么? 因为是陌生拜访,如果不能在开始的三句话内抓住门店小老板们的兴趣点,对方根本没有兴趣听你说下去。所以,提前把不同的店归好类,把话术准备好,这样拜访的效率最高。
比如,如果是商业区的门店,拜访时就应该突出自己平台售卖产品的时尚型;如果是门头大的门店,老板可能比较在乎自身的品牌形象,那么在拜访的时候,突出自己的“正品牌”,强调自己无假货的承诺;如果是门口摆了一台儿童摇摇车的门店,往往说明这家店生意不好,老板要靠摇摇车招揽生意,那么拜访前就应该准备好自己的进货报价单,拜访时上来就谈自己的低价优势。 经验如何变成流程,需要找输入和输出: 对应“目标用户信息搜集”这段流程,输入是百度地图,输出是门店的类型。 对应“客户拜访”这段流程,“门店的类型”是“输入”,“输出”是“不同门店类型的开场话术。 这样一环扣一环,最终,总结出拜访客户的12个环节,一共30个输出物。
流程有了输入、输出还不够,这里还是有很多需要业务员自己去做“艺术加工”的成分。比如说,门店的分类。你的分类是按照工厂区、商业区、居民区;而他的分类是“追求利润的店”“追求形象的店”。没有规则标准,这可不行。 再比如说,你看百度地图用十分钟,他看百度地图要两小时。一天下来,问业务员为什么没完成今天的拜访量?他说,“我按你要求做了啊,结果我花了2小时都在看地图,根本没时间见客户了”。那么,没有定量标准,也不行。
第二步,统一交付标准
标准有两类:定性类和定量类。 定性标准类的,由总部汇总民间意见后统一制定。比如,门店分类。这种就不要小张一套标准,小李一种分法了,公司统一分类的方法以及对应的标准话术就行了。K总当时就把门店按照商圈、大小、店主的需求等等,归成16类门店。见到每类门店店长,该怎么打招呼的话术都做了统一。
定量标准类的,把团队的最好水平打个八折作为对大家的要求。比如,团队最好的员工,一天可以拜访10家门店。那么,普通员工,我们要求拜访8家。这样定量、定性都规定好。一个员工表现的好不好?到底在哪个环节出问题?管理者也就一目了然了。
第三步,工具化承接落地
在外面跑的业务员,你怎么知道他真的有按照你的要求准备话术?甚至有没有到过店里? 这就是这一步的关键。流程要变成文件,变成工作指南。
K总公司当时开发了一个员工拜访管理的App。员工在每天拜访客户前,必须按照App里的提示,填写目标客户的信息。信息填完之后,自动生成目标门店类型、标准话术等信息,提示业务员可能出现的反对意见等等。员工拜访完门店后,通过GPS定位打卡,销售成功的门店,需要业务员填写下一步订单计划;销售失败的门店,需要填写在哪一步失败和失败理由。业务员拿着这个App,只需要一步步按照要求完成,每一步花多久时间、成功率等等信息也都被记录下来,同时也为业务员的上级提供了参考资料,帮助业绩差的业务员找到改善抓手。这样做下来,员工提升也快,团队的各级管理者也变得轻松。
第三步,以客户为导向打破部门墙
流程建完后,还有注意部门之间是否有“断层”,比如,推广人员拜访客户的流程,和财务的数据不打通。比如推广人员好不容易拿下了客户,结果财务审批客户的经营许可证要等两个星期。问题是,门店是不关心你们企业到底要审什么的。好的流程应该是要到客户下单成功为止,而不是只到业务员说服客户安装好APP。
你需要评估,现在的业务流程有没有内部的“断层”?是不是以客户为中心的?当时,在汤总的建议下,财务部、技术部、销售部等等部门都坐到了一起,大家联手打通了流程的最后一段。把审核时间从两个星期,压缩到了25分钟。最后帮助K总的公司业绩明显增长。
培训发展
当你调研完员工培训的需求后,很多时候你会发现,不止有一个培训需求。这时候,你该怎么安排培训呢?拿谈判技巧来说,应该组织员工们去上谈判技巧课呢?还是应该把谈判专家请到公司来给员工专门做培训呢?或者干脆把自己的谈判经验传授给员工呢?同时,该用什么形式搞培训呢?是去酒店或者山庄进行封闭的训练,还是只在公司开讲座?
把需要培训的内容分成了四类,分类的原则是按照:公司特有还是行业普遍; 专业技能还是通用技能。 不同的培训内容,对应着不同的解决方案。
行业普遍的通用软技能。所谓行业普遍是指:这种能力并不只有你们公司才需要。这一类能力的典型代表,有职场说服力、沟通能力、商务礼仪等等。这种课,所有公司需要的知识点都差不多。你要做的,就是寻找低成本的解决方案。比如,得到APP 上就有非常多优秀的这类课程。可以利用碎片化时间让团队进行自学。
行业普遍的专业技能。比如,团队管理能力,所有公司和团队都需要,但是又非常专业。最好的办法,就是请内外部培训专家直接来上课,你没必要重新“发明轮子”。类似的还有:大客户销售技巧课、运营增长类课程等等。
你们公司特有的通用软技能。比如,领导力、胜任力模型等等。很多公司都会请外脑和团队共创。因为你没有办法把别的公司的领导力或胜任力模型,套到自己团队身上。当然,这里指的外脑,可以是专业的咨询公司,你需要去向公司决策层额外申请预算;也可以是公司的HR,这就完全免费了。总之,他们是外部的专家,他们有现成的模型,而你更懂你们团队的实际情况,所以结合共创是最好的。
你们公司特有的专业技能。比如,像得到APP的品控能力,就是他们公司特有,但又非常专业的一个技能。外部请来的培训师肯定不如罗胖老师专业。所以,这类课程没办法指望别人。你必须亲自开发课程、亲自给团队上课。类似的还有:给采购的电商谈判技巧、给财务的商务分析课等等。这部分,一分钱也不用花。
评估培训效果
怎么评估一次培训的效果呢?是学员课堂打分高不高吗?是员工培训之后业绩突飞猛进吗?都不是。关键还是要看:是不是给学员带去了业绩行为上的改变。为什么不直接把效果定义为:“通过培训带来业绩的提升”呢?因为,业绩会受到方方面面的影响。但如果在“出业绩的行为”上有改变,至少在人的能力这个维度,培训的目的就算是达到了。三个关键动作: 以前汤总团队的电商采购,在谈判前,不知道怎么通过计算流量的价格,对谈判进行强准备。导致在谈判过程中,无法把流量作为一个重要的谈判筹码。如果培训准备时间只有一个星期,上课时间只有一个小时,该如何安排这次培训呢?
第一步,培训结果行为化
培训的目的是要让员工发生行为上的改变。所以,你在设计你的培训课的时候你得提前想好:这个培训结束之后,你期望你团队里的基层管理者,在给下属做反馈的时候,要发生哪些可观测的、行为上的改变?那么,在培训准备期,你要在纸上写下这次培训的目的: 1.让采购在谈判前,能够计算所负责品类的流量价值。 2.在谈判过程中,主动把流量价值作为一个筹码,进行利益交换。 当然,有的培训要改变的行为比较多,所以建议:只需你的下属只记住三个关键点,不要贪多。
第二步,学习内容罐头化
很多培训,要让下属记一大堆名字、步骤、概念,同学们听得昏昏欲睡,其实真正记住得也没多少。我的办法很简单,尽量把知识点,压缩成一个小得不能再小的知识罐头。提炼出几个关键词,让学员们拿自己的场景去运用。比如,汤总就总结了“电商谈判准备三看两定法”:
· 一看日活跃数 · 二看用户访问时长 · 三看交易系数 · 一定我方筹码 · 二定供应商条款
当高度概括了出来后,你接着,就可以举一个例子,给大家演示一个真实的案例。你是如何用“三看两定法”跟某个供应商谈判的?这两部分,也最多用10分钟。那么剩下40分钟做什么呢?让下属立刻上手尝试,趁热打铁。最常用的方法就是角色扮演,人人过关。可以请每队都上台,在大家面前展示自己的谈判过程。台下同学,给他们进行打分。学员们练习的时间,差不多是30到40分钟。这也是一种参与感,让学员们参与进来,把课堂还给学员。
第三步,产出表单流程化
有时候,就算是学员在课堂上掌握了“三看两定电商采购谈判法”,其实还是纸上谈兵,真实情况还不一定是什么样呢。一个经验:你每次和他们一起工作的时候,检查他们有没有这么用这个方法,这是一个办法。不过更好的方法还是产出表单流程化。 就是:把你培训的内容,直接变成他们未来工作中的一个流程环节。而且用表单工具,帮他们落地实践。
比如,你可以直接做一份表单,把一个采购在谈判前要准备的方方面面都考虑进去。他们在见供应商之前,只要把这张表填好, “三看两定”的工作其实就已经完成了。同时,好的制度设计是:所有采购见供应商之前,先把表格填好,和上级进行一次彩排。跨部门要资源的时候,拿出这张表;复盘的时候,还看这张表。这样,这个培训的产出,才算是在你们组织扎根了。
再比如,第2讲提到的“交接清单”。你给你的团队转训后,直接用这个清单,要求你的下属以后在交接的时候,必须按照这个标准填写。第8讲提到的行为面试法,你就可以制作一份面试提问清单,要求面试官按照面试清单上提问,并且用STAR的结构记录候选人的案例。